Innoveren VIA ontwikkelingsprojecten (2020)

Je kunt dit alleen doen (als één bedrijf) of samen met andere ondernemers in een samenwerkingsproject. Bij een individueel project krijg je 35% van de subsidiabele kosten, bij een samenwerkingsproject 50%. De subsidie bedraagt maximaal € 100.000 per project, met een aparte aftopping voor loonkosten en eigen uren van maximaal € 50.000.

Let op: deze regeling staat op "Aanvragen niet meer mogelijk". Het budget is overschreden en het resterend budget is € 0. Volgens het loket is er nog een kleine kans dat er budget vrijkomt omdat niet alle projecten zijn behandeld, maar die kans wordt nihil genoemd.

Aanvragen ging via het eLoket van SNN. Je diende in ieder geval een projectplan volgens het verplichte format in, samen met een reeks verklaringen (onder andere over mkb-status, financiële moeilijkheden en de-minimissteun) en, bij een samenwerkingsproject, documenten van elke projectpartner. De aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie het eerst een complete aanvraag indiende, kwam het eerst aan de beurt voor het beschikbare budget.

Eisen waaraan je moet voldoen:

• Je bent een mkb-onderneming: minder dan 250 fte, een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen óf een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Bij verbonden ondernemingen of partnerondernemingen telt (een deel van) hun fte, omzet en balanstotaal mee bij het bepalen of je nog mkb bent.
• Je hebt een vestiging in Drenthe, Fryslân of Groningen en voert daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uit.
• Je project richt zich op de ontwikkeling van een product, dienst of procedé dat nieuw is voor jouw onderneming (of aanmerkelijk vernieuwend), en dat een technische onzekerheid oplost. Routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten, processen of diensten vallen buiten de boot.
• De subsidiabele kosten van je project bedragen in totaal minimaal € 10.000.
• Je bent niet eerder gestart: je hebt geen verplichtingen aangegaan (zoals het ondertekenen van een offerte of het mondeling bevestigen van een opdracht) en geen werkzaamheden gestart vóórdat je aanvraag is ontvangen. Is dit voor een deel van de kosten toch gebeurd, dan wordt de hele aanvraag afgewezen.
• Je onderneming verkeert niet in financiële moeilijkheden, zoals gedefinieerd in de AGVV.
• Je project gaat niet over het ontwikkelen van nieuwe software.
• Je ontwikkelt het product of de dienst niet specifiek op verzoek van, of voor, één bepaalde klant.
• Eén onderneming (of een groep van nauw verweven rechtspersonen) kan in de aanvraagperiode niet meer dan tweemaal subsidie krijgen op grond van deze regeling.
• Bij een samenwerkingsproject werk je met minimaal twee onafhankelijke mkb-ondernemingen, die elk een aantoonbaar belang bij het project hebben. Geen van de partners mag meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor haar rekening nemen. Onderlinge (financiële) belangen, gedeelde bestuurders of familierelaties tussen de samenwerkende bedrijven maken dat er geen sprake meer is van onafhankelijkheid, en dan valt de aanvraag af.
• Je project moet binnen 18 maanden na de toezegging (verleningsbeschikking) worden afgerond, en uiterlijk op 1 januari 2023. Is de resterende tijd tot die datum korter dan 18 maanden, dan heb je geen recht op de volledige termijn.
• Je project moet bijdragen aan de RIS3 en de Noordelijke Innovatie Agenda (NIA), en de effecten van het project moeten neerslaan in Drenthe, Fryslân of Groningen.

Wie valt af: ondernemingen buiten het mkb, ondernemingen zonder vestiging of activiteiten in de drie noordelijke provincies, projecten die op software-ontwikkeling zien, projecten die alleen voor één specifieke klant worden uitgevoerd, ondernemingen in financiële moeilijkheden, en aanvragen waarbij al vóór indiening is gestart met werkzaamheden of verplichtingen.

1. Inschakelen van een onafhankelijke organisatie (deskundige)

De kosten voor het inhuren van een onafhankelijke deskundige zijn subsidiabel, mits deze deskundige werkt bij een organisatie die is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (of een vergelijkbaar buitenlands register). Particulieren kunnen dus niet als onafhankelijke organisatie optreden. De deskundige moet echt onafhankelijk zijn van jouw onderneming: er mag geen financieel belang over en weer zijn, geen gedeelde directeur/bestuurder, geen familierelatie in de eerste of tweede graad, en de deskundige mag geen bovengemiddeld belang hebben bij de uitkomst van het project. Deze lijst is niet uitputtend; ook andere situaties kunnen tot afkeuring leiden.

2. Materialen voor een prototype

Materiaalkosten zijn subsidiabel voor zover de materialen uitsluitend onderdeel zijn van het prototype.

3. Loonkosten en eigen uren

Loonkosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel zijn subsidiabel voor het deel van hun tijd dat ze aan het project besteden. Er zijn twee manieren om het uurtarief te berekenen:

• Voor werknemers in loondienst: het bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, overige vergoedingen, bijzondere beloningen en winst- of prestatieafhankelijke uitkeringen), vermeerderd met een opslag van 32% voor werkgeverslasten. Over dat bedrag komt vervolgens 15% overheadkosten. Dat totaalbedrag deel je door 1.720 uur (bij een 40-urige werkweek). Bij een kleinere werkweek wordt het aantal uren naar rato aangepast (bijvoorbeeld 1.032 uur bij 24 uur per week, 1.376 uur bij 32 uur, 1.548 uur bij 36 uur). Toeslagen zoals persoonlijke toeslag, ploegentoeslag of waarnemingstoeslag tellen niet mee, en ook winstuitkeringen, bonussen en reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer niet. Stagiairs zijn uitgesloten: hun uren zijn niet subsidiabel.
• Voor eigen arbeid (geen dienstverband): een vast tarief van € 39,00 per uur, gezien als bijdrage in natura. Dit tarief mag je alleen gebruiken als je niet verloond wordt in een werkmaatschappij of holding, maar winst uit de onderneming ontvangt. Ontvang je wel loon binnen een werkmaatschappij of holding, dan moet je dat loon gebruiken om het tarief op basis van werkelijke kosten te berekenen.

Kosten die zijn doorbelast door verbonden ondernemingen of partnerondernemingen zijn ook subsidiabel, tegen dezelfde berekeningswijze. Kosten van een verbonden onderneming worden doorbelast tegen werkelijke kosten (zonder winstopslag); kosten van een partneronderneming mogen tegen het gebruikelijke tarief worden doorbelast.

4. Huur van apparatuur en uitrusting

Huurkosten van apparatuur en uitrusting zijn subsidiabel, voor zover en zolang deze daadwerkelijk voor het project worden gebruikt. De apparatuur moet gehuurd worden van een derde partij. Bij vaststelling moet je deze kosten onderbouwen met facturen en betalingsbewijzen.

Wat niet subsidiabel is

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Verrekenbare btw.
• Het ontwikkelen van nieuwe software (dit valt sowieso buiten de regeling als subsidiabele activiteit).
• Producten of diensten die specifiek voor één bepaalde klant worden ontwikkeld.
• Kosten waarvoor al vóór ontvangst van de aanvraag een verplichting is aangegaan of waarmee al is gestart.
• Uren van stagiairs.

Beperking bij inbreng in natura

Als je project bijdragen in natura bevat (eigen arbeid), mag de totale subsidie nooit hoger zijn dan de totale subsidiabele kosten min die bijdragen in natura. Met andere woorden: de subsidie kan niet meer bedragen dan wat je daadwerkelijk aan "out of pocket"-kosten uitgeeft.

• Individueel project (1 bedrijf): 35% van de subsidiabele kosten.
• Samenwerkingsproject (minimaal twee onafhankelijke mkb-ondernemingen): 50% van de subsidiabele kosten.

De subsidie bedraagt maximaal € 100.000 per project. Daarbinnen geldt een aparte aftopping voor loonkosten en eigen uren samen: die subsidie is maximaal € 50.000, ook als het percentage over de loonkosten een hoger bedrag zou opleveren.

Samen met € 35.000 over de overige kosten kom je op een totale subsidie van € 85.000. Vallen de loonkosten lager uit, bijvoorbeeld € 140.000 (35% is € 49.000), dan wordt er niet afgetopt en komt de subsidie op € 49.000 plus € 35.000 overige kosten, totaal € 84.000.

De subsidiabele kosten van het project moeten minimaal € 10.000 bedragen; daaronder krijg je geen subsidie.

Bij inbreng van eigen arbeid (bijdrage in natura) geldt een extra beperking: de totale subsidie mag nooit hoger zijn dan de "out of pocket"-kosten (kosten die je daadwerkelijk betaalt aan derden). Voorbeeld: bij € 10.000 eigen arbeid en € 20.000 out of pocketkosten is de subsidie maximaal € 20.000. Bij € 20.000 eigen arbeid en € 6.000 out of pocketkosten is de subsidie maximaal € 6.000, ook al is de totale projectbegroting hoger.

Het bedrag van de subsidie kan bovendien worden verlaagd als Europese staatssteunnormen daartoe verplichten.

Bij vaststelling kan de subsidie nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen de daadwerkelijk gemaakte kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Stap 1: documenten verzamelen en invullen

Zorg dat alle benodigde documenten klaarstaan.

• Projectplan, volgens het verplichte format "VIA 2020 Organisatie Innovatie - Format projectplan" (maximaal 5 pagina's). Hierin beschrijf je onder meer de aansluiting bij het doel van de regeling, de projectfases, de aanvrager(s), de subsidiabele activiteiten en een begroting per projectfase.
• Kopie bankafschrift, ter verificatie van je IBAN-nummer.
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, om te controleren of je het project financieel kunt dragen.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (schematisch, met deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming), als je onderneming deel uitmaakt van een groep.
• Kopie van beschikking(en) of aanvraagformulier(en) van een eventuele andere subsidieaanvraag voor hetzelfde project bij een andere instantie.
• Offerte(s) van externe kosten, bij begrote kosten voor deskundigen en/of huur van apparatuur.
• Offerte(s) of specificatie van materiaalkosten, bij begrote materiaalkosten.
• Ondertekeningsformulier ("ONDERTEKENING VIA 2020 ORGANISATIE-INNOVATIE"): hierop verklaar je kennis te hebben genomen van de regeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Wordt ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats, datum, handtekening). Een digitale handtekening volstaat niet; alleen een geprint en ondertekend exemplaar is rechtsgeldig.
• Verklaring financiële moeilijkheden: een beslisschema over verbonden ondernemingen en financiële moeilijkheden. Ondertekend door de aanvrager (naam onderneming, KvK-nummer, naam en functie ondertekenaar, datum, handtekening).
• Verklaring niet-verloning, alleen als je het vaste uurtarief van € 39 voor eigen arbeid wilt hanteren. Ondertekend door de aanvrager.
• Gegevens medeaanvrager, alleen bij een samenwerkingsproject. De penvoerder vult het hoofdaanvraagformulier in, elke overige projectpartner vult dit document in en ondertekent (naam, functie, plaats, datum, handtekening).
• Instemmingsverklaring, alleen als een verbonden onderneming of partneronderneming kosten maakt binnen het project en als mede-begunstigde wordt opgenomen. Wordt zowel door die onderneming als door de penvoerder ondertekend.
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair, indien van toepassing.
• Privacyverklaring subsidies, ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats, datum, handtekening).
• Mkb-verklaring, om te bepalen of je tot het mkb behoort, met handtekening van de tekenbevoegde.
• Verklaring de-minimissteun, als de subsidie onder de de-minimisverordening valt. Ondertekend door de aanvrager; ook hier geldt dat alleen een geprint en ondertekend exemplaar rechtsgeldig is.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner, bij een samenwerkingsproject, plus bewijs van tekenbevoegdheid (bijvoorbeeld KvK-uittreksel, statuten of intern autorisatieschema).

Stap 2: beknopte projectomschrijving

Schrijf een korte projectomschrijving bedoeld voor openbare publicatie.

Stap 3: indienen via eLoket

Via de knop "Aanvraag starten" kom je in het aanvraagproces. Hier upload je alle documenten en vul je de gevraagde informatie in, zoals het projectplan. Via je persoonlijke account (Mijn dossier) volg je daarna de behandeling van je aanvraag.

Let op privacy: het loket vraagt geen burgerservicenummers. Staan die toch in de documenten, verwijder of scherm ze dan af voordat je ze deelt.

De regeling zelf liep van 4 mei 2020 tot en met 31 december 2021 als aanvraagperiode. Op dit moment staat de status op "Aanvragen niet meer mogelijk" met een resterend budget van € 0, dus een nieuwe aanvraag indienen is niet mogelijk.

SNN streeft ernaar binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag een besluit te nemen. Je ontvangt hierover een e-mail.

Bij een akkoord

Je krijgt een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na bekendmaking van dit besluit ontvang je automatisch een eerste werkvoorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag. Je kunt eenmalig een tweede voorschot aanvragen van maximaal 40%, gebaseerd op de kosten die je al daadwerkelijk hebt gemaakt en betaald.

Tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering gelden de verplichtingen die bij de sectie Voorwaarden zijn genoemd: je project moet binnen 18 maanden na de beschikking (en uiterlijk 1 januari 2023) klaar zijn, je houdt een eenduidige projectadministratie bij, je voldoet aan de publicatie-eisen (website en affiche met EU-embleem), en je meldt wijzigingen in het project zo snel mogelijk aan SNN.

Vaststelling (einddeclaratie)

Uiterlijk vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden dien je het vaststellingsverzoek in. Op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten stelt SNN het definitieve subsidiebedrag vast. Dit bedrag kan nooit hoger zijn dan wat in de verleningsbeschikking staat; vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Voor de vaststelling moet je onder meer de volgende documenten aanleveren:

• Eindverslag, volgens het verplichte format, met onder meer een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, afwijkingen ten opzichte van de aanvraag, knelpunten, resultaten, wat er met het prototype is gebeurd, en eventuele effecten van COVID-19 op het project.
• Urenregistraties, volgens het format maandstaat, ondertekend door zowel de medewerker als de leidinggevende (fysieke ondertekening vereist, bij voorkeur binnen een maand na de betreffende periode, uiterlijk bij indiening van de declaratie).
• Loonstroken per medewerker (van de eerste en laatste maand van projectwerkzaamheden, en bij tussentijdse loonwijziging ook van de eerste maand daarna).
• Facturen en betalingsbewijzen, bij kosten derden en/of materialen.
• Getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige, indien van toepassing.
• Bewijsstukken dat aan de publicatievereisten is voldaan.
• Ondertekeningsformulier vaststelling VIA 2020 Ontwikkelingsprojecten, ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats, datum, handtekening; geen digitale handtekening geldig).

Je moet je administratie over de projectkosten ten minste tien jaar bewaren nadat de vaststelling onherroepelijk is geworden.