Uitvoeringsregeling subsidie stimulerend energietoezicht bedrijven Noord-Holland 2021

Toen de regeling nog openstond, gold het volgende. De provincie Noord-Holland gaf hiermee financiële ondersteuning aan Noord-Hollandse gemeenten voor de uitvoering van stimulerend energietoezicht bij bedrijven met een wettelijke energiebesparingsverplichting. Niet ondernemers zelf konden aanvragen, maar gemeenten die het Energiebesparingsakkoord Noord-Hollandse bedrijven 2022-2025 hadden ondertekend.

De subsidie was bedoeld voor activiteiten die de gemeente, in afstemming met de omgevingsdiensten, uitvoert in het kader van het Traject Stimulerend Toezicht, in de periode 2022-2026. Gemeenten kregen 50% van de noodzakelijke kosten vergoed, tot het maximumbedrag dat voor de betreffende gemeente was vastgesteld in bijlage 2 van de uitvoeringsregeling. In totaal was er € 8.000.000 beschikbaar, verdeeld in deelplafonds per gemeente.

De regeling stond open van 1 januari 2022 tot en met 1 maart 2023, 17:00 uur. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld en moesten digitaal via eHerkenning of per post worden ingediend, met het verplichte subsidieaanvraagformulier en de bijbehorende bijlagen.

Gemeenten met een lopende subsidie hebben nog te maken met verplichtingen zoals tussentijdse en eindrapportages. Die informatie vind je in de secties hierna.

Wie kon aanvragen

• Alleen gemeenten in de provincie Noord-Holland konden subsidie aanvragen. Individuele bedrijven, omgevingsdiensten of andere organisaties vielen buiten de doelgroep.
• De gemeente moest het Energiebesparingsakkoord Noord-Hollandse bedrijven 2022-2025 hebben ondertekend. Gemeenten die dit akkoord niet hadden getekend, kwamen niet in aanmerking.

Waarvoor de subsidie bedoeld was

• De activiteiten moesten vallen onder het Traject Stimulerend Toezicht en gericht zijn op bedrijven met een wettelijke energiebesparingsverplichting.
• De activiteiten moesten worden uitgevoerd in afstemming met de omgevingsdiensten.
• De activiteiten moesten plaatsvinden in de periode 2022-2026.

Knock-out: financiële haalbaarheid

De provincie gaf geen subsidie als de activiteit financieel niet haalbaar was. Dit is een harde afwijzingsgrond: als uit de aanvraag niet bleek dat de activiteit financieel uitvoerbaar was (inclusief de eigen bijdrage van de gemeente, aangezien de subsidie maar 50% van de kosten dekte), kon de aanvraag worden afgewezen.

Termijn en volgorde

• De regeling stond open van 1 januari 2022 tot en met 1 maart 2023, 17:00 uur. Aanvragen die vóór of na deze periode werden ontvangen, werden niet in behandeling genomen. Dit gold hard: te laat is altijd te laat, ook al was het bedrag misschien nog niet uitgeput.
• Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld, niet op kwaliteit. Bij aanvullende informatie gold de ontvangstdatum van die aanvulling als nieuwe ontvangstdatum, wat je positie in de wachtrij kon beïnvloeden.
• Omdat er deelplafonds per gemeente golden (vastgelegd in bijlage 2 van de uitvoeringsregeling), was het maximale subsidiebedrag per gemeente al vooraf vastgesteld. Een gemeente kon dus nooit meer krijgen dan haar eigen deelplafond, ongeacht hoeveel van het totale plafond van € 8.000.000 nog beschikbaar was.

Onvolledige aanvragen

Bij deze regeling (volgorde van ontvangst) kon de provincie een onvolledige aanvraag pas in behandeling nemen zodra die volledig was. Dat betekende dat ontbrekende bijlagen bij het subsidieaanvraagformulier direct vertraging opleverden, en mogelijk een latere plek in de wachtrij.

Voor wie nu nog een lopende subsidie of verplichting heeft, gelden de voorwaarden uit de toekenningsbeschikking en de rapportageverplichtingen die verderop worden beschreven.

Algemene rekenregel

De subsidie bedraagt 50% van de noodzakelijke kosten, tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende gemeente is vastgesteld in bijlage 2 van de uitvoeringsregeling (het deelplafond per gemeente). De andere 50% is co-financiering door de gemeente zelf: de eindrapportage vraagt expliciet naar "Totaal budget: subsidie (50%) + co-financiering gemeente (50%)".

Kostensoorten die in de rapportage worden onderscheiden

De kwantitatieve eindrapportage en tussenrapportage splitsen de kosten in twee hoofdcategorieën: toezicht en handhaving, en stimulering. Per categorie worden de volgende activiteiten (en dus kostenposten) genoemd:

*Toezicht en handhaving*

• Controles bij energiebesparingsplichtige bedrijven (type A/B, meldingplichtig)
• Hercontroles bij energiebesparingsplichtige bedrijven (type A/B)
• Controles bij vergunningsplichtige bedrijven (type C)
• Hercontroles bij vergunningsplichtige bedrijven (type C)
• Informatieplicht aanschrijvingen aan niet-melders (waarschuwingsbrieven)
• Inventarisatie en administratieve controle van energieverbruik (aantal brieven, telefoongesprekken, administratieve controles e.d. ten behoeve van inventarisatie)
• Totaal kosten toezicht en handhaving (optelling van de bovenstaande posten)

Er wordt alleen een totaalbedrag per activiteit gevraagd, geen vast bedrag per eenheid.

*Stimulering*

• Energiescans (aantal gemaakte scans)
• Communicatiecampagnes (aantal, met vermelding van de vorm)
• Inzet van adviseurs of het energieloket (aantal bedrijven dat hiervan gebruik heeft gemaakt)
• Inzet van dataloggers
• Bijeenkomsten/informatieavonden
• Overige activiteiten ("Anders, namelijk")
• Totaal kosten stimulering (optelling van de bovenstaande posten)

Ook hier geldt geen vast tarief per eenheid: de gemeente rapporteert het werkelijk bestede bedrag per activiteit.

Financiële dekking

De eindrapportage vraagt om een overzicht van de totale dekking van het project, opgesplitst in:

• Subsidie provincie (het bedrag dat de provincie daadwerkelijk heeft bijgedragen, maximaal 50% van de noodzakelijke kosten binnen het deelplafond)
• Bijdrage gemeente (de eigen co-financiering)
• Overige bijdrage (indien van toepassing)
• Totaal

De tussenrapportage vraagt bovendien naar de verdeling van bestede bedragen tussen de omgevingsdienst en de gemeente zelf: hoeveel euro is ingezet voor activiteiten door de omgevingsdienst en hoeveel door de gemeente zelf.

Wat níet subsidiabel is of onduidelijk blijft

De provincie geeft geen subsidie als de activiteit financieel niet haalbaar is. Er geldt geen limitatieve lijst van uitgesloten kosten, geen uurtarieven, geen staffels en geen maximumbedragen per kostensoort (los van het algemene deelplafond per gemeente). Wat precies onder "noodzakelijke kosten" valt, is niet nader gedefinieerd, buiten de 50%-regel en het gemeentelijke maximum uit bijlage 2 van de uitvoeringsregeling. Voor de exacte definitie en eventuele uitzonderingen raadpleeg je de uitvoeringsregeling zelf, inclusief bijlage 2.

Het percentage

De subsidie bedraagt 50% van de noodzakelijke kosten voor de activiteiten binnen het Traject Stimulerend Toezicht. De andere 50% betaalt de gemeente zelf, als co-financiering. Dit percentage is vast.

Het gemeentelijke maximum

Boven op het percentage geldt een hard maximum per gemeente. Dat maximumbedrag staat in de tabel van bijlage 2 bij de uitvoeringsregeling en verschilt dus per gemeente. Ook als de werkelijke kosten hoger liggen, krijgt de gemeente nooit meer dan dit vastgestelde deelplafond.

Het totale subsidieplafond

Voor de hele regeling was in totaal € 8.000.000 beschikbaar. Dit landelijke plafond is verdeeld in deelplafonds per gemeente (dezelfde tabel in bijlage 2). Zodra het deelplafond van een gemeente was opgebruikt, kon die gemeente niet meer krijgen, ook al was het totale plafond van € 8.000.000 nog niet volledig benut.

Wanneer je minder krijgt

• Als de noodzakelijke kosten lager uitvallen dan begroot, krijg je ook minder subsidie: het bedrag is en blijft 50% van de daadwerkelijk noodzakelijke kosten.
• Als de activiteit volgens de provincie financieel niet haalbaar is, wordt er geen subsidie verstrekt. Dit staat los van de hoogte van het bedrag; het is een voorwaarde voor toekenning.
• Overschrijding van het gemeentelijke deelplafond levert geen extra subsidie op; het bedrag boven het plafond komt voor rekening van de gemeente zelf.

Wanneer je meer zou kunnen krijgen

Er is geen sprake van bonussen, opslagen of verhogingen bij bijvoorbeeld extra prestaties of vroege indiening.

Uitbetaling

In de rapportageformulieren wordt gesproken over "voorschotverzoek" als onderdeel van het bredere formulier "Formulier indienen melding, voortgangsrapportage en voorschotverzoek".</tekst> </invoke>

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Voordat je kon aanvragen, moest je eerst alle bijlagen gereedmaken. Welke bijlagen nodig waren, stond vermeld in het subsidieaanvraagformulier zelf; dat formulier was één van de verplichte bijlagen bij de aanvraag. De provincie adviseerde om het pdf-formulier eerst lokaal op te slaan, te openen in Adobe Acrobat Reader en dan pas in te vullen.

Belangrijk: bij deze regeling (behandeling op volgorde van ontvangst) kon de provincie een onvolledige aanvraag pas in behandeling nemen zodra die compleet was. Dat betekende vertraging en mogelijk een latere plek in de wachtrij bij ontbrekende bijlagen.

Stap 2: digitaal indienen via eHerkenning

De aanvraag kon digitaal worden ingediend via het Digitaal Loket van de provincie Noord-Holland, met een eHerkenningsaccount op beveiligingsniveau EH2+. Bij inloggen werden de gegevens uit het handelsregister van de KvK automatisch aangevuld in het formulier; de rest moest zelf worden ingevuld. Daarna konden de bijlagen worden geüpload (geen zipbestanden) en de aanvraag worden verzonden.

Voor intermediairs die namens een andere organisatie digitaal aanvroegen, was het gebruik van ketenmachtiging verplicht. Meer informatie hierover stond in de Handreiking DigiD en e-Herkenning.

Alternatief: per post of aan de balie

In plaats van digitaal indienen kon ook het formulier "Subsidie aanvragen per post" worden gebruikt. Dit formulier moest, voorzien van alle bijlagen, worden ingevuld, uitgeprint en opgestuurd, of afgeleverd bij de balie van Houtplein 33 in Haarlem. De provincie stuurde na ontvangst een ontvangstbevestiging; kwam die niet, dan was het aan te raden contact op te nemen met het Servicepunt, omdat de aanvraag dan mogelijk niet was ontvangen.

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Het subsidieaanvraagformulier: het hoofdformulier van de aanvraag. Het werd ingediend via het eHerkenningsaccount van de aanvragende gemeente (of, bij gebruik van ketenmachtiging, door een gemachtigde intermediair namens de gemeente).
• De bijlagen die in het subsidieaanvraagformulier zelf werden gespecificeerd.

Termijnen

• Openstelling: van 1 januari 2022 tot en met 1 maart 2023, 17:00 uur. Aanvragen buiten deze periode werden niet in behandeling genomen.
• Behandeling: op volgorde van binnenkomst. Bij een verzoek om aanvullende informatie gold de ontvangstdatum van die aanvulling als nieuwe ontvangstdatum voor de bepaling van de volgorde.
• Beslistermijn: binnen 13 weken na ontvangst van de (volledige) aanvraag volgde de beschikking met de beslissing.

Na toekenning: rapportage-formulieren

Voor lopende subsidies zijn tijdens de looptijd (2022-2026) de volgende formulieren relevant, te vinden op de productpagina:

• Kwalitatieve tussenrapportage (docx): jaarlijks in te vullen, met vragen over de voortgang van het projectplan en de financiële besteding.
• Kwantitatieve tussenrapportage (xlsx): jaarlijks in te vullen, met aantallen gepland, gerealiseerd en restant per activiteit.
• Kwantitatieve eindrapportage (xlsx): bij afronding van het project in te vullen, met de definitieve aantallen, kosten en dekking.
• Bij inhoudelijke wijziging van het projectplan: het "Formulier indienen melding, voortgangsrapportage en voorschotverzoek", binnen twee maanden na de wijziging in te dienen via het subsidieloket.

Wie beoordeelt en hoe lang het duurt

De provincie Noord-Holland beoordeelt de aanvraag en neemt binnen 13 weken na ontvangst een beslissing (de beschikking). Aanvragen werden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op volgorde van kwaliteit. Als er aanvullende informatie moest worden ingediend, gold de ontvangstdatum van die aanvulling als nieuwe ontvangstdatum, wat invloed had op de plek in de wachtrij en daarmee mogelijk op het moment van beoordeling.

Het enige inhoudelijke toetsingspunt is de financiële haalbaarheid van de activiteit: als de activiteit financieel niet haalbaar werd geacht, werd er geen subsidie verstrekt.

Uitbetaling

Er is een apart "Formulier indienen melding, voortgangsrapportage en voorschotverzoek" beschikbaar op het subsidieloket, wat erop wijst dat er tijdens de looptijd voorschotten konden worden aangevraagd.

Verplichtingen tijdens de looptijd (2022-2026)

Gemeenten met een toegekende subsidie moeten:

• Jaarlijks een kwalitatieve vragenlijst invullen over de voortgang van de uitvoering, waarin wordt aangegeven of de activiteiten (toezicht en handhaving, en stimulering) volgens planning verlopen, en zo niet, wat de reden is en welke maatregelen worden genomen om een achterstand in te halen.
• Jaarlijks een kwantitatief invulformulier (Excel) indienen met de geplande, gerealiseerde en resterende aantallen per activiteit (controles, hercontroles, aanschrijvingen, energiescans, communicatiecampagnes, adviesinzet, dataloggers, bijeenkomsten).
• In de kwalitatieve rapportage financieel verantwoording afleggen: hoe de besteding van gelden verloopt ten opzichte van de begroting, hoeveel budget nog beschikbaar is per 1 januari van het lopende jaar, hoeveel is besteed door de omgevingsdienst en hoeveel door de gemeente zelf, en welk bedrag de gemeente nog van plan is te besteden.
• Binnen twee maanden een inhoudelijke wijziging van het projectplan melden, via het formulier "Formulier indienen melding, voortgangsrapportage en voorschotverzoek" op het subsidieloket. Dit formulier is niet nodig voor de reguliere jaarlijkse rapportage, die met de specifieke kwalitatieve en kwantitatieve formulieren wordt gedaan.
• Bij afronding van het project een kwantitatieve eindrapportage indienen, met daarin het aantal bekende energiebesparingsplichtige bedrijven (ijkpunt 1 januari 2025), het totale budget (subsidie 50% plus gemeentelijke co-financiering 50%), de gerealiseerde activiteiten en kosten, en de totale projectdekking (subsidie provincie, bijdrage gemeente, overige bijdrage).

Bezwaar

Als een gemeente het niet eens is met een besluit van de provincie, kan bezwaar worden gemaakt. De procedure hiervoor staat beschreven op het Digitaal Loket van de provincie over bezwaar maken bij de provincie.