NSP: uitvoering van LEADER-projecten, subsidie

Je krijgt 50% van de subsidiabele kosten vergoed, met een subsidie van minimaal € 50.000 en maximaal € 250.000 per project. In Westfriesland kan je ook een pilotproject indienen tot € 25.000 subsidie.

De aanvraag doe je online via Mijn RVO, met eHerkenning (niveau 2+ met machtiging RVO-diensten) als bedrijf of DigiD als particulier. Je stuurt altijd een projectplan, begroting en onderbouwing van de begroting mee, met de verplichte formats. Belangrijk: je kunt niet doorlopend aanvragen. Er zijn vaste tussentijdse sluitingsdata waarop de Lokale Actie Groep (LAG) van jouw gebied de aanvragen beoordeelt en punten toekent. Alleen aanvragen met voldoende punten komen in aanmerking.

De regeling loopt van 2 april 2024, 09:00 uur tot en met 17 december 2027, 17:00 uur. Na goedkeuring krijg je automatisch een voorschot van 50% van het subsidiebedrag en kun je bij projecten van minstens € 25.000 subsidie tussentijds deelbetalingen aanvragen. Zorg dat je project past bij de LOS van je gebied en dat je aanvraag compleet is: alleen dan wordt hij inhoudelijk beoordeeld door de LAG.

Harde eisen waar je op afvalt:

• Aansluiting bij de LOS. Elk LEADER-gebied heeft een eigen lokale ontwikkelingsstrategie (LOS), goedgekeurd door Gedeputeerde Staten. Je project moet bijdragen aan minimaal één van de inhoudelijke doelen of thema's van die LOS. Sluit je project hier niet op aan, dan maak je geen kans.
• Aanvraagperiode en sluitingsmomenten. Je kunt alleen aanvragen tussen 2 april 2024, 09:00 uur en 17 december 2027, 17:00 uur. Binnen die periode gelden vaste tussentijdse sluitingsdata (bijvoorbeeld 25 augustus 2027 of 17 december 2027). Doe je je aanvraag niet vóór een van deze data, dan wordt hij pas na de volgende sluitingsdatum beoordeeld.
• Minimum- en maximumbedrag. De subsidie is minimaal € 50.000 en maximaal € 250.000 per project. Voor Westfriesland geldt daarnaast een apart, lager subsidieplafond voor pilotprojecten (tot € 25.000). Vraag je minder dan het minimumbedrag aan, dan komt je project niet in aanmerking als regulier project.
• Budget per gebied. Elk gebied heeft een eigen, vast budget: Westfriesland € 3.106.570 en Kop van Noord-Holland € 3.279.188. Is het budget van jouw gebied uitgeput, dan kan je aanvraag alsnog worden afgewezen, ook als hij inhoudelijk voldoet.
• Voldoende punten bij LAG-beoordeling. De Lokale Actie Groep (LAG) beoordeelt alle aanvragen op basis van selectiecriteria. Alleen aanvragen met voldoende punten komen in aanmerking voor subsidie. Het loket noemt geen minimumaantal punten of puntensysteem in detail.
• Complete aanvraag. Je aanvraag moet compleet zijn, inclusief projectplan, begroting en onderbouwing van de begroting, anders wordt hij niet behandeld.
• Kennisinstellingen en IKS. Alleen kennisinstellingen mogen loonkosten berekenen met een integrale kostensystematiek (IKS), en dan alleen als ze deze systematiek standaard in hun organisatie gebruiken. Andere organisaties vallen hiervoor af.

Het loket noemt geen aparte uitsluitingsgronden voor bepaalde sectoren of rechtsvormen buiten de drie genoemde aanvragerscategorieën (natuurlijke personen, rechtspersonen, samenwerkingsverbanden). Wel geldt: begin je met de uitvoering voordat je de beslisbrief hebt ontvangen, dan doe je dat op eigen risico. Je krijgt alleen subsidie als de aanvraag ook echt wordt goedgekeurd.

Voorbereidingskosten

Kosten die je maakt bij het voorbereiden, opstellen of inleveren van de subsidieaanvraag zijn subsidiabel, tot maximaal één jaar voor je aanvraag. Ook legeskosten voor een omgevingsvergunning vallen hieronder. Geef je binnen dat jaar een opdracht aan een leverancier of adviseur voor diensten of producten? Dan moet die opdracht ook binnen dat jaar voor de aanvraag zijn gegeven.

Arbeidskosten (loonkosten en eigen arbeid)

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten en eigen arbeid.

• Eigen arbeid: onbetaalde arbeid, bijvoorbeeld werk uitgevoerd door een zzp'er, eenmanszaak of maat/vennoot van een maatschap of vof. Alleen de aanvrager zelf kan hiervoor subsidie krijgen. Reken je zonder VKO, dan gebruik je een vast uurtarief van € 50. Gebruik je de VKO voor overige kosten, dan geldt voor eigen arbeid een vast uurtarief van € 43.
• Loonkosten: gewone loonkosten van medewerkers, te onderbouwen met bijvoorbeeld loonstroken.
• Integrale kostensystematiek (IKS): alleen voor kennisinstellingen die deze systematiek standaard in hun organisatie gebruiken. Andere organisaties mogen dit niet toepassen.

Overige kosten

Overige kosten bestaan uit drie categorieën:

• Kosten van derden: onder andere grondkosten, investeringen en geleverde goederen en/of diensten van een derde partij.
• Bijdrage in natura: de inbreng van goederen en diensten waarvoor geen facturen of betaalbewijzen bestaan. Vrijwilligersuren vallen hier ook onder en worden vergoed met een standaard uurtarief van € 22. Let op: het verleende subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan de totale subsidiabele kosten minus de bijdrage in natura.
• Afschrijvingskosten: kosten van afschrijving op bijvoorbeeld apparatuur of investeringen.

Berekeningsmethoden: met of zonder VKO

Je kunt de subsidiabele kosten op drie manieren berekenen. Je kiest één methode voor je hele aanvraag.

• Geen VKO (werkelijke kosten): je berekent kosten op basis van werkelijke uitgaven en individuele uurtarieven. Je houdt dan zelf een urenregistratie bij.
• VKO voor arbeidskosten: de subsidie voor arbeidskosten wordt automatisch berekend als 23% van de overige subsidiabele kosten (het forfaitaire bedrag). Je hoeft dan geen loonkosten of eigen arbeid in de begroting op te nemen en geen urenregistratie bij te houden. Wel moet je laten zien dat je arbeid en uren inzet in het project.
• VKO voor overige kosten: de subsidie voor arbeidskosten wordt berekend door de arbeidskosten te vermenigvuldigen met 40% (het forfaitaire bedrag). Je hoeft dan geen kosten van derden, bijdragen in natura (waaronder vrijwilligersuren) en afschrijvingskosten in de begroting op te nemen. Wel moet je laten zien dat er overige kosten worden gemaakt.

Wat je niet in de begroting hoeft op te nemen (afhankelijk van je keuze)

• Bij VKO voor arbeidskosten: geen loonkosten, eigen arbeid, urenregistratie.
• Bij VKO voor overige kosten: geen kosten van derden, bijdragen in natura, afschrijvingskosten.

Niet-verrekenbare btw

In sommige gevallen is niet-verrekenbare btw subsidiabel, bijvoorbeeld als je geen ondernemer bent. Wil je dit declareren, dan moet je een verklaring van de Belastingdienst (Verklaring omtrent de hoedanigheid van de belastingplichtige) meesturen en gebruik je in de begroting een aparte declaratieregel met het kostentype 'Niet verrekenbare btw'.

Onderbouwing van kosten

Alle posten in de begroting moet je motiveren. Je laat zien dat de bedragen passend en redelijk (marktconform) zijn, via offertes, salarisstroken of een uitgebreide motivatie.

Het loket noemt geen specifieke uitsluitingen van kostensoorten (zoals "deze kosten komen nooit in aanmerking"), maar geeft wel aan dat niet elk kostentype te combineren is met elke gekozen VKO, en dat niet alle kostentypen subsidiabel zijn binnen elke openstelling.

De subsidie bedraagt minimaal € 50.000 en maximaal € 250.000 per project. Voor Westfriesland geldt daarnaast een apart soort project: een pilotproject, waarvoor je tot € 25.000 subsidie kunt krijgen.

Per gebied is een vast budget beschikbaar:

• Westfriesland: € 3.106.570
• Kop van Noord-Holland: € 3.279.188

Is het budget van je gebied op, dan kan je aanvraag worden afgewezen, ook als hij inhoudelijk goed scoort.

Rekenregels die je uiteindelijke subsidiebedrag beïnvloeden:

• Bijdrage in natura. Het verleende subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan de totale subsidiabele kosten minus de bijdrage in natura. Vrijwilligersuren tellen hierbij mee tegen een uurtarief van € 22.
• Voorschot. Na goedkeuring krijg je automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag.
• Maximaal uit te keren voor vaststelling. Voordat je de vaststelling indient, keert RVO in totaal (via voorschot en eventuele deelbetalingen) maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag aan je uit. De resterende 10% (of meer, als er nog niet volledig is uitgekeerd) volgt na de vaststelling.
• Deelbetaling. Heb je minstens € 25.000 subsidie verleend gekregen, dan kun je maximaal 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag of minimaal € 50.000.
• Lagere vaststelling bij niet voldoen aan voorwaarden. Voldoe je bij de vaststelling niet (helemaal) aan de voorwaarden uit je beslisbrief, dan kan RVO het definitieve subsidiebedrag lager vaststellen dan verleend. Heb je via voorschot en deelbetalingen al meer ontvangen dan het definitieve bedrag, dan betaal je het verschil terug.

Het loket noemt geen aanvullende opslagen of verhogingen van het percentage van 50%; dit percentage geldt gelijk voor alle projecten binnen deze regeling.

Stap 1: Controleer of je project bij een sluitingsdatum past

Je kunt alleen aanvragen binnen de openstellingsperiode (2 april 2024, 09:00 uur tot 17 december 2027, 17:00 uur), en je moet je aanvraag indienen voor een van de vaste tussentijdse sluitingsmomenten. Deze zijn voor alle LEADER-gebieden gelijk, onder andere 24 februari 2027, 26 mei 2027, 25 augustus 2027 en 17 december 2027 (volledige lijst op de loketpagina). Alleen aanvragen die vóór zo'n datum binnen zijn, worden in de periode erna door de LAG beoordeeld.

Stap 2: Neem contact op met je LAG

Elk LEADER-gebied heeft een eigen Lokale Actie Groep (LAG) die je kan helpen bij het opstellen van je aanvraag en die kan aangeven hoe je project het beste aansluit bij de LOS.

Stap 3: Vul het projectplan in

Gebruik het verplichte format projectplan voor jouw gebied (Kop van Noord-Holland of Westfriesland). Hierin beschrijf je onder meer de aanvrager, projectorganisatie, aanleiding, doelstelling, activiteiten met start- en einddatum, eindresultaten, risico's, beheer en continuïteit, en hoe je project bijdraagt aan de selectiecriteria van de LOS. Ook geef je hier je keuze voor de berekeningsmethode van de kosten (met of zonder VKO) aan. Wie dit ondertekent, staat niet expliciet vermeld; het projectplan wordt ingediend door de aanvrager of penvoerder.

Stap 4: Vul de begroting in

Gebruik het verplichte Excel-format 'begroting en betaalverzoeken LEADER Noord-Holland'. Je vult hierin de projectdeelnemers, deelprestaties, kosten per kostentype en activiteit in, en je berekeningsmethode (geen VKO, VKO voor arbeidskosten of VKO voor overige kosten).

Stap 5: Onderbouw je begroting

Voeg documenten toe die de begroting onderbouwen, zoals offertes, salarisstroken of een uitgebreide motivatie waaruit blijkt dat bedragen passend en marktconform zijn.

Stap 6: Vul het financieringsplan en de meerjarenbegroting in

Dit format (onderaan het projectplan) laat zien hoe je het project financiert: gevraagde subsidie, eigen bijdragen, leningen en overige subsidies, verdeeld over de projectjaren.

Stap 7: Verzamel eventuele extra verplichte bijlagen

Afhankelijk van je situatie is meer nodig:

• Samenwerkingsovereenkomst (format 'Samenwerkingsovereenkomst NSP'): verplicht als je namens een samenwerkingsverband aanvraagt. Alle deelnemers/partners ondertekenen deze overeenkomst, inclusief de penvoerder.
• Mkb-verklaring (format 'Mkb-verklaring GLB 23-27'): verplicht voor elke deelnemer in een samenwerkingsverband die onder de mkb-definitie valt. Wordt ondertekend door de onderneming zelf (naam, functie, plaats, datum, naam en handtekening van de ondertekenaar).
• Documenten aanbesteding: als je aanbestedingsplichtig bent en al documenten hebt.
• Bewijs van eerder verleende/betaalde andere subsidies: als je (mede) met overheidsbijdragen financiert.
• Vergunningen: de vergunningaanvraag en/of vergunning, als je project vergunningplichtig is.
• Btw-verklaring: verklaring van de Belastingdienst, als je niet-verrekenbare btw wilt declareren.
• De-minimisverklaring: als de subsidie onder de-minimissteun valt.
• Verklaring van nationale cofinanciers: van gemeenten en/of waterschappen die bijdragen.
• Exploitatiebegroting: als je niet zelf verantwoordelijk blijft voor beheer en exploitatie, of als steun voor de beoordeling van continuïteit.

Stap 8: Dien de aanvraag in

Log in op Mijn RVO. Bedrijven gebruiken eHerkenning, minimaal niveau 2+ met machtiging RVO-diensten op niveau 2+. Particulieren loggen in met DigiD. Upload alle bijlagen bij de digitale aanvraag.

Let op: begin je met de uitvoering van je project voordat je de beslisbrief hebt ontvangen? Dat is op eigen risico. Je krijgt alleen subsidie als de aanvraag wordt goedgekeurd.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De Lokale Actie Groep (LAG) van jouw LEADER-gebied komt een aantal keren per jaar samen om de aanvragen die binnen zijn gekomen vóór een tussentijdse sluitingsdatum te beoordelen. Is je aanvraag compleet binnengekomen, dan ontvang je de beslissing binnen 22 weken na die tussentijdse sluitingsdatum. Alleen aanvragen met voldoende punten komen in aanmerking voor subsidie.

Starten met de uitvoering

Je kunt met de uitvoering van je project starten zodra je de aanvraag hebt ingediend. Begin je vóór je de beslisbrief hebt ontvangen, dan is dat op eigen risico: je krijgt alleen subsidie als de aanvraag wordt goedgekeurd.

Voorschot

Wordt je aanvraag goedgekeurd? Dan ontvang je automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag.

Deelbetalingen tijdens de looptijd

Heb je minstens € 25.000 subsidie verleend gekregen? Dan kun je maximaal 2 keer per jaar een tussentijdse betaling (deelbetaling) aanvragen, voor gemaakte kosten of behaalde deelprestaties. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag of minimaal € 50.000. In totaal keert RVO, via voorschot en deelbetalingen samen, maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit vóórdat je de vaststelling indient. Op een betaalverzoek krijg je binnen 13 weken een reactie.

• Is je verleende subsidie lager dan € 125.000? Dan bewijs je bij een betaalverzoek alleen welke (deel)prestaties je hebt gerealiseerd, met de bewijsstukken die in je beslisbrief staan genoemd.
• Is je verleende subsidie € 125.000 of meer? Dan vul je het format begroting en betaalverzoeken in en voeg je waar nodig het format urenregistratie toe (bij arbeidskosten of vrijwilligersuren), plus bewijsstukken zoals loonstroken, facturen en betaalwijzen.

Voortgangsverslag

In je beslisbrief staat of en wanneer je een voortgangsverslag moet insturen. Duurt je project langer dan één jaar, dan stuur je altijd een voortgangsverslag, met het verplichte format. Vraag je ook een deelbetaling aan, dan is het aan te raden op hetzelfde moment een voortgangsverslag mee te sturen.

Wijzigingen

Wijzigingen in je project geef je zo snel mogelijk door, altijd vóórdat je ze uitvoert, met het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies. Voer je een wijziging eerder uit, dan is dat op eigen risico.

Aanbesteding

Ben je aanbestedingsplichtig, dan controleert RVO de aanbesteding per opdracht. Je kunt een digitale omgeving aanvragen om aanbestedingsdocumenten gestructureerd te uploaden.

Communicatieverplichtingen

Ontvang je ELFPO-steun (niet van toepassing bij aanvraag als natuurlijk persoon)? Dan laat je tijdens de uitvoering het EU-logo zien, meld je de ELFPO-steun met de tekst "Medegefinancierd door de Europese Unie", beschrijf je het project, en toon je het logo van de provincie en LEADER. Bij meer dan € 10.000 subsidie plaats je ook een affiche (minimaal A3) of digitaal beeldscherm, goed zichtbaar voor het publiek.

Vaststelling

Heb je de activiteiten afgerond, dan doe je de eindverantwoording met het format inhoudelijk en financieel eindverslag. Hierin declareer je de (resterende) deelprestaties of kosten en toon je aan dat je aan de voorwaarden uit de beslisbrief(en) voldoet. RVO berekent het definitieve subsidiebedrag; voldoe je niet volledig aan de voorwaarden, dan kan dit bedrag lager uitvallen dan verleend. Op de vaststellingsaanvraag reageert RVO binnen 22 weken, of binnen 13 weken als je minder dan € 125.000 subsidie krijgt. Heb je nog niet het volledige bedrag ontvangen, dan wordt de rest na de vaststellingsbrief uitbetaald. Is het definitieve bedrag lager dan wat je al via voorschot en deelbetalingen ontving, dan betaal je het verschil terug.