REACT EU: Innovatie-ecosysteem Kennisinstellingen

De subsidie was bedoeld voor samenwerkende kennisinstellingen op Noordelijke schaal, niet voor individuele organisaties of losse projecten. Je kreeg een bijdrage van maximaal 70% van de subsidiabele kosten, met een totaalbudget van 4 miljoen euro voor deze uitvraag. Er was geen absolute bovengrens per project vastgesteld.

Aanvragen deed je via het EFRO-webportaal, met een projectplan, begroting, aanvraagformulier en aanvullende documenten per projectpartner (zoals een Handelsregisteruittreksel, jaarrekening, mkb-toets en verklaring financiële moeilijkheden). Beoordeling gebeurde op volgorde van binnenkomst: wie het eerst een voldoende scorende aanvraag indiende, kreeg als eerste subsidie, tot het budget op was.

Let op: deze subsidie is niet meer aan te vragen. Het loket voor deze uitvraag stond open van 23 augustus 2021 tot en met 15 oktober 2021 om 17:00 uur, en het budget is inmiddels bereikt. Deze tekst is dus vooral relevant als naslag over hoe de regeling werkte.

Wie mocht aanvragen:

• Subsidie kon alleen worden aangevraagd door een samenwerkingsverband van natuurlijke rechtsvormen en rechtspersonen, niet door één organisatie alleen.
• Het loket richtte zich specifiek op samenwerkende kennisinstellingen in Noord-Nederland. Er wordt een gezamenlijk en breed gedragen voorstel van kennisinstellingen op MBO, HBO en WO-niveau verwacht.
• Bij een samenwerkingsverband vraagt één deelnemer (de penvoerder) de subsidie aan namens de rest. Alle deelnemers moeten instemmen met het project, vastgelegd in een door alle partijen ondertekende samenwerkingsovereenkomst.
• De penvoerder moet aantoonbare kennis en ervaring hebben met complexe subsidietrajecten en over voldoende kennis van staatssteunregels beschikken (of die kennis beschikbaar hebben).

Wat werd afgewezen:

• Aanvragen die na 15 oktober 2021 17:00 uur zijn ingediend, worden afgewezen. Deze deadline is inmiddels lang verstreken.
• Incomplete aanvragen: als niet alle stukken en informatie voor de inhoudelijke en subsidie-technische beoordeling zijn meegestuurd, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.
• Projecten waarvan de activiteiten in essentie tot de reguliere verantwoordelijkheid van betrokken partijen horen.
• 'Stand alone' of 'one off'-projecten waarvan de reikwijdte en impact niet groter is dan het project zelf.
• Projecten die bijdragen aan fragmentatie binnen het Noord-Nederlandse innovatie-ecosysteem.
• Projecten waarvan de impact stopt zodra de subsidie stopt.
• Projecten waarbij de exploitatie van organisaties, instituten of intermediairs wordt (mede)gefinancierd.
• Fysieke infrastructuurprojecten, en projecten gericht op het ontwikkelen, verbeteren of uitbreiden van fysieke innovatie-infrastructuur.
• Projecten met ontwikkeling of exploitatie van opleidingstrajecten (voor studenten, medewerkers, ondernemers of anderen).
• Onderzoeksprojecten, projecten gericht op het ontwikkelen van onderzoeksprogramma's, of het uitvoeren van onderzoek zelf.
• Haalbaarheidsstudies.
• Aanvragen worden ook afgewezen als er onvoldoende vertrouwen bestaat in de technische of economische haalbaarheid, als niet aannemelijk is dat het project financieel of ruimtelijk obstakelvrij is, als de einddatum van 30 september 2023 niet haalbaar is, als gelijke kansen niet zijn gewaarborgd of het project negatieve milieueffecten heeft, of als de aanvrager in financiële moeilijkheden verkeert (in de zin van 'ondernemingen in moeilijkheden' volgens Vo. 1301/2013).

Ook belangrijk: de einddatum van het project mag in geen geval later liggen dan 30 september 2023. Dit is een uiterste, niet-verschuifbare datum omdat REACT EU als Europees programma eind 2023 volledig afgerond moet zijn.

Algemene voorwaarde voor subsidiabele kosten: Kosten komen voor subsidiëring in aanmerking als aan twee voorwaarden wordt voldaan:

• Er is een direct en logisch verband tussen de activiteiten waarop de kosten betrekking hebben en de resultaten die met het project en deze uitvraag worden beoogd.
• De kosten voldoen aan de beginselen van proportionaliteit: ze mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het doel van de activiteiten waarop ze betrekking hebben. Daarnaast moeten de kosten als subsidiabele kosten worden aangemerkt op basis van de Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies (REES) en de Europese Kaderverordening.

Wat je wel kunt afleiden over de begroting:

• De begroting kent geen voorgeschreven format; je kunt het format gebruiken dat op de SNN-website staat.
• In de begroting moet je zo specifiek mogelijk inzicht geven in het geraamde aantal uren en de gehanteerde tarieven.

Kosten die je niet kunt indienen:

• Voorbereidingskosten of kosten die verband houden met het opstellen of indienen van de subsidieaanvraag zelf komen nooit voor subsidiëring in aanmerking, ook niet als de aanvraag wordt gehonoreerd.
• Kosten gemaakt vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag komen normaal gesproken niet in aanmerking. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan het Dagelijks Bestuur van het SNN hiervan afwijken, en dan alleen als dit niet in strijd is met geldende wet- en regelgeving.

Uitgesloten projecttypen (en daarmee ook de kosten die daarbij horen):

• Kosten voor activiteiten die tot de reguliere verantwoordelijkheid van de betrokken partijen horen.
• Kosten voor de exploitatie van organisaties, instituten of intermediairs.
• Kosten voor fysieke infrastructuur: het ontwikkelen, verbeteren of uitbreiden van fysieke (innovatie-)infrastructuur komt niet in aanmerking.
• Kosten voor opleidings- of andersoortige trajecten, gericht op studenten, medewerkers, ondernemers of anderen.
• Kosten voor onderzoeksprojecten of het uitvoeren van onderzoek zelf, en voor het ontwikkelen van onderzoeksprogramma's.
• Kosten voor haalbaarheidsstudies.

Betaaltermijn: Alle projectkosten moeten zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode. Een uitzondering geldt voor eventuele accountantswerkzaamheden die worden verricht ten behoeve van het verzoek tot definitieve vaststelling; die kosten mogen na deze termijn nog worden gemaakt en betaald.

Het totale budget voor deze uitvraag bedroeg 4 miljoen euro (het subsidieplafond). Dit bedrag werd deels gefinancierd uit het EFRO en deels met Rijkscofinanciering.

Anders dan bij sommige andere REACT EU-uitvragen (waar wel een harde bovengrens per project gold, zoals 1,5 miljoen euro bij de uitvraag 'Benutten kansen RIS3 transities'), stelde het loket voor deze uitvraag vooraf geen absolute bovengrens aan de subsidie per project. De toelichting hierbij: ambities en doelstellingen zijn vaak gerelateerd aan het beschikbare budget, en de initiatiefnemers wilden hun ambities niet vooraf begrenzen. De enige grens was dus de totale budgetgrens van 4 miljoen euro voor de hele uitvraag.

Het percentage van 70% kon lager uitvallen als de Europese staatssteunkaders daartoe dwongen.

Belangrijk voor de uitbetaling: aanvragen werden beoordeeld op volgorde van binnenkomst ('wie het eerst komt, die het eerst maalt'). Dit betekent dat niet de kwaliteit van je voorstel bepaalde of je aan de beurt kwam, maar het moment van indienen: voldoende scorende voorstellen kregen subsidie totdat het budget van 4 miljoen euro was uitgeput. Bij honorering kwamen kosten gemaakt vanaf de datum van indiening van de aanvraag voor subsidiëring in aanmerking; kosten van vóór die datum (waaronder de kosten voor het opstellen van de aanvraag zelf) telden niet mee.

Stap 1: Voortraject (optioneel, vóór indiening)

Vertegenwoordigers van de drie noordelijke provincies en het SNN boden ondersteuning voorafgaand aan de aanvraag. Je kon je voorstel of projectschets in een vroeg stadium, in afstemming met de provincies en het SNN, informeel voorleggen aan de Deskundigencommissie voor reflectie. Dit was geen pre-beoordeling. Contact hierover verliep via telefoonnummer 050-5224900 of e-mailadres reacteu@snn.nl.

Stap 2: De subsidieaanvraag indienen

De aanvraag bestond uit meerdere onderdelen, die je indiende via het EFRO-webportaal (https://www.efro-webportal.nl/):

• Het projectplan. Dit kent geen voorgeschreven format. Je moest hierin helder, overtuigend en bondig beargumenteren waarom je project bijdraagt aan de doelstellingen van de uitvraag, op inhoud, haalbaarheid, kans op succes en uitvoerbaarheid.

• De begroting. Ook deze kent geen voorgeschreven format, maar je kon het format van de SNN-website gebruiken. Je moest zo specifiek mogelijk inzicht geven in het geraamde aantal uren en de gehanteerde tarieven.

• Het aanvraagformulier. Hiermee verzekerde je het SNN dat je project binnen de subsidie-technische kaders past.

• Aanvullende documenten per projectpartner, indien van toepassing:
• Een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Een actueel overzicht van de juridische organisatiestructuur.
• De meest recente jaarrekening.
• Een mkb-toets.
• Een verklaring niet in financiële moeilijkheden.

Op de loketpagina staan daarnaast concrete documentbestanden die bij de aanvraag horen: een verklaring financiële moeilijkheden, een mkb-verklaring, een machtigingsformulier penvoerder aan intermediair, en twee formulieren 'Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag' (één voor de penvoerder, één voor elke projectpartner). Deze bewijsformulieren moeten rechtsgeldig ondertekend worden: het ene door de penvoerder, het andere door elke afzonderlijke projectpartner. Ook is er een privacyverklaring subsidies.

Let op: omdat de aanvraag wordt gedaan door een samenwerkingsverband, moet de samenwerking zelf worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst die door alle deelnemers wordt ondertekend. Eén deelnemer treedt op als penvoerder: die is het aanspreekpunt voor het SNN, ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het doorbetalen aan de andere deelnemers.

Stap 3: Compleetheidstoets

Elke beoordeling begint met een controle of alle vereiste stukken en informatie zijn meegestuurd. Ontbreekt iets, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Stap 4: Beoordeling

De subsidie-technische beoordeling gebeurt door het SNN, de inhoudelijke beoordeling door de externe Deskundigencommissie. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie het eerst een voldoende scorende aanvraag indiende, kwam als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget.

Stap 5: Besluitvorming en beschikking

Het Dagelijks Bestuur van het SNN (DB SNN) neemt het besluit. Bij een positief besluit worden een concept-subsidiebeschikking en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met je besproken. Na wederzijdse instemming volgt ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst, waarna de definitieve beschikking wordt afgegeven en de uitvoeringsfase begint.

Voor vragen tijdens het hele proces kon je terecht bij Team Europese subsidies, bereikbaar op werkdagen tussen 08:30 en 17:00 uur via 050 5224 900 of reacteu@snn.nl.

Wie beoordeelt en hoe

Nadat je een volledige aanvraag hebt ingediend, controleert het SNN eerst of deze voldoet aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Voldoet de aanvraag niet, dan wordt deze afgewezen en ontvang je hierover een bericht in het EFRO Webportal.

Voldoet de aanvraag wel, dan beoordeelt de onafhankelijke Deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering met een sterkte-zwakteanalyse, waarbij onderscheidende elementen per project de doorslag kunnen geven. Deze beoordeling resulteert in een kwalitatieve score: voldoende, onvoldoende of neutraal. Met dit advies gaat de aanvraag naar het Dagelijks Bestuur van het SNN (DB SNN).

Besluit het DB SNN positief, dan voert het SNN nog een laatste controle uit: voldoet de aanvraag aan de (Europese) regelgeving en past het binnen de uitvoeringsregeling? Is ook dit in orde, dan wordt de subsidie verleend. Het besluit wordt gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Let op: aanvragen werden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op basis van onderlinge ranking. Een voldoende scorend voorstel kreeg subsidie zodra het aan de beurt was, totdat het budget van 4 miljoen euro volledig was uitgeput.

Na een positief besluit

Er worden een concept-subsidiebeschikking (met voorwaarden) en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met je besproken. In de uitvoeringsovereenkomst staan afspraken over de uitvoering van het project, de opvolging van voorwaarden uit de beschikking en, als niet alle activiteiten al volledig waren uitgewerkt in de aanvraag, hoe die tijdens de uitvoering worden geconcretiseerd. Voor deze uitvraag geldt een 'tailor made' aanpak: er worden meerdere tussentijdse reflectiemomenten ingepland met het SNN en de Deskundigencommissie. Na wederzijdse instemming ondertekenen beide partijen de uitvoeringsovereenkomst, waarna de beschikking wordt afgegeven en de uitvoeringsfase start.

Verplichtingen tijdens de looptijd

De uiterste einddatum van de projectperiode ligt op 30 september 2023; uitstel hierna is niet mogelijk. Projecten worden nauwgezet gemonitord op de haalbaarheid van deze einddatum. De datum 31 december 2021 geldt hierbij als tussentijds ijkmoment: blijven de gerealiseerde kosten op dat moment achter bij de verwachting, en kun je niet aannemelijk maken dat je de achterstand op tijd inloopt, dan kan het DB SNN besluiten de subsidiebeschikking in te trekken. In de beschikking kan bovendien een aanvullend tussentijds ijkmoment worden opgenomen, waarbij de Deskundigencommissie de voortgang en haalbaarheid van de doelstellingen beoordeelt. Bij een onvoldoende beoordeling kan het DB SNN de subsidie voor de resterende projectduur intrekken.

De beschikking legt verder verplichtingen op rond monitoring van het project, de frequentie van rapportages en het indienen van het vaststellingsverzoek. Het DB SNN kan ook andere verplichtingen opleggen; de details hiervan worden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst.

Vaststelling en uitbetaling

Zodra je alle werkzaamheden binnen het project hebt afgerond, dien je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit moet uiterlijk 13 weken na uitvoering van het project gebeuren. Bij de vaststelling controleert het SNN of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daarvoor zijn gemaakt. Aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte kosten wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Alle projectkosten moeten binnen deze 13 weken zijn betaald, met uitzondering van eventuele accountantswerkzaamheden die voor het vaststellingsverzoek nodig zijn.