Kennisontwikkeling 2018: Kennisontwikkelingsproject

De subsidie was bedoeld voor mkb'ers die samen met andere ondernemers en/of kennisinstellingen nieuwe kennis wilden aanboren, ontwikkelen en toepassen. Kern van de regeling: kennisontwikkelingsprojecten zijn onderzoeksprojecten waarin je samenwerkt met andere partijen en waarin de kennis van elke partij met alle partijen wordt gedeeld. Het project moest zich bevinden in de fase vóórdat er een prototype werd gebouwd.

Je kwam in aanmerking als je met minimaal twee partijen samenwerkte, waaronder minimaal één mkb-onderneming, en als het project een sterk onderscheidend karakter had (bijvoorbeeld door de maatschappelijke betekenis van de resultaten, of omdat kleine mkb'ers werden bereikt die tot nu toe nauwelijks werden betrokken).

De subsidie bedroeg 40% van de subsidiabele kosten, met een minimum subsidiebedrag van € 100.000 per project. Het totale beschikbare budget was € 7.000.000, verdeeld op volgorde van binnenkomst.

Aanvragen ging via het EFRO Webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Na indiening beoordeelde eerst het SNN de aanvraag op compleetheid, daarna gaf een onafhankelijke deskundigencommissie een puntenoordeel op vier criteria. Bij 70 punten of meer volgde een advies tot toekenning aan de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN, die vervolgens besliste.

Wie kwam in aanmerking

• Je bent een natuurlijke ondernemingsvorm of rechtspersoon, gevestigd in Drenthe, Fryslân of Groningen.
• Je werkt samen met minimaal twee partijen, waarvan minimaal één mkb-onderneming (dit kunnen ook meerdere mkb'ers samen zijn, of een mkb'er met een kennisinstelling of netwerkorganisatie).
• Het project is een kennisontwikkelingsproject: een onderzoeksproject of andersoortig project waarin kennisontwikkeling centraal staat, in het stadium vóórdat er een prototype is gebouwd.
• Het project heeft een sterk onderscheidend karakter.
• De berekende subsidie komt uit op minimaal € 100.000 per project. Kom je daar met 40% van je subsidiabele kosten niet aan, dan wordt er geen subsidie verstrekt.

Waar je op afviel

• Als je project niet minimaal 70 van de 100 punten haalt in de beoordeling door de deskundigencommissie, wordt de aanvraag afgewezen.
• Als je project minder dan 1 punt scoort op het criterium duurzaamheid, word je alsnog afgewezen, ook al haal je in totaal 70 punten of meer.
• Als er onvoldoende vertrouwen is in de technische of economische haalbaarheid van het project.
• Als je niet aannemelijk hebt gemaakt dat het project financieel, ruimtelijk of anderszins obstakelvrij is (denk aan ontbrekende vergunningen of onzekere financiering).
• Als niet aannemelijk is dat het project binnen drie jaar na de verleningsbeschikking fysiek voltooid kan zijn.
• Als er tegen jou een bevel tot terugvordering uitstaat van eerder onrechtmatig verklaarde staatssteun.
• Als je onderneming een "onderneming in moeilijkheden" is volgens de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.
• Als je geen relevante outputindicatoren hebt geselecteerd of deze niet overtuigend hebt onderbouwd.
• Als het budget van € 7.000.000 al is uitgeput door eerdere aanvragen: er werd op volgorde van binnenkomst beoordeeld ("wie het eerst komt, wie het eerst maalt"), dus een goed project kon nog worden afgewezen omdat het geld op was.

Er gold geen maximumbedrag per project, alleen een minimum van € 100.000 aan subsidie.</tekst> </invoke>

Waar de subsidie voor bedoeld was

• Kosten van materialen voor het doen van onderzoek, inclusief de eigen uren die daarvoor nodig zijn. Dit gold voor het onderzoeksstadium vóórdat er een prototype werd gebouwd.

Hoe de subsidiabele kosten verder werden bepaald

De uitvoeringsregeling verwijst voor de precieze regels over subsidiabele kosten naar drie bronnen tegelijk:

• de Verordening (EU) nr. 1303/2013 en bijbehorende documenten,
• het Operationeel Programma EFRO 2014-2020 Noord-Nederland (OP EFRO),
• de Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies (REES).

Daarnaast konden de subsidiabele kostensoorten worden beperkt als de staatssteunregels van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) dat vereisten. Voor kennisontwikkelingsprojecten kon het project bijvoorbeeld vallen onder de AGVV-categorieën industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling, haalbaarheidsstudies, innovatiesteun voor kmo's, proces- en organisatie-innovatie of steun voor innovatieclusters. Welke kosten precies subsidiabel waren, hing dus af van het gekozen vrijstellingskader per project (of van de situatie dat er helemaal geen sprake was van staatssteun).

Kosten die nooit subsidiabel waren

Op grond van de REES waren de volgende kosten in geen geval subsidiabel:

• administratieve en financiële sancties en boetes;
• winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband;
• fooien en geschenken;
• representatiekosten en -vergoedingen;
• kosten van personeelsactiviteiten;
• kosten van overboekingen en annuleringen;
• gratificaties en bonussen;
• kosten van een outplacementtraject.

Alleen kosten die rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen

Alleen projectkosten die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project kwamen in aanmerking.

Periode waarin kosten mochten zijn gemaakt

• Verplichtingen die tot de kosten leidden, moesten zijn aangegaan ná de datum waarop het SNN de subsidieaanvraag ontving.
• De werkzaamheden waaruit de kosten voortkwamen, moesten zijn verricht vóór de einddatum van het project.
• De projectkosten moesten zijn betaald binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode, met uitzondering van eventuele accountantskosten voor het vaststellingsverzoek.
• Uiterlijk drie jaar na afgifte van de verleningsbeschikking moest het project fysiek zijn voltooid en/of moesten alle projectactiviteiten volledig zijn uitgevoerd. Deze termijn kon meermaals met zes maanden worden verlengd, met als uiterste grens 1 juli 2023. Een eerste verzoek om verlenging kon niet eerder worden ingediend dan twee en een half jaar na afgifte van de verleningsbeschikking.

Projectresultaten moesten ten goede komen aan Noord-Nederland

Wanneer de projectactiviteiten in Noord-Nederland plaatsvonden, werd hieraan automatisch voldaan. Vonden niet alle of geen activiteiten in Noord-Nederland plaats, dan moest de aanvrager aantoonbaar maken dat de resultaten (bijvoorbeeld eigendomsrechten of productie) alsnog in Noord-Nederland terechtkwamen.

Wanneer dit percentage lager kon uitvallen

De hoogte van het subsidiepercentage kon per aanvrager worden beperkt als de regels van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) daartoe noopten. Dit is met name relevant bij experimentele ontwikkeling zonder samenwerking, waarvoor een lager maximumpercentage geldt. De bepaling van de maximale steun werd per begunstigde (per samenwerkingspartner) uitgevoerd, waardoor de subsidiepercentages tussen projectpartners konden verschillen. Op basis daarvan werd het uiteindelijke percentage en bedrag voor het project als geheel bepaald.

Minimum

De subsidie werd alleen verstrekt als de berekening op basis van 40% van de subsidiabele kosten uitkwam op minimaal € 100.000 per project. Haalde je dat bedrag niet, dan kreeg je geen subsidie.

Lagere vaststelling achteraf

Bij de definitieve vaststelling kon de subsidie lager uitvallen dan verleend:

• als de gerealiseerde subsidiabele kosten lager waren dan begroot (dan werd het subsidiepercentage van 40% toegepast op de werkelijke kosten);
• als de projectperiode een eerste keer met zes maanden was verlengd en uiterlijk drie jaar na de verleningsbeschikking niet minimaal 70% van de begrote kosten was gemaakt, betaald en subsidiabel gesteld: dan werd de subsidie in ieder geval 5% lager vastgesteld;
• als de projectperiode een tweede keer met zes maanden was verlengd en uiterlijk drie en een half jaar na de verleningsbeschikking niet minimaal 80% van de begrote kosten was gemaakt, betaald en subsidiabel gesteld: dan werd de subsidie ook in dat geval in ieder geval 5% lager vastgesteld.

Totaalbudget

Het beschikbare deelplafond voor deze openstelling was € 7.000.000, te verdelen op volgorde van binnenkomst van aanvragen tussen 5 februari 2018 en 30 april 2019 17:00 uur.

Stap 1: aanvraag indienen

Je diende de aanvraag in bij het SNN via het EFRO Webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Hiervoor moest je een door het SNN opgesteld en volledig ingevuld aanvraagformulier gebruiken, met de in het formulier genoemde documenten, volgens de door het SNN verstrekte vaste formats. Bij samenwerking met meerdere partijen deed de penvoerder de aanvraag namens het samenwerkingsverband.

Verplicht bijgevoegd document (waar van toepassing):

• de samenwerkingsovereenkomst, ondertekend door alle deelnemende partijen. Deze kon bij voorkeur al bij de aanvraag worden meegeleverd, maar mocht ook later worden aangeleverd binnen een door het SNN gestelde termijn. Zonder tijdige aanlevering verviel de beschikking.

Stap 2: compleetheidstoets door het SNN

Het SNN controleerde eerst of de aanvraag volledig en compleet was.

Stap 3: inhoudelijke beoordeling door de deskundigencommissie

Een onafhankelijke deskundigencommissie beoordeelde de aanvraag tijdens haar vergadering op de vijf beoordelingscriteria (zie sectie Voorwaarden) en gaf een puntenscore. Bij 70 punten of meer (en minimaal 1 punt op duurzaamheid) adviseerde de commissie het SNN om subsidie toe te kennen.

Stap 4: besluit bestuurscommissie Economische Zaken

De aanvraag werd behandeld in de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN. Toekenning was afhankelijk van het nog beschikbare budget binnen het deelplafond van € 7.000.000, dat op volgorde van binnenkomst werd verdeeld (het "molenaarsprincipe").

Stap 5: laatste (financieel-technische) controle

Zei de bestuurscommissie ook "ja", dan voerde het SNN een laatste controle uit: voldoet de aanvraag aan de (Europese) staatssteunregelgeving en past het binnen de uitvoeringsregeling? Hierbij werd onder meer gekeken naar de uitvoeringsperiode, de maximaal gevraagde subsidie en of de financiering sluitend was.

Stap 6: verlening of afwijzing

Was ook deze laatste toets positief, dan werd subsidie verleend. Het besluit werd gepubliceerd in het EFRO Webportal. Bij een negatieve uitkomst op enig moment in het proces (bijvoorbeeld minder dan 70 punten) werd de aanvraag afgewezen en kreeg je hierover een bericht in het EFRO Webportal.

Tijdens de uitvoering

Na verlening moest je tweemaal per jaar rapporteren (zie sectie Na je aanvraag) en kon je een voorschot aanvragen.

Na afronding: vaststelling

Uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project diende je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in, via het daarvoor bestemde SNN-format, eventueel vergezeld van een rapport van bevindingen van een accountant als het SNN dat opvroeg.

De samenwerkingsovereenkomst moest door alle samenwerkende partijen ondertekend zijn. De penvoerder was verantwoordelijk voor het indienen van aanvragen, verzoeken en rapportages.

Wie beoordeelt en hoe lang het duurt

Na indiening controleerde het SNN eerst of de aanvraag compleet was. Voldeed de aanvraag niet aan de belangrijkste subsidievoorwaarden, dan werd ze afgewezen; hierover ontving je bericht in het EFRO Webportal. Was de aanvraag compleet, dan beoordeelde een onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering op de vijf criteria uit artikel 8 van de uitvoeringsregeling. Bij een score van 70 punten of meer (en minimaal 1 punt op duurzaamheid) adviseerde de commissie het SNN om subsidie toe te kennen. Vervolgens behandelde de bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN de aanvraag in haar eerstvolgende vergadering; toekenning bleef afhankelijk van het resterende budget.

Uitbetaling: voorschotten

Zodra met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten was gestart, kon een voorschot van 20% van de maximaal verleende subsidie worden verstrekt, mits het SNN op dat moment geen obstakel in de uitvoering van het project constateerde.

Daarnaast kon een voorschot worden verstrekt als, voorafgaand aan of gelijk met het voorschotverzoek, een voortgangsrapportage was ingediend. Dit voorschot werd evenredig berekend op basis van de gemaakte en betaalde kosten uit die rapportage, vermenigvuldigd met het percentage dat volgt uit de verleende subsidie gedeeld door de totale subsidiabele kosten.

De voorschotten (het startvoorschot van 20% plus de op rapportages gebaseerde voorschotten) bedroegen samen maximaal 80% van de maximaal verleende subsidie. Betroffen de voorschotten uitsluitend gemaakte en betaalde kosten, dan kon tot maximaal 100% van de verleende subsidie als voorschot worden verstrekt. Ook kon in bepaalde gevallen tot 100% voorschot worden gegeven, namelijk als het zeer aannemelijk was dat het project op afzienbare termijn conform de voorwaarden kon worden afgerond, het aannemelijk was dat de resterende kosten subsidiabel gesteld zouden worden, én het niet toekennen van het voorschot onredelijke gevolgen voor de cashflow van de aanvragende onderneming zou hebben.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Tweemaal per jaar een voortgangsrapportage indienen over de financiële en inhoudelijke voortgang, volgens het SNN-format.
• De realisatie van outputindicatoren registreren met bewijsstukken en hierover rapporteren.
• Bij in gebreke blijven met een deugdelijke voortgangsrapportage kon het SNN de subsidie intrekken of verlagen.
• Het project moest uiterlijk drie jaar na de verleningsbeschikking fysiek voltooid zijn of alle activiteiten volledig uitgevoerd zijn; verlenging met telkens zes maanden was mogelijk (uiterlijk tot 1 juli 2023), maar bij verlenging golden aanvullende voorwaarden over het percentage gemaakte, betaalde en subsidiabel gestelde kosten, op straffe van een lagere vaststelling.

Vaststelling en einduitbetaling

Uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project moest het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) worden ingediend, volgens het SNN-format, eventueel met een rapport van bevindingen van een accountant. Het SNN controleerde of de werkzaamheden volgens het projectplan waren uitgevoerd en welke kosten daarvoor waren gemaakt, en stelde aan de hand daarvan het definitieve subsidiebedrag vast. Dit bedrag kon lager uitvallen dan verleend als de gerealiseerde kosten lager waren dan begroot, of als niet aan de aanvullende voorwaarden bij verlenging van de projectperiode was voldaan. Het SNN kon de betaling die volgt uit de vaststellingsbeschikking opschorten als financiering van de Europese Commissie niet beschikbaar was.