Samenwerking EIP - Fryslân

De regeling was bedoeld voor Operationele Groepen (samenwerkingsverbanden van minstens twee partijen, waaronder minimaal één landbouwer) die binnen het Europees Innovatie Partnerschap (EIP-Agri) werkten aan innovaties die de landbouwsector in Fryslân verduurzamen. Het ging om het ontwikkelen, testen en verspreiden van nieuwe kennis of technologie op het gebied van bijvoorbeeld melkveehouderij, natuurinclusieve landbouw, biologische landbouw of pootaardappelteelt.

Er zijn twee openstellingen geweest onder deze verzamelpagina: Samenwerking EIP - Fryslân 2016 en Samenwerking EIP - Fryslân 2018. Beide hadden een eigen openstellingsbesluit met eigen periode, subsidieplafond en voorwaarden.

Subsidiabel waren onder meer coördinatiekosten, personeelskosten, kosten voor het werven van deelnemers, adviseurskosten, haalbaarheidsstudies en operationele kosten voor het testen van een innovatie in de praktijk. De subsidie bedroeg volgens het openstellingsbesluit 2016 maximaal € 100.000 per project, met een ondergrens: werd na beoordeling een lager bedrag dan € 65.000 berekend, dan werd geen subsidie verstrekt.

Aanvragen verliep via het webportal van SNN (het huidige portaal is https://www.pop3-webportal.nl/mijn/), met een verplicht, door SNN opgesteld format voor het projectplan. Beoordeling gebeurde door een onafhankelijke adviescommissie op basis van een puntensysteem; wie onder de drempel van 22 punten scoorde, kreeg geen subsidie.

Wil je nu nog subsidie voor een innovatieproject in de Friese landbouw, kijk dan naar de opvolger: Samenwerken aan innovatie EIP 2026 Fryslân, die op het moment van schrijven nog open staat.

Je viel af, of kwam niet in aanmerking, als je niet aan de volgende harde eisen voldeed:

• Je vroeg niet aan als samenwerkingsverband van minstens twee partijen. De regeling was uitsluitend voor samenwerkingsvormen; een individuele aanvrager kwam niet in aanmerking.
• Er zat geen agrariër bij het samenwerkingsverband. Volgens het openstellingsbesluit 2016 moest minimaal één van de deelnemende partijen een agrariër zijn.
• De deelnemende partijen waren onderling met elkaar verbonden. Verbonden partijen (bijvoorbeeld dezelfde eigenaar of zeggenschapsstructuur) mochten niet samen het samenwerkingsverband vormen.
• Je project paste niet bij een van de vier vastgestelde thema's voor Fryslân. Alleen projecten gericht op één van deze thema's kwamen in aanmerking (2016):
• verduurzaming van de grondgebonden melkveehouderij in Noord-Nederland;
• het ontwikkelen van een economisch verdienmodel voor blijvende natuurinclusiviteit;
• het stimuleren van de biologische landbouw in Fryslân;
• het versterken en verduurzamen van de pootaardappelteelt in Fryslân.
• Je vroeg subsidie aan voor activiteiten die zijn uitgesloten in artikel 2.8.8, tweede lid, van de Regeling. Deze activiteiten waren volgens artikel 3 van het openstellingsbesluit 2016 categorisch uitgesloten.
• Je diende de aanvraag niet in met het verplichte, door SNN opgestelde format voor het projectplan. Aanvragen zonder dit format, of zonder de bijbehorende bijlagen, voldeden niet aan de eisen van artikel 5.
• Je score op de selectiecriteria kwam onder de 22 punten uit (van maximaal 40, dus onder de 55%). Dan werd de subsidie sowieso geweigerd, ongeacht beschikbaar budget.
• Je scoorde onvoldoende op 'kans op succes' of gering op 'mate van innovativiteit'. Ook als je totaalscore boven de 22 punten lag, kon je hierop alsnog afvallen (artikel 6, tweede lid).
• Je gevraagde subsidie was, na beoordeling, lager dan € 65.000. Dan werd geen subsidie verstrekt, ook al voldeed het project verder aan de eisen (artikel 8, openstellingsbesluit 2016).
• Het subsidieplafond was al bereikt door hoger scorende aanvragen. Toekenning ging op volgorde van score (en verdeling over de vier beleidsdoelen), niet op volgorde van binnenkomst. Bij een gelijke rangschikking én overschrijding van het plafond kon Gedeputeerde Staten besluiten het plafond te verhogen, maar dat was geen automatisch recht.
• Je project viel niet binnen de openstellingsperiode. Voor 2016 liep die van 1 november 2016 tot en met 20 januari 2017. Voor 2018 gold een aparte periode uit het geconsolideerde openstellingsbesluit 2018.

Bijzondere uitzondering: landbouwondernemingen die niet voldeden aan de mkb-definitie (klein, middelgroot of micro) uit de AGVV-bijlage konden, in afwijking van de standaardregeling, tóch subsidie krijgen (artikel 4, openstellingsbesluit 2016). Dat is dus juist een verruiming, geen extra eis.

• Kosten van het werven van deelnemers en het schrijven van een projectplan. De kosten om het samenwerkingsverband op te zetten en het projectplan te formuleren, vielen hieronder.
• Coördinatiekosten voor het samenwerkingsverband. Kosten voor het aansturen en organiseren van de samenwerking tussen de deelnemende partijen.
• Kosten voor het verspreiden van resultaten van het project. Denk aan communicatie en kennisdeling over de uitkomsten, onder meer via het EIP-netwerk, wat overigens ook een verplichting was (zie 'na aanvraag').
• Kosten van koop of huurkoop van nieuwe machines en installaties, tot maximaal de marktwaarde van de activa. Alleen nieuwe machines en installaties kwamen in aanmerking, en niet boven de marktwaarde.
• Kosten van adviseurs, architecten en ingenieurs. Professioneel advies dat nodig was voor de ontwikkeling of uitvoering van het project.
• Kosten van adviezen over duurzaamheid op milieu- en economisch gebied. Specifiek advies gericht op de duurzaamheidsdoelen van het project.
• Haalbaarheidsstudies. Onderzoek naar de technische, organisatorische of economische haalbaarheid van de beoogde innovatie.
• Kosten van verwerving of ontwikkeling van computersoftware. Software die nodig was voor het project, zowel aankoop als ontwikkeling.
• Bijdragen in natura, bestaande uit onbetaalde eigen arbeid. Dit betreft onbetaalde eigen arbeidsinzet, zoals gedefinieerd in artikel 1.11, lid 7 van de Regeling. Dit is een bijzondere kostensoort: je werk zelf telde mee, ook zonder dat er geld voor werd betaald.
• Personeelskosten, zoals gedefinieerd in artikel 1.9 van de Regeling.
• Niet-verrekenbare of niet-compensabele btw. Dit is een aanvulling ten opzichte van de standaardregeling: normaal is btw vaak uitgesloten, maar hier was niet-verrekenbare/niet-compensabele btw wél subsidiabel.
• Operationele kosten voor het testen en ontwikkelen van een innovatie in de praktijk. Dit betreft de daadwerkelijke uitvoeringskosten van het innovatieproces, zoals proefopstellingen of praktijktesten.

Wat niet subsidiabel was

• Voorbereidingskosten. Kosten waarvoor je al vóór het indienen van de subsidieaanvraag verplichtingen bent aangegaan, waren in geen geval subsidiabel. Dit is expliciet uitgesloten volgens artikel 1.12, lid 3 van de Regeling.
• Activiteiten genoemd in artikel 2.8.8, tweede lid, van de Regeling. Voor deze categorie activiteiten werd sowieso geen subsidie verstrekt (artikel 3, eerste lid, openstellingsbesluit 2016).
• Stapeling met andere fondsen voor dezelfde kosten. Als je al steun ontving via maatregel 19 (LEADER) of een andere maatregel, moest je dat aangeven, inclusief het bedrag en de onderdelen waarvoor die steun gold, en de afstemming met de LEADER-groep toelichten. Dubbele financiering van dezelfde kosten was niet de bedoeling.

De regeling maakt onderscheid tussen productieve en niet-productieve investeringen (relevant voor artikel 2.8.8 van de Regeling). Een investering is niet-productief als die geen aanmerkelijke stijging van de waarde of rentabiliteit van het landbouwbedrijf oplevert (bijvoorbeeld regenwaterbuffers, stuwen, landschapselementen). Een investering die wél meer inkomsten of minder kosten oplevert, geldt als productief. Bij een investering met een onrendabele top moest je zelf motiveren of het om een productieve of niet-productieve investering ging; dit had gevolgen voor welke regels golden.

Voor de openstelling 2018 golden vermoedelijk vergelijkbare regels als in 2016.

• Maximale subsidie per project: € 100.000. Dit gold voor de activiteiten zoals beschreven in artikel 3 van het openstellingsbesluit 2016 (het ontwikkelen en testen van innovaties binnen de vier Friese thema's).
• Ondergrens: € 65.000. Als de berekende subsidie na beoordeling van je aanvraag lager uitkwam dan € 65.000, kreeg je geen subsidie. Dit drempelbedrag was bedoeld om de administratieve lasten per project beheersbaar te houden en te voorkomen dat het budget over te veel kleine projecten werd versnipperd.
• Subsidieplafond 2016: € 500.000 in totaal. Dit plafond bestond voor 50% uit ELFPO-middelen (Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling) en voor 50% uit provinciale middelen.
• Het plafond kon eenmalig worden verhoogd. Als toekenning van subsidie aan het project (of de projecten) die zorgden voor overschrijding van het plafond nodig was, kon Gedeputeerde Staten besluiten het plafond te verhogen met het benodigde bedrag. Dit was geen automatisme, maar een discretionaire bevoegdheid.
• Geen vast subsidiepercentage. De hoogte werd bepaald door de begroting van het project, met als plafonds de genoemde € 65.000 (minimum) en € 100.000 (maximum).
• Rangschikking bepaalde wie geld kreeg, niet volgorde van binnenkomst. Projecten werden gerangschikt op punten (zie voorwaarden), verdeeld over de vier beleidsdoelen. Bij een gelijk aantal punten en plafondoverschrijding kon het plafond dus worden verhoogd om het knelpunt op te lossen.

Stap 1: Aanvraag indienen via het webportal

Een aanvraag werd (bij voorkeur digitaal) ingediend bij Gedeputeerde Staten via het door SNN ontwikkelde webportal, destijds bereikbaar via www.snn.eu/pop3. Tegenwoordig loopt het aanvraagproces voor deze maatregelgroep via https://www.pop3-webportal.nl/mijn/, waar je ook je lopende dossier kunt inzien.

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Volledig ingevuld projectplan, in het format dat door SNN is verstrekt. Dit was verplicht; er moest gebruik worden gemaakt van het vaste, door SNN opgestelde format. Wie is verantwoordelijk: het samenwerkingsverband, ingediend door de aangewezen penvoerder namens alle deelnemers.
• Bijlagen die van toepassing zijn op het projectplan. Deze moeten vergezeld gaan van het projectplan.
• Onderbouwing verdeling activiteiten en kosten over provincies, als het project zich over meerdere provincies uitstrekte. De aanvrager moest in de aanvraag en begroting duidelijk maken hoe activiteiten en kosten tussen de betrokken provincies werden verdeeld.
• Aanwijzing van een penvoerder. Het samenwerkingsverband moest één van de deelnemers aanwijzen als penvoerder, die namens het verband de subsidie aanvraagt.

Stap 2: Openstellingsperiode

Voor de openstelling 2016 liep de aanvraagperiode van 1 november 2016 tot en met 20 januari 2017.

Stap 3: Beoordeling

Na indiening beoordeelt een onafhankelijke Adviescommissie POP3 de aanvragen aan de hand van de scoretabel (zie 'voorwaarden'). SNN en RVO zijn ook betrokken bij de beoordeling. De betrokken partijen streven ernaar om binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum een besluit te nemen. Je ontvangt hierover per e-mail bericht.

Stap 4: Verleningsbeschikking

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag en de uiterste datum waarop het project afgerond moet zijn.

Tijdens de looptijd: wijzigingen vooraf melden

Wil je iets anders gaan doen dan in je projectplan staat? Dien dan eerst een wijzigingsverzoek in, vóórdat je begint met de aangepaste uitvoering. SNN toetst of het gewijzigde plan nog aan de subsidievoorwaarden voldoet.

Tijdens de looptijd: rapportage en betaalverzoeken

Je moet jaarlijks rapporteren over de voortgang van je project (tenzij je verleningsbeschikking hierop een uitzondering vermeldt). Daarnaast kun je tussentijds een betaalverzoek indienen voor kosten die je al hebt gemaakt en betaald. Ook hiervoor gelden mogelijk uitzonderingen die in je specifieke verleningsbeschikking staan.

Stap 5: Afronding en vaststelling

Na afronding van het project dien je een verzoek tot vaststelling in. Hierbij hoort een verklaring, in het door SNN verstrekte format, dat het project fysiek is afgerond of dat alle activiteiten volledig zijn uitgevoerd. Voor de openstelling 2016 gold dat dit verzoek uiterlijk op 31 december 2021 moest zijn ingediend, ook als de projectduur langer dan drie jaar was.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De aanvraag wordt beoordeeld door de onafhankelijke Adviescommissie POP3, in samenwerking met SNN en RVO. Deze partijen streven ernaar om binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum van de openstelling een besluit te nemen. Je krijgt het besluit per e-mail.

De adviescommissie kent punten toe op basis van de scoretabel (kosteneffectiviteit, kans op succes, effectiviteit/impact en mate van innovativiteit) en stelt op basis daarvan een prioriteitenlijst op. Projecten worden gerangschikt op punten, verdeeld over de vier beleidsdoelen/thema's, totdat het subsidieplafond is bereikt.

Verleningsbeschikking

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking. Daarin staat het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen, en de uiterste datum waarop je project afgerond moet zijn.

Voorschot

Je kunt tijdens de looptijd een voorschot aanvragen, maar dit mag maximaal één keer per kalenderjaar.

Tussentijdse betaling

Heb je al een deel van de projectkosten gemaakt en betaald? Dan kun je, in de meeste gevallen, een tussentijds betaalverzoek indienen voor die kosten.

Jaarlijkse rapportage

Tijdens de looptijd van je project moet je jaarlijks rapporteren over de voortgang. In sommige gevallen gelden hierop uitzonderingen; wat voor jouw project geldt, staat vermeld in je verleningsbeschikking.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Wijzigingen altijd vooraf melden. Wil je iets anders doen dan in het goedgekeurde projectplan staat? Doe dan eerst een wijzigingsverzoek en start pas daarna met de aangepaste uitvoering. SNN toetst dan of het aangepaste plan nog aan de subsidievoorwaarden voldoet, om financiële gevolgen achteraf te voorkomen.
• Resultaten openbaar maken via het EIP-netwerk. Dit was een verplichting op grond van artikel 57, derde lid, van Verordening (EU) 1305/2013, en gold ook voor andere geëigende netwerken.
• Geen stapeling verzwijgen. Als je voor hetzelfde project ook steun ontving via LEADER (maatregel 19) of een andere maatregel, moest je dit melden inclusief bedrag en onderdeel.

Afronding en vaststelling

Na afronding van je project dien je een verzoek tot vaststelling in. Daarbij voeg je een verklaring toe (in het door SNN verstrekte format) dat het project fysiek is afgerond of dat alle projectactiviteiten volledig zijn uitgevoerd. SNN kan deze verklaring ook eerder opvragen, los van het vaststellingsverzoek.

Voor de openstelling 2016 gold een uiterste termijn: het verzoek tot vaststelling moest uiterlijk op 31 december 2021 zijn ingediend, ook als de projectduur (in afwijking van de standaard maximale drie jaar) langer was. Voor de openstelling 2018 is geen aparte termijn hiervoor bekendgemaakt.