Subsidieregeling Cultuur

De subsidie is er alleen voor rechtspersonen zonder winstoogmerk, dus niet voor personen of commerciële bedrijven. Afhankelijk van de activiteit krijg je een vast maximumbedrag of een percentage van de subsidiabele kosten (soms tot 100%). Voor sommige activiteiten geldt een minimumbedrag van € 150.000 of € 250.000 per jaar.

Je vraagt aan tussen 1 juli en 1 september voor het volgende subsidiejaar, via het online aanvraagformulier of schriftelijk. Verplicht bij elke aanvraag zijn het aanvraagformulier, een begroting (volgens het vaste begrotingsformat) en een activiteitenplan of plan van aanpak. Vraag je voor het eerst subsidie aan, dan moet je ook je statuten, een recent KvK-uittreksel en een bankbewijs meesturen. Bij een aanvraag boven € 50.000 moet het activiteitenplan uitgebreider zijn.

Geld wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen, tot het subsidieplafond voor die activiteit bereikt is. Kom je op dezelfde dag binnen als anderen en is er niet genoeg budget, dan wordt er geloot. Subsidies boven € 100.000 per jaar kun je voor maximaal vier jaar aanvragen (meerjarig). Let op: per 1 juli 2026 geldt een vernieuwde versie van de regeling; voor subsidie die je voor 2026 hebt ontvangen, blijft de oude regeling gelden voor verantwoording en vaststelling.

Je bent een rechtspersoon zonder winstoogmerk

De regeling is uitsluitend voor rechtspersonen zonder winstoogmerk (artikel 4). Vraag je aan als persoon of als commerciële onderneming, dan val je af. Op het aanvraagformulier geef je aan of je een vereniging, stichting of "anders" bent.

Je activiteit past bij één van de zes genoemde categorieën

Subsidie kan alleen worden aangevraagd voor (artikel 3):

• het jaarrond organiseren, leren en beoefenen van cultuur in een verenigingscontext, uitsluitend voor harmonie- en fanfaremuziek;
• het bevorderen van het beoefenen of beleven van cultuur;
• structurele cultuureducatie door leerkrachten ter ontlasting van groepsleerkrachten, op alle scholen in Woerden, specifiek over kunst en burgerschapsvorming, of over muziek;
• het vergaren en beschikbaar stellen van regionale, onafhankelijke informatie via een regionale omroep en het professionaliseren daarvan;
• het jaarrond geven van lokale erfgoededucatie via exposities met randprogrammering, plus het beheren van de gemeentelijke collectie;
• het jaarrond verzorgen van de bespeling van het historische carillon.

Past je activiteit niet in één van deze categorieën, dan raadt de gemeente aan te checken of een andere subsidieregeling van toepassing is.

Je vraagt aan binnen de indieningsperiode

Je kunt alleen tussen 1 juli en 1 september aanvragen, en dan voor het daaropvolgende subsidiejaar. Buiten deze periode ingediende aanvragen worden niet in behandeling genomen voor dat jaar.

Je aanvraag is compleet en op tijd

De subsidie gaat op volgorde van ontvangst van complete aanvragen (artikel 7, lid 6). Is je aanvraag incompleet, dan geldt als ontvangstdatum de dag waarop de aanvulling binnenkomt, niet je oorspronkelijke indiendatum. Dat kan je achteraan in de rij zetten als het subsidieplafond intussen bereikt is.

Meerjarige subsidie: alleen boven € 100.000 per jaar

Wil je meerjarig aanvragen (tot vier jaar), dan moet je per kalenderjaar minimaal € 100.000 aanvragen. Vraag je minder, dan kan dat alleen als jaarsubsidie.

Minimumbedragen bij specifieke activiteiten

Voor het bevorderen van cultuurbeoefening of -beleving en voor cultuureducatie (onderdelen b en c) geldt een minimum van € 150.000 per jaar. Voor erfgoededucatie (onderdeel e) geldt een minimum van € 250.000. Voor het carillon (onderdeel f) geldt een minimum van € 8.500. Vraag je minder aan dan dit minimum voor de betreffende activiteit, dan voldoe je niet aan de voorwaarden.

Subsidieplafond kan aanvragen alsnog blokkeren

Zelfs met een complete, tijdige aanvraag kun je misgrijpen als het subsidieplafond voor jouw activiteit al bereikt is door eerdere aanvragen. Bij gelijktijdige binnenkomst op de dag dat het plafond wordt bereikt, beslist loting wie subsidie krijgt.

Daarnaast geldt dat de subsidieverlening altijd onder voorbehoud is van de vaststelling van de gemeentelijke begroting. Is er onvoldoende geld beschikbaar na vaststelling van de begroting, dan kan het college het subsidieplafond verlagen of al verleende subsidies wijzigen of intrekken.

Brede kostenregel (activiteiten a t/m e)

Voor harmonie- en fanfaremuziek, het bevorderen van cultuurbeoefening of -beleving, cultuureducatie op scholen, de regionale omroep en erfgoededucatie komen alle redelijkerwijs gemaakte kosten die direct verbonden zijn aan het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten in aanmerking. Er is dus geen limitatieve lijst van kostenposten; de toets is of de kosten redelijk zijn en rechtstreeks samenhangen met de activiteit.

Strikte kostenregel voor het carillon (activiteit f)

Voor de bespeling van het historische carillon komen uitsluitend deze twee kostensoorten in aanmerking:

• Loonkosten (van degene die het carillon bespeelt of daarvoor werkt).
• Auteursrechten voor de muziek die gespeeld wordt. Andere kosten rond het carillon, zoals onderhoud of materiaal, vallen dus niet onder deze regeling voor zover ze niet onder loonkosten of auteursrechten vallen.

Kosten die nooit subsidiabel zijn, voor alle activiteiten

Onafhankelijk van welke activiteit je uitvoert, komen de volgende kosten nooit voor subsidie in aanmerking:

• Reis- en verblijfskosten.
• Consumptie- en cateringkosten.
• Kosten voor uitgeloofde prijzen, met één uitzondering: de gemeentelijke Cultuurprijs en de aanmoedigingsprijs voor jong talent, die elk eens per twee jaar worden uitgereikt, mogen wel worden meegenomen.
• Kosten die je begroot als "diversen" of "onvoorzien" zonder verdere motivatie. Wil je een onvoorziene kostenpost toch subsidiabel maken, onderbouw deze dan concreet in je begroting.
• Verrekenbare of compenseerbare btw. Btw die je kunt terugvragen bij de Belastingdienst, kun je niet ook nog via de subsidie vergoed krijgen. Op het aanvraagformulier geef je aan of je btw-plichtig bent, wat de gemeente helpt dit te toetsen.

Hoe je de kosten onderbouwt

Voor al je subsidiabele kosten gebruik je het door de gemeente beschikbaar gestelde begrotingsformat (het begrotings- en dekkingsformulier). Dit is verplicht; een eigen begrotingsopzet wordt niet geaccepteerd. In de begroting zet je de kosten per activiteit uit, en bij meerjarige aanvragen splits je de begroting uit per jaar waarvoor je subsidie aanvraagt.

Verband met de hoogte van de subsidie

Let op dat "subsidiabele kosten" en "subsidiebedrag" niet automatisch gelijk zijn. Voor de meeste activiteiten krijg je maximaal 100% van de subsidiabele kosten vergoed, maar voor cultuureducatie over muziek is dat maximaal 33% van de subsidiabele kosten. Daarnaast geldt voor bijna elke activiteit ook nog een apart maximumbedrag (zie "Hoeveel krijg je?"). Zelfs als je subsidiabele kosten hoger liggen, krijg je nooit meer dan dat maximumbedrag of dat percentage, wat het laagst uitvalt.

Percentages van de subsidiabele kosten

• Harmonie- en fanfaremuziek, cultuureducatie over kunst en burgerschapsvorming, de regionale omroep, erfgoededucatie en het carillon: maximaal 100% van de subsidiabele kosten.
• Cultuureducatie over muziek: maximaal 33% van de subsidiabele kosten.

Bedragen per activiteit (Subsidieregeling 2025, geldend tot 1 juli 2026)

• Harmonie- en fanfaremuziek: maximaal € 10.147.
• Bevorderen van cultuurbeoefening/-beleving en cultuureducatie (kunst/burgerschap en muziek samen): minimaal € 150.000 en maximaal € 1.264.455.
• Regionale omroep: het jaarlijkse VNG-richtsnoerbedrag voor de gemeente, plus maximaal € 3.994 voor aansluiting op de MediaHub, plus € 50.000 voor professionalisering.
• Erfgoededucatie: minimaal € 250.000 en maximaal € 300.285.
• Carillon: minimaal € 8.500 en maximaal € 12.231.

Bedragen vanaf 2027 (Plafondbesluit 2027, bij de vernieuwde regeling 2026)

• Harmonie- en fanfaremuziek: maximaal € 10.930.
• Bevorderen van cultuurbeoefening/-beleving en cultuureducatie: minimaal € 150.000 en maximaal € 1.464.823 per kalenderjaar.
• Regionale omroep: zelfde opbouw als hierboven (VNG-richtsnoerbedrag plus max. € 3.994 plus € 50.000).
• Erfgoededucatie: minimaal € 250.000 en maximaal € 366.092 per kalenderjaar.
• Carillon: minimaal € 8.500 en maximaal € 13.179.

Indexering

De maximumbedragen worden jaarlijks geïndexeerd met het percentage dat de gemeenteraad voor dat jaar vaststelt. Het college maakt dit bij apart besluit bekend. Check dus altijd het geldende plafondbesluit voor het exacte bedrag in jouw aanvraagjaar.

Subsidieplafonds (totaalbudget per categorie)

Naast je individuele maximum geldt een totaalplafond per activiteit. In 2025 waren dit onder meer € 24.455 (harmonie/fanfare), € 1.670.623 (cultuurbeoefening/-educatie), € 300.286 (erfgoededucatie) en € 12.232 (carillon). Is het plafond van jouw categorie bereikt, dan krijg je geen subsidie meer, ook niet als je zelf onder je eigen maximum blijft.

Stap 1: Controleer of je aan de voorwaarden voldoet

Lees de Algemene subsidieverordening Woerden, de Subsidieregeling Cultuur gemeente Woerden 2026 en het Plafondbesluit 2027 goed door voordat je begint. Twijfel je of je activiteit past, neem dan vrijblijvend contact op met de gemeente.

Stap 2: Download het begrotingsformat

Gebruik altijd het door de gemeente beschikbaar gestelde begrotingsformat; een eigen opzet wordt niet geaccepteerd.

Stap 3: Vraag aan tussen 1 juli en 1 september

Je kunt alleen in deze periode aanvragen, voor het daaropvolgende subsidiejaar. Dit kan digitaal via het online aanvraagformulier, of schriftelijk door het aanvraagformulier met bijlagen te sturen naar gemeente@woerden.nl.

Verplichte onderdelen van je aanvraag

Bij elke aanvraag:

• Aanvraagformulier, volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door de tekenbevoegde van je organisatie (naam, functie en handtekening staan op het formulier).
• Begrotings- en dekkingsformulier, volledig ingevuld met het verplichte format van de gemeente.
• Activiteitenplan of plan van aanpak. Boven € 50.000 moet dit plan de volgende onderdelen bevatten: een beschrijving per activiteit met beoogde resultaten, een planning, een risicoanalyse, de organisatie van de activiteit en de mate waarin de activiteit bijdraagt aan de doelen van de regeling.

Alleen bij je eerste aanvraag (nieuwe aanvrager):

• Statuten van je organisatie.
• Recent uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK).
• Kopie van je bankpas of een bankafschrift van de aanvragende organisatie.

Bij een meerjarige aanvraag (alleen mogelijk boven € 100.000 per kalenderjaar, voor maximaal vier jaar):

• De begroting en het activiteitenplan splits je uit per jaar waarvoor je subsidie aanvraagt.

Inhoud van het aanvraagformulier

Op het formulier vul je onder meer in: naam en rechtsvorm van je organisatie, btw-plicht, adres, contactpersoon, KvK-nummer, IBAN, het gevraagde subsidiebedrag, de looptijd van de activiteiten, voor welke van de zes activiteiten je aanvraagt, hoe je samenwerkt met andere organisaties, of je met vrijwilligers werkt en hoe je daarmee omgaat (vrijwilligersbeleid, taalontwikkelingsplekken, beroepskrachten bij aansturing). Je sluit af met de ondertekening door de tekenbevoegde, met naam, functie, handtekening en datum.

Stap 4: Ontvangstbevestiging

Zodra de gemeente je aanvraag goed heeft ontvangen, krijg je een ontvangstbevestiging. Was je aanvraag incompleet en moet je aanvullen, dan geldt de datum van je aanvulling als officiële ontvangstdatum. Dat is belangrijk omdat subsidie op volgorde van ontvangst van complete aanvragen wordt verdeeld: hoe later je complete aanvraag binnenkomt, hoe groter de kans dat het subsidieplafond al bereikt is.

Twee kanalen om in te dienen, kies er één:

• Online via het aanvraagformulier op de website.
• Schriftelijk: het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier met alle bijlagen mailen naar gemeente@woerden.nl.

Heb je vragen tijdens het invullen, mail naar gemeente@woerden.nl of bel 14 0348.

Wie beoordeelt en hoe

Het college van burgemeester en wethouders van Woerden beoordeelt je aanvraag. Je krijgt eerst bericht dat je aanvraag in behandeling is genomen; de gemeente kan in deze fase om aanvullende informatie vragen.

Verdeling op volgorde van binnenkomst

Aanvragen worden behandeld op volgorde van ontvangst van complete aanvragen, tot het subsidieplafond voor jouw activiteit is bereikt. Moest je je aanvraag aanvullen, dan telt de datum van de aanvulling als ontvangstdatum. Komen er op de dag dat het plafond wordt bereikt meerdere aanvragen tegelijk binnen, dan bepaalt loting wie voorrang krijgt.

Bevoorschotting en betaling

Is je subsidie hoger dan € 50.000, dan wordt deze in drie voorschotstermijnen uitbetaald, tenzij in het verleningsbesluit iets anders staat. De eerste betaling volgt binnen zes weken na de dagtekening van het verleningsbesluit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang je de subsidie ontvangt, gelden onder meer deze verplichtingen:

• Proactief samenwerken en uitwisselen met relevante belanghebbenden binnen en buiten de lokale culturele sector.
• Je locatie beschikbaar stellen voor activiteiten van culturele partners.
• Bij werken met vrijwilligers: vrijwilligersplekken beschikbaar stellen voor taalontwikkeling, een flexibel vrijwilligersbeleid voeren en nieuwe vrijwilligers aantrekken.
• Als vrijwilligersorganisatie: de aansturing van je organisatie laten doen door beroepskrachten.
• Cultuurorganisaties in Woerden verbinden binnen de culturele basisinfrastructuur.

Tussentijdse rapportage

Krijg je een meerjarige subsidie, of een jaarlijkse subsidie van meer dan € 50.000, dan lever je jaarlijks een tussenrapportage aan met:

• een voortgangsverslag van de activiteiten, met eventuele afwijkingen, de oorzaak daarvan en een voorgestelde oplossing;
• een overzicht van de financiële realisatie ten opzichte van je begroting.

De deadline hiervoor verschilt: bij een meerjarige subsidie lever je die vóór 1 november van dat jaar in, bij een jaarlijkse subsidie boven € 50.000 vóór 1 juli van het subsidiejaar.

Vaststelling

Bij een meerjarige subsidie lever je jaarlijks een eindverantwoording aan (zoals bedoeld in de Asv). Op basis daarvan kan het college de subsidie die toerekenbaar is aan het afgelopen boek- of kalenderjaar, jaarlijks vaststellen. Let op: een meerjarige subsidie wordt altijd verleend onder voorbehoud dat er jaarlijks bij de begroting voldoende geld beschikbaar wordt gesteld. Is dat niet het geval, dan kan de subsidie alsnog worden verlaagd, gewijzigd of ingetrokken.

Heb je in of voor 2026 subsidie ontvangen, houd er rekening mee dat de verantwoording en vaststelling volgens de afspraken in de oude Subsidieregeling Cultuur 2025 verlopen, ook al is per 1 juli 2026 een vernieuwde regeling van kracht.