Subsidie Mkb digitalisering en robotisering (JTF)

De subsidie vergoedde 50% van de kosten. Voor advies gold een maximum van € 20.000, voor aanschaf en implementatie een maximum van € 80.000. Het totale maximale bedrag voor de regeling was € 80.000.

Let op: deze regeling is niet meer open. De status is "Aanvragen niet meer mogelijk" en het budget is bereikt. Wil je nog subsidie voor digitalisering of robotisering in deze regio, kijk dan naar de opvolger: Subsidie Mkb digitalisering en robotisering 2.0 (JTF), die op het moment van schrijven nog wel openstaat.

De aanvraag verliep via het eLoket van SNN. Je koos eerst de juiste activiteit (advies of aanschaf/implementatie), en doorliep daarna negen stappen in het eLoket: van een quickscan en verdiepende vragen tot het invullen van projectgegevens, de begroting en het uploaden van verplichte bijlagen zoals een projectplan, een mkb-verklaring, een verklaring financiële moeilijkheden en een de-minimisverklaring. Na indiening ontving je een bevestiging per e-mail.

Deze subsidie viel onder het Just Transition Fund (JTF), gericht op een rechtvaardige overgang naar een klimaatneutrale economie in gebieden die zwaar worden getroffen door de energietransitie, waaronder Groningen-Emmen vanwege de stopzetting van de gaswinning.

Locatie en sector

• Je onderneming heeft een fysieke vestiging in de provincie Groningen en/of gemeente Emmen, en voert daar ook ondernemingsactiviteiten uit. De effecten van het project moeten uiteindelijk ten goede komen aan die vestiging.
• Je ondernemingsactiviteiten vallen onder een van deze SBI-codes: 10 t/m 35, 41 t/m 43, 49 t/m 52, 61 t/m 63 en 72. Val je hierbuiten, dan komt je onderneming niet in aanmerking, ook al ben je wel in de regio gevestigd.
• De regeling is gericht op mkb-ondernemingen in de proces- en maakindustrie.

Wat het project moet zijn

• Je kiest per aanvraag voor één activiteit: óf een strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies, óf de aanschaf en implementatie van hard- en software. Combineren binnen één aanvraag is niet mogelijk (wel als opvolgende aanvragen).
• Bij aanschaf en implementatie moet de hard- en software aantoonbaar het productieproces van je onderneming digitaliseren of robotiseren. Standaard kantoorhard- en software zoals boekhoudprogramma's, laptops en mobiele telefoons vallen hierbuiten en zijn dus niet subsidiabel.
• Het advies moet zich richten op de ontwikkeling van je bedrijf.
• De minimale kosten voor een project zijn € 20.000. Kom je daar niet aan, dan valt je aanvraag af.
• Het project moet binnen 18 maanden na subsidieverlening zijn afgerond.

Geen verplichtingen vooraf

• Op het moment van indienen mogen er nog geen verplichtingen zijn aangegaan: geen lopende contracten, en de werkzaamheden mogen nog niet gestart zijn. Heb je al een offerte geaccepteerd of ben je al begonnen, dan komt je project niet in aanmerking.

Financiële gezondheid

• Je onderneming (en verbonden ondernemingen op groepsniveau) mag niet in financiële moeilijkheden verkeren. Dit wordt getoetst met de verklaring financiële moeilijkheden: onder meer geen lopende collectieve insolventieprocedure, niet voldoen aan de criteria voor het starten van een insolventieprocedure, en geen openstaande reddings- of herstructureringssteun. Bij een BV of NV geldt bovendien: als de opgebouwde verliezen de reserves negatief maken met een bedrag dat groter is dan de helft van het geplaatste aandelenkapitaal plus agio, verkeer je mogelijk in financiële moeilijkheden. Bij een CV of VOF geldt: een negatief kapitaal/vermogen betekent financiële moeilijkheden. Mkb-ondernemingen die bij indiening korter dan 3 jaar bestaan, zijn van deze laatste toets vrijgesteld.
• Het RIS3-principe geldt ook: je project moet aansluiten op minimaal één van de vier RIS3-transities (van lineair naar circulair, van zorg naar positieve gezondheid, van fossiel naar hernieuwbaar, van analoog naar digitaal).

Onderdeel 1: Strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies

• Kostensoort: het inschakelen van een onafhankelijke deskundige. Deze deskundige stelt het advies op dat gericht is op de ontwikkeling van je bedrijf.
• Tarief: 50% van deze kosten wordt vergoed, tot een maximum van € 20.000 subsidie voor dit onderdeel.
• Opslag: over de kosten van de deskundige wordt een opslag van 1% berekend. Deze opslag compenseert dat je kosten onder € 250 (excl. btw) niet los kunt declareren; de opslag dekt deze kleine facturen.

Onderdeel 2: Aanschaf en implementatie van hard- en software

• Kostensoort: het aanschaffen van hard- en/of software voor het productieproces, inclusief de implementatie daarvan.
• Voorwaarde: de hard- en software moet aantoonbaar het productieproces van je onderneming digitaliseren of robotiseren.
• Tarief: 50% van deze kosten wordt vergoed, tot een maximum van € 80.000 subsidie voor dit onderdeel (en voor de regeling als geheel).
• Opslag: ook hier geldt een opslag van 1% op de kosten van de derde partij (leverancier), ter compensatie van niet-declarabele kosten onder € 250 (excl. btw).

Wat je moet aanleveren als onderbouwing

Voor beide onderdelen geldt dat je vóór het indienen van je aanvraag een offerte moet opvragen bij de derde partij (de deskundige, of de leverancier van hard- en software). Uit die offerte moet blijken:

• welke werkzaamheden of welke hard- en software worden geleverd
• bij aanschaf en implementatie: hoe de hard- en software wordt geïmplementeerd

Is de opdracht groter dan € 50.000? Dan moet je extra onderbouwen dat je kosten marktconform zijn ("sound financial management"). Denk aan: hoe het offerteproces is verlopen, of je meerdere offertes hebt opgevraagd bij verschillende partijen, en waarom je de begrote kosten redelijk en marktconform vindt.

Wat expliciet niet subsidiabel is

• Standaard kantoorhard- en software, zoals boekhoudprogramma's, laptops en mobiele telefoons. Dit geldt ook als deze apparatuur op de een of andere manier met het productieproces te maken heeft; het gaat om standaardproducten die niet specifiek digitaliseren of robotiseren.
• Kosten onder € 250 (excl. btw) kunnen niet los gedeclareerd worden (hiervoor is juist de opslag van 1% bedoeld).
• Kosten die zijn gemaakt vóórdat de aanvraag is ingediend: er mogen nog geen verplichtingen zijn aangegaan, geen lopende contracten en de werkzaamheden mogen nog niet gestart zijn.

Kosten van verbonden of partnerondernemingen

Maakt een verbonden- of partneronderneming kosten binnen je project? Dan zijn er twee routes:

• De kosten doorbelasten aan de aanvragende onderneming (met facturen en betaalbewijzen van de onderlinge afrekening), of
• De verbonden- of partneronderneming laten toevoegen aan de verleningsbeschikking via een instemmingsverklaring, wat alleen mogelijk is als die onderneming ook in de provincie Groningen of gemeente Emmen is gevestigd.

Let op: bij een verbonden onderneming (meer dan 50% eigenaarschap) zijn de kosten van die onderneming volgens het instemmingsformulier niet subsidiabel op grond van de regeling; ze worden gezien als kosten derden, met bijbehorende eisen aan offerte, facturen en betalingsbewijzen. Bij een partneronderneming (25% tot 50% eigenaarschap) gelden weer andere bijlage-eisen.

Sound financial management

Voor alle kosten geldt dat SNN wil kunnen controleren of ze marktconform zijn en in verhouding staan tot de projectactiviteiten. Dit wordt onder meer beoordeeld op basis van je offerteproces en de onderbouwing van de begrote kosten in het projectplan.

De maximale bedragen verschillen per onderdeel:

• Voor het strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies is het maximum € 20.000.
• Voor de aanschaf en implementatie van hard- en software is het maximum € 80.000.
• Het totale maximale subsidiebedrag voor de regeling als geheel is € 80.000.

Bovenop de subsidiabele kosten van de deskundige (bij het onderdeel advies) komt een opslag van 1%. Deze opslag compenseert dat kosten onder € 250 (excl. btw) niet los gedeclareerd mogen worden; de opslag dekt deze kleine kosten.

Er wordt ook niet toegelicht of het percentage in specifieke gevallen lager uitvalt; het loket verwijst hiervoor naar de voorwaarden bij "Wat zijn de voorwaarden", maar geeft geen concrete verlagingsregels in het beschikbare dossier.

Let op: de minimale projectkosten zijn € 20.000. Onder dat bedrag komt een project niet in aanmerking, dus is er ook geen subsidie mogelijk.

Het beschikbare budget voor deze regeling is inmiddels op: de status is "Aanvragen niet meer mogelijk" en het resterend budget staat op "Budget is bereikt". Er is dus geen ruimte meer voor nieuwe toekenningen binnen deze specifieke openstelling.

Stap 1: Documenten verzamelen

Voordat je start, verzamel je de volgende documenten. Sommige zijn een verplicht format, andere verzamel je zelf:

• Model projectplan (onderdeel advies) óf Model projectplan (onderdeel aanschaf en implementatie), afhankelijk van je gekozen activiteit. Dit is verplicht en moet inhoudelijk dezelfde onderdelen in dezelfde volgorde bevatten als het format, ook als je een eigen format gebruikt.
• Model begroting (onderdeel advies) óf Model begroting (onderdeel aanschaf en implementatie), een Excel-bestand waarin je de begrote kosten invult.
• Mkb-verklaring: toont aan dat je onderneming aan de mkb-criteria voldoet.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden: in te vullen op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn (met een beslisschema om dit te bepalen), anders op het niveau van je eigen onderneming. Wordt ondertekend door de aanvrager, met naam, functie, datum en handtekening.
• Verklaring de-minimissteun.
• Een document waaruit blijkt wie tekenbevoegd is (of welke personen bij gezamenlijke bevoegdheid).
• Offerte(s) voor de werkzaamheden/activiteiten. Is de opdracht groter dan € 50.000? Dan moet je ook voldoen aan "sound financial management" (zie veelgestelde vragen van het loket).
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.
• Optioneel: het formulier "Ondertekening aanvraag" (niet nodig bij gebruik van eHerkenning).
• Optioneel: machtigingsformulier intermediair, alleen als je aanvraag via een intermediair verloopt.
• Optioneel: juridische organisatiestructuur, alleen als er verbonden en/of partnerondernemingen zijn.
• Optioneel: instemmingsverklaring, alleen als een verbonden- of partneronderneming kosten maakt binnen je project. Deze wordt getekend door zowel de penvoerder (hoofdaanvrager) als de verbonden/partneronderneming, allebei door een tekenbevoegd persoon, met de hand (digitale handtekeningen worden niet geaccepteerd).

Let op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af in documenten voordat je ze deelt, deze zijn niet nodig.

Stap 2: Aanvraag starten

Je klikt op 'Aanvraag starten' en logt in met eHerkenning via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Heb je geen eHerkenning, dan maak je een eLoket-account aan en activeer je dit via een bevestigingsmail.

Stap 3: Juiste activiteit kiezen

In het eLoket kies je tussen strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies, of aanschaf en implementatie van hard- en software. Dit bepaalt welke formats (projectplan en begroting) je nodig hebt.

Stap 4: Negen stappen doorlopen in het eLoket

• Quickscan: meerkeuzevragen om te checken of je aan de belangrijkste voorwaarden voldoet.
• Verdiepende vragen over de inhoud van je aanvraag.
• Projectinformatie: korte gegevens over je project.
• NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats en overige benodigde informatie.
• Deskundigen: naam en KvK-nummer van de deskundige die je inschakelt.
• Begroting: de begrote kosten voor je project.
• Bijlagen: alle documenten uit stap 1 upload je hier.
• Controleren en bevestigen: je checkt het overzicht en klikt op 'aanvraag indienen'.
• Aanvraag ingediend: bevestiging.

Stap 5: Bevestiging

Je ontvangt een bevestiging van je aanvraag per e-mail. Verder verloop van het proces volg je op het tabblad 'Aangevraagd' in je dossier.

Wie beoordeelt

Na indiening toetst de Intermediaire Instantie (voor deze regio is dat SNN) de aanvraag op volledigheid en op de match met het JTF-programma. Vervolgens beoordeelt een deskundigencommissie, een expertgroep van onafhankelijke deskundigen op het gebied van het JTF-programma, de kwaliteit van de aanvraag. Deze commissie geeft zwaarwegend advies aan de Intermediaire Instantie over welke projecten worden goedgekeurd. De criteria voor deze deskundigen zijn onafhankelijkheid (geen betrokkenheid bij aanvragers) en inhoudelijke deskundigheid op het programmaterrein.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je moet het project binnen 18 maanden na subsidieverlening afronden.
• Verandert de ingeschakelde deskundige of leverancier tijdens het project? Dan moet je dit onderbouwen: bij een gewijzigde deskundige lever je de voor akkoord getekende nieuwe offerte aan, met KvK-nummer, en licht je toe waarom je voor deze partij hebt gekozen en waarom deze geschikt is.
• Wijken je gedeclareerde kosten af van de begrote kosten bij aanvraag? Dan vul je bij het vaststellingsverzoek een apart model in met: naam leverancier, investering, toelichting op de investering, kosten en naam van de onderneming die de kosten heeft betaald.
• Kosten onder € 250 (excl. btw) kun je niet los declareren; dit wordt gecompenseerd via de vaste opslag van 1%.

Vaststelling en eindverslag

Aan het einde van het project dien je een vaststellingsverzoek in, met een eindverslag. Dit eindverslag moet onder meer ingaan op:

• welke investeringen zijn aangeschaft en geïmplementeerd, en welke werkzaamheden zijn uitgevoerd
• hoe de investering in gebruik is genomen in je productieproces
• welke invloed de investering heeft gehad op het digitaliseren/robotiseren van het productieproces
• wat de investering heeft opgeleverd (voordelen, winst, verbeteringen)
• hoe de investering van invloed is geweest op medewerkers (taken, vaardigheden, werkomgeving)
• of het projectdoel is bereikt
• op welke vlakken het uitgevoerde project afwijkt van de oorspronkelijke aanvraag
• of de ingeschakelde deskundige heeft gewerkt conform de aanvraag en offerte, en zo niet, wat de afwijkingen zijn en waarom

Bij dit eindverslag vul je ook de totale gedeclareerde kosten in, uitgesplitst naar kostensoort (deskundige, 1% opslag voor kleine facturen, totale kosten).

Er is geen concrete beslistermijn na indiening bekendgemaakt, evenmin als een voorschotregeling of tussentijdse rapportageverplichtingen los van het eindverslag. Ook is niet uitgelegd op welk moment en op welke wijze uitbetaling plaatsvindt. Wil je dit zeker weten, neem dan contact op met team Kennis & Innovatie van SNN.</tekst> </invoke>