Challenge-based innoveren in Noord-Nederland

Je kon maximaal € 2.000.000 subsidie per project krijgen, tot maximaal 50% van de subsidiabele kosten. Doordat staatssteunregels per projectpartner kunnen verschillen, kon het toegekende percentage per partner afwijken.

Aanvragen is op dit moment niet mogelijk. Er resteert nog € 2.000.000 budget, maar dat betekent niet dat je nu nog een aanvraag kunt indienen. De maximale projectperiode liep tot uiterlijk 31 december 2028.

Aanvragen verliep (destijds) digitaal via het EFRO-webportaal met eHerkenning. Je diende een volledig projectplan, begroting en ondertekende documenten van penvoerder en eventuele projectpartners in. SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland) beoordeelde de aanvraag op beleidsmatige, financieel-technische en inhoudelijke gronden, met hulp van een onafhankelijke adviescommissie. Deze regeling wordt gefinancierd vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling 2021-2027 (EFRO), uitgevoerd door SNN voor de regio Noord-Nederland.

Wie kon aanvragen

• Een partij of een consortium van partijen in Drenthe, Friesland of Groningen.
• Bij een consortium moet één partij zijn aangewezen als penvoerder. De penvoerder is het aanspreekpunt voor SNN, ontvangt de subsidie en betaalt deze door aan de projectpartners.

Knock-outeisen

• Je project moest passen binnen challenge-based innoveren als aanpak binnen de vier transities uit de RIS3 (van lineair naar circulair, van fossiel naar hernieuwbaar, van zorg naar gezondheid, van analoog naar digitaal). Past je project onvoldoende bij het programma, dan volgt afwijzing zonder dat de aanvraag zelfs bij de adviescommissie komt.
• Er moest sprake zijn van synergie tussen economische en maatschappelijke doelstellingen en het daadwerkelijk maken van impact.
• Projectpartners mochten niet in financiële moeilijkheden verkeren (volgens de definitie uit de AGVV, artikel 2 lid 18). Dit werd getoetst op het niveau van de hoogste entiteit die meer dan 50% van de aandelen van de aanvragende entiteit bezit. Ondernemingen in moeilijkheden vielen af, tenzij er nog ruimte was om onder de-minimissteun te verlenen.
• De financiering van het project moest sluitend zijn, aan te tonen met cofinancieringsverklaringen. Kon je dit niet aantonen, dan werd de aanvraag afgewezen.
• Het project moest uitvoerbaar zijn binnen de maximale looptijd tot uiterlijk 31 december 2028.
• Het project moest voldoen aan het DNSH-principe (Do No Significant Harm): geen ernstige afbreuk aan zes milieudoelstellingen, waaronder klimaatmitigatie, klimaatadaptatie, waterbescherming, circulaire economie, preventie van verontreiniging en biodiversiteit.
• Was een projectpartner een aanbestedende dienst, dan moest dat verplicht bij de aanvraag worden aangegeven.

Wie viel af

• Aanvragers die niet konden aantonen dat hun project bijdraagt aan de vier transities en de synergie tussen economie en maatschappij.
• Aanvragers zonder sluitende financiering of zonder tekenbevoegd ondertekende documenten.
• Ondernemingen in financiële moeilijkheden, buiten de-minimismogelijkheden.

Twijfelde je destijds of je project paste, dan adviseerde SNN vooraf contact op te nemen met de Beheerautoriteit.

Loonkosten

• Uurtarief € 60,- per uur: vast tarief inclusief inflatiecorrectie en overheadopslag, gebaseerd op urenregistratie per medewerker.
• Maandbedrag € 8.600,- per maand (bij een fulltime, vast percentage ingezette medewerker): te berekenen met deeltijdfactor en het percentage tijd dat de medewerker aan het project werkt. Geen urenregistratie nodig, wel een werkgeversverklaring.
• IKS (Integrale Kostensystematiek) voor kennisinstellingen: alleen voor kennisinstellingen met een door RVO goedgekeurde IKS-tarievenlijst.
• Forfait 23% over de overige kosten: alle projectpartners moeten dit gezamenlijk toepassen; niet mogelijk als de overige kosten overheidsopdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel bevatten.
• Loonverletkosten (uurtarief € 29,33): alleen subsidiabel binnen specifieke JTF-openstellingen, dus niet voor deze EFRO-regeling.

Een projectmedewerker mag bij een voltijd dienstverband maximaal 1.720 uur per jaar verantwoorden op EFRO- en JTF-projecten samen, naar rato bij deeltijd.

Combinatie loon- en overige kosten (all-in tarief)

• Uurtarief € 73,- per uur, of
• Maandbedrag € 10.400,- per maand. Bij deze kostensoorten mag je geen aparte overige kosten meer opvoeren; alles is inbegrepen.

Overige kosten

• Afschrijvingskosten: alleen voor activa die al vóór de start van het project in bezit waren van de begunstigde. Berekening op basis van aanschafwaarde, gangbare afschrijvingsperiode en restwaarde, toegerekend naar de tijd dat het actief voor het project werd gebruikt. Rente mag niet worden meegenomen. Voorwaarde: geen eerdere overheidssubsidie voor de aanschaf (aan te tonen met een verklaring); fiscale regelingen zoals MIA, VAMIL en EIA gelden niet als overheidssubsidie.
• Bijdragen in natura: voor goederen, grond/onroerend goed en inzet van vrijwilligers, zonder dat er een factuur tegenover staat. Onbetaalde arbeid (vrijwilligers, stagiairs zonder vergoeding, bestuurders om niet, medewerkers van een stichting zonder loon) telt tegen € 157 per dag (of een evenredig deel bij minder dan 8 uur). Bij goederen en onroerend goed is een onafhankelijke waardebepaling verplicht; grond als bijdrage in natura is subsidiabel tot maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten.
• Overige kosten derden: materialen, hulpmiddelen, inhuur van externe expertise, octrooien, promotie/communicatie, projectgerelateerde reis- en verblijfkosten (boven € 250,- per factuur), huurkosten specifiek voor het project, en aankoop van grond/gebouwen (kosten boven 10% van de totale subsidiabele uitgaven zijn hier niet subsidiabel). Ook payroll-constructies vallen onder deze kostensoort, niet onder loonkosten. Voor leveranciers waarvan de gedeclareerde opdrachtwaarde boven € 70.000,- komt, moet je marktconformiteit aantonen, bijvoorbeeld via offertevergelijking met twee andere partijen.
• Forfait kleine uitgaven < € 250,- (1% van de overige kosten derden): dekt automatisch de kleine facturen onder € 250,- exclusief btw. Je mag deze kleine bedragen niet los declareren en ook niet samenvoegen tot boven € 250,- om ze toch te kunnen indienen.

Btw

Btw is alleen subsidiabel als je deze niet kunt verrekenen of compenseren. Kun je gedeeltelijk verrekenen (mengpercentage), neem dan contact op met SNN over de wijze van declareren.

Lease

• Operational lease (huur): valt onder overige kosten derden, op basis van de factuur, eventueel naar rato toegerekend bij gedeeltelijk gebruik.
• Financial lease (huurkoop): het actief wordt geactiveerd en afgeschreven volgens de regels voor afschrijvingskosten; leasetermijnen zelf (met rente en aflossing) mag je niet opvoeren.

Wat niet subsidiabel is

• Rente in welke vorm dan ook.
• Kosten waarvoor al eerder overheidssubsidie is ontvangen (bij activa).
• Materiaal uit voorraad dat niet aantoonbaar voor het project is gebruikt.
• Kosten onder € 250,- per factuur los gedeclareerd (deze vallen onder het forfait).
• Dubbel ingediende kosten bij meerdere projecten of beheerautoriteiten.
• Grondkosten boven de 10%-grens van de totale subsidiabele uitgaven.

Hoofdregel

• Maximaal € 2.000.000 subsidie per project.
• Maximaal 50% van de subsidiabele kosten.

Wanneer het percentage afwijkt

Staatssteunregels maken het mogelijk dat er per projectpartner andere maximale subsidiepercentages gelden.

Wat het uiteindelijke bedrag beïnvloedt

• Bevat je projectbegroting bijdragen in natura, dan geldt een aparte rekenregel: de totale overheidssteun (van alle publieke organisaties samen, niet alleen SNN) mag aan het einde van het project niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief de bijdragen in natura. Deze berekening gebeurt op projectniveau, niet per partner.
• Kosten van ingebrachte grond (bebouwd of onbebouwd) als bijdrage in natura zijn subsidiabel tot maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten van het project.
• Aangekochte grond als kosten derden is niet subsidiabel voor zover de kosten meer bedragen dan 10% van de totale subsidiabele uitgaven van het project.
• Bij afkeuring van gedeclareerde kosten tijdens de voortgangsrapportage of vaststelling wordt het uit te betalen bedrag lager: afgekeurde kosten leiden tot een correctie, en het bijbehorende subsidiebedrag wordt niet uitgekeerd of ingehouden.
• Het uiteindelijke subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte en geaccepteerde kosten, tot het maximale (verleende) subsidiebedrag. Overschrijd je je begroting niet, dan is dat bedrag het maximum; declareer je minder kosten, dan ontvang je minder subsidie dan verleend.

Resterend budget op het moment van deze informatie: € 2.000.000. De regeling kent geen aanvraagdeadline meer voor nieuwe aanvragen, want de status is "Aanvragen niet meer mogelijk". De uiterste projectperiode liep tot 31 december 2028.

Stap 1: Documenten en informatie verzamelen

Bekijk welke documenten en formats je nodig hebt en download deze vooraf. Zorg dat je op tijd eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau EH2+) aanvraagt, want dit kan tijd kosten en is verplicht om via het EFRO-webportaal aan te vragen.

Stap 2: Projectplan schrijven

Werk je volledige projectaanvraag uit: inhoud, haalbaarheid, kans op succes en uitvoerbaarheid, met heldere argumenten.

Stap 3: Aanvraag indienen via het EFRO-webportaal

Stuur je volledige aanvraag op via https://www.efro-webportal.nl/mijn/LoginPage.

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Projectplan.
• Begroting, op te stellen met het format Begrotingsformat-aanvraag-2021-2027 (XLSX).
• Bewijs rechtsgeldig getekend penvoerder: het formulier "Challenge-based innoveren - ondertekening penvoerder" (PDF), ondertekend door een tekenbevoegd persoon, of bij gezamenlijke bevoegdheid door meerdere tekenbevoegde personen.
• Bewijsvoering waaruit blijkt wie tekenbevoegd is voor de penvoerder (bijvoorbeeld een KvK-uittreksel, statuten of intern autorisatieschema).
• Bewijs rechtsgeldig getekend projectpartner (indien van toepassing, voor elke projectpartner): het formulier "Challenge-based innoveren - ondertekening projectpartner" (PDF), ondertekend door een tekenbevoegd persoon of personen.
• Bewijsvoering waaruit blijkt wie tekenbevoegd is voor elke projectpartner.

Documenten die niet verplicht maar wel gewenst zijn (voor een soepele behandeling)

• Juridische organisatiestructuur van de deelnemende partijen.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden van alle deelnemende partijen (format: Verklaring financiële moeilijkheden (2024), PDF).
• Jaarrekeningen waarop de verklaringen financiële moeilijkheden zijn gebaseerd.
• Mkb-verklaring voor alle projectpartners die aangeven tot het mkb te behoren (format: Mkb-verklaring, PDF).
• Machtigingsformulier intermediair, indien je een intermediair gebruikt (format: Challenge-based innoveren - machtigingsformulier, PDF).

Let op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig. Staan deze in aan te leveren documenten, verwijder of scherm ze af voordat je ze deelt met SNN.

Het ondertekeningsformulier voor de penvoerder bevat expliciet de verklaring dat je kennis hebt genomen van de subsidieregeling, dat je de aanvraag naar waarheid hebt ingevuld, en dat je project bij toekenning mogelijk wordt gepubliceerd op de lijst van concrete acties en op de website Europa om de Hoek. Bij (een vermoeden van) fraude kan aangifte worden gedaan.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), de Beheerautoriteit voor Noord-Nederland, beoordeelt je aanvraag in drie stappen: eerst een volledigheidstoets, dan een beleidsbeoordeling (past je project bij de programmadoelstellingen?), gevolgd door een financieel-technische beoordeling en een inhoudelijke beoordeling door een onafhankelijke, externe adviescommissie. SNN moet binnen 26 weken beslissen over je aanvraag. Bij een tender start deze termijn vanaf de sluitingsdatum van het tijdvak; bij first come first serve vanaf de dag dat je aanvraag volledig is. De termijn wordt opgeschort zodra SNN je vragen stelt over je aanvraag, tot je deze hebt beantwoord (schaakklok-principe).

Na de beoordeling ontvang je een subsidiebesluit. Bij een positief besluit (de subsidieverlening) staat hierin wie subsidie krijgt, hoeveel is gereserveerd en welke voorwaarden gelden. Bij een negatief besluit ontvang je een afwijzingsbeschikking met de motivatie en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep.

Uitbetaling: voorschotten

Tijdens de uitvoering vraag je via het Webportaal periodiek een voorschot aan op basis van gemaakte en betaalde kosten, onderbouwd met een voortgangsrapportage (inhoudelijk verslag plus financiële declaratie per kostensoort). SNN beoordeelt deze rapportage en betaalt, mits aan de voorwaarden is voldaan, het subsidiepercentage over de geaccepteerde gerealiseerde kosten tot het maximale subsidiebedrag is bereikt. Beoordeling plus eventuele betaling vindt plaats binnen 80 dagen na indiening van je rapportage, met opschorting zodra SNN je om aanvulling vraagt (schaakklok-principe). Bij samenwerkingsprojecten betaalt SNN altijd aan de penvoerder, die de bedragen direct doorbetaalt aan de overige projectpartners.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Meld wijzigingen in je project (andere kosten, partners, looptijd of inhoud) zo snel mogelijk bij SNN, bij voorkeur vóór het indienen van een voortgangsrapportage.
• Houd een controleerbare projectadministratie bij, met onder meer urenregistraties, facturen, betaalbewijzen en bewijs van publiciteitsuitingen.
• Werk mee aan projectbezoeken en Controles Ter Plaatse; deze vinden voor het grootste deel van de projecten minstens eenmaal tijdens de looptijd plaats.
• Verleen medewerking aan andere controle-instanties zoals de Auditautoriteit, Algemene Rekenkamer, Europese Commissie en Europese Rekenkamer.

Na afloop: vaststelling

Na afloop van het project dien je een verzoek tot vaststelling in via het Webportaal, met een inhoudelijk eindverslag over het hele project (behaalde doelstellingen, resultaten, indicatoren, promotie en publiciteit, leereffecten) en een financiële eindverantwoording van de laatst gemaakte en betaalde kosten. SNN beoordeelt dit binnen 80 dagen na indiening (met opschorting bij aanvullende vragen) en kan een eindgesprek initiëren voordat de subsidie definitief wordt vastgesteld. Is je project uitgevoerd conform de aanvraag en verleningsbeschikking, voldoen de kosten aan de regelgeving en is de staatssteun per partner nog geoorloofd, dan stelt SNN de subsidie vast in lijn met de verleningsbeschikking. In andere gevallen kan SNN de subsidie lager vaststellen of intrekken, met eventuele terugvordering van te veel uitgekeerde subsidie als gevolg. Documenten over het project moet je bewaren tot uiterlijk 31 december 2034.