Ondersteuning aanvragen Europese projectsubsidie Noord-Holland 2023, subsidie

De regeling is bedoeld om vooral het MKB over de drempel te helpen om zo'n Europese aanvraag (te laten) opstellen. Je komt in aanmerking als je een rechtspersoon bent die zo'n aanvraag gaat opstellen en indienen, en de uitvoering van het uiteindelijke project in Noord-Holland plaatsvindt of Noord-Holland ten goede komt.

Je krijgt 100% van de noodzakelijke kosten vergoed, tot maximaal € 10.000,-. Omdat het bedrag altijd € 10.000,- of minder is, wordt de subsidie meteen vastgesteld en uitbetaald, zonder apart voorschottraject. In totaal is € 420.000,- beschikbaar voor alle aanvragers samen; wie eerst komt, wordt eerst geholpen.

Vraag je aan via het subsidieportaal van de provincie Noord-Holland met eHerkenning (niveau EH2+), of per post/aan de balie in Haarlem. Voordat je iets indient, heb je een positief advies nodig van het steunpunt van de provincie op je projectidee: zonder dat advies wordt je aanvraag afgewezen. Ook mag je nog niet gestart zijn met het opstellen van de Europese aanvraag zelf.

De regeling staat open van 8 januari 2024 09:00 uur tot en met 22 december 2026 17:00 uur. Aanvragen buiten deze periode worden geweigerd. Je krijgt binnen 13 weken een beschikking op je aanvraag.

Je komt in aanmerking als:

• Je een rechtspersoon bent die een aanvraag voor een projectsubsidie gaat opstellen en indienen onder Kansen voor West 3 Noord-Holland of Just Transition Fund-IJmond.
• De uitvoering van het project waarvoor je die Europese subsidie aanvraagt in Noord-Holland plaatsvindt of ten goede komt aan Noord-Holland.
• Je aanvraag € 5.000,- of meer bedraagt.
• Je nog niet begonnen bent met het opstellen van de aanvraag voor de projectsubsidie op het moment dat je deze aanvraag indient.
• Je vooraf een positief advies hebt gekregen van het steunpunt van de provincie Noord-Holland op je projectidee.

Je valt af (weigeringsgronden) als:

• De activiteit financieel niet haalbaar is.
• Je al gestart bent met de uitvoering van de activiteit (het opstellen van de Europese aanvraag) vóórdat deze aanvraag is ontvangen. Ben je al begonnen met schrijven, dan kun je deze subsidie niet meer krijgen.
• Je onderneming in moeilijkheden verkeert volgens de Europese richtsnoeren voor reddings- en herstructureringssteun.
• Er tegen je een terugvorderingsbevel loopt omdat eerder verleende steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard.
• Je al subsidie hebt ontvangen voor dezelfde activiteit.
• Het steunpunt van de provincie geen positief advies heeft gegeven op je ingediende projectidee.
• Je aanvraag minder dan € 5.000,- bedraagt.
• Je aanvraag buiten de openstellingsperiode (8 januari 2024 09:00 uur tot en met 22 december 2026 17:00 uur) wordt ontvangen. Te vroeg of te laat betekent altijd weigering.

Let op: het vooraf verplichte advies van het steunpunt is een instap-eis waar veel aanvragers op stuklopen. Zonder dat positieve advies kun je geen subsidieaanvraag indienen, dus regel dit ruim voordat je je aanvraag instuurt.

Verder geldt de Europese de-minimisverordening: subsidie kan alleen worden verleend aan ondernemingen die in de afgelopen drie jaar niet meer dan € 300.000,- aan de-minimissteun hebben ontvangen. Dit moet je aantonen met een de-minimisverklaring.

Rekenregel

De subsidie bedraagt 100% van de noodzakelijke kosten, tot maximaal € 10.000,-. Dat betekent: alle kosten die nodig zijn om de aanvraag te schrijven en in te dienen komen in aanmerking, zolang ze noodzakelijk zijn voor die activiteit en zolang het totaal (samen met eventuele andere posten) niet boven € 10.000,- uitkomt.

Wat wordt bedoeld met 'de activiteit'

Met 'activiteit' bedoelt de regeling specifiek: het opstellen en indienen van een tijdige, volledige en ontvankelijke aanvraag voor een projectsubsidie op grond van Kansen voor West 3 of Just Transition Fund-IJmond. Kosten die hier niet direct aan gekoppeld zijn, vallen dus buiten de regeling. Ben je al gestart met het opstellen van die Europese aanvraag voordat je deze subsidie aanvraagt, dan is subsidie op basis van deze regeling niet meer mogelijk; de kosten van vóór je aanvraagmoment tellen dan sowieso niet meer mee.

Kostenposten in de begroting

Het aanvraagformulier en de financiële bijlage vragen je om de totale kosten uit te splitsen in aparte posten.

• Voorbereidingskosten
• Plankosten
• Inhuur van menskracht (bijvoorbeeld een adviseur of subsidieschrijver die de aanvraag helpt opstellen)
• Materiaalkosten
• Monitoringskosten
• Onvoorziene kosten
• Overige kostenposten die relevant zijn voor het opstellen en indienen van de aanvraag

Btw

Kun je de btw over het project verrekenen of compenseren, dan vul je in je begroting alle bedragen exclusief btw in en vermeld je je btw-nummer. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in.

Financiering en eigen bijdrage

Naast de gevraagde subsidie moet je in het dekkingsplan ook andere financieringsbronnen opgeven, zoals je eigen bijdrage, bijdragen van een gemeente, van derden of overige inkomsten. Het dekkingsplan moet sluitend zijn: de totale financiering (eigen bijdrage plus overige bronnen plus subsidie) moet gelijk zijn aan de totale begrote kosten.

Wat niet in aanmerking komt

• Kosten voor het daadwerkelijk uitvoeren van het Europese project zelf (na toekenning van de Kansen voor West 3- of JTF-IJmond-subsidie) vallen buiten deze regeling; het gaat alleen om het opstellen en indienen van de aanvraag.
• Kosten gemaakt vóórdat je deze aanvraag hebt ingediend, komen niet in aanmerking: als de uitvoering van de activiteit (het opstellen van de aanvraag) al is gestart voordat je aanvraag is ontvangen, wordt de aanvraag zelfs geweigerd.

Twee grenzen zijn belangrijk:

• Onder de € 5.000,- wordt je aanvraag geweigerd. Dit is een harde ondergrens.
• Boven de € 10.000,- aan noodzakelijke kosten krijg je nooit meer dan € 10.000,-. Het meerdere is voor eigen rekening.

Voor de hele regeling is in totaal € 420.000,- beschikbaar (het subsidieplafond). Zodra dit bedrag is uitgeput, kunnen nieuwe aanvragen niet meer worden gehonoreerd, ook al val je binnen de looptijd van de regeling.

Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit of inhoud van het project. Komen er op dezelfde dag meerdere aanvragen binnen waarbij toekenning ervan het plafond zou overschrijden, dan bepaalt loting de volgorde. Moet je nog aanvullende informatie aanleveren na je aanvraag, dan geldt de datum van die aanvullende informatie als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de rij dus kan verschuiven.

Omdat het bedrag altijd € 10.000,- of minder is, wordt de subsidie direct vastgesteld en uitbetaald: er is geen apart traject met voorschotten en een latere vaststelling zoals bij grotere subsidies.

Stap 0: regel het advies van het steunpunt

Voordat je iets anders doet, neem je contact op met het steunpunt van de provincie voor advies over je projectidee. Voor Kansen voor West 3 mail je het Adviespunt Europese Subsidies of het specifiek genoemde contactadres voor dit programma; voor Just Transition Fund-IJmond gebruik je het aparte contactadres voor dit programma. Je hebt een positief advies op je projectidee nodig als verplichte bijlage bij je aanvraag. Zonder dit advies kun je niet aanvragen. Doe dit tijdig, want dit traject staat los van de aanvraagtermijn van 13 weken die daarna volgt.

Stap 1: maak de bijlagen gereed

Je stuurt de volgende bijlagen mee:

• Kopie recent bankafschrift. Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn. Niet ouder dan drie maanden. Rekeningstand en transacties mag je afdekken. Als het adres een postbus is, voeg je aanvullend bewijs toe, bijvoorbeeld een energienota.
• Begroting en financieringsplan van de kosten van de activiteit. Vraag je digitaal aan via het subsidieportaal, dan gebruik je verplicht het format 'Financiële bijlage voor subsidieaanvraag'. Vraag je per post aan, dan vul je dit in op het postformulier zelf.
• Inhoudelijke beschrijving van de activiteit, als er in het aanvraagformulier te weinig ruimte is.
• De-minimisverklaring, volgens het verplichte format 'De-minimisverklaring'. Hierin verklaar je (of je organisatie, ingevuld door een tekenbevoegd bestuurder of functionaris) of je in de afgelopen 36 maanden de-minimissteun hebt ontvangen, en zo ja hoeveel. De verklaring wordt ondertekend door de naam en functie van de tekenbevoegde functionaris(sen), met datum.
• Een positief advies van het steunpunt van de provincie Noord-Holland op je ingediende projectidee (zie stap 0).

Bij aanvraag per post kun je bijlage 2 (begroting), 3 (financieringsplan) en 4 (inhoudelijke beschrijving) ook als losse bijlage toevoegen als het postformulier zelf te weinig ruimte biedt.

Stap 2: dien de aanvraag in

Digitaal: log in met eHerkenning op het subsidieportaal van de provincie Noord-Holland. Je hebt hiervoor eHerkenning nodig met beveiligingsniveau EH2+ en de dienst 'Subsidieportaal'. Log je voor het eerst in, dan maak je eerst een account aan; gegevens uit het handelsregister van de KvK worden dan automatisch ingevuld, de rest vul je zelf aan. Upload daarna je bijlagen en dien de aanvraag in. Zip-bestanden worden niet geaccepteerd als bijlage. Ben je intermediair en vraag je namens een andere organisatie aan, dan is gebruik van ketenmachtiging verplicht.

Per post of aan de balie: vul het formulier 'Subsidie aanvragen per post of bij balie' volledig in, print het uit, voeg alle bijlagen toe en stuur het op naar Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop (postbus 3007, 2001 DA Haarlem), of lever het af bij de balie van Houtplein 33 in Haarlem. Het formulier moet worden ondertekend door de aanvrager (plaats, datum, naam en handtekening), met daarin ook een verklaring dat je bekend bent met de voorwaarden, dat je gegevens naar waarheid zijn verstrekt en dat je niet in surseance of faillissement verkeert. Na ontvangst stuurt de provincie een ontvangstbevestiging; krijg je die niet, neem dan contact op met het Servicepunt, want mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Termijn

De regeling staat open van 8 januari 2024 09:00 uur tot en met 22 december 2026 17:00 uur. Aanvragen die buiten deze periode binnenkomen, worden geweigerd. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld; bij overschrijding van het plafond op dezelfde dag bepaalt loting de rangschikking. Moet je later aanvullende informatie aanleveren, dan geldt de ontvangstdatum daarvan als nieuwe ontvangstdatum voor de rangschikking.