Samenwerking EIP - Veenkoloniën

De regeling was bedoeld voor deelnemers aan de Operationele Groep vergroening Veenkoloniën, of samenwerkingsverbanden met minstens één partij uit die groep. Denk aan landbouwers, onderzoekers, onderwijsinstellingen, adviseurs en bedrijven die samen aan een concrete innovatieopgave werkten. Minimaal twee organisaties moesten deelnemen, waarvan minstens één landbouwer of vertegenwoordiger van landbouwers.

Je kreeg subsidie voor personeelskosten, onbetaalde eigen arbeid, coördinatiekosten, kosten voor het verspreiden van resultaten, machines en installaties, advieskosten, software, testen en ontwikkelen in de praktijk, en haalbaarheidsstudies. De percentages liepen uiteen van 25% tot 100%, afhankelijk van het type kosten, de bedrijfsgrootte en of het om een productieve of niet-productieve investering ging. De subsidie bedroeg minimaal € 300.000 en maximaal € 1.190.000 per project.

Aanvragen verliep via het SNN, met een verplicht projectplan volgens SNN-format, een begroting met toelichting en een financieringsplan. Projecten werden beoordeeld op vier criteria (kosteneffectiviteit, kans op succes, effectiviteit/impact, en innovativiteit) en moesten minimaal 22 van de 40 punten behalen om in aanmerking te komen.

Deze openstelling liep van 8 december 2017 tot 6 januari 2018 en is inmiddels gesloten: aanvragen is niet meer mogelijk. De informatie hieronder is dus vooral relevant om te begrijpen hoe de regeling destijds werkte.

Harde eisen om in aanmerking te komen:

• Je was deelnemer aan de Operationele Groep vergroening Veenkoloniën, of je vormde een samenwerkingsverband waarin minimaal één partij uit die Operationele Groep zat. Stond je hier volledig buiten, dan kwam je niet in aanmerking.
• Het samenwerkingsverband bestond uit minimaal twee organisaties, waarbij minstens één partij een landbouwer was of een vertegenwoordiger van landbouwers.
• De deelnemende partijen mochten onderling niet met elkaar verbonden zijn.
• Het project lag in het grondgebied van de Veenkoloniën: de gemeenten Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Midden-Drenthe, Tynaarlo, Bellingwedde, Hoogezand-Sappemeer, Menterwolde, Slochteren, Pekela, Stadskanaal, Veendam en Vlagtwedde.
• Het project was gericht op het ontwikkelen, valideren en verfijnen van een innovatie op minimaal twee van de vier thema's: geringer grondstoffengebruik en gesloten kringloop, klimaatmitigatie, klimaatadaptatie, of behoud en versterking van biodiversiteit en omgevingskwaliteit.
• Het project sloot aan bij minstens één van de drie beleidsdoelen uit het Innovatieprogramma Landbouw Veenkoloniën: bodem en organische stof, gezonde gewassen, of benutting van regionale stromen.
• Had het project geen directe betrekking op handel in of voortbrenging van landbouwproducten, dan moest het project gericht zijn op experimentele ontwikkeling en/of haalbaarheidsstudies.
• Bij de aanvraag moesten een projectplan (volgens het SNN-format), een begroting met toelichting en een sluitend financieringsplan zijn toegevoegd. Zonder deze stukken werd de aanvraag niet compleet, en dus niet beoordeeld.
• Het project moest bij de beoordeling minimaal 22 van de 40 punten scoren op de selectiecriteria. Kwam je hieronder, dan werd de subsidie geweigerd, ongeacht hoeveel budget er nog was.
• Het uiteindelijke subsidiebedrag na beoordeling moest minimaal € 300.000 zijn. Kwam je daar met je project onder, dan werd de subsidie niet verstrekt.
• Subsidie werd geweigerd als eerder al subsidie via LEADER was verstrekt voor dezelfde activiteit, als de kosten betrekking hadden op reguliere bedrijfsvoering, als het geen proefproject of ontwikkeling van nieuwe producten, praktijken, processen of technieken betrof, of als de activiteit niet nieuw was.

Wie afviel: aanvragers zonder link met de Operationele Groep vergroening Veenkoloniën, eenpartij-initiatieven zonder samenwerkingsverband, projecten buiten de veertien genoemde gemeenten, projecten die op slechts één thema scoorden, en projecten die met hun begroting onder de € 300.000 subsidie bleven of onder de 22 punten scoorden.

Kosten van deelnemers zelf (op uren)

• Personeelskosten: kosten voor gewerkte uren aan het project door deelnemers van het samenwerkingsverband.
• Bijdrage in natura: onbetaalde eigen arbeid, dus tijd die deelnemers zelf onbetaald in het project stopten.

Kosten gemaakt door derden (met factuur)

• Coördinatiekosten voor het samenwerkingsverband.
• Kosten voor het verspreiden van resultaten van het project.
• Kosten van koop of huurkoop van nieuwe machines en installaties, tot maximaal de marktwaarde van de activa.
• Kosten van adviseurs, architecten en ingenieurs.
• Kosten van adviezen over duurzaamheid op milieu- en economisch gebied.
• Kosten van verwerving of ontwikkeling van computersoftware.
• Operationele kosten voor het testen en ontwikkelen van een innovatie in de praktijk.
• Haalbaarheidsstudies.

Percentages per kostensoort en situatie

Voor projecten met directe betrekking op landbouwproducten golden deze tarieven:

• Coördinatiekosten: 70% van personeelskosten, 70% van kosten van derden. Bijdrage in natura is hier niet subsidiabel.
• Verspreiden van resultaten: 70% van personeelskosten, 70% van kosten van derden. Ook hier is bijdrage in natura niet subsidiabel.
• Machines en installaties: 40% bij productieve investeringen, 100% bij niet-productieve investeringen. Personeelskosten en bijdrage in natura zijn hier niet subsidiabel, alleen kosten van derden.
• Adviseurs, architecten, ingenieurs: 40% (productief) of 100% (niet-productief), voor alle drie kostentypen (bijdrage in natura, personeelskosten, kosten derden).
• Adviezen over duurzaamheid: zelfde tarieven als adviseurs, 40% (productief) of 100% (niet-productief).
• Computersoftware: 40% (productief) of 100% (niet-productief) voor kosten van derden. Personeelskosten volgen hetzelfde percentage, bijdrage in natura is niet subsidiabel.
• Testen en ontwikkelen in de praktijk: 40% (productief) of 100% (niet-productief), voor alle drie kostentypen.
• Haalbaarheidsstudies: 40% (productief) of 100% (niet-productief), voor alle drie kostentypen.

Voor projecten zonder directe betrekking op landbouwproducten (experimentele ontwikkeling) golden deze basispercentages, afhankelijk van bedrijfsgrootte: 25% voor grote ondernemingen, 35% voor middelgrote ondernemingen, 45% voor kleine ondernemingen. Dit gold voor coördinatiekosten, verspreiden van resultaten, machines en installaties, adviseurs, adviezen duurzaamheid, software, en testen/ontwikkelen in de praktijk. Onder de voorwaarden genoemd bij "Hoeveel krijg je" konden deze percentages omhoog naar 40%, 50% of 60%. Voor haalbaarheidsstudies gold in dit scenario een vast percentage van 40%, ongeacht bedrijfsgrootte.

Niet-verrekenbare btw

Kon een of meerdere projectpartners de btw niet verrekenen of compenseren, dan mochten de begrote kosten inclusief btw worden opgevoerd. Bij de declaratie moest dan een btw-verklaring van de Belastingdienst worden overhandigd, zodat kon worden getoetst of een van de samenwerkingspartners de btw daadwerkelijk niet kon verrekenen.

Wat niet subsidiabel was

Voorbereidingskosten waren uitgesloten. Dit betekende dat kosten waarvoor al verplichtingen waren aangegaan vóórdat de subsidieaanvraag werd ingediend, in geen geval subsidiabel waren. Ook werd subsidie geweigerd voor kosten die betrekking hadden op reguliere bedrijfsvoering, en voor activiteiten die niet nieuw waren of geen proefproject/productontwikkeling betroffen.

Verder gold voor alle kosten de algemene regel dat subsidie alleen werd verstrekt voor kosten die noodzakelijk en adequaat waren in relatie tot het doel van het project. Kosten die daar niet aan voldeden, kwamen niet in aanmerking, ook al vielen ze onder een van de genoemde kostensoorten.

Het totale subsidieplafond was € 2.140.000, verdeeld in drie potjes: € 1.190.000 voor projecten gericht op onderwerp a (bodem en organische stof), € 470.000 voor onderwerp b (gezonde gewassen) en € 480.000 voor onderwerp c (benutting van regionale stromen).

De hoogte van je subsidie hing af van twee dingen: of je project directe betrekking had op handel in en voortbrenging van landbouwproducten, en of het om een productieve of niet-productieve investering ging.

Bij projecten met directe betrekking op landbouwproducten:

• 70% voor personeelskosten en kosten van derden bij coördinatie en verspreiding van resultaten.
• 40% bij productieve investeringen voor machines, advieskosten, software, testen/ontwikkelen en haalbaarheidsstudies.
• 100% bij niet-productieve investeringen voor diezelfde kostensoorten.

Bij projecten zonder directe betrekking op landbouwproducten (experimentele ontwikkeling):

• 25% van de subsidiabele kosten als je een grote onderneming was.
• 35% als je een middelgrote onderneming was.
• 45% als je een kleine onderneming was.
• 40% voor haalbaarheidsstudies, ongeacht bedrijfsgrootte.

Deze percentages voor experimentele ontwikkeling (de 25%, 35% en 45%) gingen met 15 procentpunt omhoog (dus naar 40%, 50% of 60%) als aan minstens één van deze voorwaarden werd voldaan:

• Het samenwerkingsverband bestond uit minimaal één kleine of middelgrote onderneming, en geen van de partijen droeg meer dan 70% van de kosten, en/of
• Een onderzoeks- of onderwijsinstelling nam deel aan het samenwerkingsverband en droeg minimaal 10% van de kosten.

Al deze percentages golden onder het voorbehoud dat de totale overheidsbijdrage aan de subsidieontvanger niet hoger uitkwam dan Europeesrechtelijk aan staatssteun is toegestaan.

Stap 1: Voortraject via de Operationele Groep

Subsidie kon alleen worden aangevraagd door deelnemers aan de Operationele Groep vergroening Veenkoloniën, of door een samenwerkingsverband met minstens één partij uit die groep. Zonder die link kon er geen aanvraag worden ingediend. Het samenwerkingsverband wees één deelnemer aan als penvoerder, die de subsidie aanvroeg.

Stap 2: Aanvraag indienen bij het SNN

De aanvraag werd (bij voorkeur digitaal) ingediend via het SNN, bij de provincie(s) waarop de aanvraag van toepassing was. Hiervoor moest het door het SNN verstrekte aanvraagformulier worden gebruikt, te vinden via www.snn.eu/pop3. Aanvragen via het portaal loopt via https://www.pop3-webportal.nl/mijn/.

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Projectplan volgens SNN-format: beschrijft het innovatieproject, de thema's waarop het betrekking heeft, en (voor het criterium kans op succes) een Plan van Aanpak.
• Begroting van de kosten en inkomsten van het project: een overzicht van de verwachte kosten en inkomsten.
• Toelichting op de begroting: onderbouwing van de genoemde kosten en inkomsten.
• Sluitend financieringsplan: met een opgave van subsidies of vergoedingen die voor dezelfde activiteiten al bij andere bestuursorganen, private organisaties of personen zijn aangevraagd, inclusief de stand van zaken daarvan.
• Verkenning negatieve omgevingseffecten: alleen verplicht als de aanvraag een investering betreft die naar waarschijnlijkheid negatieve omgevingseffecten heeft.

Wel is duidelijk dat de penvoerder van het samenwerkingsverband de aanvraag namens de groep indiende.

Stap 3: Beoordeling

Na indiening beoordeelde de onafhankelijke Adviescommissie POP3 de aanvraag op de vier selectiecriteria (kosteneffectiviteit, kans op succes, effectiviteit/impact, innovativiteit) en stelde een prioriteitenlijst op. Vervolgens vonden een subsidie-technische toets, een financiële toets en een EU-conformiteitstoets plaats.

Wat na toekenning volgt

Bij een positieve beschikking ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag en de uiterste einddatum van het project. Wil je tijdens de looptijd iets wijzigen ten opzichte van je projectplan, dan moet je dit vooraf melden via een wijzigingsverzoek en de goedkeuring afwachten voordat je met de aanpassing start.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Na indiening wordt de aanvraag beoordeeld door de Adviescommissie POP3, het SNN en RVO. Zij streven ernaar om samen binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum een besluit te nemen. Over het besluit ontvang je per e-mail een bericht.

De Adviescommissie beoordeelt de aanvraag eerst op de vier selectiecriteria en stelt op basis daarvan een prioriteitenlijst (rangschikking) op. Daarna volgen nog een subsidie-technische toets, een financiële toets en een EU-conformiteitstoets.

Bij toekenning

Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking. Daarin staat het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen, en de datum waarop het project uiterlijk afgerond moet zijn. Voor deze openstelling geldt daarbij een aanvullende regel: het verzoek tot vaststelling van de subsidie moet uiterlijk op 31 december 2021 zijn ingediend, ook als de projectduur langer dan de gebruikelijke drie jaar duurt.

Voorschotten (tussentijdse betaling)

Je kunt eenmaal per kalenderjaar een verzoek indienen om een voorschot (deelbetaling) te ontvangen op basis van de kosten die je tot dan toe hebt gemaakt en betaald. Dit voorschot wordt later verrekend bij de definitieve vaststelling van de subsidie.

Rapportageverplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de projectperiode moet je jaarlijks rapporteren over de voortgang van je project via een voortgangsverslag. In sommige gevallen gelden uitzonderingen op de verplichting om jaarlijks te rapporteren en/of een betaalverzoek in te dienen: welke uitzondering voor jouw project geldt, staat in je verleningsbeschikking.

Wijzigingen melden

Ga je tijdens de uitvoering iets anders doen dan in je goedgekeurde projectplan staat, dan moet je dit vooraf melden met een wijzigingsverzoek, voordat je met de aangepaste uitvoering start. Het SNN toetst dan of het aangepaste projectplan nog steeds aan de subsidievoorwaarden voldoet. Zo worden financiële gevolgen achteraf voorkomen.

Verspreiden van resultaten

Gedurende en na afloop van het project ben je verplicht de resultaten van je project openbaar te maken, in het bijzonder via het EIP-netwerk en andere geëigende netwerken, waaronder het netwerk InnovatieVeenkoloniën.

Afronding en vaststelling

Is je project afgerond, dan dien je een verzoek tot vaststelling in. Voor deze openstelling moet dat uiterlijk op 31 december 2021 zijn gebeurd. Bij de vaststelling wordt het definitieve subsidiebedrag bepaald, op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde subsidiabele kosten, en worden eventueel ontvangen voorschotten verrekend.