Kennisontwikkeling 2018: Voorwaardenscheppend project

De subsidie was bedoeld om mkb'ers te helpen nieuwe kennis aan te boren, te ontwikkelen en toe te passen. De insteek was specifiek "voorwaardenscheppend": je organiseerde netwerkbijeenkomsten of activiteiten rondom een thema, met als doel dat daaruit nieuwe samenwerkingen ontstaan op het gebied van innovatie en nieuwe technologieën. Het ging dus niet om het ontwikkelen van een eigen product, maar om het opbouwen van het netwerk en de kennisinfrastructuur daaromheen.

Voorwaarde was dat je samenwerkte met andere mkb'ers en kennisinstellingen in Noord-Nederland. Daarmee moest de subsidie de kennispositie van Noord-Nederland als geheel versterken, niet alleen die van je eigen bedrijf.

Je kreeg subsidie voor de kosten van je eigen uren die nodig waren om de voorwaardenscheppende activiteiten uit te voeren, plus alle kosten die daar direct aan gerelateerd waren. Het subsidiepercentage bedroeg 40%. Er was in totaal € 7.000.000 beschikbaar voor deze Kennisontwikkeling-subsidie.

Aanvragen liep via het EFRO-webportal, met een aanvraagformulier en verplichte bijlagen zoals een projectplan, begroting en machtigingsformulier. Omdat de regeling gesloten is, heeft dit vooral nog waarde als je wilt begrijpen hoe soortgelijke, actuele subsidies van het SNN in elkaar zitten.

Kosten van eigen uren

De hoofdcategorie subsidiabele kosten waren de kosten van eigen uren die nodig waren voor het verrichten van de voorwaardenscheppende activiteiten. Dit betekent: de tijd die jij en/of je medewerkers besteedden aan het organiseren en uitvoeren van netwerkbijeenkomsten en activiteiten rondom het gekozen thema.

Direct gerelateerde kosten

Naast de eigen uren kwamen ook "alle direct daaraan gerelateerde kosten" in aanmerking.

Wat je nodig had om kosten te onderbouwen

Bij de aanvraag moest je een format begroting invullen (Format begroting Kennisontwikkeling, als Excel-bestand) en een model projectplan (Model projectplan Kennisontwikkeling 2018).

Wat je zeker niet kon opvoeren

De subsidie beperkte zich tot kosten die direct verband hielden met de voorwaardenscheppende activiteiten zelf: het organiseren van netwerkbijeenkomsten en activiteiten rondom een thema. Kosten voor bijvoorbeeld productontwikkeling of onderzoek zelf vielen hier niet onder; dat was het domein van de aanverwante regeling "Kennisontwikkeling 2018: Kennisontwikkelingsproject", een andere subsidie binnen dezelfde call.

Percentage van vergoeding

Van de subsidiabele kosten (eigen uren plus direct gerelateerde kosten) werd 40% vergoed als subsidie.

Voor de precieze rekenregels en subsidiabele kostenposten verwees het loket naar de Uitvoeringsregeling Call Kennisontwikkeling 2018 en het format begroting.</tekst> </invoke>

Subsidiepercentage

Je kreeg 40% van de subsidiabele kosten vergoed. Dit percentage lag vast; er werden geen voorwaarden genoemd waaronder dit percentage omhoog of omlaag ging.

Totaalbudget

Er was in totaal € 7.000.000 beschikbaar voor Kennisontwikkeling-subsidie.

Wat bepaalde de hoogte van jouw subsidie

De 40% werd berekend over de subsidiabele kosten: de kosten van je eigen uren voor de voorwaardenscheppende activiteiten en de daaraan direct gerelateerde kosten. Hoe hoger je subsidiabele kosten, hoe hoger het subsidiebedrag, tot het moment dat het beschikbare budget van € 7.000.000 op was.

Geen budget, geen subsidie

Toekenning van subsidie was afhankelijk van het nog beschikbare budget. Zelfs als jouw project voldoende punten haalde bij de beoordeling, kon het voorkomen dat er simpelweg geen geld meer over was.

Geen minimum- of maximumbedrag per project

Er gold geen ondergrens of bovengrens in euro's voor het subsidiebedrag per project. Alleen het percentage van 40% en het totale beschikbare budget van € 7.000.000 waren bepalend.

Stap 1: aanvraagformulier en bijlagen verzamelen

Het aanvraagformulier en alle bijlagen die je nodig had, stonden in het EFRO-webportal. Een aantal bijlagen stond ook los ter inzage op de website zelf, zodat je kon zien wat er van je verwacht werd voordat je in het portal aan de slag ging.

Stap 2: aanvraag indienen via het EFRO-webportal

Via het EFRO-webportal (te bereiken op https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/) vulde je het aanvraagformulier in en verzamelde je alle bijlagen. Vanuit je persoonlijke account in het portal kon je vervolgens de behandeling van je aanvraag volgen.

Benodigde documenten

• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair (PDF). Dit formulier gebruikte je als je een intermediair (bijvoorbeeld een adviseur) machtigde om namens de penvoerder (de hoofdaanvrager binnen het samenwerkingsverband) de aanvraag te doen. Logischerwijs ondertekent de penvoerder die de machtiging verleent dit formulier.
• Model projectplan Kennisontwikkeling 2018 (DOCX). Dit was het verplichte format waarin je je project beschreef: de voorwaardenscheppende activiteiten, de samenwerking en de beoogde resultaten.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder (DOCX). Hiermee toonde de penvoerder (de indienende partij) aan dat de aanvraag rechtsgeldig ondertekend was.
• Format begroting Kennisontwikkeling (XLSX). Het verplichte rekenformat waarin je de subsidiabele kosten (eigen uren en direct gerelateerde kosten) begrootte.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner (DOCX). Voor elke projectpartner in het samenwerkingsverband moest je aantonen dat ook die partner rechtsgeldig had getekend.
• Verklaring financiële moeilijkheden (2024, PDF). Hiermee verklaarde je (of je onderneming) dat er geen sprake was van financiële moeilijkheden in de zin van de staatssteunregels.
• Verklaring de-minimissteun (PDF). Hierin verklaarde je welke de-minimissteun je eventueel al had ontvangen, relevant omdat de regeling ook onder de Verordening De-minimissteun kon vallen.
• Privacyverklaring subsidies (18-06-2020, PDF). Een verklaring over de omgang met persoonsgegevens in het kader van de subsidieaanvraag.

Let bij het aanleveren van documenten trouwens op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af in de documenten die je deelt, omdat het SNN deze niet nodig heeft.

Eerste check: volledigheid en basisvoorwaarden

Na indiening keek het SNN eerst of je aanvraag volledig was en of deze voldeed aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Was dit niet het geval, dan werd de aanvraag afgewezen. Je kreeg hierover bericht in het EFRO Webportal.

Beoordeling door de deskundigencommissie

Voldeed je aanvraag aan de voorwaarden, dan beoordeelde een onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering, aan de hand van vier criteria (bijdrage aan de OP EFRO-doelstelling: 35 punten, mate van innovatie: 25 punten, kwaliteit van de business case: 25 punten, duurzaamheid: 15 punten). Bij 70 punten of meer volgde een positief advies aan het SNN.

Besluitvorming door de bestuurscommissie Economische Zaken

Vervolgens werd je aanvraag behandeld in de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN. Toekenning van subsidie hing af van het nog beschikbare budget: ook met een positief advies van de deskundigencommissie kon je project worden afgewezen als het budget van € 7.000.000 al was uitgeput.

Laatste controle

Zei de bestuurscommissie "ja", dan voerde het SNN nog een laatste, formele controle uit: voldoet de aanvraag aan de (Europese) regelgeving en past het binnen de uitvoeringsregeling? Was ook dit in orde, dan werd de subsidie verleend en het besluit gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Vaststelling en uitbetaling: de einddeclaratie

Zodra je alle werkzaamheden binnen je project had afgerond, diende je bij het SNN een vaststellingsverzoek in, ook wel de einddeclaratie genoemd. Hierbij gold een harde termijn: je moest dit verzoek indienen binnen maximaal 13 weken na uitvoering van het project.

Bij de vaststelling controleerde het SNN twee dingen:

• Of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens je projectplan.
• Welke kosten je hiervoor daadwerkelijk hebt gemaakt.

Aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte kosten stelde het SNN het definitieve subsidiebedrag vast. Dit betekent dat het bedrag dat je bij toekenning kreeg genoemd een maximum was; het uiteindelijke, definitieve bedrag hing af van je werkelijke, verantwoorde kosten en van of je de afgesproken activiteiten ook echt had uitgevoerd.