MIT R&D Samenwerking Noord-Nederland 2022

Voor wie: mkb-ondernemingen, gevestigd en actief in een van de drie noordelijke provincies, die samenwerken in een verband van minimaal twee losstaande mkb'ers. Dat samenwerkingsverband moet speciaal zijn opgericht voor het R&D-project.

Wat je kreeg: 35% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 350.000 per R&D-samenwerkingsproject. Per deelnemer gold een minimum van € 25.000 en een maximum dat afhing van de hoogte van het totale subsidiebedrag (€ 100.000 of € 175.000).

Waarvoor: kosten voor personeel (onderzoekers, technici, ondersteunend personeel), (afschrijvings)kosten van apparatuur, gebouwen en gronden, contractonderzoek, kennis en octrooien, en overige operationele kosten zoals materiaal die rechtstreeks uit het project voortvloeien.

Hoe aanvragen ging: via het eLoket van SNN, met een verplicht projectplan, begroting, ondertekeningsformulieren, mkb-verklaring en andere documenten. Beoordeling gebeurde op volgorde van binnenkomst voor de volledigheidscheck, gevolgd door een inhoudelijke toets op vier criteria: technologische vernieuwing, economische waarde, kwaliteit van de samenwerking en impact op een KIA.

Het resterende budget van € 2.000.000 staat nog vermeld, maar is niet meer relevant omdat er niet meer kan worden aangevraagd.

Harde eisen waarop je afvalt als je er niet aan voldoet:

• Je onderneming moet tot het mkb horen. Dit toets je met de mkb-verklaring (op basis van de EU-definitie: minder dan 250 medewerkers en een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen of een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen, waarbij bij verbonden of partnerondernemingen de cijfers deels of geheel worden meegeteld).
• Je vraagt aan binnen een R&D-samenwerkingsverband van minimaal twee losstaande mkb-ondernemingen. Een aanvraag door één onderneming alleen komt niet in aanmerking.
• Het samenwerkingsverband is specifiek opgericht voor de uitvoering van dit R&D-project.
• Geen enkele deelnemer mag meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project voor zijn rekening nemen. Is dat wel zo, dan valt de aanvraag af.
• Minimaal 50% van de subsidiabele kosten van het project moet gedragen worden door deelnemers die in Drenthe, Friesland of Groningen zijn gevestigd én daar ondernemingsactiviteiten uitvoeren.
• Er mogen geen verplichtingen (zoals bestellingen, contracten of opdrachten) zijn aangegaan vóórdat de aanvraag is ingediend. Doe je dat toch, dan komen die kosten niet in aanmerking en kan de aanvraag zelfs stranden.
• Het project moet gaan om onderzoek naar of ontwikkeling van een nieuw product, nieuwe dienst of methode, of een aanmerkelijke vernieuwing daarvan. Puur incrementele of routinematige aanpassingen vallen af.
• Het project moet aansluiten bij een van de Kennis- en Innovatieagenda's (KIA's) zoals beschreven in het document Missies en Sleuteltechnologieën. Past je project bij geen van de KIA's, dan komt het niet in aanmerking.
• Het subsidiebedrag per deelnemer moet minimaal € 25.000 zijn. Vraag je per deelnemer minder aan, dan voldoe je niet aan de ondergrens.
• Per deelnemer geldt een maximum: € 100.000 als het totale subsidiebedrag € 200.000 of lager is, en € 175.000 als het totale subsidiebedrag hoger is dan € 200.000.
• Je moet binnen 6 maanden na subsidieverlening starten met de uitvoering van het project. Doe je dat niet, dan loop je het risico op intrekking.
• Het project moet binnen 24 maanden na subsidieverlening zijn afgerond.

Daarnaast geldt dat het beschikbare budget (€ 2.000.000 resterend) een praktische grens stelt: is het budget uitgeput, dan kunnen ook volledig kloppende aanvragen alsnog worden afgewezen. Het format projectplan geeft aan dat wordt beoordeeld op vier criteria.

Personeelskosten. Kosten voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel dat aan het project werkt. Voor de precieze rekenregels en tarieven geldt artikel 6 van de Verordening MIT R&D Samenwerking 2022.

(Afschrijvings)kosten van apparatuur en uitrusting. Kosten van apparatuur en uitrusting die tijdens het onderzoeksproject wordt gebruikt. Het gaat hier om afschrijvingskosten, niet om de volledige aanschafwaarde in één keer. Ook hiervoor geldt dat de precieze rekenregels in artikel 6 van de Verordening staan.

(Afschrijvings)kosten van gebouwen en gronden. Kosten van gebouwen en gronden die tijdens het onderzoeksproject worden gebruikt, eveneens op afschrijvingsbasis.

Kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien. Hieronder valt het uitbesteden van onderzoek aan derden en de kosten om kennis of patenten (octrooien) te verwerven die nodig zijn voor het project.

Bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven. Dit betreft onder meer kosten voor materiaal, leveranties en dergelijke producten die rechtstreeks uit het project voortvloeien.

Voor alle kostensoorten geldt dat de subsidie 35% van de subsidiabele kosten bedraagt. Dit uniforme percentage van 35% is van toepassing op de subsidiabele kosten als geheel.

Wat nadrukkelijk niet in aanmerking komt

• Kosten waarvoor al vóór het indienen van de aanvraag verplichtingen zijn aangegaan. Dit is een harde voorwaarde: als je al een bestelling hebt geplaatst, een contract hebt getekend of een opdracht hebt gegeven voordat je de aanvraag indiende, komen die kosten niet in aanmerking.
• Kosten die niet rechtstreeks uit het R&D-project voortvloeien of niet passen binnen de vijf genoemde categorieën.

Voor de exacte definities en afbakening van kostensoorten, drempelwaarden en berekeningswijzen geldt artikel 6 van de Verordening MIT R&D Samenwerking 2022.

Bij de aanvraag moest je in het projectplan de werkzaamheden opdelen in werkpakketten die overeenkomen met de begroting, en per werkpakket aangeven of het gaat om industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling, of een combinatie van beide. Dit onderscheid is relevant omdat het gaat om gedefinieerde categorieën uit de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV):

• Industrieel onderzoek is planmatig of kritisch onderzoek gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden, met het oog op nieuwe of aanmerkelijk verbeterde producten, procedés of diensten. Dit kan de bouw van prototypes in een laboratoriumomgeving omvatten.
• Experimentele ontwikkeling is het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande kennis en vaardigheden, gericht op nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Dit kan prototyping, demonstraties, testen en validatie omvatten, maar niet routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten of processen.

Je moest bij elk werkpakket onderbouwen waarom de werkzaamheden onder een van deze categorieën vallen.

Het maximale subsidiebedrag was € 350.000 per R&D-samenwerkingsproject in totaal.

Daarbinnen gold een bandbreedte per individuele deelnemer van het samenwerkingsverband:

• Minimaal € 25.000 per deelnemer, in alle gevallen.
• Maximaal € 100.000 per deelnemer, als het totale subsidiebedrag van het project € 200.000 of lager is.
• Maximaal € 175.000 per deelnemer, als het totale subsidiebedrag van het project hoger is dan € 200.000.

Dit betekent dat het maximum per deelnemer meebeweegt met de totale omvang van de subsidie: bij een klein project (subsidie tot en met € 200.000) is € 100.000 per deelnemer het hoogst haalbare, terwijl bij een groter project (subsidie boven € 200.000) een deelnemer tot € 175.000 kan ontvangen.

Verder gold de eis dat geen deelnemer meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project voor zijn rekening mag nemen (dit is een eis aan de verdeling van kosten binnen het samenwerkingsverband, niet aan de subsidiehoogte zelf) en dat minimaal 50% van de subsidiabele kosten gedragen moet worden door deelnemers uit Drenthe, Friesland of Groningen.

Bij toekenning werd een voorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag automatisch uitgekeerd. Een tweede voorschot van maximaal 40% van het verleende subsidiebedrag kon je aanvragen op basis van al gemaakte en betaalde kosten. Na afronding van het project volgde de definitieve vaststelling, waarbij het uiteindelijke subsidiebedrag werd bepaald op basis van de daadwerkelijk gemaakte en goedgekeurde kosten (dus mogelijk lager dan het verleende bedrag als niet alle begrote kosten zijn gemaakt).

Het resterende totale subsidiebudget voor deze regeling was € 2.000.000. Aanvragen is op dit moment niet meer mogelijk.</tekst> </invoke>

Stap 1: documenten voorbereiden

Voordat je de aanvraag indiende, moest je alle benodigde documenten klaar hebben staan. Voor de penvoerder (de hoofdaanvrager binnen het samenwerkingsverband) waren dit:

• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (indien van toepassing).
• Format projectplan: hierin beschrijf je onder andere de samenwerkingspartners, de inhoud en uitvoering van het project, en de vier beoordelingscriteria. Maximaal 20 pagina's.
• Format begroting.
• Verklaring financiële moeilijkheden.
• Ondertekening penvoerder: een formulier waarin je verklaart kennis te hebben genomen van de subsidieregeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Dit wordt ondertekend door een tekenbevoegd persoon (aanhef, naam, functie, plaats, datum en handtekening); een digitale handtekening volstaat niet, het moet een geprint en ondertekend formulier zijn. Je voegt ook bewijs van tekenbevoegdheid toe (bijvoorbeeld een KvK-uittreksel, statuten of intern autorisatieschema).
• Machtiging intermediair (indien je een intermediair gebruikt).
• Mkb-verklaring: hiermee bepaal en onderbouw je of je onderneming tot het mkb behoort, ondertekend door de tekenbevoegde met naam, KvK-nummer, datum en handtekening.
• Kopie bankafschrift, ter verificatie van het bankrekeningnummer.

Voor elke projectpartner of mede-aanvrager moest je daarnaast aanleveren:

• Ondertekening projectpartner(s).
• Mkb-verklaring.
• Verklaring financiële moeilijkheden.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (indien van toepassing).
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.

Stap 2: aanvraag indienen via het eLoket

Via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp) upload je alle documenten en lever je de gevraagde informatie aan, waaronder het projectplan. Let hierbij op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig en moeten worden verwijderd of afgeschermd uit de documenten voordat je ze deelt.

Vanuit je persoonlijke account op het eLoket kun je vervolgens de status en behandeling van je aanvraag volgen.

Beoordeling van volledigheid

Aanvragen worden eerst gecontroleerd op volledigheid, op volgorde van ontvangst. Dit betekent dat complete aanvragen die als eerste binnenkomen, als eerste in behandeling worden genomen en zo eerder in aanmerking komen voor het beschikbare budget.

Inhoudelijke beoordeling

Is de aanvraag volledig, dan volgt een inhoudelijke beoordeling. Hierbij wordt gecontroleerd of de aanvraag voldoet aan de eisen van de subsidieregeling, of het project past binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten kloppen met de geldende regelgeving. Ook wordt hier de score op de vier beoordelingscriteria (technologische vernieuwing, economische waarde, kwaliteit van de samenwerking, impact op een KIA) vastgesteld.

Na afronding van deze beoordeling ontvang je een besluit op je aanvraag.

Bij toekenning: verleningsbeschikking en voorschot

Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. Automatisch krijg je hierbij een eerste voorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag.

Je kunt daarna een tweede voorschot aanvragen, van maximaal nog eens 40% van het verleende subsidiebedrag. Hiervoor kijkt SNN naar de kosten die je tot dan toe daadwerkelijk hebt gemaakt en betaald. Voor deze aanvraag heb je nodig: het formulier "Ondertekening voorschot" en, indien van toepassing, de machtiging intermediair.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je moet binnen 6 maanden na subsidieverlening starten met de uitvoering van het project.
• Het project moet binnen 24 maanden na subsidieverlening zijn afgerond.
• Wijzigt er iets in het project, dan meld je dit vooraf via een wijzigingsverzoek. Bij een mogelijk grote afwijking neem je direct contact op met je contactpersoon bij SNN, omdat dit invloed kan hebben op de uitvoering of de voorwaarden van de verleningsbeschikking. Soms volgt hierop een nieuwe verleningsbeschikking.

Vaststelling na afronding

Zodra alle werkzaamheden zijn afgerond, dien je binnen 13 weken na de einddatum van het project een vaststellingsverzoek in bij SNN. Hierbij wordt gecontroleerd of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld (dit kan dus afwijken van het verleende bedrag).

Voor het vaststellingsverzoek lever je aan: een eindverslag (met de uitgevoerde werkzaamheden en resultaten), de ondertekening vaststellingsverzoek, en indien van toepassing het machtigingsformulier intermediair.

Ontvangen de deelnemers samen minder dan € 125.000 aan subsidie, dan voeg je ook een kostenoverzicht van facturen en uren toe, plus de urenregistraties die op het project betrekking hebben.

Bij een subsidie van € 125.000 of meer (dit grensbedrag geldt per deelnemer) is in plaats daarvan een controleverklaring van een accountant verplicht. Deze verklaring wordt opgesteld op basis van de nieuwste voorbeeldtekst van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), namelijk de "Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de (semi)publieke sector", waarbij de accountant vermeldt dat het controleprotocol uit bijlage 1.3 bij de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies is gevolgd.

Na de vaststelling ontvang je het definitieve subsidiebedrag, verminderd met de al ontvangen voorschotten.