Versterking van het circulaire innovatie-ecosysteem in Noord-Nederland

De regeling richtte zich op samenwerkende partijen in Drenthe, Fryslân en Groningen die met een gezamenlijk initiatief en een integrale visie en aanpak wilden inspelen op de versterking van het circulair innovatie-ecosysteem en op de uitdagingen van circulair innovatief ondernemerschap. Het ging niet om losse ondernemersprojecten, maar om initiatieven met een ecosysteembenadering: het verbeteren van verbindingen tussen partijen en thema's, concrete experimenten, en het faciliteren van platforms en organisaties die het mkb helpen om circulaire kansen te vertalen naar concrete initiatieven.

Aanvragers konden tussen € 1.500.000 en € 7.000.000 subsidie ontvangen, tot maximaal 50% van de subsidiabele kosten. De subsidie werd gefinancierd vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) 2021-2027.

De aanvraag verliep via het EFRO-webportaal, met eHerkenning niveau EH2+. Verplicht waren onder meer een projectplan, een begroting en getekende bewijzen van tekenbevoegdheid van penvoerder en projectpartners. Beoordeling gebeurde door een onafhankelijke Deskundigencommissie op basis van vijf criteria, met een ondergrens van 70 punten.

Omdat deze openstelling gesloten is en het budget uitgeput, kun je hier nu niet meer op aanvragen. De informatie in deze tekst is bedoeld als achtergrond, bijvoorbeeld om te zien of een vergelijkbare toekomstige openstelling iets voor jou zou kunnen zijn.

Knock-out eisen waardoor een aanvraag afgewezen werd:

• Het moest gaan om een samenwerkingsproject van minimaal twee onafhankelijke partijen met een aantoonbaar belang bij het project. Een aanvraag van één enkele partij zonder samenwerkingsverband viel dus af.
• De samenwerkende partijen moesten uit Noord-Nederland komen (Drenthe, Fryslân, Groningen) en met een gezamenlijk initiatief en integrale visie inspelen op de versterking van het circulair innovatie-ecosysteem.
• Er moest minimaal € 1.500.000 subsidie worden aangevraagd, met een maximum van € 7.000.000 per project. Kleinere of veel grotere aanvragen pasten niet binnen de regeling.
• De werkzaamheden mochten niet zijn gestart vóór het SNN de aanvraag had ontvangen. Als je al begonnen was, viel je af.
• De aanvrager moest niet in financiële moeilijkheden verkeren.
• Het project moest binnen 4,5 jaar na afgifte van de verleningsbeschikking kunnen worden afgerond; was dat niet aannemelijk, dan volgde afwijzing.
• Er moest voldoende vertrouwen zijn in de technische en economische haalbaarheid van het project, en de aanvrager moest aannemelijk maken dat het project financieel en anderszins obstakelvrij was.
• Het project mocht niet in strijd zijn met de waarborging van gelijke kansen en het voorkomen van discriminatie, en mocht geen negatieve effecten op het milieu hebben.
• Alleen complete aanvragen met alle verplichte documenten werden beoordeeld; onvolledige aanvragen kwamen niet in behandeling.
• Bij de inhoudelijke beoordeling gold een ondergrens van 70 punten (van de 100). Scoorde een project lager, dan kwam het niet in aanmerking, ook niet als er nog budget was.
• Voor elk van de vijf beoordelingscriteria moest minimaal de helft van het maximaal te behalen aantal punten worden gescoord. Een te lage score op één criterium kon dus alsnog tot afwijzing leiden, zelfs bij een hoge totaalscore.
• Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: was het budget op voordat jouw complete aanvraag aan de beurt kwam, dan viel je alsnog af, ook met een goede score.

Wie in aanmerking kwam, was dus primair een consortium van samenwerkende, professionele organisaties uit Noord-Nederland (ondernemers, kennisinstellingen, overheden en/of maatschappelijke organisaties) met een gezamenlijke, onderbouwde visie op de circulaire transitie en het vermogen om een project van minimaal € 1,5 miljoen subsidie te dragen en binnen de gestelde termijn uit te voeren.

Voor welke activiteiten

De subsidie was niet gekoppeld aan vaste kostensoorten met eigen tarieven zoals uurtarieven of m²-bedragen. In plaats daarvan gold een activiteitgerichte aanpak: subsidiabel waren kosten die direct en logisch samenhingen met activiteiten die bijdroegen aan de versterking van het circulair innovatie-ecosysteem in Noord-Nederland. Concreet ging het om activiteiten met een ecosysteembenadering, zoals:

• Het verbeteren van verbindingen tussen partijen en thema's binnen de circulaire transitie.
• Concrete experimenten gericht op circulair innovatief ondernemerschap.
• Het faciliteren van C-EDP (Continu Entrepreneurial Discovery Process): een open, dynamisch proces waarin ondernemers en andere partijen worden getriggerd om kansen te herkennen en te benutten.
• Platforms en organisaties die de doelgroep (mkb'ers in de circulaire transitie) faciliteren om opbrengsten te vertalen naar concrete initiatieven.
• Activiteiten gericht op netwerkverbindingen, meer samenwerking en het verbeteren van het klimaat waarin ondernemers innoveren.
• Activiteiten die ondernemingen beter in staat stellen kennis en vaardigheden te vergaren die nodig zijn voor circulair innovatief ondernemerschap (denk aan peer-exchange, peer-learning, netwerkbijeenkomsten en kennisdeling).

Algemene rekenregels voor subsidiabele kosten

• Er moest een direct en logisch verband bestaan tussen de activiteiten waarop de kosten betrekking hadden en de resultaten die met het project en het EFRO-programma werden beoogd.
• De kosten moesten voldoen aan het beginsel van proportionaliteit: ze mochten niet onevenredig hoog zijn in verhouding tot de activiteiten en het doel.
• Projectkosten waren alleen subsidiabel als de verplichtingen die tot de werkzaamheden leidden, waren aangegaan ná de datum waarop het SNN de subsidieaanvraag had ontvangen. De werkzaamheden zelf moesten uiterlijk op de einddatum van het project zijn uitgevoerd, en de projectkosten moesten zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode (met uitzondering van eventuele accountantswerkzaamheden voor het vaststellingsverzoek).

Wat juist niet

• Kosten voor werkzaamheden die al waren gestart vóór de datum waarop SNN de aanvraag ontving, kwamen niet in aanmerking.
• Kosten die onevenredig hoog waren ten opzichte van de activiteiten en het doel, kwamen niet in aanmerking (het proportionaliteitsbeginsel).
• De subsidiabele kostensoorten konden beperkt worden wanneer staatssteunregels daartoe verplichtten; met andere woorden, staatssteunkaders konden ervoor zorgen dat bepaalde kosten voor bepaalde partners niet (volledig) subsidiabel waren.

Omdat de regeling gesloten is, is deze informatie vooral relevant om te begrijpen hoe EFRO-kosten in dit type openstelling werden beoordeeld, mocht een vergelijkbare regeling in de toekomst weer opengaan.

Je kon minimaal € 1.500.000 en maximaal € 7.000.000 subsidie per project ontvangen. Het maximale subsidiepercentage bedroeg 50% van de subsidiabele kosten.

Staatssteunregels konden ervoor zorgen dat er per projectpartner andere maximale subsidiepercentages golden. Dat betekent dat niet elke partner binnen hetzelfde samenwerkingsverband automatisch op 50% subsidie kon rekenen; dit hing af van de toepasselijke staatssteunkaders (de-minimisverordening, de Algemene Groepsvrijstellingsverordening, of goedkeuring op grond van artikel 107 lid 3 VWEU) en de precieze status van de partner.

Bij de vaststelling van de subsidie werd uitgegaan van het subsidiepercentage dat bij de verlening was afgesproken. De subsidie kon lager worden vastgesteld dan verleend als:

• de gerealiseerde kosten lager waren dan begroot;
• niet aan de verplichtingen uit de verleningsbeschikking was voldaan.

Tijdens de looptijd kon een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie worden verstrekt zodra met de uitvoering was gestart. Bij elke voortgangsrapportage kon een extra voorschot worden aangevraagd, gebaseerd op de gemaakte en betaalde kosten. In totaal kon tot maximaal 95% van de subsidie als voorschot worden uitgekeerd; het resterende deel volgde bij de definitieve vaststelling.

Stap 1: documenten en formats verzamelen

Bekijk welke documenten en informatie je nodig hebt en download alle beschikbare formats van de subsidiepagina.

Stap 2: projectplan schrijven

In deze fase werk je de volledige projectaanvraag uit. Met het projectplan overtuig je het SNN op inhoud, haalbaarheid, kans op succes en uitvoerbaarheid. De uitvoeringsregeling beschrijft waaraan het projectplan moet voldoen.

Stap 3: volledige aanvraag indienen via het EFRO-webportaal

De aanvraag ging via https://www.efro-webportal.nl/mijn/LoginPage. Hiervoor was eHerkenning nodig op betrouwbaarheidsniveau EH2+; het aanvragen daarvan kan tijd kosten, dus daar moest je tijdig mee beginnen.

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Projectplan: de inhoudelijke onderbouwing van het project.
• Begroting: opgesteld met het verplichte begrotingsformat (Begrotingsformat-aanvraag-2021-2027, XLSX).
• Bewijs rechtsgeldig getekend penvoerder: getekend door een tekenbevoegd persoon (of personen bij gezamenlijke bevoegdheid) van de penvoerder, met het format "Ondertekening Penvoerder".
• Bewijsvoering tekenbevoegdheid penvoerder: documentatie waaruit blijkt wie bij de penvoerder tekenbevoegd is.
• Bewijs rechtsgeldig getekend projectpartner (indien van toepassing, voor alle projectpartners): getekend door een tekenbevoegd persoon (of personen bij gezamenlijke bevoegdheid) van elke projectpartner, met het format "Ondertekening Projectpartner".
• Bewijsvoering tekenbevoegdheid projectpartner: documentatie waaruit blijkt wie bij elke projectpartner tekenbevoegd is.

Documenten die niet verplicht maar wel gewenst waren (voor een soepele behandeling)

• Juridische organisatiestructuur van de deelnemende partijen.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden van alle deelnemende partijen (format: Verklaring financiële moeilijkheden 2024).
• Jaarrekeningen waarop die verklaringen zijn gebaseerd.
• Mkb-verklaring voor alle projectpartners die tot het mkb behoren.
• Machtigingsformulier intermediair, als je de aanvraag liet indienen door een tussenpersoon.

Ook een verklaring verbonden onderneming stond als format beschikbaar. Let bij het aanleveren van documenten op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig en moeten worden verwijderd of afgeschermd voordat je documenten deelt met het SNN.

Let op bij het aanleveren

Gebruik altijd de beschikbare formats en formulieren, vul ze volledig in en houd rekening met het maximaal aantal pagina's dat voor onderdelen zoals het projectplan gold (nadere details hierover staan in de uitvoeringsregeling). Alleen complete aanvragen met alle verplichte documenten werden inhoudelijk beoordeeld.

Wie diende in

De subsidie werd aangevraagd door één deelnemer van het samenwerkingsverband (de penvoerder), namens het hele consortium. Het project moest de instemming hebben van alle deelnemers, vastgelegd in een door alle deelnemers ondertekende samenwerkingsovereenkomst. De penvoerder was voor het SNN het centrale aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het doorbetalen van de subsidie aan de andere projectpartners.

Beoordeling

Alle aanvragen waarbij alle verplichte documenten waren aangeleverd, werden inhoudelijk beoordeeld door de Deskundigencommissie, bestaande uit onafhankelijke deskundigen. Zij adviseerden het SNN over toekenning op basis van de landelijk afgesproken selectiecriteria uit het EFRO-beoordelingskader (zie sectie Voorwaarden voor de criteria en puntenverdeling). Na deze inhoudelijke beoordeling voerde het SNN ook een subsidie-technische toets uit, waarbij werd gecontroleerd op beleidscriteria, harde afwijzingsgronden en maximale staatssteun. Tijdens deze toets kon het SNN vragen om aanvullende informatie als de verstrekte informatie nog onvoldoende was voor een beschikking.

Vervolgens ging de subsidieaanvraag met een zwaarwegend advies van de Deskundigencommissie ter besluitvorming naar het Dagelijks Bestuur van het SNN (DB SNN). Na het besluit van het DB SNN volgde de subsidiebeschikking.

Doorlooptijd

De beslisperiode voor het geven van een beschikking was 26 weken, gerekend vanaf het moment van indiening. Deze termijn werd opgeschort zodra het SNN aanvullende informatie opvroeg.

Verlening en start van de projectperiode

Na een positief besluit ontving je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Op de datum van afgifte van deze beschikking ging de realisatietermijn in: de projectperiode van maximaal 4 jaar.

Bevoorschotting

Zodra je met de uitvoering van het project was gestart, kon een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie worden verstrekt. Dit voorschot werd niet uitgekeerd als het SNN een obstakel in de uitvoering constateerde. Bij het indienen van een voortgangsrapportage kon een extra voorschot worden aangevraagd; de hoogte daarvan werd bepaald op basis van de gemaakte en betaalde kosten. In totaal kon tot maximaal 95% van de subsidie als voorschot worden uitgekeerd. Het resterende bedrag werd uitbetaald bij de projectvaststelling.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Minimaal eenmaal per jaar een voortgangsrapportage indienen over de financiële en inhoudelijke voortgang, met het door het SNN verstrekte format. Bij ondeugdelijke rapportage kan de subsidie worden ingetrokken of verlaagd.
• Wijzigingen in het project zo snel mogelijk melden bij het SNN.
• Je houden aan de afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst.

Vaststelling

Uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project moest een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) worden ingediend, met het format van het SNN. Welke documenten hierbij precies moesten worden aangeleverd (mogelijk inclusief een rapport van bevindingen door een accountant), stond vermeld in de verleningsbeschikking. Bij de vaststelling controleerde het SNN of de werkzaamheden volgens het projectplan waren uitgevoerd en welke kosten daarvoor waren gemaakt. Aan de hand daarvan werd het definitieve subsidiebedrag vastgesteld.

De subsidie werd lager vastgesteld dan verleend als de gerealiseerde kosten lager waren dan begroot, of als niet aan de verplichtingen uit de verleningsbeschikking was voldaan. Voor de berekening van het uiteindelijke bedrag werd uitgegaan van het subsidiepercentage dat bij de verlening was vastgesteld. Het SNN kon de uitbetaling opschorten als de financiering vanuit de Europese Commissie niet beschikbaar was.