Proeftuinen 2019

Let op: de status van deze regeling is "Aanvragen niet meer mogelijk". Je kunt nu geen nieuwe aanvraag meer indienen. Van het totale budget van 4 miljoen euro resteerde nog € 1.847.067, maar dat bedrag is niet meer aan te vragen zolang de regeling gesloten is.

Voor wie de regeling wél openstond: alleen de ene juridische entiteit die de proeftuin exploiteert kon aanvragen, niet de individuele gebruikers of partners van het cluster. Het subsidiepercentage lag op 40%, met de kanttekening dat dit percentage volgens het loket verschilt per type project.

De subsidie was bedoeld voor kosten van het opzetten, uitbouwen of verbeteren van de proeftuin: investeringen, exploitatiekosten (personeel, administratie, algemene kosten), clusteraansturing, marketing, beheer van faciliteiten en opleidingsprogramma's. Niet subsidiabel waren de test- en ontwikkelwerkzaamheden die gebruikers zelf met en in de proeftuin uitvoerden.

Aanvragen ging (destijds) via het EFRO Webportal, waar je een aanvraagformulier en verplichte bijlagen indiende. Een onafhankelijke deskundigencommissie beoordeelde de aanvraag op punten, waarna het Dagelijks Bestuur van het SNN besliste over toekenning, afhankelijk van het beschikbare budget.

De belangrijkste knock-outs waren:

• Je bent een innovatiecluster dat bestaat uit één juridische entiteit. Losse samenwerkingsverbanden zonder gezamenlijke rechtsvorm vielen af.
• Alleen de organisatie die de proeftuin exploiteert kan aanvragen. Andere partijen binnen het cluster (bijvoorbeeld gebruikers of partners) konden zelf geen aanvraag indienen.
• De proeftuin ligt in Drenthe, Fryslân en/of Groningen. Proeftuinen buiten deze drie provincies kwamen niet in aanmerking.
• De proeftuin staat open voor derden, met name mkb'ers. Een gesloten faciliteit die alleen voor de eigen organisatie werkt, viel af.
• De vergoeding die deelnemers betalen voor het gebruik van de proeftuin is marktconform. Gratis of ver onder de marktprijs aanbieden was geen optie.
• De proeftuin richt zich op één of meer van deze thema's: zekere, schone en efficiënte energie; schone, veilige watervoorziening; gezondheid, demografie en welzijn; en/of voedselzekerheid, duurzame landbouw en bio-economie. Proeftuinen buiten deze thema's vielen af.
• De subsidie is bedoeld voor het opzetten, uitbouwen, verbeteren of verbinden van proeftuinen. Bij het verbinden van proeftuinen moet minimaal één ervan in Noord-Nederland liggen.
• De subsidie is alleen voor de aanloopfase: maximaal 3 jaar aan investerings- en exploitatiekosten. Voor kosten die daarna nog doorlopen, is geen subsidie beschikbaar.

Daarnaast gold een knock-out op kostenniveau: kosten voor het verrichten van test- en ontwikkelwerkzaamheden met en voor de gebruikers van de proeftuin zijn niet subsidiabel. Dit onderscheid is belangrijk: de subsidie is voor de proeftuin als faciliteit, niet voor het testwerk dat gebruikers er zelf laten uitvoeren.

Ook was er een deelplafond-eis: het deelplafond voor Specifieke doelstelling D (CO2-reductie) was uitgeput. Projecten gericht op CO2-reductie konden nog wel aanvragen, maar dan binnen het deelplafond voor Specifieke doelstelling C (meer innovatie en valorisatie in het mkb).

Er gold geen aparte mkb-toets voor de aanvrager zelf (het innovatiecluster); de kmo-definitie gaat over de ondernemingen die van de proeftuin gebruikmaken, niet over eisen aan de aanvrager.

1. Investeringskosten in de proeftuin

Kosten voor het opzetten, uitbouwen of verbeteren van de proeftuin. Denk aan de fysieke inrichting van de locatie waar data, apparaten en expertise ter beschikking worden gesteld.

2. Exploitatiekosten

Kosten voor personeel, administratie en algemene kosten die nodig zijn om de proeftuin operationeel te houden.

3. Kosten voor het aansturen van het cluster

Dit betreft kosten voor het verbeteren van samenwerking, informatiedeling en het verschaffen van zakelijke ondersteunende diensten binnen de proeftuin. Dit zijn de "zachte" organisatiekosten van het innovatiecluster.

4. Marketingkosten

Kosten om de zichtbaarheid van de proeftuin te verhogen en nieuwe organisaties (bijvoorbeeld nieuwe mkb-gebruikers) aan te trekken.

5. Beheer van proeftuinfaciliteiten, opleidingsprogramma's, workshops en conferenties

Kosten voor het runnen van de faciliteit zelf en voor kennisoverdracht in de vorm van opleidingen, workshops en conferenties die aan de proeftuin verbonden zijn.

Wat niet subsidiabel is

Dit is een belangrijk onderscheid. De subsidie is bedoeld voor de faciliteit (de proeftuin als infrastructuur en organisatie), niet voor het daadwerkelijke testwerk dat een individuele ondernemer bij die proeftuin laat uitvoeren.

Termijn van de kosten

Subsidie werd verleend voor maximaal 3 jaar, en dan specifiek voor investerings- en exploitatiekosten die vallen in de aanloopfase van de proeftuin. Kosten die na deze aanloopfase van 3 jaar worden gemaakt, komen niet meer in aanmerking.

Randvoorwaarde bij besteding

De vergoeding die deelnemers (de gebruikers van de proeftuin) betalen voor het gebruik van de faciliteit moet marktconform zijn. Dit raakt niet direct de subsidiabele kosten, maar is wel een voorwaarde waaraan de proeftuin-exploitatie moet voldoen om voor subsidie in aanmerking te blijven komen.

Staatssteunkader

Deze Europese verordening bepaalt onder welke voorwaarden staatssteun (waaronder deze subsidie) is toegestaan zonder aparte aanmelding bij de Europese Commissie. Voor proeftuinen/innovatieclusters relevant is met name de regeling dat steun voor innovatieclusters investeringen in open en gedeelde infrastructuur kan ondersteunen, of het opereren van het cluster, om samenwerking, netwerking en kennisverwerving te versterken. Exploitatiesteun voor innovatieclusters mag volgens deze Europese kaders alleen tijdelijk zijn, voor een beperkte periode van maximaal tien jaar, en de verhouding tussen het totale steunbedrag en de totale in aanmerking komende kosten mag ten hoogste 50% bedragen over de periode waarvoor de steun wordt toegekend.

Er worden ook geen BTW-regels, overheadpercentages of uurtarieven genoemd voor de genoemde kostensoorten.

Van het totale budget van 4 miljoen euro voor Proeftuinen 2019 stond op het moment van vastleggen nog € 1.847.067 aan resterend budget open. Aanvragen is echter niet meer mogelijk, dus dit bedrag is nu niet meer aan te vragen.

Toekenning van subsidie was, ook toen aanvragen nog mogelijk was, altijd afhankelijk van het nog beschikbare budget op het moment dat het Dagelijks Bestuur van het SNN een besluit nam.

Voor Specifieke doelstelling D (CO2-reductie) was het deelplafond al uitgeput; dat budget was dus niet meer beschikbaar, ook niet toen aanvragen nog liep. Projecten op dit thema moesten terugvallen op het deelplafond van Specifieke doelstelling C.

Stap 1: Formulier en bijlagen verzamelen

Het aanvraagformulier en alle verplichte bijlagen vind je in het EFRO Webportal. Enkele bijlagen staan ook los op de subpagina om alvast in te zien, voordat je in het portal aan de slag gaat.

Stap 2: Aanvraag indienen via het EFRO Webportal

Via de knop "Aanvraag starten" kom je in het aanvraagproces in het EFRO Webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Hier vul je het aanvraagformulier in en upload je alle bijlagen. Vanuit je persoonlijke account volg je vervolgens de behandeling van je aanvraag.

Benodigde documenten

Bij een aanvraag horen de volgende documenten.

• Privacyverklaring subsidies (PDF): een verklaring over de omgang met persoonsgegevens.
• Format begroting Proeftuinen 2018 (XLSX): het verplichte format waarin je de projectbegroting moet aanleveren. Let op: dit format draagt de naam "2018", terwijl de regeling "Proeftuinen 2019" heet.
• Verklaring de-minimissteun (PDF): een verklaring over eventueel eerder ontvangen de-minimissteun, relevant voor de staatssteuntoets.
• Mkb-verklaring (PDF): een verklaring waarmee (waarschijnlijk de gebruikers van de proeftuin) aantonen dat ze onder de mkb-definitie vallen zoals beschreven in de meegeleverde EU-bijlage over de kmo-definitie.
• Model projectplan Proeftuinen 2019 (DOCX): het verplichte format voor je projectplan, waarin je project wordt beschreven en beoordeeld door de deskundigencommissie.
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair (PDF): een machtiging als je de aanvraag laat verzorgen door een intermediair namens de penvoerder (de hoofdaanvrager).
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner (DOCX): een document waarmee een projectpartner (naast de penvoerder) bevestigt dat de aanvraag rechtsgeldig is ondertekend. Dit document wordt ondertekend door de projectpartner.
• Verklaring financiële moeilijkheden (2024) (PDF): een verklaring waarmee je aantoont dat de aanvragende organisatie niet in financiële moeilijkheden verkeert (relevant omdat de AGVV steun aan ondernemingen in moeilijkheden uitsluit).
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder (DOCX): hetzelfde soort verklaring, maar dan voor de penvoerder (de hoofdaanvrager/exploitant van de proeftuin) zelf. Dit document wordt ondertekend door de penvoerder.

Let op privacy

Burgerservicenummers zijn niet nodig. Staan deze per ongeluk in een van de documenten die je aanlevert, dan moet je ze verwijderen of afschermen voordat je de documenten deelt.

Er is geen concrete deadline (datum of tijdstip) bekendgemaakt voor het indienen van een aanvraag onder Proeftuinen 2019. Aanvragen is op dit moment niet mogelijk.

Eerste toets: volledigheid en basisvoorwaarden

Zodra je een aanvraag hebt ingediend en deze volledig is, controleert het SNN of de aanvraag voldoet aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Is dit niet het geval, dan wordt de aanvraag afgewezen. Je ontvangt hierover een bericht in het EFRO Webportal.

Beoordeling door de deskundigencommissie

Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden, dan beoordeelt een onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering. Zij kent punten toe op vier criteria (bijdrage aan de OP EFRO-doelstelling: 35 punten, mate van innovatie: 25 punten, kwaliteit van de business case: 25 punten, duurzaamheid: 15 punten). Bij 70 punten of meer adviseert de commissie het SNN om subsidie toe te kennen.

Besluitvorming door het Dagelijks Bestuur

De aanvraag met positief advies wordt behandeld in de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur van het SNN. Toekenning is op dat moment afhankelijk van het nog beschikbare budget: ook een positief advies van de deskundigencommissie garandeert dus geen toekenning als het budget inmiddels is uitgeput.

Laatste controle en verlening

Zegt het Dagelijks Bestuur "ja" tegen een aanvraag, dan voert het SNN nog een laatste controle uit: voldoet de aanvraag aan de (Europese) regelgeving en past het binnen de uitvoeringsregeling? Is ook dit positief, dan wordt de subsidie verleend aan het project. Dit besluit wordt gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering van het project (in de aanloopfase van maximaal 3 jaar) moet je de proeftuin openstellen voor derden (met name mkb), een marktconforme gebruiksvergoeding hanteren en de activiteiten uitvoeren zoals beschreven in het projectplan.

Vaststelling en einddeclaratie

Zijn alle werkzaamheden binnen het project afgerond, dan dien je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit moet binnen maximaal 13 weken na uitvoering van het project. Bij het vaststellen van de aanvraag controleert het SNN of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Aan de hand van de gemaakte (en goedgekeurde) kosten wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Dit definitieve bedrag kan dus afwijken van het bedrag dat bij verlening was toegekend, afhankelijk van de daadwerkelijk gemaakte en goedgekeurde kosten.