Valorisatie 2023 Klein (van €100.000 tot €350.000)

De regeling is in de basis bedoeld voor mkb'ers in Noord-Nederland, maar ook partijen van buiten de regio mogen een aanvraag indienen. Je krijgt 25% van de subsidiabele kosten, dat percentage kan oplopen tot maximaal 45% als je samenwerkt met een andere onderneming en/of een kennisinstelling. De subsidieaanvraag moet tussen € 100.000 en € 350.000 liggen; dit is dus de "Klein"-variant (er is ook een Middelgroot-variant voor grotere bedragen).

Let op: kleine projecten met alleen samenwerking tussen twee of meer mkb-ondernemingen komen niet in aanmerking. Samenwerking moet zijn met een grote onderneming en/of kennisinstelling.

Deze ronde is inmiddels gesloten: aanvragen was niet meer mogelijk na 1 september 2023 (projectvoorstel) respectievelijk 28 september 2023 (volledige aanvraag). Het aanvraagproces bestond uit twee verplichte stappen: eerst een projectvoorstel van maximaal 2 pagina's, waarna je binnen 3 weken een reflectie kreeg, en daarna pas een volledig uitgewerkt projectplan via het EFRO-webportaal. Aanvragen ging (en gaat bij een nieuwe ronde) via eHerkenning op het EFRO-webportaal.

Je valt af als:

• Je project buiten Drenthe, Friesland of Groningen valt. De subsidie is alleen voor projecten in deze drie provincies.
• Je subsidieaanvraag niet tussen € 100.000 en € 350.000 ligt. Dit is de "Klein"-variant; daarbuiten moet je bij een andere Valorisatie-regeling zijn.
• Je project geen ontwikkeling, test of demonstratie van een vernieuwend prototype product, dienst of proces is.
• Je een samenwerkingsproject aanvraagt tussen twee of meer mkb-ondernemingen zonder grote onderneming en/of kennisinstelling erbij. Dit soort projecten komt expliciet niet in aanmerking voor deze regeling (het loket verwijst dan naar de MIT R&D Samenwerking).
• Jij of een verbonden onderneming in financiële moeilijkheden verkeert. Dit wordt getoetst via de Verklaring financiële moeilijkheden, op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn.
• Je het verplichte projectvoorstel van maximaal 2 pagina's niet (op tijd) hebt ingediend. Dit is een verplichte eerste stap; zonder de bijbehorende reflectie is je volledige aanvraag niet compleet en wordt die niet in behandeling genomen.
• Je projectvoorstel langer is dan 2 pagina's, niet het officiële format gebruikt, of het maximum aantal woorden overschrijdt. Zo'n voorstel wordt niet in behandeling genomen.
• Je aanvraag onvoldoende scoort bij de deskundigencommissie. Het budget wordt via een tender verdeeld: alleen de kwalitatief beste projecten krijgen subsidie, dus voldoen aan de voorwaarden is niet genoeg als er niet genoeg punten worden gehaald.

Wie kan aanvragen: natuurlijke ondernemingsvormen, rechtspersonen of samenwerkingsverbanden. De regeling is in de basis bedoeld voor mkb'ers in Noord-Nederland, maar ook partijen van buiten de regio mogen aanvragen. Werk je samen met een andere onderneming? Dan mag geen van de ondernemingen meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor haar rekening nemen, en moet minstens één van de samenwerkende ondernemingen tot het mkb behoren. Werk je met een kennisinstelling samen? Dan moet die minimaal 10% van de subsidiabele kosten dragen én het recht hebben eigen onderzoeksresultaten te publiceren. Projectpartners moeten onafhankelijk van elkaar zijn: ze mogen geen partnerondernemingen van elkaar zijn of met elkaar verbonden zijn.

Loonkosten

• Uurtarief € 60. De loonkosten per medewerker zijn dit uurtarief keer het aantal begrote projecturen. Je moet de uren aantoonbaar maken met een urenregistratie per medewerker. De medewerker moet in loondienst zijn en minstens het wettelijk loon ontvangen.
• Maandbedrag € 8.600. Vast maandbedrag voor een medewerker die een standaard werkweek aan het project werkt, naar rato aan te passen. Hierbij is geen aparte urenregistratie verplicht, wel een werkgeversdocument met het percentage beschikbare tijd.
• IKS voor kennisinstellingen. Alleen voor kennisinstellingen, op basis van een door RVO goedgekeurde Integrale Kostensystematiek. Vereist een sluitende urenregistratie; een werkgeversverklaring is hier niet genoeg.
• Forfait 23% over overige directe kosten. Hierbij wordt 23% berekend over de begrote overige kosten, als vervanging van apart begrote loonkosten. Geen urenregistratie nodig, maar deze optie moet door alle partners samen gekozen worden; één partner kan niet apart kiezen.

Overige kosten

• Afschrijvingskosten. Voor apparatuur, machines en uitrusting die je al vóór de projectperiode in eigendom had. Alleen het deel van de afschrijving dat overeenkomt met de looptijd van het project komt in aanmerking, volgens erkende boekhoudregels. Het moet gaan om activa waarover je economisch risico loopt (dus geen huur of operational lease).
• Bijdragen in natura. Onderverdeeld in goederen, diensten en grond/onroerend goed. Goederen mag je inbrengen als je er niet (meer) op afschrijft, met een onafhankelijk bepaalde waarde en een toerekening naar projectgebruik. Grond of onroerend goed mag niet hoger gewaardeerd worden dan de marktwaarde (bijvoorbeeld via WOZ-waarde of een onafhankelijke deskundige). Let op: kosten van ingebrachte grond die meer dan 10% van de totale subsidiabele uitgaven bedragen, zijn niet subsidiabel. Ook mag de totale overheidssteun bij bijdragen in natura aan het einde van het project niet hoger zijn dan de subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen.
• Overige kosten derden. Alle direct aan het project gerelateerde uitgaven op basis van betaalde facturen en prestatiebewijzen: denk aan inhuur van externen, aankoop van machines en materialen, communicatiekosten en toerekenbare reis- en verblijfskosten.
• Forfait kleine uitgaven < € 250 (1% van overige kosten derden). Over de begrote overige kosten derden wordt automatisch 1% forfait berekend voor kleine uitgaven onder € 250. Deze kleine uitgaven kun je dus niet los declareren.

Combinatie loonkosten en overige kosten

• Uurtarief € 73. Hierin zitten loonkosten én overige kosten verrekend; je mag dan geen overige kosten los begroten. Ook hier is een urenregistratie verplicht, en de medewerker moet in loondienst zijn met minimaal het wettelijk loon.
• Maandbedrag € 10.400. Vast maandbedrag per medewerker die een standaard werkweek aan het project werkt, naar rato aan te passen, zonder verplichte losse urenregistratie maar met werkgeversdocument.

De drie opties

• Alle partners begroten loonkosten en overige directe kosten apart (uurtarief € 60 / maandbedrag € 8.600, plus afschrijvingskosten, bijdragen in natura, overige kosten derden). Deze optie kun je altijd kiezen.
• Alle partners begroten de loonkosten als forfait van 23% over de overige directe kosten.
• Alle partners begroten alle projectkosten via het all-in uurtarief € 73 of maandbedrag € 10.400.

Niet alle kostensoorten zijn met elkaar te combineren; welke combinaties zijn toegestaan staat vast in het schema van de Beheerautoriteit. De optiekeuze geldt voor het hele consortium: kiest één partner voor het all-in uurtarief, dan geldt dat voor alle partners.

Wat niet subsidiabel is (volgens de nationale regels): administratieve en financiële sancties en boetes, winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband, fooien en geschenken, representatiekosten en -vergoedingen, kosten van personeelsactiviteiten, kosten van overboekingen en annuleringen, gratificaties en bonussen, kosten van een outplacementtraject, terugvorderbare btw (zoals vanuit het btw-compensatiefonds), rente, verplaatsingskosten, en kosten die niet direct verbonden zijn met de uitvoering van het project.

• Werk je samen met een andere onafhankelijke onderneming óf een kennisinstelling? Dan gaat het percentage met 10% omhoog, naar 35%.
• Werk je met een andere onderneming én een kennisinstelling samen? Dan komt daar nog eens 10% bovenop, naar 45%.
• Het maximale subsidiepercentage is 45% van de subsidiabele kosten.

Voorwaarden voor die verhoging:

• Bij samenwerking tussen ondernemingen mag geen van de partners meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor haar rekening nemen, en moet minstens één partner tot het mkb behoren.
• Bij samenwerking met een kennisinstelling moet die instelling minimaal 10% van de subsidiabele kosten dragen en het recht hebben eigen onderzoeksresultaten te publiceren.

Bedragen:

• De subsidieaanvraag ligt tussen € 100.000 en € 350.000 (dit is de "Klein"-variant van Valorisatie 2023).
• Het maximale subsidiebedrag per project is € 350.000.
• Het maximale subsidiebedrag per projectpartner is € 200.000.
• Het resterend budget voor deze ronde bedroeg € 2.500.000.

Het uiteindelijke subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gemaakte en goedgekeurde kosten, met het bedrag uit de verleningsbeschikking als maximum. Kom je aan het einde van je project lager uit dan begroot, dan krijg je ook minder subsidie: de vaststelling gebeurt op basis van de werkelijke, goedgekeurde kosten, niet automatisch op basis van het toegekende maximum.

Let op: doordat het budget via een tender wordt verdeeld, ontvangen alleen de kwalitatief beste projecten daadwerkelijk het toegezegde percentage; bij onvoldoende score krijg je niets, ook al zou je qua percentage in aanmerking komen.

Stap 1: Projectvoorstel in 2 pagina's indienen

Je start altijd met een verplicht projectvoorstel van maximaal 2 pagina's, opgesteld in het officiële format ("Projectvoorstel in 2 pagina's"). Hierin beschrijf je:

• een korte projectbeschrijving;
• het economisch toekomstperspectief van het project;
• de impact van het project op Noord-Nederland (Groningen, Fryslân, Drenthe).

Je levert dit aan als Word-document (.doc/.docx) en stuurt het naar projectvoorstel@snn.nl. Je kunt dit op elk moment indienen, maar voor deze ronde moest het uiterlijk op 1 september 2023 om 12.00 uur binnen zijn. Let op: voorstellen die te lang zijn of niet in het juiste format staan, worden niet in behandeling genomen.

Stap 2: Reflectieverslag ontvangen

Na ontvangst stuurt het SNN je voorstel door naar de juiste provincie. Een projectadviseur van de provincie neemt contact met je op, bespreekt je idee en je ontvangt binnen 3 weken schriftelijke feedback. Deze reflectie is geen officiële beoordeling of garantie op subsidie, maar helpt je project te verbeteren. Deze reflectie inclusief het projectvoorstel is een verplichte bijlage bij je volledige aanvraag; zonder deze reflectie is je aanvraag niet compleet en wordt hij niet in behandeling genomen.

Stap 3: Volledige aanvraag indienen

Je werkt je voorstel, met de ontvangen feedback, uit tot een volledig projectplan en dient de aanvraag in via het EFRO-webportaal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Voor deze ronde kon dat vanaf 3 juli 2023 12.00 uur tot 28 september 2023 12.00 uur. Voor het EFRO-webportaal is eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau EH2+ vereist; vraag dit ruim op tijd aan, want dit kan even duren.

Verplichte documenten bij de volledige aanvraag

• Projectplan.
• Begroting, opgesteld met het Begrotingsformat-aanvraag-2021-2027 (XLSX).
• Bewijs rechtsgeldig getekend penvoerder: getekend door een tekenbevoegd persoon (of personen bij gezamenlijke bevoegdheid) van de penvoerende organisatie, met bewijsvoering wie tekenbevoegd is.
• Bewijs rechtsgeldig getekend projectpartner (indien van toepassing), voor elke projectpartner: getekend door een tekenbevoegd persoon (of personen bij gezamenlijke bevoegdheid), met bewijsvoering wie tekenbevoegd is. Gebruik hiervoor de formats "Valorisatie 2023 - Ondertekening penvoerder" en "Valorisatie 2023 - Ondertekening projectpartner".
• Projectvoorstel inclusief reflectie (het resultaat van stap 1 en 2).

Documenten die het SNN daarnaast graag ontvangt voor een soepele behandeling:

• Juridische organisatiestructuur van de deelnemende partijen.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden van alle deelnemende partijen, met het format "Verklaring financiële moeilijkheden". Dit vul je in op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn, ondertekend door de aanvrager.
• Jaarrekeningen waarop die verklaringen zijn gebaseerd.
• Mkb-verklaring voor alle projectpartners die aangeven tot het mkb te behoren.
• Machtigingsformulier intermediair (indien je een intermediair inschakelt), met het format "Valorisatie 2023 - Machtigingsformulier".

Let op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig. Verwijder of scherm ze af in documenten voordat je ze deelt met het SNN.

Beoordeling

Na indiening van je volledige aanvraag doorloopt deze een beleidsbeoordeling (past het project bij de doelstellingen van het programma), een financieel-technische beoordeling (klopt de begroting, is de financiering sluitend, is er geen sprake van financiële moeilijkheden) en een inhoudelijke beoordeling door de onafhankelijke Deskundigencommissie. Deze commissie beoordeelt en rangschikt jouw project samen met de andere ingediende projecten op basis van het landelijke beoordelingskader (zie sectie Voorwaarden) en adviseert het SNN over toekenning.

Termijn

Deze termijn wordt opgeschort zodra het SNN je vragen stelt over je aanvraag, tot je deze beantwoordt (schaakklok-principe).

Besluit

Krijg je een positief besluit? Dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Op de datum van de beschikking gaat de realisatietermijn in: de projectperiode van maximaal 3 jaar. Bij een afwijzing ontvang je een afwijzingsbeschikking met motivatie en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep.

Uitbetaling tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering vraag je via voortgangsrapportages voorschotten aan, gebaseerd op de kosten die je al gemaakt en betaald hebt. Je rapporteert zowel inhoudelijk (voortgang, resultaten) als financieel (facturen, urenregistraties, betaalbewijzen). Het SNN beoordeelt deze rapportages risicogericht en betaalt bij goedkeuring het subsidiepercentage over de geaccepteerde kosten uit, tot het maximale subsidiebedrag is bereikt. Uitbetaling gaat altijd naar de penvoerder, die het bedrag doorbetaalt aan de overige projectpartners.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je voert het project uit conform het goedgekeurde projectplan; wijzigingen in kosten, partners, looptijd of inhoud meld je zo snel mogelijk en dien je als wijzigingsverzoek in.
• Je houdt een controleerbare, inzichtelijke projectadministratie bij (inhoudelijk en financieel), inclusief urenregistraties met functiescheiding, facturen, betaalbewijzen en eventuele aanbestedingsdocumentatie.
• Je verleent medewerking aan projectbezoeken en controles ter plaatse door het SNN, en eventueel aan andere controle-instanties zoals de Auditautoriteit, Algemene Rekenkamer of Europese Rekenkamer.
• Je voldoet aan publiciteitsvoorwaarden: zichtbaar maken van de EFRO-bijdrage bij je project.
• Als de verplichting tot kennisdeling in je beschikking staat: je levert een plan aan waaruit blijkt hoe je project bijdraagt aan verbinding tussen bedrijfsleven en onderwijs- of kennisinstellingen.

Vaststelling

Na afronding van alle werkzaamheden dien je een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) in, uiterlijk 13 weken na uitvoering van het project. Het SNN controleert of het project is uitgevoerd conform het projectplan en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld; dit kan lager uitvallen dan het verleende maximum als de werkelijke kosten lager zijn of niet alle kosten worden goedgekeurd.