Uitvoeringsregeling subsidie stimulering energiehubs Noord-Holland 2025

Je komt in aanmerking als je een collectief bent (minimaal drie partijen die samen de kern vormen) of als je een gemeente bent. Met de subsidie betaal je activiteiten in de verkenningsfase of de plan- en ontwerpfase: van een haalbaarheidsonderzoek en energiescans tot een businessplan, technisch ontwerp of het aanvragen van nieuwe contractvormen bij de netbeheerder.

Je krijgt 85% van de subsidiabele kosten, tot een maximum van € 60.000 per collectief voor projecten in de verkenningsfase. Het totale budget voor deze tranche is € 300.000. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus wie eerder en compleet indient, staat vooraan.

Je vraagt aan via het Subsidieportaal van de provincie Noord-Holland (met eHerkenning niveau EH2+, of DigiD als particulier) of per post/aan de balie in Haarlem. Je hebt hiervoor verplichte bijlagen nodig, waaronder een begroting, planning, kasritme, plan van aanpak en (behalve voor gemeenten) een samenwerkingsovereenkomst met minimaal drie de-minimisverklaringen van de kernpartners.

De regeling staat open van 6 januari 2026 00:00 uur tot en met 31 juli 2026 17:00 uur. Let op: dit is de 1e tranche; voor de 2e fase geldt een andere regeling.

Je valt af in de volgende gevallen (weigeringsgronden):

• De activiteit is financieel niet haalbaar.
• Minimaal één deelnemer van het collectief is een onderneming in moeilijkheden zoals bedoeld in paragraaf 2.2 van de Communautaire richtsnoeren inzake reddings- en herstructureringssteun aan niet-financiële ondernemingen in moeilijkheden (PbEU, 2014/C 249/01).
• Tegen minimaal één deelnemer van het collectief loopt een terugvorderingsbevel omdat eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard.
• Het hubinitiatief is niet geselecteerd door de selectiecommissie Noord-Holland. Een overzicht van geselecteerde initiatieven staat in de uitvoeringsregeling.
• De subsidie wordt niet binnen de periode besteed die is bepaald in de CDOKE-beschikking.

Daarnaast geldt praktisch dat je aanvraag alleen in behandeling wordt genomen als deze binnen de openstellingsperiode wordt ontvangen: van 6 januari 2026 00:00 uur tot en met 31 juli 2026 17:00 uur. Een aanvraag die te vroeg of te laat binnenkomt, wordt niet behandeld.

Verder geldt voor elke deelnemer van het kerncollectief een de-minimistoets: je moet kunnen verklaren dat de de-minimisdrempel (die volgens de bijgevoegde verklaring op € 300.000 per onderneming per drie jaar ligt) niet wordt overschreden, en of er al andere staatssteun is verleend voor dezelfde kosten. Ontbreekt een verplichte de-minimisverklaring van een van de kernpartners, dan is je aanvraag niet compleet.

Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld, is onvolledigheid een praktisch afvalpunt: bij deze manier van behandelen (in tegenstelling tot een tender) neemt de provincie een onvolledige aanvraag pas in behandeling zodra deze compleet is, waarbij de ontvangstdatum van de aanvullende informatie dan als nieuwe ontvangstdatum geldt. Dat kan je plek in de wachtrij dus kosten.

Let ook op deze twee specifieke instapvoorwaarden, die gewijzigd zijn ten opzichte van eerdere versies van de regeling:

• Er moet een samenwerkingsovereenkomst worden ingevuld (behalve door gemeenten).
• Alle partijen die de kern van het collectief vormen, moeten een de-minimisverklaring meesturen (minimaal drie).

De activiteiten waarvoor je kosten mag opvoeren zijn:

• Het uitvoeren van onderzoeken of een energiehub mogelijk en gewenst is.
• Het samenbrengen van geïnteresseerde initiatiefnemers.
• Het opzetten van een eerste samenwerkingsverband.
• Het formuleren van een gezamenlijke doelstelling, uitdaging of ambitie.
• Het verkennen of opstellen van een financieringsplan.
• Het uitvoeren van een of meerdere energiescans.
• Het in kaart brengen van huidig en toekomstig energieverbruik en de assets van potentiële deelnemers.
• Het opstellen van een technisch energiehub-ontwerp, businessplan, samenwerkingsovereenkomsten of leveringscontracten en een juridische structuur.
• Het analyseren van mogelijke technische oplossingsrichtingen.
• Het aanvragen van nieuwe contractvormen bij de netbeheerder.
• Het formuleren van voorwaarden en criteria voor de energiehub.
• Het vastleggen van een ontwerp, op organisatorisch, juridisch, technisch, financieel en energiesysteemniveau.

In je begroting werk je de kosten uit per onderdeel. Het aanvraagformulier vraagt je expliciet om aparte posten op te nemen voor:

• Voorbereidingskosten.
• Plankosten.
• Inhuur van menskracht.
• Materiaalkosten.
• Monitoringskosten.
• Onvoorziene kosten.
• Overige kostenposten die je zelf toevoegt.

Je specificeert deze posten zelf in de begroting en het totaal moet passen binnen de 85%-regel tot € 60.000.

Voor de financiering geldt dat je een sluitend dekkingsplan moet aanleveren. Daarin geef je per co-financier aan welk bedrag wordt ingezet en of dit al is verleend. Genoemde posten in het dekkingsplan zijn:

• Eigen bijdrage.
• Bijdrage van de gemeente.
• Bijdrage van derden (zelf te specificeren).
• Overige inkomsten of bijdragen (zelf te specificeren).
• De gevraagde subsidie (85% tot max € 60.000).

Btw-behandeling: kun je de btw over het project verrekenen of compenseren, dan vul je alle bedragen exclusief btw in en geef je je btw-nummer op. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in. Dit wijst erop dat de btw in dat geval meetelt in de kosten waarover subsidie wordt berekend.

Wat niet subsidiabel is, volgt uit de weigeringsgronden: activiteiten die financieel niet haalbaar zijn, of van een hubinitiatief dat niet is geselecteerd door de selectiecommissie, komen niet voor subsidie in aanmerking. Ook geldt dat subsidie niet wordt verstrekt als een deelnemer een onderneming in moeilijkheden is of als er een terugvorderingsbevel loopt; kosten die aan zo'n deelnemer zijn toe te rekenen, vallen daardoor feitelijk buiten de regeling.

Let op dat een vergunning of ontheffing die je voor het project nodig hebt, apart aangevraagd moet worden: subsidieverlening betekent niet dat je geen vergunning of ontheffing meer nodig hebt, en zegt niets over of zo'n aanvraag wordt goedgekeurd.

Voor het totaal van deze tranche is € 300.000 beschikbaar (het subsidieplafond). Zodra dit bedrag is uitgeput, kunnen geen nieuwe aanvragen meer worden toegekend, ook al loopt de openstellingsperiode nog. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld, bepaalt het moment van (complete) indiening mede of er nog budget over is.

Een paar praktische regels rond de hoogte van het bedrag:

• Vraag je minder dan € 10.000 subsidie aan, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald (geen voorschotfase).
• Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je kiezen voor een voorschot van maximaal 80%. Wil je dat niet meteen, dan kun je bij een voortgangsrapportage alsnog om een voorschot vragen.
• Bij een subsidie van meer dan € 1.500.000 en een looptijd van meerdere kalenderjaren moet je een bestedingsritme per kalenderjaar opgeven. Dit bedrag ligt overigens boven het maximum van € 60.000 per collectief dat voor deze tranche geldt; deze regel staat vermeld in het financiële bijlage-formulier.

Er geldt geen staffeling waarbij het percentage van 85% of het maximum van € 60.000 omhoog of omlaag gaat naar aanleiding van bijvoorbeeld projectgrootte, aantal deelnemers of type activiteit. Wel geldt de algemene de-minimisgrens: als de opgeteld ontvangen de-minimissteun van een deelnemer de drempel dreigt te overschrijden, kan dat gevolgen hebben voor wat aan die deelnemer kan worden uitgekeerd.</tekst> </invoke>

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Zorg dat je alle onderstaande bijlagen klaar hebt voordat je gaat aanvragen:

• Bijlage 1, kopie recent bankafschrift. Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn. Niet ouder dan drie maanden. Rekeningstand en transacties mag je afdekken. Bij een postbusadres moet je extra bewijs van je adres meesturen (bijvoorbeeld een energienota of telefoonnota).
• Bijlage 2, planning. Overzicht van fasering, activiteiten, mijlpalen met start- en einddata. Voeg een aparte planning toe als er te weinig ruimte is op het formulier.
• Bijlage 3, begroting. Kostenspecificatie per onderdeel (bijvoorbeeld voorbereidingskosten, plankosten, inhuur menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten, onvoorziene kosten). Bij aanvraag via het Subsidieportaal is gebruik van het verplichte format "Verplichte financiële bijlage" vereist.
• Bijlage 4, kasritme. Overzicht per kwartaal van geplande activiteiten en uitgaven, nodig als je een voorschot wilt.
• Bijlage 5, de-minimisverklaringen (minimaal drie). Eén verklaring per deelnemer van het kerncollectief, ondertekend door de bevoegde functionaris(sen) van elke onderneming.
• Bijlage 6, plan van aanpak. Beschrijving van hoe je de activiteiten gaat uitvoeren.
• Bijlage 7, machtigingsverklaring. Alleen verplicht als een gemachtigde of intermediair de aanvraag namens de aanvrager indient.
• Bijlage 8, samenwerkingsovereenkomst. Verplicht voor collectieven (niet voor gemeenten). Wordt ondertekend door elke deelnemer van het kerncollectief (met naam, bedrijfsnaam, datum en handtekening) en door de penvoerder, die verklaart bevoegd te zijn en de verklaring naar waarheid te hebben ingevuld.

Stap 2: indienen

Digitaal via het Subsidieportaal:

• Log in met eHerkenning (niveau EH2+, dienst 'Subsidieportaal') of met DigiD. Ben je intermediair en vraag je namens een andere organisatie aan, dan is ketenmachtiging verplicht.
• Maak bij eerste gebruik een account aan; gegevens uit het Handelsregister worden automatisch ingevuld, de rest vul je zelf aan.
• Vul het aanvraagformulier in en upload de bijlagen. Gebruik geen zipbestanden.
• Verzend de aanvraag.

Per post of aan de balie:

• Vul het formulier "Subsidie aanvragen per post" in op de computer.
• Print het uit en onderteken het met pen.
• Stuur het samen met alle bijlagen naar Postbus 3007, 2001 DA Haarlem, of lever het af bij de balie van Houtplein 33, 2012 DE Haarlem. Bij afleveren aan de balie krijg je een ontvangstbevestiging gedateerd op de dag van aflevering.

Krijg je geen ontvangstbevestiging na verzending, neem dan contact op met het Servicepunt: dit kan betekenen dat je aanvraag niet is ontvangen.

Deadlines

De regeling staat open van 6 januari 2026 00:00 uur tot en met 31 juli 2026 17:00 uur. Aanvragen die voor of na deze periode binnenkomen, worden niet in behandeling genomen. Er is geen apart voortraject met een eigen, eerdere deadline. Wel geldt dat je hubinitiatief door de selectiecommissie Noord-Holland geselecteerd moet zijn, en dat de-minimisverklaringen en de samenwerkingsovereenkomst al vooraf rond moeten zijn voordat je indient, omdat ze verplichte bijlagen zijn.

Onvolledige aanvragen

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Ontbreekt er iets, dan neemt de provincie de aanvraag pas in behandeling zodra deze compleet is, waarbij de ontvangstdatum van de aanvullende informatie geldt als nieuwe ontvangstdatum.</tekst> </invoke>

Uitbetaling

• Vraag je minder dan € 10.000 subsidie aan, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald. Er is dan geen voorschot- of vaststellingsfase apart.
• Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je in de aanvraag kiezen voor een voorschot van maximaal 80%. Kies je daar niet meteen voor, dan kun je bij een voortgangsrapportage alsnog om een voorschot vragen.
• Kies je voor een voorschot, dan geef je een kasritme op: per kwartaal welke (deel)activiteiten en uitgaven plaatsvinden. Op basis daarvan bepaalt de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten.
• Bij subsidies van meer dan € 1.500.000 met een looptijd van meerdere kalenderjaren moet je daarnaast een realistisch bestedingsritme per kalenderjaar aanleveren.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Meld veranderingen in de uitvoering van de activiteiten tijdig. Dit kan gevolgen hebben voor (de bijstelling van) het kasritme van de voorschotten.
• Meld wijzigingen in het bestedingsritme direct, via de wijzigingsknop op het dashboard van het Subsidieportaal, of (zonder Portaal-gebruik) via een apart wijzigingsformulier op de website onder Loket/Subsidies/Algemene subsidieformulieren.
• Je moet vergunningen of ontheffingen die nodig zijn voor het project apart aanvragen en verkrijgen; de subsidieverlening zegt hier niets over en garandeert geen goedkeuring.
• Communicatie-uitingen over het project moeten het logo en de naam van de provincie Noord-Holland tonen; dit is verplicht.
• Bij (dreigende) ontvangst van andere de-minimissteun of staatssteun voor dezelfde kosten, vóór de verleningsbeschikking is afgegeven, moet je dit onmiddellijk melden bij de provincie.
• Bewaar documenten waarmee je kunt aantonen dat de steun is besteed aan de activiteiten waarvoor deze is verleend; deze kun je moeten overleggen als de provincie of de Europese Commissie hierom vraagt (relevant tot tien jaar na verlening, gelet op de mogelijkheid tot terugvordering van onrechtmatige de-minimissteun).

Na afronding

Bezwaar tegen een beslissing kun je maken via de informatie op het Digitaal Loket van de provincie over bezwaar maken.