Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden

Er zijn twee categorieën. Categorie A is voor Koningsdag en Gedenkdagen: iedereen die zo'n dag organiseert en aan de voorwaarden voldoet, kan aanvragen, op volgorde van binnenkomst totdat het budget op is. Categorie B is voor Topevenementen: hiervoor moet je evenement eerst op de Top10-lijst (Woerden) of een van de Top2-lijsten (Harmelen, Kamerik, Zegveld) staan. Die plek regel je via een vooraanmelding die jaarlijks alleen tussen 1 september en 30 september openstaat, dus voordat je subsidie kunt aanvragen moet je dat traject al doorlopen hebben.

De bedragen verschillen per kern en per soort dag, en worden jaarlijks geïndexeerd. Zo is het maximum voor Koningsdag in Woerden in 2026 € 6.395,27, en voor een Top10-evenement € 2.484. Er geldt ook een subsidieplafond per jaar en per categorie: is dat bereikt, dan krijg je geen subsidie meer, ook al voldoe je aan de voorwaarden.

Je vraagt de subsidie aan via het online aanvraagformulier (of schriftelijk per post/e-mail), uiterlijk 8 weken voordat het evenement begint. Verplichte bijlagen zijn het begrotings- en dekkingsformulier (in het door de gemeente beschikbaar gestelde format) en een activiteitenplan of plan van aanpak. Vraag je voor het eerst aan, dan zijn ook statuten, een recent KvK-uittreksel en een bankbewijs verplicht. De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van je aanvraag.

Let op: per 1 juli 2026 geldt een nieuwe regeling met eigen bedragen. Vraag je na die datum aan, dan val je onder de nieuwe regeling en het bijbehorende plafondbesluit.

Wie kan aanvragen

• Je vraagt aan namens een organisatie, niet als privépersoon.
• Je organisatie heeft geen winstoogmerk (rechtspersoon zonder winstoogmerk, zoals een vereniging of stichting). Ben je geen vereniging of stichting, dan moet je zelf aantonen dat je geen winstoogmerk hebt.

Eisen aan het evenement

• Het evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, en is vergunningsplichtig volgens de APV.
• Voor Categorie A (Koningsdag en Gedenkdagen) geldt geen aparte toelatingseis: iedere organisatie zonder winstoogmerk die zo'n dag organiseert in Woerden, Harmelen, Kamerik of Zegveld kan aanvragen.
• Voor Categorie B (Topevenementen) geldt een aparte drempel: je evenement moet vooraf geplaatst zijn op de Top10-lijst (Woerden) of een van de Top2-lijsten (Harmelen, Kamerik of Zegveld). Sta je niet op zo'n lijst, dan kun je geen subsidie aanvragen. Plaatsing regel je via een vooraanmelding tussen 1 september en 30 september, voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt. Mis je die periode, dan val je automatisch af voor dat jaar.

Timing

• Je vraagt subsidie aan tot uiterlijk 8 weken voordat het evenement begint.
• Je moet aannemelijk maken dat je uiterlijk een week voor het evenement over de benodigde vergunning(en) beschikt. Kun je dat niet aantonen, dan weigert het college de aanvraag.

Overige weigeringsgronden

• Een aanvraag voor Categorie B die niet op de Top10- of Top2-lijst staat, wordt geweigerd.
• Daarnaast gelden de algemene weigeringsgronden uit de Awb (artikel 4:25 lid 2 en 4:35) en de Algemene subsidieverordening Woerden (artikel 9).

Budgetplafond

Ook als je aan alle eisen voldoet, is er geen garantie op subsidie: er geldt een subsidieplafond per categorie en per jaar. Is het plafond bereikt, dan krijg je geen subsidie meer, ook al voldoet je aanvraag inhoudelijk aan alle voorwaarden. Voor Categorie A geldt: op volgorde van ontvangst van complete aanvragen. Voor Categorie B geldt: alleen wie op de toplijst staat komt in aanmerking, tot het deelplafond bereikt is.

Let op de overgang tussen regelingen

Per 1 juli 2026 geldt een nieuwe regeling (Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2026, met een los Plafondbesluit). Heb je vóór 1 juli 2026 al subsidie aangevraagd of gekregen, dan blijft de oude regeling (2025) op jouw aanvraag van toepassing. Vraag je aan na 1 juli 2026, dan val je onder de nieuwe regeling en de nieuwe bedragen.

Wat je moet onderbouwen

Je geeft de kosten op in het verplichte begrotings- en dekkingsformulier (het door de gemeente beschikbaar gestelde format). Kosten die je omschrijft als "diversen" of "onvoorzien" zonder verdere motivatie, komen niet in aanmerking. Zorg dus dat elke kostenpost een duidelijke, specifieke omschrijving heeft.

Kosten die uitgesloten zijn

De volgende kostensoorten komen nooit voor subsidie in aanmerking, ongeacht of ze aan het evenement gerelateerd zijn:

• Reis- en verblijfskosten.
• Consumptie- en cateringkosten.
• Kosten voor uitgeloofde prijzen (bijvoorbeeld prijzengeld bij wedstrijden).
• Kosten omschreven als "diversen" of "onvoorzien" zonder verdere motivatie.
• Verrekenbare of compenseerbare btw. Ben je btw-plichtig en kun je de btw op je kosten verrekenen of terugvragen, dan telt dat deel niet mee als subsidiabele kost.
• Leges (de kosten die je aan de gemeente betaalt voor bijvoorbeeld een vergunning).
• Juridische kosten of boetes.
• Overheadkosten: kosten die je organisatie sowieso maakt om te functioneren, los van dit specifieke evenement.

Wat dit in de praktijk betekent

Omdat overheadkosten zijn uitgesloten, kun je bijvoorbeeld geen deel van je jaarhuur of vaste IT-abonnementen als evenementkosten opvoeren, ook niet naar rato. Alleen kosten die specifiek voor dít evenement worden gemaakt (denk aan materiaalhuur, techniek, artiesten, veiligheidsmaatregelen, promotiemateriaal specifiek voor het evenement) komen in aanmerking, mits ze niet onder een van de andere uitsluitingen vallen.

Let op dat leges voor de vergunning die je voor het evenement nodig hebt, niet subsidiabel zijn: die kosten betaal je dus altijd zelf. Ook eventuele juridische bijstand of een boete die je oploopt tijdens de organisatie, kun je niet via deze subsidie vergoed krijgen.

Voor cateringkosten en consumpties geldt dezelfde uitsluiting: ook als je bijvoorbeeld drank en eten inkoopt voor bezoekers of vrijwilligers tijdens het evenement, telt dat niet mee in je subsidiabele begroting.

De subsidie is gemaximeerd op een vast bedrag per type dag en kern (zie "Hoeveel krijg je?"), en binnen dat maximum bepaal je zelf, op basis van je begroting, hoe de subsidiabele kosten worden ingevuld. De gemeente toetst of de opgevoerde kosten voldoen aan de regels hierboven en of de begroting compleet en onderbouwd is.

Categorie A: Koningsdag (maxima 2026)

• Woerden: € 6.395,27
• Harmelen: € 2.320,47
• Kamerik: € 1.754,33
• Zegveld: € 1.754,33

Categorie A: Gedenkdagen (maxima 2026)

• Woerden: € 5.244,35
• Harmelen: € 1.149,89
• Kamerik: € 545,45
• Zegveld: € 331,20

Categorie B: Topevenementen (maxima)

• Top10 2026: € 2.484
• Top2 2026: € 1.242
• Top10 2027: € 2.586
• Top2 2027: € 1.293

Voor 2027 gelden voor Categorie A deze maxima: Koningsdag Woerden € 6.657, Harmelen € 2.416, Kamerik € 1.826, Zegveld € 1.826; Gedenkdagen Woerden € 5.459, Harmelen € 1.197, Kamerik € 568, Zegveld € 345.

Subsidieplafonds

Naast de maximumbedragen per aanvraag geldt een totaalplafond per jaar, verdeeld over de twee categorieën:

• 2026: totaal € 53.250,75 (Categorie A: € 19.495,26, Categorie B: € 33.755,49)
• 2027: totaal € 55.434 (Categorie A: € 20.295, Categorie B: € 35.139)

Is het deelplafond van jouw categorie in het lopende jaar bereikt, dan krijg je geen subsidie meer, ook al voldoe je aan alle voorwaarden. Voor 2025 golden andere bedragen (totaal € 51.450), maar die regeling is per 1 juli 2026 vervallen; aanvragen die vóór die datum zijn ingediend of toegekend, blijven wel onder de bedragen van 2025 vallen.

Voor het exacte, actuele bedrag verwijst het loket zelf naar het geldende Plafondbesluit. Bij minder toereikend budget door de gemeentebegroting kan het college het plafond verlagen of eerder verleende subsidies wijzigen of intrekken; subsidieverlening staat sowieso onder voorbehoud van de vastgestelde gemeentebegroting.

Stap 1: Vooraanmelding voor Categorie B (alleen van toepassing als je Topevenement wilt aanvragen)

Wil je subsidie voor een Topevenement (Categorie B) of wil je op de Evenementenkalender komen, dan moet je eerst een vooraanmelding indienen bij de gemeente. Dit kan alleen tussen 1 september en 30 september, voorafgaand aan het jaar waarin je evenement plaatsvindt. Je gebruikt hiervoor het door het college beschikbaar gestelde vooraanmeldingsformulier. Het college besluit binnen 12 weken of je evenement op de Top10- of Top2-lijst wordt geplaatst. Sta je niet op de lijst, dan kun je voor dat jaar geen subsidie voor Categorie B aanvragen.

Stap 2: Voorwaarden controleren

Controleer voordat je de subsidie aanvraagt of je aan de voorwaarden voldoet: geen winstoogmerk, aanvraag als organisatie, en voor Categorie B een plek op de toplijst.

Stap 3: Aanvraagformulier invullen

Je vraagt de subsidie aan via het online aanvraagformulier, uiterlijk 8 weken voordat je evenement begint. Je kunt ook schriftelijk aanvragen: gebruik dan hetzelfde aanvraagformulier, vul het volledig in en stuur het met alle bijlagen naar gemeente@woerden.nl.

Het formulier vraagt onder meer om:

• Algemene gegevens: naam organisatie, rechtsvorm, adres, contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, IBAN en naam bij IBAN, en of je btw-plichtig bent.
• Gegevens van de aanvraag: welke categorie (A of B), of je voor het eerst aanvraagt, het gevraagde subsidiebedrag (controleer zelf het geldende plafondbesluit voor het actuele maximum), de looptijd van de activiteiten, en (alleen voor Categorie B) of en waar je op de toplijst staat.
• Een korte omschrijving van je evenement.

Stap 4: Verplichte bijlagen toevoegen

Bij elke aanvraag:

• Begrotings- en dekkingsformulier: een begroting voor het evenement in het door de gemeente beschikbaar gestelde format. Je downloadt dit format apart via de productpagina.
• Activiteitenplan of plan van aanpak: hierin beschrijf je de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt, de doelen en resultaten die je daarmee wilt bereiken, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen.

Alleen als je voor de eerste keer subsidie aanvraagt, zijn ook deze stukken verplicht:

• Statuten van je organisatie.
• Recent uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK).
• Kopie van je bankpas of een bankafschrift van de aanvragende organisatie.

Stap 5: Ondertekenen

Het aanvraagformulier moet rechtsgeldig ondertekend worden door de tekenbevoegde van je organisatie. Op het formulier vul je in: naam tekenbevoegde, functie, handtekening en datum. Je verklaart daarmee dat je het formulier naar waarheid hebt ingevuld.

Stap 6: Indienen

Dien het volledig ingevulde en ondertekende formulier met alle bijlagen in via het online formulier, of stuur het per e-mail naar gemeente@woerden.nl. Je ontvangt een ontvangstbevestiging zodra de gemeente je aanvraag goed heeft ontvangen.

Let op bij een onvolledige aanvraag

Als je de kans krijgt om je aanvraag aan te vullen (op grond van artikel 4:5 Awb), geldt voor Categorie A de datum van de aangevulde aanvraag als officiële ontvangstdatum. Omdat Categorie A op volgorde van binnenkomst wordt verdeeld, kan een onvolledige aanvraag je dus achteraan in de rij zetten als het budget in de tussentijd op raakt.

Let op de overgang tussen regelingen

Vraag je aan vóór 1 juli 2026, dan geldt de Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2025 met de bijbehorende bedragen. Vraag je aan na 1 juli 2026, dan geldt de nieuwe Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2026 met het Plafondbesluit 2026 en 2027.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het college van burgemeester en wethouders van Woerden beoordeelt je aanvraag. Je ontvangt eerst bericht dat de gemeente je aanvraag in behandeling neemt; daarna kan de gemeente om aanvullende informatie vragen. Het college stuurt het besluit binnen 8 weken toe, per post of e-mail.

Voor de aparte vooraanmelding voor Categorie B (plaatsing op de Top10- of Top2-lijst) geldt een andere, eigen beslistermijn: het college besluit hierop binnen 12 weken.

Uitbetaling: bevoorschotting

Als je subsidie niet direct wordt vastgesteld, keert de gemeente deze in één keer bevoorschot uit, binnen zes weken na de datum van het verleningsbesluit. Dit is de standaardregel, tenzij in je verleningsbesluit iets anders is bepaald: check dus altijd de tekst van je eigen besluit voor de exacte afspraak.

Verplichtingen tijdens en na de looptijd

• Zorg dat je uiterlijk een week voor het evenement over de benodigde vergunning(en) beschikt. Dit is niet alleen een voorwaarde bij de aanvraag, maar iets waar de gemeente ook tijdens de uitvoering op kan toetsen.
• Ontvang je een subsidie van maximaal € 10.000, dan moet je binnen 8 weken na afloop van je evenement een activiteitenverslag indienen met informatie over de bezoekersaantallen en de mate waarin je hebt bijgedragen aan het versterken van de lokale verbinding.

Verantwoording en vaststelling

Het inhoudelijke verslag dat je indient, moet in ieder geval de bezoekersaantallen bevatten en aangeven in welke mate je hebt bijgedragen aan de lokale verbinding.

Budgetrisico tijdens de looptijd

Let op: als de gemeentebegroting daartoe aanleiding geeft, kan het college het subsidieplafond verlagen, of eerder verleende subsidies wijzigen of intrekken. Subsidieverlening staat sowieso onder voorbehoud van de vaststelling van de gemeentebegroting. Dit betekent dat een toekenning in een enkel geval later nog kan wijzigen.