Proeftuinen 2018

De regeling was bedoeld voor het opzetten, uitbouwen, verbeteren of verbinden van proeftuinen in Drenthe, Fryslân en Groningen, zodat innovatieve mkb'ers tijd en geld besparen en nieuwe producten sneller op de markt komen. Subsidie kon alleen worden aangevraagd door de ene juridische entiteit die de proeftuin exploiteert, niet door individuele gebruikers of ondernemers die er getest hebben.

Je kreeg subsidie voor kosten van investeringen in de proeftuin, exploitatiekosten (personeel, administratie, algemene kosten), het aansturen van het cluster, marketing om nieuwe deelnemers aan te trekken, en het beheer van faciliteiten, opleidingsprogramma's, workshops en conferenties. Het subsidiepercentage lag tussen 40% en 45%, afhankelijk van het type project, met een minimumsubsidie van € 200.000 per project.

Aanvragen verliep destijds via het eLoket op efro-webportal.nl, met een verplicht aanvraagformulier en bijbehorende formats zoals het projectplan en de kostenbegroting. Van het oorspronkelijke budget van € 9 miljoen resteert nog € 3.473.717,10, maar dit is niet meer aan te vragen omdat de regeling gesloten is.

Wie kon aanvragen:

• Alleen het innovatiecluster dat een proeftuin beheert en beschikbaar stelt aan derden. Dit moet één juridische entiteit zijn (rechtspersoon). Een natuurlijke persoon komt niet in aanmerking.
• Er kan maar één rechtspersoon per innovatiecluster subsidie krijgen, ook als meerdere partijen feitelijk samenwerken.
• De proeftuin moet gevestigd zijn in Drenthe, Fryslân en/of Groningen.

Belangrijke knock-outgronden (je valt af als):

• Je aanvraag niet minimaal 70 van de 100 punten haalt op de beoordelingscriteria. Dat betekent dat het project dan geacht wordt niet voldoende bij te dragen aan de doelstelling van het programma.
• Je op het criterium duurzaamheid minder dan 1 punt scoort: dat leidt op zichzelf al tot afwijzing, los van de totaalscore.
• Er tegen jouw organisatie een terugvorderingsbevel van de Europese Commissie openstaat wegens eerder onrechtmatig verklaarde steun.
• Je organisatie een "onderneming in moeilijkheden" is volgens de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV).
• Onvoldoende vertrouwen bestaat in de technische of economische haalbaarheid van het project.
• Niet aannemelijk is dat het project financieel, ruimtelijk of anderszins obstakelvrij is.
• Niet aannemelijk is dat het project (fysiek of in activiteiten) binnen 3 jaar na de verleningsbeschikking kan zijn afgerond.
• Het berekende subsidiebedrag lager uitkomt dan € 200.000 per project: dan wordt sowieso geen subsidie verstrekt.
• Je niet de relevante outputindicatoren hebt geselecteerd of geen overtuigende onderbouwing hebt aangeleverd.

Verder geldt inhoudelijk:

• De proeftuin moet open zijn voor derden, met name gericht op mkb.
• De vergoeding die deelnemers betalen moet marktconform zijn.
• De proeftuin moet gericht zijn op specifieke thema's: energie, water, gezondheid, demografie en welzijn, en/of voedselzekerheid, duurzame landbouw en bio-economie.
• Het deelplafond voor doelstelling D (CO2-reductie) was uitgeput; CO2-projecten konden nog wel binnen doelstelling C worden ingediend.
• Kosten voor test- en ontwikkelwerkzaamheden mét en vóór gebruikers van de proeftuin zijn nooit subsidiabel, ook niet als je verder aan alle eisen voldoet.

1. Investeringen in de proeftuin

Kosten voor het opzetten, uitbouwen of verbeteren van de proeftuin vallen hieronder. De uitvoeringsregeling noemt dit "investeringen in immateriële en materiële activa van de proeftuin". Er is verplicht geïnvesteerd in de proeftuin zelf; louter exploitatiekosten zonder investeringscomponent lijken dus niet voldoende.

2. Exploitatiekosten

Personeelskosten en administratieve kosten, inclusief algemene kosten, komen in aanmerking voor zover deze betrekking hebben op de exploitatie in de aanloopfase van de proeftuin. Subsidie hiervoor loopt voor maximaal 3 jaar, aangezien de regeling subsidie verleent voor "investerings- en exploitatiekosten in de aanloopfase van de proeftuin".

3. Aansturing van het cluster en samenwerking

Kosten voor het aansturen van het innovatiecluster, ter bevordering van samenwerking, informatiedeling en het verschaffen of toeleiden van gespecialiseerde en op maat gemaakte zakelijke ondersteuningsdiensten, zijn subsidiabel, maar alleen voor zover dit betrekking heeft op de proeftuin.

4. Marketing

Marketingkosten om de zichtbaarheid van de proeftuin te verhogen en nieuwe organisaties (waaronder mkb'ers) aan te trekken, komen in aanmerking.

5. Beheer, opleiding en kennisdeling

Kosten voor het beheer van de proeftuinfaciliteiten en de organisatie van opleidingsprogramma's, workshops en conferenties ter ondersteuning van kennisdeling, netwerking en (transnationale) samenwerking zijn subsidiabel.

Loonkosten: rekenmethoden

Het begrotingsformat kent meerdere methoden om loonkosten/uurtarief te berekenen:

• Methode a, b of c: op basis van de integrale kostensystematiek (moet vooraf door RVO zijn goedgekeurd) of een door de Europese Commissie goedgekeurde methodiek zoals gebruikt bij Horizon 2020.
• Methode d: het brutojaarloon vermeerderd met 32% werkgeverslasten en 15% overheadkosten, gedeeld door 1.720 uur bij een 40-urige werkweek. Deze methode geldt alleen als methode a, b of c niet toepasbaar is, en ook bij inbreng in natura (eigen arbeid zonder dienstverband) tegen het vaste uurtarief van € 39.

Inbreng in natura

Naast cash-bijdragen kan er inbreng in natura zijn:

• Arbeid: eigen arbeid zonder verloning, gewaardeerd tegen het uurtarief van methode d.
• Niet-arbeid (bijvoorbeeld kapitaalgoederen die je al in bezit hebt): de waarde wordt bepaald naar evenredigheid van de tijd dat het object voor het project wordt gebruikt, gerelateerd aan de normale bezetting over de levensduur van dat object.

Kosten grond

Kosten voor grond zijn subsidiabel tot maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten.

Kosten derden

Het begrotingsformat onderscheidt afzonderlijke posten voor kosten van derden: verbruikte materialen en hulpmiddelen, promotie en publiciteit, reis- en verblijfkosten, en overige kosten derden (investeringskosten). Voor elk van deze posten moet je per kostenpost een specificatie en inhoudelijke toelichting geven.

Wat niet subsidiabel is

Kosten voor het verrichten van test- en ontwikkelwerkzaamheden mét en vóór de gebruikers van de proeftuin zijn expliciet niet subsidiabel. Dit betekent dat de subsidie de proeftuinfaciliteit zelf ondersteunt, niet de testactiviteiten van individuele ondernemers die er gebruik van maken. Ook opbrengsten en afschrijvingskosten bij aanschaf van DBU/MVA zijn "niet van toepassing bij proeftuinen", zo blijkt uit het begrotingsformat, wat betekent dat deze posten hier niet meetellen.

Timing

Kosten zijn alleen subsidiabel voor zover de verplichtingen die tot de werkzaamheden leiden, zijn aangegaan ná de datum waarop SNN de aanvraag heeft ontvangen, en de werkzaamheden zijn verricht vóór de einddatum van het project. Betaling moet plaatsvinden binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode (met uitzondering van accountantskosten voor de vaststelling).

Concreet:

• Basissubsidie: 40% van de totale subsidiabele kosten (artikel 5 lid 2 Uitvoeringsregeling C).
• Dit percentage kan omlaag worden bijgesteld als de regels van de AGVV daartoe verplichten (bijvoorbeeld door staatssteunplafonds).
• Minimum subsidiebedrag: € 200.000 per project. Komt de berekening lager uit, dan wordt er geen subsidie verstrekt.
• Maximale staatssteun (gevraagde subsidie plus publieke cofinanciering samen) is 50% van de totale subsidiabele kosten, zo blijkt uit het begrotingsformat.
• De subsidie bestaat naast EFRO-middelen ook uit Rijkscofinanciering, in een vaste verhouding van 25% EFRO en 75% Rijkscofinanciering.
• Voor doelstelling C gold specifiek dat 71,45% van de subsidie ten laste komt van het EFRO-deelplafond en 28,55% ten laste van het Rijkscofinancieringsplafond.

Resterend budget op dit moment: € 3.473.717,10 van in totaal € 9 miljoen dat voor Proeftuinen beschikbaar was. Omdat aanvragen niet meer mogelijk is, is dit bedrag niet meer te claimen; het geeft alleen aan hoeveel van het oorspronkelijke budget destijds niet is uitgegeven.

Het deelplafond voor de aanvraagperiode 5 februari 2018 tot en met 30 april 2019 bedroeg € 1.285.000 voor doelstelling C. Het deelplafond voor doelstelling D is inmiddels uitgeput.

Het percentage van 40% en het minimum van € 200.000 golden voor doelstelling C.</tekst> </invoke>

Wie beoordeelt en op basis van wat

Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (DB SNN), als Management Autoriteit Noord-Nederland, behandelt en beoordeelt de aanvragen. Toewijzing gebeurt op volgorde van binnenkomst binnen het deelplafond, met als knock-out dat minimaal 70 van de 100 punten op de beoordelingscriteria moet worden behaald.

Voorschot

Als met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten is gestart, kan een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie worden verstrekt.

Rapportage tijdens de looptijd

De subsidieontvanger moet twee keer per jaar een voortgangsrapportage indienen over de financiële en inhoudelijke voortgang van het project ten opzichte van de voorafgaande periode. Dit moet volgens een vast, door SNN verstrekt format.

Projectduur en verlenging

Het project moet in principe uiterlijk 3 jaar na de verleningsbeschikking fysiek zijn voltooid en/of alle activiteiten volledig ten uitvoer zijn gebracht. Is dat niet haalbaar, dan kan de termijn worden verlengd met telkens 6 maanden, met een uiterste einddatum van 1 juli 2023. Een eerste verlengingsverzoek kan niet eerder dan na 2,5 jaar worden ingediend; latere verzoeken niet eerder dan 6 maanden voor de dan geldende einddatum. Bij de eerste verlenging geldt de voorwaarde dat na 3 jaar minimaal 70% van de begrote kosten gemaakt, betaald en subsidiabel gesteld moet zijn; bij de tweede verlenging moet dat na 3,5 jaar minimaal 80% zijn. Wordt dit niet gehaald, dan stelt SNN de subsidie lager vast.

Betaling van kosten en vaststelling

Projectkosten zijn alleen subsidiabel als de verplichtingen zijn aangegaan na ontvangst van de aanvraag door SNN en de werkzaamheden zijn verricht voor de einddatum van het project. De kosten moeten binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode zijn betaald, met uitzondering van accountantskosten voor het vaststellingsverzoek.

Doorlopende verplichtingen

Tijdens de hele looptijd moet de proeftuin open en toegankelijk blijven voor meerdere gebruikers op transparante, niet-discriminerende basis, met marktconforme vergoedingen. Investeerders die minstens 10% van de investeringskosten hebben gefinancierd, mogen preferente maar evenredige toegang krijgen op voorwaarden die publiek bekend zijn. Ook moet de aanvrager vastleggen welke andere partijen direct van de subsidie profiteren en hoe.