Valorisatie 2023 Middelgroot (van €350.000 tot €800.000)

De regeling was bedoeld voor mkb'ers in Noord-Nederland, maar ook grote ondernemingen en partijen van buiten de regio konden aanvragen, zolang de impact vooral bij het noordelijk mkb terechtkwam. Aanvragen kon als natuurlijke ondernemingsvorm, rechtspersoon of als deelnemer in een samenwerkingsverband.

Je kreeg standaard 25% van de subsidiabele kosten. Werkte je samen met een andere onafhankelijke onderneming of een kennisinstelling, dan liep dat op tot 35%. Werkte je met beide samen, dan kon je tot maximaal 45% subsidie krijgen. Het maximale subsidiebedrag was € 800.000 per project en € 500.000 per projectpartner.

De aanvraag verliep in twee fasen: eerst een verplicht projectvoorstel van 2 pagina's, daarna pas de volledige subsidieaanvraag met uitgewerkt projectplan. Aanvragen ging via het EFRO- of JTF-webportaal, afhankelijk van waar de impact van je project vooral terechtkwam.

Belangrijk om te weten: deze regeling is niet meer open. De status is "Aanvragen niet meer mogelijk", de deadline van 31 maart 2025 is verstreken en het resterende budget staat op € 0. Deze informatie is dus alleen nog relevant ter oriëntatie of voor lopende dossiers; nieuwe aanvragen worden niet meer in behandeling genomen.

1. Loonkosten inclusief overhead

Drie berekeningsmethoden, niet te combineren binnen hetzelfde project tenzij anders aangegeven:

• Vast uurtarief van € 60 per bestede uur. Maximaal 1.720 uur per jaar per voltijd medewerker (evenredig bij deeltijd).
• Vast percentage van een maandtarief van € 8.600 per werknemer bij een voltijd dienstverband van 1.720 uur/jaar (evenredig bij deeltijd), op basis van een vooraf vastgesteld percentage van de tijd besteed aan het project. Hiervoor is geen apart urenregistratiesysteem verplicht, maar wel een door werkgever én werknemer ondertekend document met namen en percentages.
• Forfaitair percentage van 23% van de kosten voor bijdragen in natura, afschrijvingskosten en overige facturen (niet te combineren met de eerste methode binnen hetzelfde project).

Kennisinstellingen met een goedgekeurde integrale kostensystematiek (IKS) gebruiken die systematiek in plaats van bovenstaande tarieven. Bij een subsidie van € 125.000 of meer moet uiterlijk bij de vaststellingsaanvraag een rapport van feitelijke bevindingen over het IKS-tarief worden meegestuurd.

2. Alternatieve berekening: loonkosten + overige kosten samen

Als alternatief voor methode 1 (met de overige subsidiabele kosten al inbegrepen):

• Vast uurtarief van € 73 per bestede uur (max. 1.720 uur/jaar per voltijd medewerker).
• Vast percentage van een maandtarief van € 10.400 per werknemer bij voltijd dienstverband, evenredig bij deeltijd. Deze methode kan niet gecombineerd worden met de vaste uurtarief- of percentagemethode uit punt 1, wel met de IKS-methode voor kennisinstellingen (dan kunnen de overige kosten niet apart worden opgevoerd).

3. Loonverletkosten

Kosten van niet-productieve uren van deelnemers door het volgen van opleidingen binnen het project, voor zover dit leidt tot minder werkbare uren voor de werkgever. Vast uurtarief: € 29,33 per uur.

4. Kosten van eigen arbeid

Voor ondernemers zonder dienstverband (bijvoorbeeld IB-ondernemers, DGA's, onbezoldigde bestuurders in het handelsregister) die zelf aan het project werken: vast uurtarief van € 60 per uur, max. 1.720 uur per jaar.

5. Bijdragen in natura

Inbreng van zaken die de subsidieontvanger al bezit (bijvoorbeeld een machine) zonder factuur, toegerekend naar evenredigheid van de gebruikstijd voor het project ten opzichte van de normale bezetting.

6. Afschrijvingskosten

Kosten van bedrijfsmiddelen die de subsidieontvanger bezit en voor het project gebruikt, berekend volgens gangbare afschrijvingsperiodes en bedrijfseconomische uitgangspunten, eveneens toegerekend naar gebruik.

7. Overige kosten op factuur

Andere kosten waarvoor een factuur of gelijkwaardig bewijsstuk bestaat.

• Facturen onder € 250 exclusief btw komen niet in aanmerking voor subsidie.
• Bij facturen van € 250 of meer exclusief btw geldt een opslag van 1% op het factuurbedrag, ter dekking van de kleinere kosten die je niet apart mag indienen.

Btw

Subsidiabele kosten worden inclusief btw meegenomen als de subsidieontvanger die btw niet kan verrekenen bij de Belastingdienst.

Timing van kosten

Kosten die je vóór het indienen van de subsidieaanvraag hebt gemaakt, komen in principe niet in aanmerking. Een handeling telt als "gemaakt" zodra je een niet-vrijblijvende verplichting bent aangegaan (bijvoorbeeld een handtekening onder een offerte).

Wat nadrukkelijk niet subsidiabel is

• Administratieve en financiële sancties en boetes.
• Winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband.
• Fooien en geschenken.
• Representatiekosten en -vergoedingen.
• Kosten van personeelsactiviteiten.
• Kosten van overboekingen en annuleringen.
• Gratificaties en bonussen.
• Kosten van outplacementtrajecten.
• Kosten van activiteiten die vallen onder de ontmanteling of bouw van kerncentrales, de tabaksindustrie, of fossiele brandstoffen (productie, verwerking, vervoer, distributie, opslag of verbranding).
• Debetrente.
• Verplaatsingskosten.
• Terugvorderbare btw (bijvoorbeeld via het btw-compensatiefonds).
• Kosten van vóór de aanvraag, tenzij de regeling hier expliciet een uitzondering voor maakt.

Marktconformiteit bij opdrachten

Als je subsidie gebruikt om een opdracht te verlenen waarbij de totale kosten bij één opdrachtnemer boven de € 70.000 uitkomen, moet je de marktconformiteit van de prijs aantonen. Op verzoek kon ontheffing van deze verplichting worden gevraagd.

Subsidiepercentage

• Standaard: 25% van de subsidiabele kosten.
• Werk je samen met een andere onafhankelijke onderneming óf met een kennisinstelling: 35% (+10 procentpunt).
• Werk je zowel met een andere onderneming als met een kennisinstelling samen: 45% (+10 procentpunt extra, totaal +20 procentpunt boven het standaardpercentage). Dit is tevens het maximale subsidiepercentage.

Voorwaarden voor de verhoging

• Bij een samenwerkingsverband met ondernemingen: geen van de ondernemingen mag meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor haar rekening nemen, en minstens één van de samenwerkende ondernemingen moet tot het mkb behoren.
• Bij samenwerking met een kennisinstelling: die instelling moet minimaal 10% van de subsidiabele kosten dragen én het recht hebben eigen onderzoeksresultaten te publiceren.
• Projectpartners moeten onafhankelijk van elkaar zijn: geen partnerondernemingen of verbonden ondernemingen van elkaar.
• Beide bronnen komen uit op hetzelfde maximum van 45%.

Bedragsgrenzen

• Minimaal € 350.000 subsidie per project.
• Maximaal € 800.000 subsidie per project.
• Maximaal € 500.000 subsidie per individuele projectpartner.
• Deze bandbreedte (€ 350.000 - € 800.000) definieert het middelgrote project; hierbuiten val je in een andere categorie (Klein, of een groter project).

Lager percentage door staatssteunregels

Als de Algemene groepsvrijstellingsverordening of de de-minimisverordening een lager maximumpercentage voorschrijven dan hierboven genoemd (bijvoorbeeld bij experimentele ontwikkeling zonder samenwerking), geldt dat lagere percentage. Dit wordt per aanvrager afzonderlijk berekend, waardoor projectpartners binnen hetzelfde project verschillende percentages kunnen krijgen. Het totale subsidiebedrag voor het project volgt dan uit optelling van de individuele bedragen.

Totaal beschikbaar budget voor deze titel

Het subsidieplafond voor middelgrote valorisatieprojecten bedroeg € 14.873.000, verdeeld op volgorde van binnenkomst (molenaarsprincipe). Dit budget is inmiddels volledig uitgeput (resterend € 0).

Stap 1: Projectvoorstel (verplicht voortraject)

Je diende eerst een projectvoorstel van maximaal 2 pagina's in bij SNN, via de daarvoor bestemde pagina. Dit kon in de periode vanaf 1 juni 2023 12.00 uur tot en met 12 januari 2024 12.00 uur. Dit voorstel kon je indienen op het moment dat het jou uitkwam, zolang je rekening hield met de reactietermijn.

• Let op: dit is een verplichte stap. Zonder ingediend projectvoorstel en ontvangen reflectie is je latere subsidieaanvraag niet compleet en wordt hij niet in behandeling genomen.

Stap 2: Reflectie/preadvies ontvangen

Binnen drie tot vier weken na indiening van het complete projectvoorstel nam een projectadviseur van de provincie contact op, gevolgd door een schriftelijke reflectie. Deze reflectie:

• geeft aan hoe kansrijk je project is;
• vermeldt bij welk loket (EFRO- of JTF-webportaal) je de uiteindelijke aanvraag moet indienen, afhankelijk van waar de impact van je project vooral neerslaat (Groningen/Emmen: JTF-portaal; Fryslân/Drenthe: EFRO-portaal);
• is ook bij een negatieve uitkomst geen verplichting om te stoppen: je mag alsnog indienen, eventueel na aanpassing van je voorstel.

Stap 3: Volledige subsidieaanvraag indienen

Vanaf 9 oktober 2023 9.00 uur tot en met 30 april 2025 12.00 uur (de productpagina noemt als uiterste indiendatum voor het onderliggende projectvoorstel 31 maart 2025 12.00 uur, met de volledige aanvraag uiterlijk 30 april 2025 12.00 uur) kon je de volledige aanvraag indienen via het EFRO-webportaal (www.snn.nl/efro-jtf-webportaal) of het JTF-webportaal, afhankelijk van de reflectie uit stap 2.

De volledige aanvraag bestaat minimaal uit:

• Een volledig ingevuld aanvraagformulier.
• De reflectie/het preadvies uit stap 2, als verplichte bijlage.
• Een projectplan, opgesteld in het door SNN vastgestelde vaste format, met een maximum aantal pagina's (aanvragen die dit overschrijden worden afgewezen). Het projectplan moet minimaal bevatten: een begroting, een sluitend financieringsplan, een beschrijving van aard en omvang van de activiteiten, de doelstellingen en resultaten, de wijze van uitvoering/verantwoording/administratie, de duur van de projectperiode, de benodigde operationele en financiële capaciteit, en (indien van toepassing) mijlpalen met output- en resultaatindicatoren en risico's.
• Bij een samenwerkingsverband: een overzicht van de deelnemende partijen met verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en financiële verplichtingen, plus een bewijsstuk dat de penvoerder bevoegd is om namens de partijen te handelen en subsidie te ontvangen.
• Het ondertekeningsformulier "Ondertekening penvoerder Valorisatie 2023": hierop verklaart de penvoerder (naam, functie, organisatie, projectnaam) kennis te hebben genomen van de regeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Dit wordt ondertekend door de (rechtsgeldig) tekenbevoegde persoon namens de penvoerende organisatie; bij gezamenlijke bevoegdheid moeten twee personen tekenen. Bij dit formulier moet je apart bewijs van tekenbevoegdheid meesturen, bijvoorbeeld een KvK-uittreksel, statuten of een intern autorisatieschema.
• Een steunanalyse/staatssteunanalyse: verplicht onderdeel van het aanvraagformulier, waarin je aangeeft of en op welke grondslag (de-minimisverordening of specifieke artikelen van de Algemene groepsvrijstellingsverordening) staatssteun gerechtvaardigd is.
• Voor kennisinstellingen die nog wachten op goedkeuring van hun IKS-tarief door RVO: aanvragen mag al wel, onder voorbehoud van dat tarief.

Let op: budget op volgorde van binnenkomst

Budget wordt pas gereserveerd zodra je aanvraag compleet is. Dien je eerder in maar is je dossier onvolledig, dan kan een latere, wel complete aanvraag voorrang krijgen bij de verdeling van het budget.

Resultaat: deze route is niet meer bruikbaar

Omdat de status "Aanvragen niet meer mogelijk" is, de deadline (31 maart 2025) is gepasseerd en het resterende budget € 0 is, kun je via bovenstaand proces geen nieuwe aanvraag meer indienen.

Beoordelingsproces in drie stappen

• Compleetheidstoets door SNN: is de aanvraag volledig, inclusief het verplichte preadvies/reflectie op het projectvoorstel?
• Inhoudelijke beoordeling door een deskundigencommissie, die adviseert over de puntentoekenning op de vijf criteria (zie sectie Voorwaarden). Deze commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste drie onafhankelijke deskundigen.
• Financieel-technische toets: pas als het project (op advies van de commissie) minimaal 70 punten krijgt, wordt gecontroleerd of het voldoet aan overige eisen zoals staatssteunregels, de uitvoeringsperiode, het maximale subsidiebedrag en of de financiering sluitend is.

Beslistermijn

Bij verdeling op volgorde van binnenkomst (zoals bij deze titel) beslist de minister binnen 26 weken na ontvangst van de (complete) aanvraag. De beschikking gaat, bij een samenwerkingsverband, naar de penvoerder.

Voorschotten

• Eerste voorschot: op aanvraag, standaard 30% van de verleende subsidie, vooruitlopend op te maken kosten. De minister kan hier gemotiveerd van afwijken; bij een verleningsbeschikking met opschortende of ontbindende voorwaarden wordt geen voorschot verleend.
• Vervolgvoorschotten: op basis van daadwerkelijk gerealiseerde projectactiviteiten en gemaakte/betaalde kosten. Hiervoor lever je een voortgangsverslag plus bewijsstukken (bonnen, betaalbewijzen, personeelskosten, loonverletkosten, inbreng in natura, afschrijvingskosten, realisatie van de activiteit).
• In totaal mogen de voorschotten oplopen tot maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. In uitzonderingsgevallen (project bijna klaar, kosten aannemelijk subsidiabel, en anders onredelijke gevolgen voor de liquiditeit) kan dit oplopen tot 100%.
• De minister betaalt een voorschotaanvraag binnen 80 dagen na ontvangst uit, tenzij er nog gegevens ontbreken, er een onregelmatigheid is geconstateerd, of de EU nog niet voldoende heeft uitgekeerd.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Uitvoeren conform de verleningsbeschikking; wijzigingen in aanvrager, activiteiten, doelstellingen, financiering of planning vooraf laten goedkeuren.
• Bij projecten langer dan 12 maanden: tussentijdse voortgangsrapportages indienen op basis van de vastgelegde mijlpalen.
• Onverwijld melden van (dreigend) faillissement, surseance of schuldsanering, of als duidelijk wordt dat de activiteiten niet (tijdig) worden uitgevoerd of de kosten wezenlijk afwijken van de begroting.
• Een inzichtelijke project- en financiële administratie bijhouden en bewaren tot ten minste 31 december 2035.
• Bij opdrachten boven € 70.000 bij één opdrachtnemer: marktconformiteit aantonen.
• Meewerken aan publiciteit (zichtbaar maken van EU-financiering) en aan evaluaties/onderzoeken.

Vaststelling en eindafrekening

Na afloop van de projectperiode dien je uiterlijk binnen 13 weken een aanvraag tot subsidievaststelling in, met:

• een inhoudelijk eindverslag (beschrijving van uitgevoerde activiteiten en evaluatie van het behalen van de doelstellingen);
• bewijsstukken voor de gerapporteerde output- en resultaatindicatoren (waar van toepassing, zoals de duurzaamheidsindicatoren voor bijvoorbeeld hernieuwbare energie of afvalrecycling);
• een financieel verslag met de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten. De minister geeft de vaststellingsbeschikking binnen 26 weken na ontvangst van deze aanvraag (of na afloop van de daarvoor geldende termijn). Bij een samenwerkingsverband ontvangt de penvoerder deze beschikking en geldt betaling aan de penvoerder als bevrijdende betaling aan alle partijen.

Instandhoudingsplicht na vaststelling

Bij productieve investeringen mag de gesubsidieerde activiteit niet binnen 5 jaar na de laatste betaling worden beëindigd, verplaatst of ingrijpend gewijzigd (3 jaar bij mkb-werkgelegenheid/-investeringen), anders kan de vaststelling met terugwerkende kracht worden ingetrokken of gewijzigd en kan terugvordering volgen, eventueel vermeerderd met wettelijke rente.