Uitvoeringsregeling subsidie energiebesparingsprogramma woningen Noord-Holland 2023

De provincie vergoedt maximaal 50% van de subsidiabele kosten van dat programma. In totaal is er € 9.000.000 beschikbaar, verdeeld in deelplafonds per gemeente. Je vraagt in één keer het volledige bedrag aan voor de gehele programmaperiode (3 of 4 jaar); alleen het eerste jaar moet je concreet uitwerken, de jaren daarna mag je globaler invullen en later verder detailleren.

Alleen gemeenten kunnen aanvragen. Wil je namens meerdere gemeenten indienen, dan regel je dat met een machtigingsformulier. De regeling staat open van 1 februari 2023 09.00 uur tot en met 1 juli 2023 17.00 uur; aanvragen buiten die periode worden niet behandeld. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst beoordeeld, dus snelheid en volledigheid van je dossier zijn belangrijk.

Je vraagt aan met het verplichte subsidieaanvraagformulier, plus (indien van toepassing) een bankafschrift, machtigingsformulier, en eventueel losse bijlagen voor programma, begroting, financieringsplan en planning als het formulier te weinig ruimte biedt. Aanvragen kan digitaal via eHerkenning of per post. Je krijgt binnen 13 weken een beslissing. Na toekenning volgen voorschotten (in totaal maximaal 80% van het verleende bedrag), jaarlijkse voortgangsrapportages en uiteindelijk een verzoek om vaststelling, dat vóór 1 augustus 2029 ingediend moet zijn (tenzij je uitstel hebt gekregen).

Harde eisen waar je op afvalt:

• Je bent geen gemeente. De regeling staat alleen open voor gemeenten. Wil je als samenwerkingsverband van meerdere gemeenten indienen, dan moet één gemeente of ondersteuningsdienst gemachtigd worden via het machtigingsformulier. Zonder die machtiging kan een aanvraag namens meerdere gemeenten niet worden ingediend.
• Je programma richt zich niet op de juiste doelgroep. De activiteiten moeten gericht zijn op particuliere eigenaren-bewoners en/of particuliere verhuurders van maximaal 10 woningen. Richt je je op iets anders (bijvoorbeeld grote verhuurders, woningcorporaties of utiliteitsbouw), dan komt je aanvraag niet in aanmerking. Het aanvraagformulier vraagt dit letterlijk en vermeldt: als het antwoord "nee" is, komt u niet in aanmerking voor deze subsidie.
• Je hebt geen (toegang tot een) energieloket dat voldoet aan de Handreiking kwaliteit energieloketten (BZK, 2021). Dit is een verplicht onderdeel van het programma, niet optioneel.
• Je vraagt buiten de openstellingsperiode aan. De regeling staat open van 1 februari 2023 09.00 uur tot en met 1 juli 2023 17.00 uur. Een aanvraag die eerder of later binnenkomt, wordt niet in behandeling genomen.
• Je activiteit is financieel niet haalbaar. Dit is een expliciete weigeringsgrond: als Gedeputeerde Staten oordelen dat de activiteit financieel niet haalbaar is, wordt de subsidie geweigerd.
• Je vraagt niet het volledige programmabedrag voor de hele looptijd (3 of 4 jaar) in één keer aan. Dit is verplicht, ook als je de invulling van jaar 2 en verder nog niet gedetailleerd kunt aangeven.
• Je maakt kosten van vóór 1 januari 2023. Deze zijn nooit subsidiabel, ook niet als de aanvraag verder voldoet.
• Je vraagt subsidie voor investeringskosten van concrete duurzaamheidsmaatregelen zelf (zoals isolatie of zonnepanelen), of voor apparaatskosten/reguliere personeelskosten van gemeenteambtenaren. Dit valt buiten de regeling.

Wie in principe wel in aanmerking komt: elke gemeente in Noord-Holland die een samenhangend programma van minimaal 3 en maximaal 4 kalenderjaren opzet, gericht op het stimuleren van particuliere eigenaren-bewoners en kleine verhuurders (max. 10 woningen) om te verduurzamen, met een energieloket dat aan de kwaliteitsnormen voldoet, en die dit binnen de openstellingsperiode met een volledige aanvraag (inclusief alle verplichte bijlagen) indient.

Let op: het subsidieplafond van € 9.000.000 is opgesplitst in deelplafonds per gemeente (vermeld in de bijlage bij de uitvoeringsregeling). Ook als je zelf op tijd en volledig aanvraagt, is het beschikbare budget voor jouw gemeente dus begrensd op dat deelplafond.

Wat wél subsidiabel is

• Kosten voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. Dit zijn de kosten die rechtstreeks verband houden met de continuering van het regionale energieloket en het (laten) uitvoeren van activiteiten waarmee eigenaren-bewoners en kleine verhuurders worden gestimuleerd om verduurzamingsmaatregelen te treffen. Denk aan de inzet van het energieloket zelf, of activiteiten zoals collectieve inkoopacties van isolatiemateriaal of zonnepanelen, of het aanbieden van (maatwerk)advies aan inwoners. Er is geen apart tarief of maximumbedrag per activiteit; de kosten worden beoordeeld op basis van de begroting die je meestuurt met de aanvraag.

• Kosten van externe inhuur of van een ambtenaar die coördinerende werkzaamheden verricht. Deze kosten zijn subsidiabel voor zover ze naar het oordeel van Gedeputeerde Staten aannemelijk worden gemaakt op basis van een urenregistratie. Dit betekent concreet: je moet uren bijhouden en kunnen aantonen dat de coördinatie-inzet daadwerkelijk is verricht en gerelateerd is aan de uitvoering van dit programma. Zonder deugdelijke urenregistratie loop je het risico dat deze kosten niet worden geaccepteerd of later worden afgekeurd bij de vaststelling.

Beide kostensoorten samen vormen de "subsidiabele kosten" waarover het percentage van 50% wordt berekend (zie de sectie "Hoeveel krijg je?").

Btw: in- of exclusief

In het aanvraagformulier geef je aan of je de btw over het project kunt verrekenen of compenseren. Kun je dat, dan vul je alle bedragen in de begroting exclusief btw in en vermeld je je btw-nummer. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in. Dit is een keuze die je bij de aanvraag vastlegt en die de hoogte van je subsidiabele kosten direct beïnvloedt.

Ondergrens in tijd

Alleen kosten die zijn gemaakt vanaf 1 januari 2023 zijn subsidiabel. Kosten van eerdere data mogen niet in de begroting worden opgenomen, ook niet als ze inhoudelijk bij het programma passen.

Wat nadrukkelijk niet subsidiabel is

• De investeringskosten van concrete duurzaamheidsmaatregelen. Dit betekent: de daadwerkelijke kosten die een woningeigenaar of verhuurder maakt voor isolatie, zonnepanelen, een warmtepomp of andere fysieke maatregelen, worden niet door deze subsidie vergoed. De regeling financiert het stimuleringsproces (advies, begeleiding, inkoopacties organiseren), niet de maatregel zelf.
• Apparaatskosten van gemeenten, inclusief reguliere personeelskosten van ambtenaren. Normale, structurele personeelslasten van je gemeente vallen hier niet onder; alleen de aantoonbare, aan dit programma toe te rekenen coördinatie-inzet (met urenregistratie) kan wel subsidiabel zijn, zoals hierboven beschreven.
• Kosten gemaakt vóór 1 januari 2023.

Begroting indienen: hoe werkt dat in de praktijk

In het aanvraagformulier splits je de begrote kosten uit per activiteit en per jaar (2023 tot en met 2026, afhankelijk van je programmaduur). Kosten die je nog niet precies weet, zet je in de regel "nog nader in te vullen" onder het totaal; deze kosten moet je later, in een voortgangsrapportage, concretiseren. Er is een aparte regel voor "coördinatie/verantwoording" in de begroting, wat aansluit op de kostensoort voor externe inhuur of coördinerende ambtenaren.

Is de ruimte in het formulier onvoldoende om je begroting volledig uit te splitsen, dan mag je een losse bijlage toevoegen (bijlage 5, "begroting"), met in de bestandsnaam "begroting + projectnaam".

Financiering en dekkingsplan

Naast de begroting van kosten vraagt het formulier ook een dekkingsplan: per cofinancier (inclusief je eigen bijdrage als gemeente) geef je aan welk bedrag wordt ingezet en of dit al verleend is. Dit dekkingsplan moet sluitend zijn: de optelsom van eigen bijdrage, gemeente, derden, overige inkomsten en de gevraagde subsidie moet gelijk zijn aan de totale financiering van het programma. Voor de gevraagde subsidie zelf vul je bij "al verleend" altijd "nee" in, logischerwijs, omdat die nog moet worden toegekend.

Er is geen aanvullend tarief per vierkante meter, per woning of per uur; de vergoeding wordt bepaald door 50% van de totale subsidiabele kosten zoals begroot en later verantwoord, binnen het deelplafond van je gemeente.</tekst> </invoke>

De regeling kent geen vast bedrag per gemeente, maar wel een totaalplafond: voor de hele regeling is € 9.000.000 beschikbaar. Dit plafond is opgesplitst in deelplafonds per gemeente, die vermeld staan in de bijlage bij de uitvoeringsregeling.

Belangrijk: het percentage van 50% gaat niet omhoog of omlaag op basis van criteria als grootte van de gemeente of aantal woningen. Het is een vast maximumpercentage van de subsidiabele kosten. Het bedrag dat je daadwerkelijk ontvangt, hangt dus af van:

• de hoogte van je subsidiabele kosten (kosten van uitvoering, plus kosten van externe inhuur of coördinerende ambtenaren, aannemelijk gemaakt met een urenregistratie);
• het deelplafond dat voor jouw gemeente is vastgesteld;
• het resterende deel van het totale subsidieplafond van € 9.000.000 op het moment dat jouw aanvraag wordt behandeld (aanvragen gaan op volgorde van binnenkomst).

Uitbetaling verloopt in voorschotten, niet in één keer. Het totale voorschot over de gehele looptijd van de subsidie bedraagt maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. Het eerste voorschot (voor het eerste jaar) wordt direct uitbetaald bij de verlening van de subsidie. Voorschotten voor de volgende jaren vraag je aan via je jaarlijkse voortgangsrapportage, na goedkeuring van het geactualiseerde programma voor dat jaar. De resterende 20% (of meer, als je niet het volledige voorschot aanvraagt) ontvang je pas na de definitieve vaststelling, op basis van de eindverantwoording.

Kosten van vóór 1 januari 2023 tellen nooit mee in de berekening, ook niet als ze verder binnen de aard van het programma vallen.

Stap 1: bijlagen gereed maken

Zorg dat je alle verplichte bijlagen compleet hebt vóórdat je gaat indienen. Onvolledige aanvragen worden bij deze regeling (volgorde van ontvangst, geen tender) pas in behandeling genomen zodra ze compleet zijn, en de ontvangstdatum van de aanvullende informatie geldt dan als nieuwe ontvangstdatum. Dat kan je achteraan in de rij zetten.

De bijlagen zijn:

• Subsidieaanvraagformulier (bijlage 1). Verplicht voor iedereen. Dit is het hoofdformulier met gegevens over de aanvrager, het programma, de activiteiten, de begroting en het dekkingsplan. Wordt ondertekend door de aanvrager (naam, plaats, datum, handtekening onderaan het formulier); bij digitale indiening via eHerkenning vervangt de eHerkenningsinlog de handtekening.

• Kopie recent bankafschrift (bijlage 2). Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn; het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Rekeningstand en transactiegegevens mag je zwart maken. Staat er een postbus als adres op, dan moet je aanvullend bewijs van je vestigingsadres meesturen (bijvoorbeeld een energienota of telefoonnota met volledig adres).

• Machtigingsformulier (bijlage 3). Verplicht wanneer je namens meerdere gemeenten indient. Hierin machtigen de deelnemende gemeenten één gemeente of ondersteuningsdienst om de aanvraag in te dienen, de subsidie te ontvangen, te rapporteren en het vaststellingsverzoek te doen. Wordt ondertekend door de gemeente die de machtiging verleent (naam ondertekenaar, functie, handtekening, plaats en datum).

• Programma (bijlage 4). Verplicht alleen als je in het aanvraagformulier onvoldoende ruimte hebt om je programma volledig te beschrijven.

• Begroting (bijlage 5). Verplicht alleen als het formulier onvoldoende ruimte biedt voor je volledige kostenbegroting per activiteit en per jaar.

• Financieringsplan (bijlage 6). Verplicht alleen als het formulier onvoldoende ruimte biedt voor je dekkingsplan.

• Planning (bijlage 7). Verplicht alleen als het formulier onvoldoende ruimte biedt voor je tijdsplanning.

Gebruik voor de bestandsnamen het format "BIJLAGE [nummer] [omschrijving] + projectnaam" (bijvoorbeeld "BIJLAGE 2 bankafschrift Projectnaam").

Zonder de verplichte bijlagen is je aanvraag niet compleet.

Stap 2: indienen

Er zijn twee manieren:

• Digitaal via eHerkenning: log in op het Digitaal Loket van de provincie Noord-Holland met een eHerkenningsaccount, beveiligingsniveau EH2+. Je KvK-gegevens worden automatisch ingevuld; de rest vul je aan, waarna je de bijlagen uploadt en verzendt. Upload geen zipbestanden.
• Per post of afleveren: vul het formulier "Subsidie aanvragen per post" in, print het uit, voeg alle bijlagen toe en stuur het op naar Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop (postadres: Postbus 3007, 2001 DA Haarlem, of afleveren bij de balie van Houtplein 33, Haarlem). Je krijgt een ontvangstbevestiging; heb je die niet gekregen, neem dan contact op met het Servicepunt, mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Gebruik in beide gevallen niet het subsidieportaal voor dit type verzoek (dat geldt met name voor latere verzoeken zoals vaststelling).

Wat je in het formulier zelf invult

Naast gegevens van de aanvrager en (indien van toepassing) de gemachtigde, vraagt het formulier onder meer: of het programma zich richt op de juiste doelgroep, met welke organisatie je een energieloket-afspraak maakt en of dat loket aan de kwaliteitsnormen voldoet, een beschrijving per activiteit (tot 10 activiteiten), hoe je monitort, begin- en einddatum van het programma, een tijdsplanning, en de financiële gegevens (btw-status, begroting per jaar en activiteit, dekkingsplan, en of je een voorschot van maximaal 80% wilt).

Machtiging bij samenwerking

Wil je namens meerdere gemeenten in een regio indienen, dan is naast het machtigingsformulier ook een door alle aanvragers ondertekende machtiging vereist. De gemachtigde gemeente of rechtspersoon dient dan de aanvraag in, ontvangt de subsidie, verzorgt de rapportages en dient het vaststellingsverzoek in namens de samenwerkende gemeenten; die gemeenten ontvangen hun deel van het budget dan niet zelf.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland beoordelen je aanvraag. Je ontvangt binnen 13 weken de beslissing op je subsidieaanvraag (de beschikking). Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus niet vergelijkend op kwaliteit; wel geldt dat een onvolledige aanvraag pas in behandeling wordt genomen als deze compleet is, waarbij de ontvangstdatum van de aanvulling als nieuwe ontvangstdatum geldt.

Uitbetaling: voorschotten, geen bevoorschotting in één keer

De subsidie wordt in principe voor de hele programmaperiode (3 of 4 jaar) in één beschikking verleend, niet elk jaar opnieuw. De uitbetaling verloopt in periodieke voorschotten:

• Het eerste voorschot (voor het eerste jaar) wordt direct uitbetaald bij de verlening van de subsidie, na goedkeuring van het programma inclusief begroting voor het eerste jaar.
• Voor elk volgend jaar vraag je het voorschot aan via je jaarlijkse voortgangsrapportage. Na goedkeuring van die rapportage én het geactualiseerde jaarprogramma voor het komende jaar, wordt het voorschot voor dat jaar uitgekeerd.
• In totaal is maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag te bevoorschotten over de gehele looptijd.
• Bij de aanvraag geef je al aan of je voor de eerste periode een voorschot wilt (tot maximaal 80%); wil je dat niet meteen, dan kun je dit alsnog aanvragen bij een voortgangsrapportage.

Het resterende deel (minimaal 20%, of meer als je minder voorschot hebt opgenomen) wordt uitgekeerd na de definitieve vaststelling, op basis van de financiële verantwoording na afronding van het programma.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Jaarlijks een voortgangsrapportage indienen: hierin verantwoord je de voortgang van de activiteiten en de besteding van de middelen, en lever je een geactualiseerd, concreet programma voor het volgende jaar aan. Kosten die je bij de aanvraag nog niet kon specificeren ("nog nader in te vullen") moet je hier concretiseren.
• Een urenregistratie bijhouden voor kosten van externe inhuur of een coördinerende ambtenaar, zodat deze kosten aannemelijk gemaakt kunnen worden.
• Monitoringsgegevens bijhouden: het aantal deelnemende eigenaren-bewoners/verhuurders, hoeveel daarvan ook daadwerkelijk maatregelen hebben getroffen, welke maatregelen dat waren en wat de totale investering was. Als het energieloket dit niet zelf bijhoudt, moet je als gemeente aangeven hoe en door wie dit gebeurt.
• Wijzigingen in de uitvoering tijdig melden; dit kan gevolgen hebben voor het kasritme van de voorschotten.
• Verplicht communiceren over de provinciale bijdrage, inclusief het afbeelden van logo en naam van de provincie Noord-Holland op communicatie-uitingen van het project.
• Heb je meer tijd nodig om de activiteiten uit te voeren, dan kun je uitstel aanvragen (via de pagina "Wijziging of voortgang melden", of bij de voortgangsrapportage over 2025, waar het meldingsformulier hiervoor ruimte biedt).

Vaststelling

Na afronding van het programma vindt de financiële verantwoording plaats en wordt de subsidie definitief vastgesteld. Het verzoek om vaststelling moet zijn ingediend vóór 1 augustus 2029, per post of via eHerkenning (eLoket); gebruik hiervoor niet het subsidieportaal. Let op: deze datum geldt in de huidige, van toepassing zijnde beschikking, en pas ná een eventueel toegekend uitstel voor zowel de einddatum van het project als de datum van indiening van het vaststellingsverzoek. De geldende beschikking (met eventueel aangepaste data) is altijd leidend boven deze algemene datum.

Je blijft als gemeente gedurende de hele looptijd zelf verantwoordelijk voor de verantwoording van de subsidie en de activiteiten, ook als je de uitvoering (deels) aan een energieloket of andere partij uitbesteedt.