Open Innovatie Call 2019

De subsidie was bedoeld voor consortia van bedrijven, kennisinstellingen en/of maatschappelijke organisaties die samen een reeks samenhangende innovaties op gang wilden brengen, niet voor losse innovatietrajecten van één partij. Het ging om initiatieven die het noordelijke mkb en bij voorkeur ook eindgebruikers actief betrekken, en die structureel bijdragen aan een beter innovatie-ecosysteem in Drenthe, Friesland en Groningen.

Je kreeg maximaal 40% van de subsidiabele kosten vergoed, voor een project van maximaal vier jaar. Vooraf lag niet vast welke kosten of activiteiten precies in aanmerking kwamen: het SNN beoordeelde elk project op zijn eigen merites tegen de doelstellingen uit de uitvraag. Het totale budget was 10 miljoen euro; van het budget resteert nog € 7.482.866,07, wat erop wijst dat een deel van de aanvragen destijds is gehonoreerd of dat niet het volledige budget is uitgeput.

De aanvraag verliep via een voortraject met het SNN en de provincie, gevolgd door indiening van een projectplan, aanvraagformulier en staatssteunanalyse via het EFRO Webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Daarna volgde beoordeling door een onafhankelijke deskundigencommissie en besluitvorming door het Dagelijks Bestuur van het SNN.

Omdat de status "Aanvragen niet meer mogelijk" is, kun je voor deze specifieke call geen nieuwe aanvraag meer indienen. Deze tekst is vooral relevant als je al een aanvraag hebt lopen of wilt begrijpen hoe eerdere aanvragen zijn beoordeeld.

Wie kon aanvragen

• Natuurlijke rechtsvormen, rechtspersonen of samenwerkingsverbanden van bedrijven, kennisinstellingen en/of maatschappelijke organisaties.
• Bij een samenwerkingsverband vraagt één deelnemer (de penvoerder) de subsidie aan namens het consortium. Alle deelnemers moeten instemmen met het project.
• De samenwerking moet zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst die door alle deelnemers is ondertekend.

Waar je op afviel (knock-outcriteria)

Een aanvraag werd zonder meer afgewezen als:

• Er onvoldoende vertrouwen bestond in de technische of economische haalbaarheid van het project.
• Niet voldoende aannemelijk was gemaakt dat het project financieel, ruimtelijk of anderszins obstakelvrij is.
• Niet aannemelijk was dat het project fysiek kon worden voltooid, of dat alle concrete acties (projectactiviteiten) volledig konden worden uitgevoerd binnen de periode tussen de datum van indiening en vier jaar na afgifte van de verleningsbeschikking (met als uiterste einddatum 1 juli 2023).
• De aanvraag niet voldeed aan de waarborging van gelijke kansen en voorkoming van discriminatie, of het project negatieve effecten op het milieu had.
• De aanvrager in financiële moeilijkheden verkeerde (zoals gedefinieerd volgens Vo. 1301/2013).
• Toewijzing zou betekenen dat het DB SNN niet zou voldoen aan verplichtingen uit de Europese Kaderverordening of andere wet- en regelgeving.

Wat het project juist niet mocht zijn

• Haalbaarheidsstudies of haalbaarheidsprojecten vielen buiten de reikwijdte van dit instrument.
• Het instrument was niet bedoeld om instituten, organisaties of intermediairs te subsidiëren: het ging om projecten mét het bedrijfsleven, niet vóór het bedrijfsleven.
• De aanvraag moest passen binnen de Europese Mededingingsregels; een project dat marktverstorend werkt, kwam niet in aanmerking.

Regio en budget

• Het project moest passen binnen de doelstellingen A, B, C en D van het OP EFRO, met een doelstelling-overstijgend karakter dat aansluit bij de uitvraag.
• De regeling gold voor Drenthe, Friesland en Groningen.
• Toekenning was afhankelijk van het nog beschikbare budget (subsidieplafond van 10 miljoen euro); als het budget op was, kon een verder goedgekeurd project toch worden afgewezen of gedeeltelijk gehonoreerd.

Wat verder niet werd afgebakend

Er is dus geen lijst van sectoren of projectvormen die per definitie uitgesloten zijn, behalve de hierboven genoemde harde eisen en de uitsluiting van haalbaarheidsprojecten.

Omdat de call gesloten is, is instromen met een nieuwe aanvraag niet meer mogelijk, ongeacht of je aan de bovenstaande voorwaarden voldoet.

Subsidiepercentage: 40%

Je kreeg een bijdrage van maximaal 40% van je subsidiabele kosten. Dit percentage gold voor de gecombineerde subsidie van EFRO en Rijkscofinanciering samen: je ontving hiervoor één gecombineerde verleningsbeschikking, niet twee losse bijdragen die samen boven de 40% konden uitkomen.

Geen vast maximumbedrag per project

Omdat ambities van initiatiefnemers niet vooraf begrensd wilden worden, stelde het SNN geen absolute maximumbedragen vast, anders dan de grens van het totale beschikbare budget.

Totaalbudget en resterend budget

• Het totale subsidieplafond voor deze uitvoeringsregeling (versie december 2018) was 10 miljoen euro.
• Resterend budget volgens het loket: € 7.482.866,07.
• Toekenning van subsidie was afhankelijk van het nog beschikbare budget: als het budget op was, kon een verder positief beoordeeld project toch niet (volledig) worden gehonoreerd.

Verdeling op volgorde van ontvangst, met kwaliteitstoets

Het beschikbare budget werd verdeeld op volgorde van ontvangst van de aanvraag. Dit betekende niet dat elke binnengekomen aanvraag automatisch geld kreeg: elke aanvraag werd ook inhoudelijk beoordeeld met een sterkte-zwakteanalyse die uitkwam op "voldoende" of "onvoldoende". Alleen aanvragen met een voldoende totaalbeoordeling kwamen in aanmerking voor honorering, op volgorde van ontvangst, tot het budget op was.

Gedeeltelijke toekenning bij hoog risico

Als een project potentieel sterk bijdroeg aan de doelstellingen, maar de resultaten met veel onzekerheid waren omgeven, kon het Dagelijks Bestuur van het SNN op advies van de deskundigencommissie besluiten niet de hele aanvraag te honoreren, maar een afgebakend deel. Deze gedeeltelijke toekenning gold voor maximaal twee jaar. Voor het restant kon je vanaf een half jaar vóór het verstrijken van die periode een nieuwe aanvraag indienen, vergezeld van een evaluatie van de vorige fase.

Optopping door provincies

De subsidie kon worden aangevuld met een extra bijdrage van de provincies Groningen, Fryslân en/of Drenthe (en/of de noordelijke gemeenten). Deze aanvullende bijdrage moest je zelf en apart bij de provincies of gemeenten aanvragen; het SNN droeg hier geen verantwoordelijkheid voor.

Looptijd

De subsidie gold voor een project van maximaal vier jaar, waarbij de einddatum van de projectperiode in geen geval later mocht liggen dan 1 juli 2023.

Stap 1: Het voortraject

Voordat je een formele aanvraag indiende, besprak je je projectidee met het SNN en de provincie. Samen werd bekeken welke elementen belangrijk waren om in een projectschets uit te werken en wanneer het juiste moment was om dit aan de deskundigencommissie voor te leggen. Er was een mogelijkheid om je projectvoorstel of projectschets, vóór formele indiening, ter reflectie aan de deskundigencommissie voor te leggen. Dit was geen pre-beoordeling, maar een informele reflectie. Hiervoor nam je contact op met Team Open Innovatie Call via 050-5224900.

Stap 2: Projectplan uitwerken

Met de feedback uit het voortraject werkte je het projectplan verder uit tot een gedegen en overtuigende onderbouwing. Het format hiervoor is het document "Projectplan open innovatie call". Dit moet bevatten:

• Een pitch van maximaal 500 woorden ("in het kort").
• Wat je gaat doen, waarom, hoe je het doel behaalt, wat de maatschappelijke bijdrage is.
• Wie het project uitvoert (het consortium, taakverdeling, risico's en beheersmaatregelen).
• Wanneer het project wordt uitgevoerd (planning per deelproject).
• Wat het kost en wie het financiert (begroting en financieringsplan).

Stap 3: Documenten verzamelen en aanvraag indienen

De aanvraag bestaat uit drie kerndocumenten: het projectplan, het aanvraagformulier en een staatssteunanalyse. Je diende dit in via het EFRO Webportal: https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/.

Documenten die je nodig had (volgens de checklist):

*Altijd van toepassing:*

• Aanvraagformulier: online invullen in het EFRO-webportal.
• Projectplan: volgens het model projectplan, ondertekend/opgesteld door de penvoerder namens het consortium.
• Staatssteunanalyse: onderbouwt dat het project past binnen de EFRO-kaders en niet marktverstorend werkt; bij voorkeur opgesteld door een onafhankelijk deskundige.
• Ingevulde Excel-format begroting en financiering: begroting, kostenoverzicht en financieringsplan per deelproject en per projectpartner.
• Verklaring omtrent financiële omstandigheden: door elke projectpartner die een onderneming is of economische activiteiten verricht, in te vullen en te ondertekenen (naam, functie, datum, handtekening), met de laatst beschikbare (geconsolideerde) jaarrekening als bijlage.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder: in te vullen en te ondertekenen door de penvoerder (naam, functie, plaats, datum, handtekening), met een bewijs van tekenbevoegdheid (bijvoorbeeld KvK-uittreksel, statuten of intern autorisatieschema).
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner: door elke afzonderlijke projectpartner in te vullen en te ondertekenen, eveneens met bewijs van tekenbevoegdheid.

*Soms van toepassing:*

• Machtiging intermediair: als een intermediair namens jou de aanvraag indient, ondertekend door de penvoerder.
• Samenwerkingsovereenkomst: als deze al (in concept) is opgesteld tussen de projectpartners.
• Kopie beschikking overige financiering: als je ook bij andere financiers subsidie hebt aangevraagd; bij publieke cofinanciering (gemeente, provincie, openbaar lichaam) volstaat een kopie van de aanvraag.
• BTW-verklaring: als je (deels) niet BTW-plichtig bent en BTW-kosten wilt opvoeren voor subsidie.
• Mkb-verklaring: als je op het aanvraagformulier hebt aangegeven een kleine of middelgrote onderneming te zijn; ondertekend door de tekenbevoegde met naam, KvK-nummer en datum.
• Overzicht verband van ondernemingen: als je organisatie deel uitmaakt van een groep, een schema van de juridische structuur met deelnemingspercentages, FTE, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• IKS-verklaring: bij gebruik van de integrale kostensystematiek voor loonkosten (methode b), de goedkeuringsbrief van RVO.
• Goedkeuring EC-uurtarieven: bij gebruik van een door de Europese Commissie goedgekeurde methodiek (methode c), de goedkeuringsbrief van de EC.
• De-minimisverklaring(en): als je gebruikmaakt van de-minimissteun.

Let op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af voordat je documenten deelt met het SNN. Ook moest je de "Privacyverklaring subsidies" ondertekenen en aan je online dossier toevoegen.

Stap 4: Subsidietechnische puntjes op de i

Na indiening werkte je samen met het SNN de laatste subsidietechnische details verder uit, voorafgaand aan de beoordeling door de deskundigencommissie.

Beoordeling van de aanvraag

Zodra je een volledige aanvraag had ingediend, controleerde het SNN eerst of de aanvraag voldeed aan de belangrijkste subsidievoorwaarden. Voldeed de aanvraag niet, dan werd deze afgewezen; hierover kreeg je bericht in het EFRO Webportal.

Daarna beoordeelde de onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering. De commissie beoordeelde elk project op zijn eigen merites, waarbij onderscheidende onderdelen per project de doorslag konden geven. Na een positieve inhoudelijke beoordeling werd ook de subsidietechnische toets afgerond; samen met jou werden de laatste subsidietechnische puntjes op de i gezet.

Besluitvorming

Je aanvraag werd, met een zwaarwegend advies van de deskundigencommissie, behandeld in de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur van het SNN. Toekenning van de subsidie was afhankelijk van het op dat moment nog beschikbare budget.

Beschikking

Na een positief besluit van het Dagelijks Bestuur werden een concept-subsidiebeschikking en een concept-uitvoeringsovereenkomst opgesteld en met je besproken. Na jouw instemming volgde ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst, waarna de subsidiebeschikking werd afgegeven en de uitvoeringsfase van het project begon.

Verplichtingen tijdens de looptijd

In de beschikking tot subsidieverlening werden verplichtingen opgenomen over onder meer:

• rapportage over de voortgang van het project en de frequentie daarvan;
• het indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie;
• eventuele overige verplichtingen die het Dagelijks Bestuur van het SNN aan je oplegde.

Deze verplichtingen werden nader vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst tussen jou als subsidieontvanger en het Dagelijks Bestuur van het SNN. Als penvoerder was je verantwoordelijk voor het doorbetalen van subsidie aan de andere deelnemers in het samenwerkingsverband.

De looptijd van het project bedroeg maximaal vier jaar, gerekend vanaf het moment van subsidieverlening, met als absolute einddatum 1 juli 2023. Kosten kwamen in aanmerking vanaf de datum van indiening van de subsidieaanvraag; voorbereidingskosten en kosten voor het opstellen of indienen van de aanvraag zelf kwamen nooit voor subsidiëring in aanmerking, ook niet in uitzonderingsgevallen.

Vaststelling en uitbetaling

Wanneer je alle werkzaamheden binnen het project had afgerond, diende je bij het SNN een vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Hiervoor gold een termijn van maximaal 13 weken na uitvoering van het project. Bij het vaststellen van de aanvraag controleerde het SNN of de werkzaamheden waren uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daadwerkelijk waren gemaakt. Aan de hand van de gemaakte kosten stelde het SNN het definitieve subsidiebedrag vast.