Uitvoeringsregeling subsidie cofinanciering Waddenfonds Noord-Holland 2023

Je krijgt 10% van de noodzakelijke kosten van je project, met een maximum van € 500.000 per aanvraag. In totaal is er in 2026 € 3.100.000 beschikbaar (het subsidieplafond); is dat op, dan is verder aanvragen zinloos ook al loopt de openstelling nog door.

De regeling staat open van 1 januari 2026, 0.00 uur tot en met 31 december 2026, 17.00 uur. Aanvragen die eerder of later binnenkomen, worden niet in behandeling genomen. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, niet op kwaliteit: wie compleet en op tijd indient, staat vooraan.

Je vraagt aan via het subsidieportaal van de provincie (inloggen met eHerkenning niveau EH2+, particulieren met DigiD) of per post/aan de balie in Haarlem. Belangrijk: zorg dat je verplichte bijlagen af hebt vóórdat je in het portaal begint, waaronder de beschikking van het Waddenfonds en de financiële bijlage. Zonder de Waddenfonds-beschikking wordt je aanvraag niet in behandeling genomen. Je krijgt binnen 13 weken een besluit.

Verder gelden deze harde eisen (weigeringsgronden). De provincie geeft géén subsidie als:

• de activiteit financieel niet haalbaar is;
• de uitvoering van de activiteit al is gestart voordat de aanvraag is ontvangen (dus: eerst aanvragen, dan starten);
• de aanvrager een onderneming in moeilijkheden is zoals bedoeld in paragraaf 2.2 van de Communautaire richtsnoeren inzake reddings- en herstructureringssteun aan niet-financiële ondernemingen in moeilijkheden (PbEU, 2014/C 249/01);
• tegen de aanvrager een terugvorderingsbevel loopt omdat eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;
• de kosten van de activiteit minder dan € 200.000 bedragen. Kleinere projecten vallen dus per definitie buiten deze regeling.

Daarnaast is de timing van je aanvraag cruciaal:

• Aanvragen die vóór 1 januari 2026, 0.00 uur of ná 31 december 2026, 17.00 uur binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.
• Behandeling gaat op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit. Bij het subsidieplafond van € 3.100.000 kan het dus lonen om er snel bij te zijn zodra de regeling opengaat.
• Moet je aanvullende informatie indienen omdat je aanvraag niet compleet was? Dan geldt de ontvangstdatum van die aanvullende informatie als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de rij kan verschuiven.

Wie valt af:

• Startups of organisaties zonder Waddenfonds-toekenning voor het project.
• Projecten buiten het Noord-Hollands waddengebied die ook niet overwegend ten goede komen aan de provincie.
• Projecten die al gestart zijn vóór de aanvraag.
• Ondernemingen in financiële moeilijkheden of met een openstaand Europees terugvorderingsbevel.
• Projecten met minder dan € 200.000 aan kosten.
• Financieel niet haalbare projecten.

Er zijn geen aparte eisen aan rechtsvorm: op het aanvraagformulier kun je kiezen uit stichting, vereniging, overheid, bedrijf/commerciële instelling of anders, wat erop wijst dat de doelgroep breed is zolang aan de Waddenfonds-koppeling wordt voldaan.</tekst> </invoke>

• Voorbereidingskosten
• Plankosten
• Inhuur van menskracht
• Materiaalkosten
• Monitoringskosten
• Onvoorziene kosten
• Overige posten die je apart benoemt

Deze posten moeten in de kostenspecificatie los van elkaar worden opgevoerd, met een bedrag in euro's per onderdeel, resulterend in een totaal van de begrote kosten.

Btw-regels: je geeft in het formulier aan of je de btw over het project kunt verrekenen of compenseren.

• Kun je dat (je hebt een btw-nummer)? Dan vul je alle bedragen exclusief btw in.
• Kun je dat niet? Dan vul je alle bedragen inclusief btw in.

Wat niet vergoed wordt of waar je op afvalt qua kosten:

• Projecten met minder dan € 200.000 aan totale kosten komen niet in aanmerking; de kostendrempel is dus een harde ondergrens, niet alleen een subsidiebedrag-drempel.
• Kosten gemaakt vóórdat de aanvraag is ontvangen komen niet in aanmerking, want de activiteit mag nog niet gestart zijn op het moment van aanvragen.
• Er geldt geen apart maximumtarief per kostensoort (zoals een uurtarief voor inhuur van personeel of een bedrag per vierkante meter). Waar zulke tarieven wel gelden, staat dat in de uitvoeringsregeling zelf.

Financieringsopzet: naast de begroting van kosten moet je een dekkingsplan aanleveren dat sluitend is. Hierin geef je per cofinancier aan welk bedrag wordt ingezet en of dat al is verleend:

• Je eigen bijdrage
• De bijdrage van het Waddenfonds
• Bijdragen van derden (met naam)
• Overige inkomsten of bijdragen (met naam)
• De gevraagde subsidie van de provincie (bij deze regel staat "nee" bij "al verleend", logischerwijs omdat je deze subsidie nu pas aanvraagt)

Bij een subsidieaanvraag van meer dan € 1.500.000 en een project dat over meerdere kalenderjaren loopt, moet je bovendien een realistische inschatting geven van de bestedingen per kalenderjaar (het "bestedingsritme"), vanaf de werkelijke startdatum van de gesubsidieerde activiteit tot en met het laatste jaar.

Daarnaast vraagt de provincie om een kasritme: per kwartaal geef je aan welke (deel)activiteiten plaatsvinden, wat de verwachte uitgaven zijn en welk voorschotbedrag (tot 80%) je daarbij vraagt. Dit kasritme bepaalt hoe de provincie eventuele voorschotten aan je uitkeert.

Samenvattend geldt voor de kosten: alles wat "noodzakelijk" is voor het project en in de begroting is opgenomen kan meetellen voor het subsidiabele bedrag, met dien verstande dat de startdatum van de activiteit ná de ontvangst van je aanvraag moet liggen en dat het totale kostenniveau minimaal € 200.000 moet zijn om überhaupt in aanmerking te komen.

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Bij digitale indiening zijn dit de verplichte bijlagen:

• Een afschrift van de beschikking tot subsidieverlening van het bestuur van het Waddenfonds. Zonder deze beschikking is je aanvraag niet compleet en behandelt de provincie hem niet.
• Het ingevulde formulier "Financiële bijlage voor subsidieaanvraag" (te downloaden op de loketpagina onder 'Formulieren'). Hierin vul je de kostenspecificatie, het dekkingsplan, en (bij een project van meerdere jaren en een aanvraag boven € 1.500.000) het bestedingsritme per kalenderjaar in. Je ondertekent dit formulier niet apart; het is een bijlage bij je digitale aanvraag.
• Een bankafschrift, verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn, het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden, en rekeningstand en transactiegegevens mag je afdekken. Bij een postbusadres op het afschrift moet je aanvullend bewijs van je volledige adres toevoegen (bijvoorbeeld een energie- of telefoonnota).

Bij aanvraag per post of aan de balie gebruik je het formulier "Subsidie aanvragen per post" en voeg je deze bijlagen toe:

• Bijlage 1: kopie recent bankafschrift (zelfde voorwaarden als hierboven, verplicht onder dezelfde omstandigheden).
• Bijlage 2: planning van het project (of apart als er te weinig ruimte is op het formulier).
• Bijlage 3: begroting (of apart bijvoegen bij weinig ruimte).
• Bijlage 4: kasritme (of apart bijvoegen).
• Bijlage 5: staatssteunanalyse.
• Bijlage 6: de-minimisverklaring, alleen als je de afgelopen drie belastingjaren de-minimissteun hebt ontvangen.
• Bijlage 7: vergunning, indien van toepassing.
• Bijlage 8: locatieaanduiding, indien van toepassing.
• Bijlage 9: machtigingsverklaring, verplicht als een gemachtigde of intermediair de aanvraag namens jou indient.
• Bijlage 10: beschikking van het Waddenfonds. Zonder deze beschikking is je aanvraag niet compleet en wordt hij niet door de provincie behandeld.

Het papieren aanvraagformulier zelf onderteken je met pen, met plaats, datum, naam en handtekening van de aanvrager (of gemachtigde), na het invullen op de computer en uitprinten.

Stap 2: indienen

Digitaal:

• Log in op het subsidieportaal met eHerkenning, beveiligingsniveau EH2+, met de dienst 'Subsidieportaal'. Particulieren loggen in met DigiD.
• Ben je voor het eerst in het portaal, maak dan eerst een account aan. Gegevens uit het handelsregister van de KvK worden automatisch ingevuld; vul de rest zelf aan.
• Ben je intermediair en vraag je namens een andere organisatie aan? Dan is ketenmachtiging via eHerkenning verplicht.
• Upload de bijlagen (geen zipbestanden) en verzend de aanvraag.

Per post of balie:

• Stuur het ingevulde en ondertekende formulier met alle bijlagen naar: Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop, Postbus 3007, 2001 DA Haarlem.
• Of lever het af bij de balie van Houtplein 33, 2012 DE Haarlem; je krijgt dan een ontvangstbevestiging gedateerd op de dag van afgifte.
• Krijg je bij verzending geen ontvangstbevestiging? Neem dan contact op met het Servicepunt, want mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Termijn van indienen

De regeling staat open van 1 januari 2026, 0.00 uur tot en met 31 december 2026, 17.00 uur. Aanvragen die buiten deze periode binnenkomen, worden niet in behandeling genomen. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld en het subsidieplafond € 3.100.000 bedraagt, loont het om je bijlagen (met name de Waddenfonds-beschikking) al vroeg gereed te hebben.

Na indiening ontvang je binnen 13 weken een beslissing (de beschikking) op je aanvraag.

Gedeputeerde staten van Noord-Holland beoordelen je aanvraag. Je ontvangt binnen 13 weken de beslissing (de beschikking) op je subsidieaanvraag. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld; is je aanvraag onvolledig, dan telt de ontvangstdatum van de aanvullende informatie als nieuwe ontvangstdatum, wat gevolgen kan hebben voor je plek in de rij ten opzichte van het subsidieplafond van € 3.100.000.

Uitbetaling

• Is je subsidie minder dan € 10.000? Dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald, zonder aparte vaststellingsprocedure achteraf.
• Vraag je € 10.000 of meer aan? Dan kun je bij de aanvraag een voorschot van maximaal 80% aanvragen. Geef je dit niet direct aan, dan kun je dit later alsnog doen bij een voortgangsrapportage.
• Wil je een voorschot, dan geef je in een schema per kwartaal aan welke (deel)activiteiten en bijbehorende uitgaven plaatsvinden: het kasritme. Op basis hiervan bepaalt de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten.
• Bij een subsidieaanvraag van meer dan € 1.500.000 voor een project dat over meerdere kalenderjaren loopt, geef je bovendien een bestedingsritme per kalenderjaar op: een inschatting van de bestedingen vanaf de werkelijke startdatum van de activiteit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Wijzigingen in de uitvoering van je activiteiten moet je tijdig melden. Dit kan onder meer leiden tot bijstelling van het kasritme van je voorschotten.
• Wijzigt je bestedingsritme (bij projecten boven € 1.500.000)? Meld dit direct. Via het portaal gebruik je hiervoor de knop op je dashboard om wijzigingen door te geven; dien je niet via het portaal in, dan gebruik je het formulier voor het melden van wijzigingen, te vinden op de website onder Loket/Subsidies/Algemene subsidieformulieren.
• Je bent verplicht om bij communicatie over het project het logo en de naam van de provincie Noord-Holland te tonen, als teken dat het project (mede) met haar financiële steun mogelijk is gemaakt.
• Eventuele vergunningen en ontheffingen voor het project moet je zelf blijven regelen; een subsidieverlening houdt niet in dat je geen vergunning meer nodig hebt of dat een vergunningaanvraag al is goedgekeurd.
• Na afloop van het project moet je eindverantwoording indienen.

Correspondentie en portaal

Alle correspondentie over je aanvraag en openstaande acties loopt via het subsidieportaal van de provincie: hier zie je bijvoorbeeld genummerde openstaande acties per aanvraag, de eerstvolgende deadline, en een overzicht van alle (ongelezen) documenten die door jou of de provincie zijn geplaatst. Het is dus zaak dit portaal na indiening in de gaten te houden, zodat je geen deadlines mist voor bijvoorbeeld het aanleveren van aanvullende informatie of voortgangsrapportages.