Proeftuinen 2016

In een proeftuin kunnen ondernemers innovatieve nieuwe producten testen. Deze subsidie was bedoeld om noordelijke proeftuinen op te zetten, uit te bouwen of te verbeteren, zodat innovatieve mkb'ers in Drenthe, Fryslân en Groningen tijd en geld besparen en nieuwe producten sneller op de markt komen.

De subsidie kon worden aangevraagd door het innovatiecluster dat een proeftuin beheert: één juridische entiteit die een fysieke locatie beschikbaar stelt waar data, apparaten en expertise toegankelijk zijn voor derden, zoals ondernemers die er hun prototypen konden testen. Losse mkb'ers die alleen gebruik wilden maken van een proeftuin, konden deze subsidie dus niet zelf aanvragen.

Je kreeg subsidie voor kosten van investeringen in de proeftuin, exploitatiekosten (personeel, administratie, algemene kosten), het aansturen van het cluster en verbeteren van samenwerking, marketingkosten om de proeftuin zichtbaarder te maken, en het beheer van faciliteiten inclusief opleidingsprogramma's, workshops en conferenties. Het subsidiepercentage lag tussen 40% en 45%, afhankelijk van welke beleidsregel van toepassing was.

Aanvragen ging via het EFRO Webportal (efro-webportal.nl), met een verplicht aanvraagformulier en bijlagen zoals een verklaring de-minimissteun en een projectplan volgens vast format. Een onafhankelijke deskundigencommissie beoordeelde de aanvraag op punten; bij 70 punten of meer volgde een advies tot toekenning aan het SNN, waarna de bestuurscommissie Economische Zaken het besluit nam.

Je kwam alleen in aanmerking als je aan de volgende harde eisen voldeed:

• Je bent één juridische entiteit die een proeftuin beheert en exploiteert (een innovatiecluster). Alleen die exploiterende organisatie kon de subsidie aanvragen, niet losse deelnemers of gebruikers van de proeftuin.
• Je bent geen natuurlijke persoon. Wie geen rechtspersoon is, viel af.
• De proeftuin staat in Drenthe, Fryslân en/of Groningen. Ging het om het verbinden van meerdere proeftuinen, dan moest minstens één daarvan in Noord-Nederland liggen.
• De proeftuin is open voor derden en met name gericht op het mkb, niet alleen voor de eigen organisatie.
• Deelnemers betalen een marktconforme vergoeding voor het gebruik van de proeftuin, geen symbolisch of te laag bedrag.
• De proeftuin richt zich op innovaties binnen een van de maatschappelijke uitdagingen uit de RIS3: zekere, schone en efficiënte energie; schone, veilige watervoorziening; gezondheid, demografie en welzijn; of voedselzekerheid, duurzame landbouw en bio-economie.
• Je kon overtuigend uitleggen hoe de kennis die de proeftuin oplevert openlijk gedeeld wordt met anderen dan alleen de gebruiker van dat moment.
• Er stond geen bevel tot terugvordering open tegen jouw organisatie op basis van een eerder onrechtmatig verklaard staatssteunbesluit.
• Je verkeerde niet in financiële moeilijkheden zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.
• Het project moest technisch en economisch haalbaar zijn en binnen de looptijd (maximaal 3 jaar, met mogelijke verlenging tot uiterlijk 1 juli 2023) volledig kunnen worden uitgevoerd.
• Bij de beoordeling moest het project minstens 70 van de 100 punten scoren; anders werd de aanvraag alsnog afgewezen, ook als aan alle andere eisen was voldaan.
• Het criterium duurzaamheid moest minimaal 1 punt (de score "neutraal") opleveren. Scoorde je hier 0 punten (onvoldoende), dan werd de aanvraag afgewezen, los van de rest van de score.

Kosten voor het uitvoeren van test- en ontwikkelwerkzaamheden mét of vóór de gebruikers van de proeftuin kwamen niet in aanmerking; de subsidie was bedoeld voor de proeftuin zelf, niet voor het innovatietraject van de individuele ondernemer die er gebruik van maakt.

Investeringen in de proeftuin

Kosten voor investeringen in immateriële en materiële activa van de proeftuin, bijvoorbeeld voor het opzetten, uitbouwen of verbeteren van de proeftuin. Er is geen apart tarief of maximumbedrag per kostenpost genoemd; het geldende subsidiepercentage (40% of 45%, zie de sectie "Hoeveel krijg je") gold over deze kosten samen met de andere subsidiabele kostensoorten.

Exploitatiekosten

Personeelskosten en administratieve kosten, met inbegrip van algemene kosten, voor zover deze betrekking hebben op de exploitatie in de aanloopfase van de proeftuin. Bij een aanvraag met exploitatiekosten moest je aantonen dat deze aanloopsubsidie noodzakelijk was en moest de business case laten zien hoe de vervolgfinanciering na de aanloopfase geregeld zou worden.

Aansturen van het cluster en samenwerking

Kosten voor het aansturen van het innovatiecluster, gericht op het bevorderen van samenwerking, informatiedeling en het verschaffen of toeleiden van gespecialiseerde, op maat gemaakte zakelijke ondersteuningsdiensten. Dit was alleen subsidiabel voor zover het betrekking had op de proeftuin zelf.

Marketing

Marketingkosten voor de proeftuin, gericht op het aantrekken van nieuwe ondernemingen of organisaties en het verhogen van de zichtbaarheid van de proeftuin.

Beheer, opleiding en kennisdeling

Kosten voor het beheer van de proeftuinfaciliteiten en voor de organisatie van opleidingsprogramma's, workshops en conferenties, gericht op het ondersteunen van kennisdeling, netwerking en (transnationale) samenwerking.

Wat niet subsidiabel was

• Kosten voor het verrichten van test- en ontwikkelwerkzaamheden mét en vóór de gebruikers van de proeftuin. Dit is een expliciete uitsluiting: subsidie was voor de proeftuinfaciliteit zelf, niet voor het innovatietraject van de individuele gebruiker.
• Administratieve en financiële sancties en boetes.
• Winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband.
• Fooien en geschenken.
• Representatiekosten en -vergoedingen.
• Kosten van personeelsactiviteiten.
• Kosten van overboekingen en annuleringen.
• Gratificaties en bonussen.
• Kosten van een outplacementtraject.

Algemene voorwaarden bij de kosten

Kosten waren alleen subsidiabel als de verplichtingen die tot de werkzaamheden leidden, zijn aangegaan ná de datum waarop het SNN de subsidieaanvraag ontving, en als de werkzaamheden zelf zijn uitgevoerd vóór de einddatum van het project. De kosten moesten daarnaast zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode. Een uitzondering hierop gold voor eventuele accountantswerkzaamheden die nodig waren voor het verzoek tot definitieve vaststelling; die kosten mochten ook na die 13 weken nog worden gemaakt. Verder moesten kosten rechtstreeks toe te rekenen zijn aan en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project om in aanmerking te komen.

Bij samenwerking tussen meerdere partijen in één project moest een samenwerkingsovereenkomst worden gesloten en door alle partijen ondertekend, met daarin ook vastgelegd welke andere ondernemingen (naast de aanvrager) direct van de subsidie profiteerden en hoe zij dat deden.

Het subsidiepercentage stond op de loketpagina als 40-45%.

• Onder Beleidsregel Proeftuinen C 2016 kreeg je 40% van de totale subsidiabele kosten.
• Onder Beleidsregel Proeftuinen D 2016 (gericht op CO2-reductie) kreeg je 45% van de totale subsidiabele kosten.

Voor Proeftuinen C 2016 gold:

• Minimale subsidie: € 200.000 per project.
• Maximale subsidie: € 2.000.000 per project.
• Bij subsidiabele kosten boven € 5.000.000 bleef het maximum van € 2.000.000 gehandhaafd, waardoor het effectieve percentage onder de 40% zakte.

Het toegekende percentage kon ook lager uitvallen dan 40% of 45% als de regels van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening dat vereisten. Zo mocht een innovatiecluster nooit meer dan € 7.500.000 aan staatssteun in totaal ontvangen (alle steun bij elkaar opgeteld, uit alle bronnen en periodes), en mocht op grond van de AGVV maximaal 50% steun worden verleend, ook hier weer gerekend over alle steun samen.

Vroeg je aan onder twee tegelijk openstaande deelplafonds (C en D) en kwam je voor beide in aanmerking, dan kreeg je subsidie op basis van maar één doelstelling: in eerste instantie D.

Het totale beschikbare budget (deelplafond) voor aanvragen die tussen 4 februari 2016 en 31 mei 2016 binnenkwamen, bedroeg € 7.000.000 voor Proeftuinen C 2016. Geld werd op volgorde van binnenkomst verdeeld, niet op kwaliteit alleen: een project moest wel minimaal 70 van de 100 punten scoren om überhaupt kans te maken, maar binnen de groep goedgekeurde aanvragen bepaalde de volgorde van ontvangst wie het geld kreeg totdat het plafond bereikt was.

Stap 1: documenten verzamelen

Het aanvraagformulier en alle verplichte bijlagen waren te vinden in het EFRO Webportal. Op de loketpagina waren onder meer de volgende documenten alvast in te zien:

• Verklaring de-minimissteun: een verklaring die de aanvrager zelf invult en ondertekent over eventueel eerder ontvangen de-minimissteun.
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair: te gebruiken als de penvoerder een intermediair machtigt; wordt ondertekend door de penvoerder.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner: document waarmee een projectpartner (bij samenwerking) bevestigt dat de aanvraag rechtsgeldig is ondertekend, te ondertekenen door die projectpartner.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder: hetzelfde, maar dan te ondertekenen door de penvoerder zelf.
• Verklaring financiële moeilijkheden (2024): een verklaring dat de aanvrager niet in financiële moeilijkheden verkeert zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening; wordt door de aanvrager ondertekend.
• Model projectplan Proeftuinen 2018: een verplicht format voor de beschrijving van het project waarin onder meer de outputindicatoren, de business case en de bijdrage aan de doelstellingen moesten worden onderbouwd.

Let op privacy: burgerservicenummers waren niet nodig voor deze aanvraag. Stonden deze toch in aan te leveren documenten, dan moesten ze verwijderd of afgeschermd worden voordat de documenten werden gedeeld met het SNN.

Stap 2: aanvraag indienen via het EFRO Webportal

Via de knop op de loketpagina kwam je in het aanvraagproces in het EFRO Webportal (efro-webportal.nl). Daar vulde je het aanvraagformulier in en voegde je alle bijlagen toe. Vanuit je persoonlijke account in het portal kon je de verdere behandeling van je aanvraag volgen.

Samenwerkingsovereenkomst bij meerdere partijen

Werkten meerdere organisaties samen in één project, dan moest dit worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst die door alle betrokken partijen werd ondertekend. Deze overeenkomst kon idealiter al bij de aanvraag worden meegeleverd, maar mocht ook op een later, door het SNN te bepalen moment na de beschikking worden aangeleverd. In dat laatste geval kreeg je een beschikking onder ontbindende voorwaarde: werd de overeenkomst niet binnen de gestelde termijn aangeleverd, dan verviel de beschikking en daarmee het recht op subsidie.

Aanvraagperiode en verdeling

Voor deze specifieke openstelling (Beleidsregel Proeftuinen C en D 2016) konden aanvragen worden ingediend tussen donderdag 4 februari 2016 en dinsdag 31 mei 2016. Aanvragen die op dat moment niet compleet waren, werden afgewezen. Beschikbare middelen werden verdeeld op volgorde van binnenkomst, niet op basis van een vaste einddatum met gelijke kansen voor alle indieners: hoe eerder je een complete aanvraag indiende, hoe groter de kans dat er nog budget beschikbaar was.

Alle aanvragen via de penvoerder

Bij een samenwerking moesten alle aanvragen, verzoeken en voortgangsrapportages worden ingediend door de penvoerder. Het SNN deed uitkeringen ook uitsluitend aan de penvoerder, nooit direct aan andere samenwerkende partijen.

Compleetheidscontrole en toetsing op voorwaarden

Na indiening keek het SNN eerst of de aanvraag volledig was. Was de aanvraag compleet, dan toetste het SNN of deze voldeed aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Voldeed de aanvraag hier niet aan, dan werd deze afgewezen; hierover kreeg je een bericht in het EFRO Webportal.

Beoordeling door de deskundigencommissie

Een onafhankelijke deskundigencommissie beoordeelde vervolgens de aanvraag tijdens een vergadering en gaf punten op vier hoofdcriteria (zie de sectie "Voorwaarden" voor de precieze puntenverdeling). Bij een score van 70 punten of meer adviseerde de commissie het SNN om subsidie toe te kennen.

Besluitvorming door de bestuurscommissie

De aanvraag werd behandeld in de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN. Toekenning van de subsidie hing mede af van het op dat moment nog beschikbare budget binnen het deelplafond. Zei ook de bestuurscommissie "ja", dan voerde het SNN nog een laatste controle uit: of de aanvraag voldeed aan de (Europese) regelgeving en paste binnen de uitvoeringsregeling. Was dit positief, dan werd de subsidie verleend. Het besluit werd gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Bevoorschotting

Zodra met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten was gestart, kon een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie worden aangevraagd. Dit voorschot werd niet verstrekt als het SNN op dat moment een obstakel bij de uitvoering van het project constateerde.

Daarnaast kon een voorschot worden verstrekt op basis van gemaakte en betaalde kosten, mits dit verzoek gelijk met of na een volledige voortgangsrapportage werd ingediend. De hoogte van dit voorschot werd berekend door de gerapporteerde kosten te vermenigvuldigen met het percentage dat volgt uit de verleende subsidie gedeeld door de totale subsidiabele kosten.

De voorschotten op basis van start van de uitvoering én op basis van gemaakte kosten samen bedroegen maximaal 80% van de maximaal verleende subsidie. Ging het alleen om voorschotten over gemaakte en betaalde kosten, dan kon dit oplopen tot maximaal 100%. In uitzonderingsgevallen kon zelfs tot 100% voorschot worden verstrekt als het zeer aannemelijk was dat het project op afzienbare termijn conform de voorwaarden kon worden afgerond, het aannemelijk was dat de nog te maken kosten subsidiabel gesteld zouden worden, en het niet verstrekken van het voorschot onredelijke gevolgen zou hebben voor de cashflow van de aanvrager.

Rapportageverplichting tijdens de looptijd

Twee keer per jaar moest een voortgangsrapportage worden ingediend over de financiële en inhoudelijke voortgang, in het door het SNN voorgeschreven format. Bleef je hiermee in gebreke, dan kon het SNN de subsidie intrekken of verlagen.

Vaststelling (einddeclaratie)

Na afronding van alle projectwerkzaamheden diende je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in, uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project. Hierbij moest je een verklaring meesturen dat het project fysiek is afgerond, en mogelijk een rapport van bevindingen van een accountant. Het SNN controleerde of de werkzaamheden volgens het projectplan waren uitgevoerd en welke kosten daarvoor daadwerkelijk waren gemaakt, en stelde op basis daarvan het definitieve subsidiebedrag vast. Was de projectperiode verlengd en werd niet aan de daarbij opgelegde voortgangseis voldaan (bijvoorbeeld 70% van de kosten gemaakt na drie jaar bij de eerste verlenging), dan werd de subsidie in ieder geval 5% lager vastgesteld dan anders het geval zou zijn geweest. Het SNN kon de betaling die volgt uit de vaststellingsbeschikking opschorten als financiering van de Europese Commissie niet beschikbaar was.