Open Innovatie Call

Let op: deze call staat niet meer open. De status is "Aanvragen niet meer mogelijk". De informatie hieronder is dus vooral relevant als naslag of als je een lopend project hebt, niet om een nieuwe aanvraag te starten.

Je kreeg een bijdrage van maximaal 40% van de subsidiabele kosten, voor een project van maximaal vier jaar. Er werd vooraf geen maximumbedrag per project vastgesteld: de ambitie van het initiatief bepaalde mede de omvang, met als enige grens het beschikbare totaalbudget van € 20 miljoen (waarvan nog € 16.063.200 resteerde).

De aanvraag verliep in stappen: eerst een optioneel voortraject met het SNN en de deskundigencommissie om je projectidee te toetsen, daarna de formele aanvraag met een projectplan, aanvraagformulier en staatssteunanalyse via het EFRO Webportal. Beoordeling gebeurde niet op basis van vooraf afgebakende kostensoorten of projecttypen, maar op een sterkte-zwakteanalyse van de bijdrage aan de doelstellingen van de call.

Kosten waarvoor je subsidie kon krijgen, waren vooraf niet afgebakend: het ging om het totale project dat bijdraagt aan het innovatie-ecosysteem, niet om een vaste lijst kostenposten.

Belangrijkste knock-outs waarop een aanvraag sowieso werd afgewezen:

• De aanvraag is te laat ingediend. Voor deze openstelling (versie december 2018) kon worden aangevraagd van 3 juli 2017 12.00 uur tot en met 30 april 2019 17.00 uur. Aanvragen na die datum werden afgewezen.
• Er bestaat onvoldoende vertrouwen in de technische of economische haalbaarheid van het project.
• Niet aannemelijk is gemaakt dat het project financieel, ruimtelijk of anderszins obstakelvrij is.
• Niet aannemelijk is dat het project fysiek kan worden voltooid, of dat alle projectactiviteiten volledig kunnen worden uitgevoerd binnen de periode tussen aanvraagdatum en vier jaar na de verleningsbeschikking.
• De aanvraag voldoet niet aan de waarborging van gelijke kansen en het voorkomen van discriminatie, of het project heeft negatieve effecten op het milieu.
• De aanvrager (of, bij een groep verbonden ondernemingen, de groep) verkeert in financiële moeilijkheden. Dit wordt getoetst met een verplichte "Verklaring financiële moeilijkheden": onder meer een lopende collectieve insolventieprocedure, het voldoen aan criteria voor een insolventieprocedure, of niet-afgeloste reddings- of herstructureringssteun leidt tot uitsluiting.
• Het budget is op. Toekenning is afhankelijk van het nog beschikbare budget en gaat op volgorde van ontvangst; ook een inhoudelijk goedgekeurde aanvraag kan mislopen als het geld op is.

Verder geldt: haalbaarheidsstudies of haalbaarheidsprojecten vallen buiten de reikwijdte van deze regeling. Zoek je subsidie voor het onderzoeken of iets haalbaar is, dan kom je hier niet in aanmerking.

Voor de rechtsvorm geldt: subsidie kan worden aangevraagd door natuurlijke rechtsvormen, rechtspersonen of samenwerkingsverbanden daarvan. Bij een samenwerkingsverband vraagt één deelnemer (de penvoerder) de subsidie aan namens het geheel, met instemming van alle andere deelnemers, vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.

Wat niet als harde eis is geformuleerd, maar wel telt bij de beoordeling (dus geen knock-out, maar bepalend voor de kwaliteit van je dossier): mate van samenwerking, integrale benadering, business gerichtheid en maatschappelijke betekenis. Deze staan uitgewerkt bij "Voorwaarden".

Kortom: je valt af als je te laat aanvraagt, alleen werkt (zonder consortium), een haalbaarheidsproject indient, in financiële moeilijkheden verkeert, of als het budget al is uitgeput voordat jouw aanvraag aan de beurt is.

Timing van kosten: kosten die zijn gemaakt vanaf de datum van indiening van de subsidieaanvraag komen voor subsidiëring in aanmerking, mits de aanvraag wordt gehonoreerd. Voorbereidingskosten en kosten voor het opstellen of indienen van de aanvraag zelf zijn altijd uitgesloten, ook als de aanvraag wordt goedgekeurd.

Uit het verplichte begrotingsformat (Excel) blijkt welke kostencategorieën het SNN in de praktijk hanteert voor de onderbouwing van je begroting per projectpartner en op projectniveau:

• Loonkosten: kosten voor eigen personeel dat aan het project werkt, gebaseerd op aantal uren en een uurtarief. Voor het uurtarief moet je een van de volgende methodes kiezen:
• Methode A: brutojaarloon plus 32% werkgeverslasten plus 15% overheadkosten, gedeeld door 1.720 uur bij een 40-urige werkweek.
• Methode B: integrale kostensystematiek (conform artikel 12 Kaderbesluit EZ-subsidies), die vooraf door RVO moet zijn goedgekeurd. De goedkeuring moet je als bijlage bij de aanvraag voegen.
• Methode C: een door de Europese Commissie goedgekeurde methodiek, zoals gebruikt bij Horizon 2020-projecten. Ook hier moet de goedkeuring als bijlage worden meegestuurd.
• Inbreng in natura (arbeid), methode D: alleen te gebruiken als er geen dienstverband (en dus geen loonkosten) is, maar er wel werkzaamheden worden verricht, bijvoorbeeld door een zelfstandige zonder personeel binnen het consortium. Hiervoor geldt een vast tarief van € 39 per uur.
• Andere interne kosten: bijvoorbeeld afschrijvingskosten of inbreng in natura (niet zijnde arbeid), zoals apparatuur die nog een economische waarde vertegenwoordigt en objectief aantoonbaar is.
• Kosten derden: kosten van externe partijen, met subcategorieën voor onder meer verbruikte materialen en hulpmiddelen, promotie en publiciteit, en reis- en verblijfkosten.
• Andere directe kosten: overige kosten die direct aan het project zijn toe te rekenen.
• Kosten grond: maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten van het project.
• Opbrengsten gedurende de projectperiode: als je project inkomsten genereert, moet je deze als negatief bedrag opvoeren in de begroting; ze verminderen dus de subsidiabele kosten.

Voor btw geldt: als je organisatie geheel of gedeeltelijk btw-plichtig is en je btw-kosten wilt opvoeren voor subsidie, moet je een btw-verklaring aanleveren waaruit blijkt voor welke activiteiten je wel en niet btw-plichtig bent. Kennisinstellingen leveren een verklaring aan dat hun projectactiviteiten niet btw-plichtig zijn.

Wat niet in aanmerking komt:

• Haalbaarheidsstudies of haalbaarheidsprojecten vallen sowieso buiten de reikwijdte van dit instrument, ongeacht de kostensoort.
• Voorbereidingskosten en kosten voor het opstellen of indienen van de aanvraag.
• Kosten gemaakt vóór de datum van indiening van de aanvraag (behalve in uitzonderlijke, door het DB SNN te bepalen gevallen).

Voor de exacte grondslag van subsidiabele kosten verwijst het SNN naar de REES en artikel 69 van Verordening 1303/2013.

Deze 40% bestaat uit twee onderdelen die samen als één beschikking worden verstrekt: EFRO-subsidie en Rijkscofinanciering. Een aanvraag voor EFRO-subsidie geldt tegelijk als aanvraag voor de Rijkscofinanciering, en je ontvangt hiervoor één gecombineerde verleningsbeschikking.

Er is vooraf geen maximumbedrag per project vastgesteld: "Omdat ambities en doelstellingen vaak gerelateerd zijn aan het budget en wij de ambities van initiatiefnemers niet willen begrenzen, stellen wij vooraf geen absolute bovengrenzen aan de subsidie per project (anders dan de budgetgrens)." De enige begrenzing is dus het totale beschikbare budget.

Het totale budget voor deze call bedroeg € 20 miljoen, waarvan € 12 miljoen vanuit EFRO en het overige deel (€ 8 miljoen) vanuit Rijkscofinanciering. Van het totaalbudget resteert nog € 16.063.200, maar aanvragen is op dit moment niet meer mogelijk.

Extra financiering is mogelijk via "optopping": de provincies Groningen, Fryslân en/of Drenthe (en/of noordelijke gemeenten) kunnen een aanvullende bijdrage geven boven op de SNN-subsidie. Dit moet je apart bij die provincies of gemeenten aanvragen; het SNN draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid.

Ook is gefaseerde toekenning mogelijk: bij veelbelovende maar risicovolle projecten kan op advies van de deskundigencommissie worden gekozen voor toekenning in fasen, waarbij een volgende fase pas wordt toegekend na een positieve evaluatie van de vorige fase. Een gedeeltelijke toekenning geldt dan voor maximaal twee jaar.

Let op: kosten komen pas voor subsidie in aanmerking vanaf de datum van indiening van de aanvraag. Voorbereidingskosten en kosten voor het opstellen of indienen van de aanvraag zelf zijn nooit subsidiabel, ook niet na honorering.

Stap 0: Optioneel voortraject

Voordat je formeel indient, kun je je projectvoorstel of projectschets in een vroeg stadium voorleggen aan de deskundigencommissie, in afstemming met het SNN en de provincies. Dit is geen pre-beoordeling maar een informele reflectie op je voorstel. Neem hiervoor contact op met Team Open Innovatie Call via 050-5224900. Het SNN vormt hierbij het voorportaal: je bespreekt met het SNN en de provincie je projectidee, de aansluiting bij de uitvraag, en welke elementen je verder moet uitwerken.

Stap 1: Documenten verzamelen

Het aanvraagformulier en alle bijlagen staan klaar in het EFRO Webportal. Ter inzage zijn ook een checklist en het projectplanformat te downloaden. De verplichte documenten (volgens de checklist) zijn:

• Aanvraagformulier: online in te vullen in het EFRO Webportal.
• Projectplan: opgesteld volgens het meegeleverde format, met onder meer een pitch van maximaal 500 woorden, een beschrijving van activiteiten, aanleiding, aanpak, maatschappelijke bijdrage, het consortium, planning en begroting/financiering.
• Staatssteunanalyse: onderbouwt dat het project past binnen de EFRO-kaders en niet in strijd is met de Europese Mededingingsregels. Bij voorkeur opgesteld door een onafhankelijke deskundige.
• Ingevulde Excel-format begroting en financiering: bevat de kostenbegroting per projectpartner, financieringsopzet en (indien van toepassing) onderbouwing van gekozen uurtariefmethode.
• Verklaring financiële moeilijkheden: in te vullen door elke projectpartner die een onderneming is of economische activiteiten verricht, inclusief het "Beslisschema verbonden ondernemingen". Wordt ondertekend door de aanvrager (naam en functie ondertekenaar), met daarbij bij voorkeur de laatst vastgestelde (geconsolideerde) jaarrekening.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder: wordt ondertekend door de penvoerder (naam, functie, plaats, datum, handtekening), met een bewijs van tekenbevoegdheid (bijvoorbeeld KvK-uittreksel, statuten of intern autorisatieschema).
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner: wordt door elke afzonderlijke projectpartner ondertekend (naam, functie, plaats, datum, handtekening), eveneens met bewijs van tekenbevoegdheid.

Documenten die soms nodig zijn, afhankelijk van je situatie:

• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair: als je een intermediair machtigt om namens je de aanvraag in te dienen.
• Samenwerkingsovereenkomst: als er al een (concept)overeenkomst tussen de projectpartners is.
• Kopie beschikking overige financiering: als je ook bij andere financiers financiering hebt aangevraagd; bij publieke cofinanciering (gemeente, provincie, openbaar lichaam) volstaat een kopie van de aanvraag.
• BTW-verklaring: als je btw-kosten wilt opvoeren en (gedeeltelijk) btw-plichtig bent, of als kennisinstelling een verklaring dat je projectactiviteiten niet btw-plichtig zijn.
• MKB-toets: als je op het aanvraagformulier hebt aangegeven een kleine of middelgrote onderneming te zijn.
• Verband van ondernemingen: een schema van de juridische structuur met deelnemingspercentages, FTE, jaaromzet en balanstotaal per onderneming, als je organisatie deel uitmaakt van een ondernemingsverband (niet voor overheden en kennisinstellingen).
• IKS-verklaring: een RVO-goedkeuringsbrief als je loonkosten volgens methode B (integrale kostensystematiek) berekent.
• Goedkeuring EC-uurtarieven: een EC-goedkeuringsbrief als je loonkosten volgens methode C (bijvoorbeeld Horizon 2020) berekent.
• De-minimisverklaring(en): als je binnen het project gebruikmaakt van de-minimissteun. Let op: dit formulier kan niet digitaal worden ondertekend, alleen een geprint en ondertekend exemplaar is geldig, en je levert beide pagina's aan.
• Privacyverklaring subsidies: hierin verklaar je kennis te hebben genomen van hoe het SNN persoonsgegevens verwerkt; wordt ondertekend door de betrokkene (naam, functie, plaats, datum, handtekening) en toegevoegd aan je online dossier.

Stap 2: Indienen via het EFRO Webportal

Via de link naar https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/ vul je het aanvraagformulier in en upload je alle bijlagen. Vanuit je persoonlijke account volg je daarna de behandeling van je aanvraag. Belangrijk: verwijder burgerservicenummers uit documenten voordat je ze aanlevert; het SNN heeft deze niet nodig.

Beoordeling

Nadat je een volledige aanvraag hebt ingediend, controleert het SNN eerst of deze voldoet aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Voldoet de aanvraag niet, dan wordt hij afgewezen en krijg je hierover bericht in het EFRO Webportal.

Voldoet de aanvraag wel, dan beoordeelt de onafhankelijke deskundigencommissie het project tijdens haar vergadering, op de eigen merites van het project. Vervolgens wordt de aanvraag behandeld in de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN. Toekenning is afhankelijk van het nog beschikbare budget.

Zegt de bestuurscommissie ja, dan rondt het SNN de subsidietechnische toets af; samen met jou worden de laatste subsidietechnische details afgestemd. Daarna worden een concept-subsidiebeschikking en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met je besproken. Na jouw instemming onderteken je de uitvoeringsovereenkomst en wordt de subsidiebeschikking afgegeven.

Tijdens de looptijd

Vanaf het afgeven van de beschikking begint de uitvoeringsfase van je project. De maximale looptijd van een project is vier jaar vanaf het moment van subsidieverlening. In de beschikking tot subsidieverlening staan verplichtingen over de uitvoering, waaronder:

• rapportage over de voortgang van het project, met een vastgelegde frequentie;
• het indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Het DB SNN kan ook aanvullende verplichtingen opleggen; deze worden nader vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst tussen jou als subsidieontvanger en het DB SNN. Bij een samenwerkingsverband blijft de penvoerder het aanspreekpunt voor het SNN en verantwoordelijk voor het doorbetalen van subsidie aan de andere deelnemers, zoals afgesproken in de samenwerkingsovereenkomst.

Is er sprake van een gefaseerde (gedeeltelijke) toekenning, dan geldt deze voor maximaal twee jaar. Vanaf een half jaar voor het einde van die periode kun je een nieuwe aanvraag indienen voor het resterende deel, vergezeld van een evaluatie van de afgelopen fase.

Vaststelling en uitbetaling

Wanneer je alle werkzaamheden binnen je project hebt afgerond, dien je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit moet uiterlijk 13 weken na uitvoering van het project. Bij de vaststelling controleert het SNN of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten je daadwerkelijk hebt gemaakt. Aan de hand van de gemaakte, subsidiabele kosten stelt het SNN het definitieve subsidiebedrag vast.