REACT EU: Innovatie-ecosysteem Duurzame gezondheid

De regeling "REACT EU: Innovatie-ecosysteem Duurzame gezondheid" was bedoeld voor samenwerkende partijen (ondernemers, bedrijven en kennisinstellingen) die knelpunten wilden aanpakken in het Noord-Nederlandse gezondheidsinnovatie-ecosysteem. Die knelpunten waren door de COVID-19-pandemie duidelijker naar voren gekomen. De regeling zocht naar een "game changer": een initiatief dat onvolkomenheden in het systeem aanpakt, een duurzame basis biedt voor intensieve samenwerking over domeinen heen op Noordelijke schaal, en een raamwerk creëert voor een duurzamer gezondheidssysteem in Noord-Nederland.

Het ging niet om losse projecten, maar om een programmatische aanpak waarbij in samenhang knelpunten werden opgepakt en oplossingen uitgewerkt, met een duidelijke koppeling naar de RIS3-transitie "Van zorg naar (duurzame) gezondheid" en naar de kernbegrippen vergroening en digitalisering.

Aanvragers konden tot 70% van hun subsidiabele kosten vergoed krijgen. De regeling werd gefinancierd vanuit het REACT EU Fonds, met als doel een groen, digitaal en veerkrachtig herstel van de regionale economie te stimuleren.

Aanvragen verliep (destijds) via het EFRO-webportaal (efro-webportal.nl). Een aanvraag bestond uit een projectplan, een begroting, een aanvraagformulier en aanvullende documenten per projectpartner (zoals een KvK-uittreksel en jaarrekening). Beoordeling gebeurde door het SNN (subsidie-technisch) en een externe Deskundigencommissie (inhoudelijk), waarna het Dagelijks Bestuur van het SNN besloot. Voor vragen kon je terecht bij de provincies en het SNN via 050-5224900 of reacteu@snn.nl.

Knock-outeisen waarop een aanvraag zonder meer werd afgewezen:

• Je vroeg aan als samenwerkingsverband, niet als individuele organisatie. Subsidie kon alleen worden aangevraagd door een samenwerkingsverband van natuurlijke personen en rechtspersonen, met één penvoerder die de aanvraag indiende namens alle deelnemers.
• Het project moest passen bij het Noord-Nederlandse gezondheidsinnovatie-ecosysteem en de RIS3-transitie "Van zorg naar (duurzame) gezondheid". Projecten zonder deze koppeling vielen buiten de doelstelling.
• De projectlocatie moest in Drenthe, Friesland of Groningen liggen.
• De einddatum van het project mocht in geen geval later liggen dan 30 september 2023. Als niet aannemelijk was dat alle projectactiviteiten voor die datum konden worden afgerond, werd de aanvraag afgewezen.
• Aanvragen moesten binnen de openstellingsperiode (21 juni 2021 tot en met 20 augustus 2021, 17.00 uur) zijn ingediend. Te laat betekende automatische afwijzing.
• De aanvraag moest compleet zijn: alle documenten die nodig zijn voor de inhoudelijke en subsidie-technische beoordeling moesten zijn meegestuurd. Een incomplete aanvraag werd niet in behandeling genomen.
• De penvoerder mocht niet failliet zijn, niet in surséance van betaling verkeren en niet onder de wet schuldsanering natuurlijke personen vallen.
• De aanvrager mocht niet in financiële moeilijkheden verkeren ("onderneming in moeilijkheden" volgens de geldende EU-verordening).
• Het project mocht niet in strijd zijn met de Europese Kaderverordening of andere geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van gelijke kansen, non-discriminatie of milieueffecten.
• Er moest voldoende vertrouwen bestaan in de technische en economische haalbaarheid van het project, en de aanvrager moest aannemelijk maken dat het project financieel, ruimtelijk en anderszins obstakelvrij was.

Wat expliciet was uitgesloten (en dus altijd afviel):

• Projecten waarvan de activiteiten in essentie tot de reguliere verantwoordelijkheid van betrokken partijen horen.
• "Stand alone" of eenmalige projecten zonder reikwijdte of impact groter dan het project zelf.
• Projecten die bijdragen aan fragmentatie binnen het Noord-Nederlandse innovatie-ecosysteem.
• Projecten waarvan de impact alleen duurt zolang de subsidie loopt.
• Projecten waarbij de exploitatie van organisaties, instituten of intermediairs (mede)gefinancierd wordt.
• Fysieke infrastructuurprojecten of projecten gericht op het ontwikkelen, verbeteren of uitbreiden van fysieke (innovatie-)infrastructuur.
• Projecten met ontwikkeling of exploitatie van opleidingstrajecten voor studenten, medewerkers of ondernemers.
• Onderzoeksprojecten en projecten gericht op onderzoeksprogramma's of het uitvoeren van onderzoek.
• Haalbaarheidsstudies.

Er waren geen expliciete mkb-, rechtsvorm- of sectorbeperkingen voor individuele deelnemers genoemd, behalve dat het initiatief paste binnen het gezondheidsinnovatie-ecosysteem van Noord-Nederland.

In plaats daarvan werkte de regeling met algemene toetsingscriteria waaraan kosten moesten voldoen om subsidiabel te zijn:

Algemene voorwaarden voor subsidiabele kosten

Kosten kwamen voor subsidiëring in aanmerking als:

• er een direct en logisch verband was tussen de activiteiten waar de kosten betrekking op hadden en de resultaten die met het project en deze uitvraag werden beoogd;
• de kosten voldeden aan de beginselen van proportionaliteit: ze mochten niet onevenredig zijn in verhouding tot het doel van de activiteiten waarop ze betrekking hadden;
• de kosten als subsidiabele kosten werden aangemerkt op basis van de Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies (REES) en de Europese Kaderverordening (Vo. 1303/2013, artikel 69).

Voor de begroting gebruikte je het format van de SNN-website.

Kosten kwamen in aanmerking vanaf de datum van indiening van de subsidieaanvraag, bij honorering van die aanvraag. Het Dagelijks Bestuur van het SNN kon hiervan in uitzonderlijke gevallen afwijken, voor zover dit niet in strijd was met de geldende wet- en regelgeving.

Wat nooit subsidiabel was

Voorbereidingskosten en kosten die verband hielden met het opstellen of indienen van de subsidieaanvraag kwamen nooit voor subsidiëring in aanmerking, ook niet bij een gehonoreerde aanvraag.

Welke type projecten (en dus kosten) volledig waren uitgesloten

Naast de algemene regels over kosten sloot de regeling een aantal projectvormen expliciet uit, wat in de praktijk betekent dat de bijbehorende kosten nooit subsidiabel waren:

• activiteiten die in essentie tot de reguliere verantwoordelijkheid van de betrokken partijen horen;
• "stand alone" of eenmalige projecten zonder reikwijdte of impact groter dan het project zelf;
• projecten die bijdragen aan fragmentatie binnen het Noord-Nederlandse innovatie-ecosysteem;
• projecten waarvan de impact stopt zodra de subsidie stopt;
• de (mede)financiering van de exploitatie van organisaties, instituten of intermediairs;
• fysieke infrastructuurprojecten en projecten gericht op het ontwikkelen, verbeteren of uitbreiden van fysieke (innovatie-)infrastructuur;
• de ontwikkeling of exploitatie van opleidings- of andersoortige trajecten voor studenten, medewerkers of ondernemers;
• onderzoeksprojecten en projecten gericht op het ontwikkelen van onderzoeksprogramma's of het uitvoeren van onderzoek;
• haalbaarheidsstudies.

Betaaltermijn van kosten

Alle projectkosten moesten zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode. Een uitzondering gold voor eventuele accountantswerkzaamheden die nodig waren voor het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie; die kosten mochten na die 13 weken nog worden gemaakt en betaald.

Flexibiliteit in de invulling

De regeling bood bewust ruimte om een deel van de projectactiviteiten (en daarmee de bijbehorende kosten) nog niet volledig uit te werken bij de aanvraag, maar pas tijdens de uitvoering te concretiseren, onder voorwaarden die in de aanvraag moesten worden omschreven en die werden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. Dit paste bij de "tailor made"-benadering van deze uitvraag, waarbij experimentele acties onderdeel van de aanpak konden zijn, mits logisch en overtuigend onderbouwd.

Het subsidiepercentage bedroeg maximaal 70% van de subsidiabele kosten.

Er was geen absolute bovengrens per project vastgesteld. Het loket koos hier bewust voor: "Omdat ambities en doelstellingen vaak gerelateerd zijn aan het budget en wij de ambities van initiatiefnemers niet willen begrenzen, stellen wij vooraf geen absolute bovengrenzen aan de subsidie per project, anders dan de budgetgrens van deze uitvraag." De enige begrenzing was dus het totale subsidieplafond.

Het totale subsidieplafond voor deze uitvraag bedroeg 5 miljoen euro. Dit budget werd deels gefinancierd uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en deels met Rijkscofinanciering. Een aanvraag voor EFRO-subsidie werd automatisch ook beschouwd als aanvraag voor Rijkscofinanciering, onder dezelfde voorwaarden, en resulteerde in één gecombineerde beschikking.

Beoordeelde voorstellen kregen een kwalitatieve score: voldoende, onvoldoende, of neutraal (bij een niet-eensluidend of niet af te wegen oordeel van de Deskundigencommissie). Aanvragen waarover het Dagelijks Bestuur van het SNN positief besloot, werden gehonoreerd voor zover verenigbaar met de wet- en regelgeving en tot het budget van 5 miljoen euro op was. Toekenning gebeurde op volgorde van binnenkomst ("wie het eerst komt, die het eerst maalt"), niet op basis van een ranking tussen voorstellen onderling.

Let op: dit is een van drie destijds tegelijk lopende REACT EU-uitvragen bij SNN, elk met een eigen budget en percentage. De "Benutten kansen RIS3 transities"-uitvraag kende bijvoorbeeld 60% subsidie met een bovengrens van 1,5 miljoen euro per project en een totaalbudget van 6 miljoen euro; de uitvraag "Innovatie-ecosysteem Kennisinstellingen" kende 70% met een budget van 4 miljoen euro. Verwar deze bedragen niet met de gegevens voor Duurzame gezondheid.

Openstellingsperiode

Aanvragen konden worden ingediend van 21 juni 2021 tot en met 20 augustus 2021, 17.00 uur. Aanvragen die daarna binnenkwamen, werden afgewezen.

Stap 1: voortraject (optioneel, aanbevolen)

Vertegenwoordigers van de drie noordelijke provincies en het SNN boden ondersteuning voorafgaand aan de aanvraag. Je kon je voorstel of projectschets in een vroeg stadium, dus vóór indiening van de formele aanvraag, delen met de Deskundigencommissie. Dit gebeurde in afstemming met de provincies en het SNN en was geen pre-beoordeling, maar een mogelijkheid om informeel een reflectie op je projectvoorstel te krijgen. Contact hierover verliep via 050-5224900 of reacteu@snn.nl.

Stap 2: de subsidieaanvraag indienen

De aanvraag verliep via het EFRO-webportaal: https://www.efro-webportal.nl/. Een volledige aanvraag bestond uit de volgende onderdelen:

• Het projectplan. Dit kende geen voorgeschreven format. Hierin moest je overtuigen op inhoud, haalbaarheid, kans op succes en uitvoerbaarheid, en helder, overtuigend en bondig formuleren en beargumenteren waarom je project bijdraagt aan de doelstellingen van de uitvraag.

• De begroting. Ook deze kende geen verplicht format, maar je kon het format van de SNN-website gebruiken. Hierin moest je zo specifiek mogelijk inzicht geven in het geraamde aantal uren en de gehanteerde tarieven.

• Het aanvraagformulier. Hiermee verzekerde je het SNN dat je project binnen de subsidie-technische kaders paste.

• Aanvullende documenten per projectpartner, indien van toepassing:
• een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• een actueel overzicht van de juridische organisatiestructuur;
• de meest recente jaarrekening;
• een mkb-toets;
• een 'verklaring niet in financiële moeilijkheden'.

Samenwerkingsovereenkomst

Omdat subsidie alleen kon worden aangevraagd door een samenwerkingsverband, moest de samenwerking worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst die door alle deelnemers werd ondertekend. Hierin werden ook afspraken over het penvoerderschap vastgelegd: de penvoerder was het aanspreekpunt voor het SNN, ontving de subsidie en was verantwoordelijk voor het doorbetalen aan de andere deelnemers. De penvoerder moest aantoonbare kennis en ervaring hebben met complexe subsidietrajecten en over voldoende kennis van staatssteunregels beschikken (of die beschikbaar hebben).

Stap 3: compleetheidstoets

Elke beoordeling begon met een compleetheidstoets. Ontbrak er informatie of een document dat nodig was voor de inhoudelijke of subsidie-technische beoordeling, dan werd de aanvraag niet in behandeling genomen.

Stap 4: beoordeling

De subsidie-technische beoordeling werd gedaan door het SNN. De inhoudelijke beoordeling gebeurde door de externe Deskundigencommissie die ook voor het EFRO-programma 2014-2020 was ingesteld, via een sterkte-zwakteanalyse.

Stap 5: besluitvorming

Het Dagelijks Bestuur van het SNN (DB SNN) nam het besluit. Bij een positief besluit werd de aanvraag gehonoreerd, voor zover verenigbaar met de geldende wet- en regelgeving en zolang het budget van 5 miljoen euro nog niet was uitgeput. Het kon voorkomen dat de subsidie-technische toets pas na de besluitvorming werd afgerond; in dat geval werd van de aanvrager verwacht mee te werken aan een snelle afronding.

Stap 6: beschikking en uitvoeringsovereenkomst

Na een positief besluit werden een concept-subsidiebeschikking (met voorwaarden) en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met de aanvrager besproken. Voor projecten waarbij nog niet alle activiteiten volledig waren uitgewerkt (de "flexibiliteits-optie"), werden hierin ook afspraken vastgelegd over de verdere concretisering tijdens de uitvoering en de monitoring daarvan, inclusief tussentijdse reflectiemomenten met het SNN en de Deskundigencommissie. Na wederzijdse instemming werd de uitvoeringsovereenkomst ondertekend en de beschikking afgegeven, waarmee de uitvoeringsfase startte.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Elke aanvraag doorliep eerst een compleetheidstoets: ontbrak er informatie, dan werd de aanvraag niet in behandeling genomen. Daarna volgde een subsidie-technische beoordeling door het SNN en een inhoudelijke beoordeling door de externe Deskundigencommissie (dezelfde commissie die voor het EFRO-programma 2014-2020 was ingesteld). Deze commissie beoordeelde via een sterkte-zwakteanalyse en gaf een kwalitatief advies: voldoende, onvoldoende, of neutraal (bij een niet-eensluidend of niet af te wegen oordeel).

Het definitieve besluit werd genomen door het Dagelijks Bestuur van het SNN (DB SNN). Het kon voorkomen dat de subsidie-technische beoordeling pas na de besluitvorming werd afgerond; in dat geval werd van de aanvrager verwacht om snel mee te werken zodat die toets kon worden afgerond.

Wel is duidelijk dat alle projectkosten uiterlijk binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode betaald moesten zijn (met uitzondering van accountantskosten voor de vaststellingsaanvraag), en dat er een aanvraag tot definitieve vaststelling van de subsidie moest worden ingediend.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Na een positief besluit werden een concept-subsidiebeschikking (met voorwaarden) en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met de subsidieontvanger besproken. Daarin stonden onder andere:

• verplichtingen over de monitoring van het project;
• de frequentie van rapportages;
• de procedure voor het indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Het DB SNN kon ook andere verplichtingen opleggen.

Deze uitvraag werkte met een "tailor made"-aanpak: er was bewust ruimte om een deel van de projectactiviteiten nog niet volledig uit te werken bij de aanvraag, maar tijdens de uitvoering te concretiseren (de flexibiliteits-optie). Daar hoorden strengere monitoringsafspraken bij: er werden meerdere tussentijdse reflectiemomenten ingepland met het SNN en de Deskundigencommissie, vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst.

31 december 2021 gold als een tussentijds ijkmoment. Bleven de gerealiseerde kosten op dat moment onvoldoende in lijn met de verwachtingen, en kon de subsidieontvanger niet aannemelijk maken dat de achterstand op tijd werd ingelopen, dan kon het DB SNN de beschikking intrekken. In de beschikking kon een extra ijkmoment zijn opgenomen waarbij de voortgang en haalbaarheid van de doelstellingen aan de Deskundigencommissie werden voorgelegd; bij een onvoldoende beoordeling kon de subsidie voor de resterende looptijd worden ingetrokken.

De uiterste einddatum van elk project lag op 30 september 2023, aangezien REACT EU als geheel eind 2023 afgerond moest zijn. Uitstel na deze datum was niet mogelijk.

Verder gold dat het delen van ervaringen en leereffecten binnen het bredere innovatie-ecosysteem een nadrukkelijke verwachting was, niet iets vrijblijvends: subsidieontvangers moesten hiervoor een inhoudelijk monitoringsysteem opzetten dat hierop stuurde en een proactieve rol vervullen in het delen van kennis met andere partijen in het Noord-Nederlandse innovatie-ecosysteem.