Uitvoeringsregeling subsidie buurtbusprojecten Noord-Holland 2023

Je krijgt een vast bedrag per activiteit: voor het oprichten van de vereniging, voor de eerste buurtbus per kalenderjaar, voor elke volgende buurtbus, en per vrijwilliger bij een jubileumviering. In totaal is voor 2026 € 207.500 beschikbaar, en aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus op is op.

De regeling staat open van 2 februari tot en met 1 oktober 2026 voor bestaande buurtbusverenigingen. Richt je een nieuwe vereniging op, dan moet je aanvraag uiterlijk 13 weken na de oprichting binnen zijn, en in elk geval niet later dan 31 december 2026.

Je vraagt aan via het subsidieportaal van de provincie met eHerkenning (niveau EH2+), of per post of aan de balie in Haarlem met een papieren formulier. Voordat je het aanvraagformulier invult, maak je eerst de verplichte bijlagen gereed, zoals een ledenlijst met chauffeurs, een routekaart en een begroting. Binnen 13 weken na indiening krijg je de beslissing (de beschikking).

• De vereniging heeft als doel het verzorgen van openbaar vervoer per buurtbus in Noord-Holland.
• De vereniging is opgericht bij notariële akte.
• De vereniging beschikt over een eigen bankrekening.
• De buurtbuslijn vervult een aan- en afvoerfunctie voor het omringende openbaar vervoer; hij is er dus een aanvulling op, niet een doel op zich.
• De buurtbuslijn loopt niet parallel aan en overlapt niet met een route van het overige openbaar vervoer.
• De buurtbuslijn rijdt met een vaste dienstregeling.
• De buurtbuslijn rijdt niet in het gebied van de Vervoerregio Amsterdam. Buurtbussen binnen dat gebied vallen dus altijd af.
• Er zijn genoeg leden die buurtbuschauffeur zijn om de geplande dienstregeling altijd te kunnen uitvoeren.

Voor bestaande buurtbusverenigingen geldt daarnaast een aparte gebruikseis: in het voorgaande jaar moeten er gemiddeld 400 vervoerbewijzen per maand per buurtbus zijn verkocht, en dat gedurende drie opeenvolgende maanden (juli en augustus tellen hierbij niet mee). Haal je die 400 niet, dan vraagt het aanvraagformulier je om de oorzaak toe te lichten. Het is een voorwaarde uit de lijst, dus benoem en onderbouw dit sowieso in je aanvraag.

Verder is timing cruciaal en werkt strikt als knock-out:

• Bestaande verenigingen moeten hun aanvraag indienen tussen 2 februari en 1 oktober 2026. Een aanvraag die eerder of later binnenkomt, wordt niet in behandeling genomen.
• Nieuwe buurtbusverenigingen moeten hun aanvraag uiterlijk 13 weken na de oprichting van de vereniging indienen, en in elk geval uiterlijk op 31 december 2026.

Ook geldt: het subsidieplafond voor 2026 is € 207.500 en aanvragen worden op volgorde van ontvangst behandeld. Als het plafond is bereikt voordat de openstellingsperiode afloopt, val je dus buiten de boot, ook al voldoe je verder aan alle eisen. Moet je nog aanvullende informatie aanleveren na je aanvraag, dan geldt de ontvangstdatum van die aanvulling als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de rij kan verslechteren.

Tot slot verklaar je bij ondertekening van het aanvraagformulier dat je niet in surseance van betaling of in staat van faillissement verkeert. Dat is dus ook een voorwaarde waar je organisatie aan moet voldoen.</tekst> </invoke>

Het oprichten van een buurtbusvereniging

Dit dekt de activiteit "het oprichten van een vereniging en het verzorgen van een of meerdere buurtbuslijnen voor het eerste jaar". Hiervoor geldt een vast bedrag van € 2.200. Dit is dus geen vergoeding van daadwerkelijk gemaakte oprichtingskosten (zoals notariskosten), maar een vast subsidiebedrag gekoppeld aan de activiteit oprichting.

Het verzorgen van een buurtbuslijn (jaarlijks)

Voor het jaarlijks verzorgen van een of meerdere buurtbuslijnen gelden twee tarieven, afhankelijk van hoeveel bussen er rijden:

• Voor de eerste buurtbus per kalenderjaar: € 11.000.
• Voor elke volgende buurtbus per kalenderjaar: € 7.260.

Dit zijn dus staffeltarieven: de eerste bus levert een hoger bedrag op dan iedere bus daarna. Rijd je bijvoorbeeld met drie bussen, dan is de opbouw € 11.000 (eerste bus) plus tweemaal € 7.260 (tweede en derde bus). Er is geen bovengrens gesteld aan het aantal bussen waarvoor je dit kunt aanvragen, buiten het algemene subsidieplafond.

De viering van een tienjarig jubileum

Voor het vieren van het tienjarig bestaan van de vereniging geldt een bedrag van € 22 per vrijwilliger per jubileum. Dit mag maximaal eens per 10 jaar worden aangevraagd, dus je kunt niet elk jaar opnieuw jubileumgeld aanvragen; het is gekoppeld aan het daadwerkelijke tienjarig jubileum van de vereniging.

Kostensoorten

De subsidie is opgezet als een vast bedrag per activiteit (oprichting, exploitatie per bus, jubileum), niet als een vergoeding van werkelijk gemaakte kosten met facturen voor aparte kostensoorten zoals brandstof, onderhoud, verzekering, chauffeursvergoeding, kantoorkosten of promotiemateriaal. Wel vraagt het aanvraagformulier om een begroting en kostenspecificatie waarin je de kosten uitsplitst naar onderdelen zoals voorbereidingskosten, plankosten, inhuur menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten en onvoorziene kosten, en om een dekkingsplan met alle financieringsbronnen (waaronder je eigen bijdrage). Deze begroting dient dus ter onderbouwing en beoordeling van je aanvraag, maar de uiteindelijke subsidiehoogte volgt uit de vaste bedragen per activiteit, niet uit de totale begrote kosten.

Bij bestaande verenigingen moet je bovendien een overzicht aanleveren van de daadwerkelijke uitgaven voor de buurtbus in het voorgaande kalenderjaar. Dit overzicht wordt gebruikt bij de beoordeling.

Btw: op het aanvraagformulier geef je aan of je de btw over het project kunt verrekenen of compenseren. Kun je dat, dan vul je alle bedragen exclusief btw in en vermeld je je btw-nummer. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in.

Er worden geen kosten expliciet uitgesloten van subsidie; omdat de systematiek uitgaat van vaste bedragen per activiteit in plaats van declarabele kostenposten, is de vraag "wat komt niet in aanmerking" hier vooral beantwoord door te kijken naar welke activiteiten wél een vast bedrag opleveren (oprichting, eerste bus, volgende bus, jubileum) en welke niet worden genoemd.

• Oprichten van een buurtbusvereniging: € 2.200.
• Eerste buurtbus per kalenderjaar: € 11.000.
• Elke volgende buurtbus per kalenderjaar: € 7.260.
• Viering tienjarig jubileum: € 22 per vrijwilliger per jubileum, maximaal eens per 10 jaar.

Deze bedragen zijn optelbaar als je aanvraag meerdere activiteiten combineert. Richt je bijvoorbeeld een nieuwe vereniging op en ga je meteen met twee bussen rijden, dan combineer je het oprichtingsbedrag (€ 2.200) met het bedrag voor de eerste bus (€ 11.000) en de tweede bus (€ 7.260).

Voor 2026 is in totaal € 207.500 beschikbaar voor alle aanvragen binnen deze regeling samen (het subsidieplafond). Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld: is het plafond bereikt, dan komen latere aanvragen niet meer in aanmerking, ook al voldoen ze aan alle voorwaarden.

De bedragen per activiteit liggen vast en worden niet aangepast op basis van bijvoorbeeld inflatie, aantal ritten of prestaties. De enige variatie in de hoogte van het bedrag zit in de staffel tussen eerste en volgende buurtbus (€ 11.000 versus € 7.260 per stuk), en in het feit dat het jubileumbedrag afhangt van het aantal vrijwilligers (€ 22 per vrijwilliger).

Over uitbetaling geldt: een subsidie van minder dan € 10.000 wordt direct vastgesteld en uitbetaald. Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je kiezen voor een voorschot van maximaal 80% van het toegekende bedrag. Wil je dat niet meteen, dan kun je dat voorschot ook later, bij een voortgangsrapportage, alsnog aanvragen. Kies je voor een voorschot, dan geef je in de financiële bijlage per kwartaal aan welke activiteiten en uitgaven gepland zijn (het kasritme), en daarop baseert de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten.

Er is geen verplicht percentage voor een eigen bijdrage; wel vraagt het aanvraagformulier om een dekkingsplan waarin je onder meer je eigen bijdrage en eventuele andere financieringsbronnen opgeeft, naast de gevraagde subsidie.</tekst> </invoke>

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Maak eerst alle verplichte bijlagen klaar, vóórdat je in het subsidieportaal aan het aanvraagformulier begint. Het advies is om bijlagen die als pdf worden aangeboden eerst op je computer op te slaan, ze in Adobe Acrobat Reader te openen en dan pas in te vullen. De bijlagen zijn:

• Bijlage 1: kopie recent bankafschrift. Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn. Het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Rekeningstand en transactiegegevens mag je afdekken. Staat er een postbus als adres op, dan moet je aanvullend bewijs van je adres leveren, bijvoorbeeld een energienota of telefoonnota.
• Bijlage 2: machtigingsverklaring. Verplicht als een gemachtigde/intermediair de aanvraag namens je indient. Wordt digitaal aangevraagd via eHerkenning, dan is ketenmachtiging verplicht in plaats van dit formulier. Bij een papieren aanvraag vul je het "Formulier machtiging intermediair" in en ondertekent de aanvrager (machtiginggever) het met pen.
• Bijlage 3: overzicht van de uitgaven voor de buurtbus in het voorgaande kalenderjaar. Verplicht bij een bestaande vereniging.
• Bijlage 4: geactualiseerde ledenlijst. Verplicht, met vermelding van wie de buurtbuschauffeurs zijn.
• Bijlage 5: duidelijke kaart met de route(s) van de buurtbus(sen). Verplicht.
• Bijlage 6: afschrift(en) van benodigde vergunningen en/of ontheffingen. Alleen indien van toepassing.
• Bijlage 7: akte van oprichting. Verplicht bij een nieuwe vereniging.
• Bijlage 8: projectbeschrijving en -planning. Alleen nodig als er onvoldoende ruimte is in het aanvraagformulier zelf.
• Bijlage 9: begroting. Verplicht; gebruik hiervoor het format "Financiële bijlage bij subsidieaanvraag". Hierin vul je een kostenspecificatie en een dekkingsplan in (met je eigen bijdrage en eventuele andere financiers), en geef je desgewenst het gewenste voorschotritme per kwartaal op.

Stap 2a: digitaal indienen

Log in op het subsidieportaal met eHerkenning, niveau EH2+, met de dienst 'Subsidieportaal'. Log je voor het eerst in, dan maak je eerst een account aan; gegevens uit het handelsregister van de KvK worden automatisch ingevuld, de rest vul je zelf aan. Upload daarna je voorbereide bijlagen en verstuur de aanvraag. Zip-bestanden mag je niet uploaden. Ben je intermediair en dien je namens een andere organisatie digitaal in, dan is ketenmachtiging verplicht (los van bijlage 2). Na indiening verloopt alle verdere correspondentie digitaal via het portaal.

Stap 2b: per post of aan de balie

Vul het formulier "Subsidie aanvragen per post" in op je computer, print het uit en onderteken het met pen (dit doet de aanvrager, oftewel iemand die bevoegd is de vereniging te vertegenwoordigen). Stuur dit samen met alle bijlagen naar Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop, postbus 3007, 2001 DA Haarlem. Je kunt het ook afleveren bij de balie op Houtplein 33, 2012 DE Haarlem; daar krijg je een ontvangstbevestiging gedateerd op de dag van aflevering. Krijg je geen ontvangstbevestiging na versturen per post, neem dan contact op met het Servicepunt, want mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Termijnen

• Bestaande verenigingen dienen in tussen 2 februari 2026 en 1 oktober 2026.
• Nieuwe verenigingen dienen in uiterlijk 13 weken na oprichting van de vereniging, met een uiterste einddatum van 31 december 2026.
• Een aanvraag die buiten deze termijnen binnenkomt, wordt niet in behandeling genomen.
• Na indiening ontvang je binnen 13 weken de beschikking (de beslissing op je aanvraag).

Is je aanvraag onvolledig, dan kan de provincie besluiten deze pas in behandeling te nemen zodra ze compleet is. Moet je aanvullende informatie aanleveren, dan geldt de ontvangstdatum daarvan als (nieuwe) ontvangstdatum voor de bepaling van je plaats in de rij van binnengekomen aanvragen.

Uitbetaling

Hoe en wanneer je wordt uitbetaald, hangt af van de hoogte van het toegekende bedrag:

• Is je subsidie minder dan € 10.000, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald. Er volgt dan geen aparte voorschot- of vaststellingsprocedure achteraf.
• Is je subsidie € 10.000 of meer, dan kun je kiezen voor een voorschot van maximaal 80% van het toegekende bedrag. Kies je daar bij de aanvraag niet voor, dan kun je dit later, bij een voortgangsrapportage, alsnog aanvragen.

Kies je voor een voorschot, dan geef je in de financiële bijlage per kwartaal aan welke (deel)activiteiten en verwachte uitgaven gepland zijn: het zogeheten kasritme. Op basis daarvan bepaalt de provincie in welk tempo de voorschotten worden uitgekeerd. Bij een subsidie van meer dan € 1.500.000 en een looptijd van meerdere kalenderjaren vraagt de provincie bovendien een inschatting van de besteding van de totale kosten per kalenderjaar (bestedingsritme); gezien de tarieven van deze regeling (maximaal enkele tienduizenden euro's per aanvraag) zal dit in de praktijk niet snel van toepassing zijn.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Veranderingen in de uitvoering van de activiteiten moeten tijdig worden gemeld. Dit kan via de knop voor wijzigingen op het dashboard van het subsidieportaal, of, als je niet via het portaal werkt, met een apart wijzigingsformulier dat op de website staat (bij Loket/Subsidies/Algemene subsidieformulieren, onder 'Voortgang project en melden wijzigingen'). Zo'n wijziging kan onder meer gevolgen hebben voor het kasritme van je voorschotten.
• Als de subsidie is verleend, moet je in je communicatie over het project zichtbaar maken dat het (mede) mogelijk is gemaakt met financiële steun van de provincie Noord-Holland; het tonen van logo en naam van de provincie op communicatie-uitingen is verplicht.
• Voor subsidies van € 10.000 of meer die niet direct zijn vastgesteld, geldt gedurende de looptijd een voortgangsrapportage en na afloop een eindverantwoording. Meer hierover staat in de "Toelichting voortgangsrapportage en wijzigingsmelding" en de "Toelichting eindverantwoording subsidies".

Correspondentie over je aanvraag, en alle openstaande taken die je nog moet uitvoeren, kun je volgen via het subsidieportaal (voor alle aanvragen ingediend via het portaal verloopt correspondentie sinds 29 juli 2024 volledig digitaal langs die weg). Heb je vragen tijdens de behandeling, dan kun je terecht bij het Servicepunt van de provincie, telefonisch (0800 0200 600, gratis) of per e-mail (servicepunt@noord-holland.nl).</tekst> </invoke>