Uitvoeringsregeling subsidie lokale energie-initiatieven Noord-Holland 2026

Je krijgt 100% van de noodzakelijke kosten vergoed, tot maximaal € 10.000 per aanvraag. Je kunt tweemaal een aanvraag doen, zolang het om een andere activiteit gaat. In totaal is er € 400.000 beschikbaar; wie het eerst komt, het eerst maalt, want aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld.

De regeling staat open van 6 januari 2026 tot en met 1 oktober 2026, 17.00 uur. Aanvragen kan digitaal via het subsidieportaal (met eHerkenning niveau EH2+) of per post/aan de balie in Haarlem. Zorg dat je eerst de verplichte bijlagen klaar hebt: je statuten, een de-minimisverklaring, de financiële bijlage en een kopie van een bankafschrift. Onvolledige aanvragen kunnen pas in behandeling worden genomen zodra ze compleet zijn, en dat kost je plek in de wachtrij. Je krijgt binnen 13 weken een beslissing, en subsidies tot € 10.000 worden meteen vastgesteld en in één keer uitbetaald.

Rechtsvorm en statutair doel

• Je bent een vereniging, coöperatie of stichting. Individuele personen, bedrijven (bv/eenmanszaak) en informele groepen vallen af.
• In je statuten staat als doel dat je duurzaamheidsinitiatieven realiseert, bijvoorbeeld energiebesparing, opwekken van duurzame energie of het stimuleren van deelmobiliteit. Zonder deze statutaire doelstelling kom je niet in aanmerking; je moet dit aantonen met een kopie van je statuten.
• Volgens de toelichting gaat het om burgercollectieven: opgericht door inwoners, met een bestuur van onbetaalde vrijwilligers. Reguliere commerciële ondernemingen die niet aan dit profiel voldoen, passen niet bij de doelgroep.

De activiteit zelf

• De activiteit moet leiden tot een concrete investering in een duurzaamheidsinitiatief door burgers in Noord-Holland. Projecten zonder deze link naar burgerparticipatie of zonder locatie in Noord-Holland vallen af.
• De activiteit moet uitvoerbaar zijn. Is die naar het oordeel van Gedeputeerde Staten niet uitvoerbaar, dan wordt de subsidie geweigerd.

Weigeringsgronden

De provincie wijst je aanvraag sowieso af als:

• de activiteit niet uitvoerbaar wordt geacht;
• je in 2026 al tweemaal een aanvraag onder deze regeling ingewilligd hebt gekregen. Meer dan twee toekenningen per jaar zijn niet mogelijk, en de tweede aanvraag moet gaan over een andere activiteit dan de eerste.
• je voor dezelfde activiteiten al eerder subsidie hebt ontvangen. Dubbele financiering van identieke kosten is uitgesloten.

Wat niet subsidiabel is (en dus indirect afvalt)

• Algemene bedrijfsvoeringskosten van het collectief.
• Kosten van vrijwilligers die lid zijn van of actief zijn voor het collectief.
• De concrete investering in de duurzaamheidsinstallatie zelf (zonnepanelen, batterijen, laadpalen e.d.); daarvoor verwijst de provincie naar gemeentelijke en Rijksregelingen.
• Organisatie- of bestuurskosten van de aanvrager.

Termijn en volledigheid

• Je aanvraag moet vóór 1 oktober 2026, 17.00 uur binnen zijn. Te vroeg (vóór 6 januari 2026) of te laat ingediende aanvragen worden niet in behandeling genomen.
• Is je aanvraag onvolledig (bijvoorbeeld een ontbrekende bijlage), dan wordt hij pas in behandeling genomen zodra hij compleet is. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst gaan en het plafond van € 400.000 kan worden bereikt, kost onvolledigheid je feitelijk je plek in de rij.

Staatssteun

• Er gelden aanvullende voorwaarden rond de-minimissteun; als je boven de geldende de-minimisdrempel uitkomt of al staatssteun voor dezelfde kosten hebt ontvangen, kan dat gevolgen hebben voor je aanvraag. Vul hiervoor de de-minimisverklaring naar waarheid in.

Subsidiabele kostensoorten:

Zaalhuur voor informatiebijeenkomsten

Kosten voor het huren van een ruimte voor een bijeenkomst over aanstaande en lopende projecten. Er geldt geen specifiek tarief per uur of dagdeel; het gaat om de noodzakelijke, daadwerkelijk gemaakte kosten.

Inhuur van deskundigen

Kosten voor advies en realisatie van duurzaamheidsinitiatieven door externe experts. Er geldt geen vast uurtarief; je onderbouwt de kosten zelf in je begroting.

Inzet van een werknemer van het burgercollectief

Kosten voor personeel van het collectief dat rechtstreeks werkt aan de uitvoering van het duurzaamheidsinitiatief. Let op: dit gaat om een (betaalde) werknemer, niet om vrijwilligers. Kosten van vrijwilligers die lid zijn van of actief zijn voor het collectief zijn expliciet uitgesloten.

Inzet van apparatuur die noodzakelijk is voor de uitvoering van projecten

Bijvoorbeeld apparatuur die nodig is om een project te realiseren of te monitoren. Er is ook een aparte categorie voor het opzetten en beheren van een centrale uitleen van apparatuur die nodig is voor de uitvoering van energie-initiatieven.

Training van vrijwilligers

Kosten voor het trainen van vrijwilligers die een rol spelen bij de uitvoering van projecten, bedoeld om de kwaliteit van die uitvoering te verhogen. Dit is dus geen uitgesloten "kosten van vrijwilligers", maar specifiek de trainingskosten om hun inzet te verbeteren.

Kennisuitwisseling tussen collectieven

De toelichting op de uitvoeringsregeling noemt ook activiteiten ter bevordering van kennisuitwisseling tussen Noord-Hollandse lokale duurzame energiecollectieven als subsidiabele kostenpost.

Wat expliciet niet wordt vergoed

• Algemene bedrijfsvoeringskosten van het collectief (dus geen structurele overhead of vaste kantoorkosten).
• Kosten van vrijwilligers die lid zijn van of actief zijn voor het collectief zelf (met uitzondering van hun trainingskosten, zie hierboven).
• Organisatie- of bestuurskosten van de aanvrager.
• De concrete investering in de duurzaamheidsinstallaties door burgers zelf (zoals de aanschaf van zonnepanelen, laadpalen of batterijen). Die kosten vallen buiten deze regeling; daarvoor bestaan andere gemeentelijke en Rijksregelingen.

Rekenregel

Alle genoemde kostensoorten worden voor 100% van de noodzakelijke kosten vergoed, tot het maximum van € 10.000 per aanvraag. Er is geen aparte staffel of afbouw per kostensoort; het gaat om het totaal van de noodzakelijke kosten van de activiteit. In het aanvraagformulier moet je de kosten uitsplitsen in aparte posten (bijvoorbeeld voorbereidingskosten, plankosten, inhuur menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten en onvoorziene kosten) in de verplichte financiële bijlage.

Btw

Als je de btw over het project kunt verrekenen of compenseren, vul je in de begroting alle bedragen exclusief btw in. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in.

Vergunningen

Subsidieverlening staat los van eventuele vergunningen of ontheffingen die je project nodig heeft. Je moet in je aanvraag aangeven welke vergunningen je al hebt aangevraagd of nog moet aanvragen; subsidie betekent niet automatisch dat een vergunning ook wordt verleend.

Stap 1: Maak eerst je bijlagen gereed

Vul de verplichte bijlagen in vóórdat je in het subsidieportaal begint. De provincie adviseert om pdf-bijlagen eerst op je computer op te slaan, ze te openen in Adobe Acrobat Reader en dan pas in te vullen. De verplichte bijlagen zijn:

• Statuten van de aanvragende energiecoöperatie. Kopie van je officiële statuten, waaruit blijkt dat duurzaamheidsinitiatieven je statutaire doel zijn. Geen handtekening nodig, het is een bestaand document dat je aanlevert.
• De-minimisverklaring. Een formulier waarin je verklaart of, en zo ja hoeveel, de-minimissteun je in de afgelopen drie jaar hebt ontvangen (of dat er andere staatssteun voor dezelfde kosten is verleend). Verplicht als je in de afgelopen drie jaar de-minimissteun hebt ontvangen. Wordt ondertekend door de naam en functie van de functionaris van je organisatie (bijvoorbeeld bestuurder), met plaats en datum.
• Format financiële bijlage. Hierin splits je de totale kosten uit naar aparte posten (voorbereidingskosten, plankosten, inhuur menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten, onvoorziene kosten) en lever je een sluitend dekkingsplan met alle cofinanciers, inclusief je eigen bijdrage. Geen handtekening vereist op dit format zelf.
• Kopie bankafschrift. Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn; het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Rekeningstand en transacties mag je afdekken. Bij een postbusadres moet je extra bewijs van je vestigingsadres toevoegen (bijvoorbeeld een energie- of telefoonnota).

Stap 2: Dien digitaal in via het subsidieportaal

• Log in met eHerkenning, beveiligingsniveau EH2+, met de dienst 'Subsidieportaal'. Ben je intermediair en vraag je namens een andere organisatie aan, dan is ketenmachtiging verplicht.
• Bij je eerste keer inloggen maak je een account aan. KvK-gegevens worden automatisch ingevuld; de rest vul je zelf aan.
• Upload je vooraf ingevulde bijlagen. Geen zipbestanden uploaden.
• Verzend de aanvraag.

Alternatief: per post of aan de balie

• Vul het formulier "Subsidie aanvragen per post" in, print het uit en onderteken het met pen. Dit formulier bevat ook projectvragen (doel, activiteiten, tijdsplanning, projectpartners, beheer en onderhoud, communicatie, vergunningen) en een verklaring die je ondertekent namens je organisatie.
• Stuur het samen met alle bijlagen naar Postbus 3007, 2001 DA Haarlem, of lever het af bij de balie op Houtplein 33, 2012 DE Haarlem. Bij afleveren aan de balie krijg je een ontvangstbevestiging met de afleverdatum.
• Krijg je geen ontvangstbevestiging na verzending per post, neem dan contact op met het Servicepunt (0800 0200 600), want mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Let op tijdens het invullen

• De aanvraag moet compleet zijn. Onvolledige aanvragen worden pas in behandeling genomen zodra ze compleet zijn; de ontvangstdatum van de aanvullende informatie geldt dan als je nieuwe ontvangstdatum. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld en het budget kan opraken, is dit een risico.
• Je mag maximaal tweemaal per kalenderjaar een aanvraag onder deze regeling indienen, voor twee verschillende activiteiten.
• In het formulier geef je onder meer aan: naam project, aangevraagd bedrag, startdatum, rechtsvorm (stichting, vereniging of coöperatie), IBAN, of je eerder de-minimissteun hebt ontvangen, of er een Europees terugvorderingsbevel tegen je loopt, en of je een "onderneming in moeilijkheden" bent.
• Verplicht is een beschrijving van hoe je gaat communiceren dat het project mede door de provincie Noord-Holland mogelijk wordt gemaakt, inclusief het tonen van het provincielogo.

Termijn

De regeling staat open van 6 januari 2026 tot en met 1 oktober 2026, vóór 17.00 uur. Aanvragen die vóór of na deze periode binnenkomen, worden niet in behandeling genomen. Je ontvangt binnen 13 weken na indiening een beschikking (het besluit op je aanvraag).

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland beoordelen je aanvraag. Je ontvangt binnen 13 weken na indiening de beschikking (het besluit op je subsidieaanvraag). Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld: is je aanvraag onvolledig, dan telt de datum van de aanvullende informatie als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de rij kan beïnvloeden.

Uitbetaling

Subsidies tot € 10.000 worden meteen vastgesteld en in één keer, volledig uitbetaald. Er is voor deze categorie dus geen apart traject van een voorschot gevolgd door een latere vaststelling na afronding van de activiteit, zoals bij grotere subsidies gebruikelijk is. Wel bevat de financiële bijlage een format voor een voorschotritme per kwartaal ("indien van toepassing"), met een voorschot tot 80% van de verwachte uitgaven per periode.

Verplichtingen tijdens en na de looptijd

• Wijzigingen in de uitvoering van je activiteiten moet je tijdig melden. Dit kan gevolgen hebben voor het kasritme van eventuele voorschotten. Meld je dit niet, dan loop je het risico dat de subsidie niet aansluit bij de daadwerkelijke uitvoering.
• Na afronding van de activiteit word je gevraagd de resultaten te rapporteren, zodat de provincie de werking van de regeling en haar beleid kan evalueren.
• Je bent verplicht te communiceren dat het project (mede) mogelijk is gemaakt door de provincie Noord-Holland, met verplichte weergave van het logo en de naam van de provincie in je communicatie-uitingen.
• Subsidieverlening betekent niet dat je geen vergunningen of ontheffingen meer hoeft aan te vragen, en ook niet dat een lopende vergunningaanvraag automatisch wordt goedgekeurd. Je blijft hier zelf verantwoordelijk voor.
• Bewaar je administratie rond eventuele de-minimissteun: de Europese Commissie kan tot tien jaar na verlening nog informatie opvragen om te controleren of de steun rechtmatig is besteed. De provincie kan je in dat geval vragen om bewijsstukken.
• Voor de eindverantwoording bestaat een aparte pagina "Eindverantwoording indienen"; daarnaast meld je wijzigingen of voortgang.

Bezwaar

Ben je het niet eens met de beschikking, dan kun je bezwaar maken. Hoe dat werkt, staat toegelicht op het Digitaal Loket van de provincie over bezwaar maken.

Contact

Voor vragen tijdens of na je aanvraag kun je terecht bij het Servicepunt van de provincie Noord-Holland: telefonisch via 0800 0200 600 (gratis, tijdens kantooruren) of per e-mail via servicepunt@noord-holland.nl.