Subsidie Mkb digitalisering en robotisering 2.0 (JTF)

Je krijgt 50% van de subsidiabele kosten vergoed. Voor advies is dat maximaal € 20.000, voor aanschaf en implementatie maximaal € 100.000. In totaal (deze regeling plus de voorganger) kun je per onderneming niet meer dan € 100.000 aan subsidie ontvangen.

Je vraagt de subsidie aan via het eLoket van het SNN, waarvoor je inlogt met eHerkenning of een eLoket-account. Bij de aanvraag lever je onder meer een projectplan, een begroting, een mkb-verklaring, je jaarrekening, een verklaring financiële moeilijkheden, een de-minimisverklaring en een offerte aan. Je kunt aanvragen tot en met 31 oktober 2026 om 17:00 uur. Het beschikbare budget is beperkt (nog € 1.700.656,53) en wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen, dus wachten loont niet.

Belangrijk om te weten: je mag pas beginnen met het project (offertes tekenen, werk starten) nadat je de aanvraag hebt ingediend. Begin je eerder, dan wordt de subsidie geweigerd.

Wie kan aanvragen

• Je bent een mkb-onderneming (volgens de definitie in bijlage I van de Algemene groepsvrijstellingsverordening: minder dan 250 fte, jaaromzet tot € 50 miljoen óf balanstotaal tot € 43 miljoen).
• Je hebt een fysieke vestiging in de provincie Groningen of de gemeente Emmen, en voert daar ondernemingsactiviteiten uit. Een postbusadres of een enkel gehuurde overleg- of belruimte telt niet als vestiging.
• De effecten van je project moeten neerslaan in dit gebied.
• Je ondernemingsactiviteiten vallen onder een van deze SBI-codes: 10 t/m 35, 41 t/m 43 of 72. Dit wordt getoetst aan de hand van je SBI-code én je website.
• Je onderneming zit in de proces- en maakindustrie: de productie van goederen door verwerking van grondstoffen en materialen tot afgewerkte producten.

Wat afkeurt

• Je bent een onderneming in moeilijkheden (getoetst met de verklaring financiële moeilijkheden). Denk aan een lopende collectieve insolventieprocedure, een negatief eigen vermogen, of (bij een BV/NV) een negatief cumulatief bedrag op de reserves dat groter is dan de helft van het geplaatst aandelenkapitaal plus agio.
• Je hebt al werkzaamheden gestart, contracten getekend of andere verplichtingen aangegaan vóórdat je de aanvraag hebt ingediend. Ook een deel van het project vroeg starten is al een weigeringsgrond.
• De subsidiabele kosten zijn te laag: minder dan € 10.000 voor een adviesproject, of minder dan € 20.000 voor aanschaf en implementatie.
• Je (of je verbonden ondernemingen) hebt op grond van deze regeling of de voorganger 'Subsidieregeling Stimulering digitalisering en robotisering MKB' al in totaal € 100.000 subsidie ontvangen. Ondernemingen die met elkaar verbonden zijn (bijvoorbeeld door meer dan 50% aandelen of stemrechten, of dezelfde bestuurder) worden hierbij als één onderneming gezien.
• Er staat een bevel tot terugvordering open naar aanleiding van een eerder besluit van de Europese Commissie waarin steun onrechtmatig is verklaard.
• De kosten staan niet in een redelijke verhouding tot het te bereiken resultaat.
• Er is een gegronde reden om aan te nemen dat je doelstellingen nastreeft die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang, de goede zeden of de openbare orde.
• Je voldoet niet aan de voorwaarden van de Algemene groepsvrijstellingsverordening (hoofdstuk I en II en artikel 18) of de de-minimisverordening.

Kan leiden tot afwijzing

• Er is gegronde reden om te twijfelen aan de financiële, organisatorische, technische of economische haalbaarheid van het project.

Let op: de onafhankelijke deskundige en de leverancier van hard- of software moeten onafhankelijk zijn van jouw onderneming. Is er een financieel belang, een gedeelde directeur/bestuurder, een familierelatie in de eerste of tweede graad, of een ander duidelijk belang bij de uitkomst van het project? Dan is er geen sprake van onafhankelijkheid en komen die kosten niet in aanmerking.

1. Het inschakelen van een onafhankelijke deskundige

Subsidiabel zijn de kosten van een deskundige die een strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies opstelt. Dit is een uitgebreid document dat, op basis van een analyse van de huidige situatie en de mogelijkheden van je onderneming, de richting bepaalt voor de (verdere) ontwikkeling op het gebied van digitalisering of robotisering op de (middel)lange termijn.

Eisen aan de deskundige:

• Staat ingeschreven in een handelsregister (van de KvK of een vergelijkbaar buitenlands register). Particulieren komen dus niet in aanmerking.
• Is onafhankelijk van jouw onderneming. Geen financieel belang over en weer, geen gedeelde directeur/bestuurder, geen familierelatie in de eerste of tweede graad, geen ander bovengemiddeld belang bij de uitkomst.
• De gedeclareerde uren van de deskundige zijn subsidiabel.

2. Aanschaf en/of implementatie van hard- en/of software

Subsidiabel zijn de kosten (of, bij huurkoop of financial lease, de aanschafwaarde) van hard- en software die bij een derde partij wordt aangeschaft en die het productieproces van je onderneming digitaliseert of robotiseert. De leverancier mag deze ook implementeren, waaronder installatie en instructie aan medewerkers vallen.

Belangrijke rekenregels en beperkingen:

• Standaard kantoorsoft- en hardware (bijvoorbeeld boekhoudprogramma's, laptops, mobiele telefoons) is niet subsidiabel. Het gaat om digitalisering of robotisering van het primaire productieproces, niet om ondersteunende bedrijfsprocessen zoals de kantooradministratie.
• Bij huurkoop of financial lease geldt als voorwaarde dat de bedrijfsuitrusting wordt geactiveerd op de balans, en dit moet je bij de vaststelling kunnen aantonen.
• De leverancier moet, net als de deskundige, onafhankelijk zijn van jouw onderneming (dezelfde criteria als hierboven).

1% opslag voor kleine facturen

Over kosten waarvoor een factuur van € 250 of meer exclusief btw wordt ingediend (dus zowel bij de deskundige als bij de leverancier), wordt automatisch een opslag van 1% op het factuurbedrag berekend. Deze opslag compenseert dat facturen onder € 250 niet apart declarabel zijn. Een uitzondering: verzamelfacturen die kleinere posten bevatten, mogen wel worden gedeclareerd als ze in één keer zijn betaald en het totaal boven de € 250 exclusief btw uitkomt.

Wat niet subsidiabel is

• Verrekenbare btw.
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten die al met een andere subsidie worden gefinancierd (geen stapeling van subsidies op dezelfde kosten).
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of te verwachten activiteiten.
• Kosten gemaakt na afloop van de periode waarvoor subsidie is verleend.
• Facturen onder de € 250 exclusief btw (behalve de eerder genoemde verzamelfacturen).

Minimale projectomvang

Om überhaupt in aanmerking te komen, moeten de subsidiabele kosten minimaal € 10.000 zijn voor een adviesproject en minimaal € 20.000 voor aanschaf en implementatie. Zit je daaronder, dan wordt de aanvraag geweigerd.

Strategisch digitaliserings- of robotiseringsadvies

Je krijgt 50% van de subsidiabele kosten, tot een maximum van € 20.000 per onderneming. Dit maximum geldt voor aanvragen onder deze regeling én de voorganger 'Mkb digitalisering en robotisering (JTF)' samen: heb je al eerder subsidie voor advies ontvangen, dan wordt dat in mindering gebracht.

Aanschaf en implementatie van hard- en software

Je krijgt 50% van de subsidiabele kosten, tot een maximum van € 100.000 per onderneming. Ook hier wordt eerder ontvangen subsidie op basis van deze regeling of de voorganger in mindering gebracht op het maximum.

Totaalplafond per onderneming

Over beide activiteiten samen, en inclusief wat je eventueel al via de voorganger hebt ontvangen, kun je nooit meer dan € 100.000 subsidie ontvangen. Er is geen limiet aan het aantal aanvragen dat je mag indienen, zolang je onder dit totaal blijft.

Wanneer het bedrag omlaag gaat

• Heb je al subsidie ontvangen op basis van deze regeling of de voorganger? Dan wordt dat bedrag afgetrokken van wat je nu maximaal kunt krijgen.
• De Europese Commissie kan normen stellen die verlaging van het subsidiebedrag verplicht maken.
• Bij vaststelling wordt het definitieve bedrag alleen berekend over de kosten die je daadwerkelijk hebt gemaakt én betaald. Blijkt de realisatie lager dan begroot, dan valt ook de subsidie lager uit.

Kleine opslag

Over de kosten van de deskundige of de leverancier (facturen vanaf € 250 exclusief btw) komt nog een opslag van 1% bovenop, ter compensatie van het feit dat kleinere facturen niet declarabel zijn. Deze opslag telt mee binnen de genoemde maxima, niet daarbovenop.

Stap 1: verzamel je documenten

Kies eerst welke activiteit je aanvraagt (advies, of aanschaf en implementatie), want beide hebben hun eigen format voor projectplan en begroting. Nodig zijn:

• Model projectplan (advies óf aanschaf/implementatie, afhankelijk van je keuze). Er staat geen verplichte ondertekenaar bij vermeld, maar het projectplan moet gaan over jouw project.
• Model begroting (advies óf aanschaf/implementatie, XLSX). Hierin geef je de kosten derden, de leverancier/deskundige en de 1% opslag op.
• Een document waaruit blijkt wie tekenbevoegd is, bijvoorbeeld een KvK-uittreksel (niet ouder dan 1 jaar), statuten of een intern autorisatieschema.
• Mkb-verklaring: onderbouwt of je onderneming mkb is; wordt ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de aanvragende onderneming.
• Juridische organisatiestructuur (altijd verplicht, ook als zelfstandige onderneming): schema van het verband van ondernemingen met fte, omzet, balanstotaal en deelnemingspercentages.
• Enkelvoudige jaarrekening (altijd) en, als je onderdeel bent van een verband van ondernemingen, ook de geconsolideerde jaarrekening (of bij ontbreken daarvan de enkelvoudige jaarrekeningen van alle verbonden ondernemingen). Bestaat je onderneming korter dan 3 jaar, dan lever je een openingsbalans of aangifte inkomstenbelasting aan.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden: fysiek ondertekend met pen door de tekenbevoegde persoon (of bij gezamenlijke bevoegdheid, door alle tekenbevoegden).
• De-minimisverklaring: fysiek ondertekend, twee pagina's, met onder meer KvK-nummer en NACE-code.
• Offerte(s) voor de werkzaamheden of activiteiten. Bij een opdracht groter dan € 50.000 moet je aan het sound financial management voldoen (in de praktijk: meerdere offertes vergelijken).
• Optioneel: Ondertekening aanvraag (niet nodig bij gebruik van eHerkenning), fysiek ondertekend.
• Optioneel: Machtigingsformulier intermediair, alleen als je de aanvraag laat indienen door bijvoorbeeld een boekhouder of subsidieadviseur; fysiek ondertekend door de tekenbevoegde aanvrager.
• Optioneel: Instemmingsverklaring, alleen nodig als een verbonden- of partneronderneming kosten maakt binnen het project; wordt door zowel de hoofdaanvrager als de verbonden onderneming fysiek ondertekend.

Let op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af in de documenten voordat je ze indient.

Stap 2: start de aanvraag

Klik op 'Aanvraag starten' en log in met eHerkenning, of maak een eLoket-account aan (je krijgt dan eerst een activatiemail).

Stap 3: kies de juiste activiteit

Advies, of aanschaf en implementatie. Dit bepaalt welke formats je nodig hebt.

Stap 4: doorloop de negen stappen in het eLoket

• Quickscan met meerkeuzevragen over de belangrijkste voorwaarden.
• Verdiepende vragen over de inhoud van je aanvraag.
• Projectinformatie (korte gegevens over je project).
• NAW-gegevens.
• Deskundigen: naam en KvK-nummer van de partij die je inschakelt.
• Begroting: de begrote kosten.
• Bijlagen: alle hierboven genoemde documenten.
• Controleren en bevestigen.
• Aanvraag ingediend.

Stap 5: bevestiging

Je ontvangt per e-mail een bevestiging van je aanvraag.

Beoordeling

Het SNN beoordeelt eerst of je aanvraag compleet is, op volgorde van ontvangst. Is de aanvraag volledig, dan volgt een inhoudelijke beoordeling: past het project binnen de eisen van de subsidieregeling, de juridische vereisten en de geldende regelgeving voor de begrote kosten? Binnen 13 weken na ontvangst van de complete aanvraag neemt het SNN een besluit.

Toekenning en voorschot

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen 3 weken na bekendmaking van dit besluit krijg je een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag. Een tweede voorschot wordt niet verstrekt.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je rondt het project af binnen 18 maanden na de verleningsdatum.
• Je houdt je aan de publicatievereisten: een korte projectbeschrijving met EU-logo en JTF-vermelding op je website en sociale media (direct zichtbaar, niet wegscrollen), én een affiche, digitaal scherm of roll-up banner van minimaal A3-formaat op een voor publiek goed zichtbare plek.
• Wijzigt er iets in je project? Meld dit vooraf via een wijzigingsverzoek bij het SNN. Bij een mogelijk grote afwijking neem je direct contact op met je contactpersoon, omdat dit invloed kan hebben op de voorwaarden van je beschikking. In sommige gevallen volgt een nieuwe verleningsbeschikking.

Vaststelling

Uiterlijk 4 weken na het einde van de projectperiode dien je een vaststellingsverzoek in. Daarbij lever je aan:

• Een eindverslag, volgens het Format eindverslag (advies óf aanschaf/implementatie, afhankelijk van je activiteit).
• Facturen en betaalbewijzen van de deskundige of leverancier.
• De getekende offerte van de deskundige of leverancier.
• Bewijs dat je aan de publicatievereisten hebt voldaan.
• Ondertekening vaststellingsaanvraag (niet nodig bij gebruik van eHerkenning), fysiek ondertekend door een tekenbevoegd persoon, met bewijs van tekenbevoegdheid.

Het SNN controleert of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en betaald. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld: alleen de kosten die je echt hebt gemaakt én betaald tellen mee. Binnen 22 weken na ontvangst van een volledig vaststellingsverzoek volgt het besluit.

Bewaarplicht

Na de vaststelling bewaar je je administratie over de projectkosten nog minimaal 7 jaar en houd je die toegankelijk voor controle.