Proeftuinen 2016 ronde 2

Aanvragen was mogelijk voor het innovatiecluster (één juridische entiteit) dat de proeftuin beheert en beschikbaar stelt, niet voor de individuele ondernemers die er straks gebruik van maken. Er waren twee varianten: Proeftuinen C (gericht op de vier maatschappelijke uitdagingen uit de RIS3) en Proeftuinen D (specifiek gericht op CO2-reductie). Je kreeg 40% (variant C) of 45% (variant D) van de subsidiabele kosten, met een minimum van € 200.000 en een maximum van € 2.000.000 per project.

Let op: deze regeling staat op "Aanvragen niet meer mogelijk". Het loket sloot al op 2 oktober 2017. Deze tekst dient dus alleen nog ter informatie, bijvoorbeeld voor organisaties die destijds subsidie hebben ontvangen en nu met verplichtingen, rapportages of de eindafrekening te maken hebben.

Aanvragen liep (destijds) via het EFRO Webportal, waar je een aanvraagformulier en verplichte bijlagen indiende. Beoordeling gebeurde door een onafhankelijke deskundigencommissie op vijf criteria; bij 70 van de 100 punten of meer volgde een advies tot toekenning aan het SNN, waarna de bestuurscommissie Economische Zaken een besluit nam. Toekenning was mede afhankelijk van het nog beschikbare budget, want aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld.

Harde eisen waar je op afviel:

• Je bent geen natuurlijke persoon. Degene die het innovatiecluster opereert mag geen particulier zijn; dit is een expliciete afwijzingsgrond.
• De proeftuin staat in Drenthe, Fryslân en/of Groningen. Bij het verbinden van proeftuinen moet minstens één proeftuin in Noord-Nederland liggen.
• Je verkeert niet in financiële moeilijkheden zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Is dat wel het geval, dan wordt de aanvraag afgewezen.
• Er staat geen bevel tot terugvordering tegen je open op grond van een eerder besluit waarin steun onrechtmatig is verklaard.
• Je project scoort minimaal 70 van de 100 punten op de vijf beoordelingscriteria. Haal je dat niet, dan draagt het project "in ieder geval niet voldoende bij aan de specifieke doelstelling" en wordt de aanvraag afgewezen.
• Je project scoort minimaal 1 punt (het niveau "neutraal") op het criterium duurzaamheid. Minder dan 1 punt is een directe afwijzingsgrond, los van de totaalscore.
• Het project is technisch en economisch haalbaar en "obstakelvrij": geen wezenlijke formele, juridische of financiële belemmeringen die uitvoering in de weg staan.
• Het project kan aannemelijk binnen de projectperiode (maximaal 3 jaar na de verleningsbeschikking, met mogelijke verlenging tot uiterlijk 1 juli 2023) volledig worden afgerond.
• Je hebt overtuigend uiteengezet hoe verkregen kennis uit de proeftuin openlijk wordt gedeeld. Dit geldt alleen voor de algemene kennis die de proeftuin genereert, niet voor kennis over een specifieke innovatie van een individuele gebruiker.
• Je hebt relevante outputindicatoren geselecteerd en onderbouwd met een streefwaarde. Ontbreekt dit of is de onderbouwing niet overtuigend, dan kan dat leiden tot afwijzing.

Verder geldt: als je bij dezelfde ronde een aanvraag indient onder zowel Proeftuinen C als Proeftuinen D en beide komen in aanmerking, krijg je maar één keer subsidie (in eerste instantie onder D).

Tot slot: dit loket is gesloten. De periode om aanvragen in te dienen liep van 1 december 2016 tot en met 2 oktober 2017. Er is dus feitelijk niemand meer die "in aanmerking komt" om een nieuwe aanvraag te doen; deze informatie is alleen relevant voor bestaande (toegekende) projecten.

Investeringen in de proeftuin

Investeringen in immateriële en materiële activa van de proeftuin. Denk aan het opzetten, uitbouwen of verbeteren van de fysieke locatie, apparatuur en faciliteiten. Deze categorie verwijst naar artikel 27 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV).

Personeels- en administratieve kosten (exploitatie aanloopfase)

Personeelskosten en administratieve kosten, inclusief algemene kosten, voor zover deze betrekking hebben op de exploitatie in de aanloopfase van de proeftuin. Bij een aanvraag met exploitatiekosten moet je aantonen dat deze aanloopsubsidie noodzakelijk is en moet je in de business case laten zien hoe de vervolgfinanciering na de aanloopfase is geregeld.

Kosten voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie-ondersteuning

Kosten genoemd in de artikelen 25, 26, 28 en 29 van de AGVV, voor zover er sprake is van industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling, onderzoeksinfrastructuur, innovatiesteun voor kmo's of proces- en organisatie-innovatie, en andere algemene kosten die bijdragen aan de innovaties binnen de proeftuin.

Op de productpagina worden de subsidiabele activiteiten wat concreter benoemd:

• Kosten voor investeringen in de proeftuin (opzetten, uitbouwen, verbeteren).
• Exploitatiekosten voor personeel, administratie en algemene kosten.
• Kosten voor het aansturen van het cluster: bevorderen van samenwerking, informatiedeling en het verschaffen van zakelijke ondersteunende diensten, voor zover dit de proeftuin betreft.
• Marketingkosten om de proeftuin zichtbaarder te maken en nieuwe organisaties aan te trekken.
• Beheer van de proeftuinfaciliteiten, opleidingsprogramma's, workshops en conferenties.
• Algemene activiteiten die een link hebben met de proeftuin.

Wat expliciet niet subsidiabel is

• Kosten voor het verrichten van test- en ontwikkelwerkzaamheden met en voor de gebruikers van de proeftuin. De subsidie is bedoeld voor het faciliteren van de proeftuin, niet voor het testwerk van de individuele ondernemers die er gebruik van maken.
• Administratieve en financiële sancties en boetes.
• Winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband.
• Fooien en geschenken.
• Representatiekosten en -vergoedingen.
• Kosten van personeelsactiviteiten.
• Kosten van overboekingen en annuleringen.
• Gratificaties en bonussen.
• Kosten van een outplacementtraject.

Regels rond de periode waarin kosten mogen vallen

Kosten zijn alleen subsidiabel als de verplichtingen die tot de werkzaamheden leiden zijn aangegaan ná de datum waarop het SNN je aanvraag heeft ontvangen, en de werkzaamheden zelf zijn verricht vóór de einddatum van het project. De kosten moeten daarnaast zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode. Een uitzondering geldt voor accountantswerkzaamheden die nodig zijn voor het verzoek tot definitieve vaststelling; die kosten mogen ook na die 13 weken zijn gemaakt.

De Bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN kan in bepaalde gevallen van deze periode-regel afwijken, voor zover daar aanleiding toe is en de staatssteunregels dat toelaten.

Belangrijk: welke kosten precies subsidiabel worden gesteld, wordt uiteindelijk beoordeeld bij de vaststelling. Alleen kosten die rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen en noodzakelijk zijn voor de uitvoering, komen in aanmerking; algemene of indirecte kosten die niet aan deze eis voldoen vallen erbuiten.

Bij Proeftuinen C (gericht op de vier maatschappelijke uitdagingen uit de RIS3) kreeg je 40% van de totale subsidiabele kosten. Bij Proeftuinen D (specifiek gericht op CO2-reductie) was dat 45% van de totale subsidiabele kosten.

Voor beide varianten gold:

• Minimale subsidie: € 200.000 per project.
• Maximale subsidie: € 2.000.000 per project.

Bij Proeftuinen C werd het maximum van € 2.000.000 bereikt bij totale subsidiabele kosten van € 5.000.000. Kwamen de subsidiabele kosten daarboven uit, dan bleef de subsidie gemaximeerd op € 2.000.000, waardoor het effectieve percentage onder de 40% uitkwam.

Bij Proeftuinen D werd het maximum bereikt bij totale subsidiabele kosten van € 4.444.445. Ook hier bleef de subsidie boven dat bedrag gemaximeerd op € 2.000.000, met een lager effectief percentage dan 45% als gevolg.

Het percentage kon ook lager uitvallen dan 40% of 45% als de regels van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) daartoe noopten. De AGVV staat namelijk maximaal 50% steun toe voor dit soort steun (eventueel 55% in een steunkaart-gebied), en een innovatiecluster mag in totaal niet meer dan € 7,5 miljoen aan staatssteun ontvangen, opgeteld over alle ontvangen steun. Deze maxima werden per begunstigde (elke projectpartner apart) bepaald, waardoor het percentage kon verschillen tussen partners in hetzelfde project.

Bij de definitieve vaststelling werd de subsidie lager vastgesteld als de daadwerkelijk gerealiseerde subsidiabele kosten lager waren dan begroot; het toegekende percentage (40% of 45%, of het lagere AGVV-percentage) werd dan toegepast op de werkelijke kosten.

Extra verlaging kon optreden bij verlenging van de projectperiode: als de periode een eerste keer met zes maanden werd verlengd en niet minimaal 70% van de begrote kosten was gemaakt, betaald en subsidiabel gesteld binnen drie jaar, werd de subsidie minimaal 5% lager vastgesteld. Bij een tweede verlenging gold een vergelijkbare 5%-verlaging als niet minimaal 80% van de begrote kosten binnen drie en een half jaar was gerealiseerd.

Het totale beschikbare budget (deelplafond) bedroeg € 1.750.000 voor Proeftuinen C en € 750.000 voor Proeftuinen D, voor aanvragen ontvangen tussen 1 december 2016 en 2 oktober 2017. Deze bedragen zijn niet meer beschikbaar; de status van het loket is "Aanvragen niet meer mogelijk".

Stap 1: aanvraagformulier en bijlagen verzamelen

Het aanvraagformulier en alle bijlagen vond je in het EFRO Webportal. Op de loketpagina waren enkele bijlagen alvast ter inzage geplaatst:

• Verklaring de-minimissteun: een verklaring die de aanvrager (namens de organisatie) invult en ondertekent over eerder ontvangen de-minimissteun.
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair: te gebruiken als de penvoerder een intermediair machtigt om namens hem te handelen; wordt ondertekend door de penvoerder.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner: een document waarmee een projectpartner (bij samenwerkingsprojecten) bevestigt dat de aanvraag rechtsgeldig is ondertekend; te ondertekenen door de projectpartner.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder: hetzelfde, maar dan voor de penvoerder van het project; te ondertekenen door de penvoerder.
• Verklaring financiële moeilijkheden: een verklaring waarin de aanvrager bevestigt niet in financiële moeilijkheden te verkeren zoals bedoeld in de AGVV; te ondertekenen door de aanvrager.
• Model projectplan Proeftuinen: het verplichte format waarin je je projectplan beschrijft, inclusief de koppeling tussen activiteiten en begroting; opgesteld en ingediend door de aanvrager.

Wij hebben geen burgerservicenummers nodig." Staan BSN's in je documenten, dan moet je die zelf verwijderen of afschermen voordat je ze deelt met het SNN.

Stap 2: aanvraag indienen via het EFRO Webportal

Via de knop op de loketpagina kwam je in het aanvraagproces in het EFRO Webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Daar vulde je het aanvraagformulier volledig in en voegde je alle bijlagen toe. Vanuit je persoonlijke account in het portal kon je vervolgens de behandeling van je aanvraag volgen.

Een aanvraag moest gebruikmaken van de door het SNN opgestelde vaste formats; een aanvraag zonder deze vaste formats voldeed niet aan de indieningsvereisten.

Bijzonderheden om op te letten (destijds relevant)

• Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld (het "molenaarsprincipe"): wie eerder een complete, goedgekeurde aanvraag indiende, had voorrang op het beschikbare budget totdat het deelplafond bereikt was.
• Bij samenwerking tussen meerdere partijen moest één partij als penvoerder optreden. Alle aanvragen, verzoeken en rapportages liepen via deze penvoerder, en het SNN deed betalingen alleen aan de penvoerder.
• Bij samenwerking was een door alle partijen ondertekende samenwerkingsovereenkomst nodig. Deze kon al bij de aanvraag worden overgelegd, of pas na de beschikking binnen een nader te bepalen termijn; in dat laatste geval kreeg je een beschikking onder ontbindende voorwaarde, die kwam te vervallen als de overeenkomst niet op tijd binnenkwam.
• Als je bij dezelfde ronde tegelijk een aanvraag voor Proeftuinen C én Proeftuinen D indiende en beide kwamen in aanmerking, kreeg je maar één keer subsidie (in eerste instantie op basis van doelstelling D).

Beoordeling

Na indiening controleert het SNN eerst of de aanvraag volledig is en voldoet aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Voldoet de aanvraag daar niet aan, dan wordt deze afgewezen; hierover krijg je een bericht in het EFRO Webportal.

Is de aanvraag compleet en voldoet ze aan de basisvoorwaarden, dan beoordeelt de onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering op de vijf criteria (bijdrage aan de doelstelling, innovativiteit, business case, kwaliteit aanvraag, duurzaamheid). Bij 70 punten of meer adviseert de commissie het SNN om de subsidie toe te kennen.

De aanvraag komt daarna in de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN. Toekenning is mede afhankelijk van het nog beschikbare budget binnen het deelplafond. Zegt de bestuurscommissie ook "ja", dan voert het SNN nog een laatste controle uit: voldoet de aanvraag aan de (Europese) regelgeving en past ze binnen de uitvoeringsregeling? Is dat het geval, dan wordt de subsidie verleend en wordt het besluit gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Voorschotten

Zodra je met de subsidiabele activiteiten bent gestart, kun je een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie krijgen. Dit voorschot wordt niet uitgekeerd als het SNN op het moment van beoordelen een obstakel bij de uitvoering constateert.

Daarnaast kun je een voorschot krijgen op basis van gemaakte en betaalde kosten, mits je voorafgaand aan of gelijktijdig met dat verzoek een voortgangsrapportage indient. De hoogte wordt berekend door de gerapporteerde kosten te vermenigvuldigen met het percentage dat volgt uit de verleende subsidie gedeeld door de totale subsidiabele kosten.

De voorschotten uit deze twee regelingen samen bedragen maximaal 80% van de maximaal verleende subsidie. Gaat het voorschot uitsluitend om al gemaakte en betaalde kosten, dan kan in totaal tot 100% van de verleende subsidie als voorschot worden verstrekt. Zelfs tot 100% in een eerdere fase is mogelijk als het zeer aannemelijk is dat het project op afzienbare termijn volgens de voorwaarden wordt afgerond, het aannemelijk is dat de nog te maken kosten subsidiabel worden, en het niet verstrekken van het voorschot onredelijke gevolgen zou hebben voor de cashflow van de aanvrager.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Twee keer per jaar dien je een voortgangsrapportage in over de financiële en inhoudelijke voortgang, in een door het SNN verstrekt format. Blijf je hiermee in gebreke, dan kan het SNN de subsidie intrekken of verlagen.

Je houdt de realisatie van de gekozen outputindicatoren bij met bewijsstukken en rapporteert hierover in de voortgangsrapportages en, na afloop, in het eindverslag.

Het project moet uiterlijk drie jaar na de verleningsbeschikking fysiek zijn voltooid. Deze termijn kan tweemaal met zes maanden worden verlengd (met een uiterste einddatum van 1 juli 2023), maar dan gelden aanvullende eisen over het percentage gerealiseerde kosten, bij gebreke waarvan de subsidie 5% lager wordt vastgesteld.

Vaststelling

Na afronding geef je een verklaring af dat het project fysiek is afgerond. Uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project dien je het verzoek tot definitieve vaststelling (de einddeclaratie) in, in het daarvoor bestemde format, eventueel met een rapport van bevindingen van een accountant. Het SNN controleert dan of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daarbij zijn gemaakt. Is de gerealiseerde subsidiabele kostenpost lager dan begroot, dan wordt de subsidie met het toegekende percentage over de werkelijke kosten lager vastgesteld. De uitbetaling die volgt uit de vaststellingsbeschikking kan door het SNN worden opgeschort als financiering vanuit de Europese Commissie niet beschikbaar is.