Uitvoeringsregeling subsidie verduurzaming culturele instellingen Noord-Holland 2026

De regeling is voor rechtspersonen die eigenaar of exploitant zijn van een culturele instelling in Noord-Holland: denk aan musea, bibliotheken, theaters, poppodia, filmtheaters, archieven, centra voor de kunsten, presentatie-instellingen, monumenten en molens die publiek toegankelijk zijn, en podiumkunstorganisaties. Voor elk type gelden specifieke eisen, zoals lidmaatschap van een branchevereniging of registratie.

Je krijgt 50% van je subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000 per aanvraag. Subsidies onder € 5.000 worden niet uitgekeerd. In totaal is er € 500.000 beschikbaar; is dat op, dan is er geen geld meer, ongeacht de kwaliteit van je aanvraag.

De maatregelen waarvoor je subsidie vraagt moeten voortkomen uit een energiescan van je gebouw. Kosten voor die energiescan zelf, en voor leges, architect, staartkosten, onderzoek en advies, komen niet in aanmerking.

Je vraagt aan via het digitale Subsidieportaal van de provincie (met eHerkenning niveau EH2+) of per post. Je hebt hiervoor een flink aantal verplichte bijlagen nodig, waaronder een energiescan, meerjarenonderhoudsplan en begroting. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus wachten loont niet.

De regeling staat open van 2 maart 2026 tot en met 2 oktober 2026 (tot 17:00 uur). Je activiteit mag nog niet gestart zijn vóór 1 januari 2026, ook een ondertekende offerte telt al als start.

• Archief, opgenomen in bijlage 1 bij de regeling, of gelieerd lid type C van de Museumvereniging.
• Bibliotheek, aangesloten bij de Vereniging Openbare Bibliotheken.
• Museum, op moment van aanvraag voorlopig of definitief opgenomen in het museumregister, of lid van de Museumvereniging.
• Poppodium, aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals.
• Theater, schouwburg of concertzaal, lid van de Vereniging van Schouwburg- en Concertzaal Directies.
• Centrum voor de kunsten of muziekschool, lid van Vereniging Cultuurconnectie.
• Filmtheater, lid van de Nederlandse Vereniging van Bioscopen en Filmtheaters (op de ledenlijst onder categorie filmtheater).
• Presentatie-instelling, aangesloten bij De Zaak Nu, of gelieerd lid type D van de Museumvereniging.
• Gemeentelijk of provinciaal monument, minstens 2 keer en minstens 16 uur per maand toegankelijk voor publiek.
• Molen, minstens 4 keer en minstens 32 uur per jaar toegankelijk voor publiek.
• Podiumkunstorganisatie, lid van de Nederlandse Associatie voor podiumkunsten, minstens 2 keer per maand open voor publiek.

Je valt af als een van deze knock-outs geldt:

• Je bent al gestart met de activiteit vóór 1 januari 2026. Let op: het ondertekenen van een offerte geldt al als "gestart", ook zonder dat er al werk is verricht.
• De activiteit is niet financieel haalbaar.
• De activiteit is vergunningsplichtig en je hebt de vergunning nog niet op het moment van aanvragen.
• Voor dezelfde activiteit is al eerder subsidie verstrekt door Gedeputeerde Staten, op grond van deze of een andere regeling.
• Je onderneming verkeert in moeilijkheden zoals bedoeld in de Europese richtsnoeren voor reddings- en herstructureringssteun.
• Er loopt tegen je een Europees terugvorderingsbevel omdat eerdere steun onrechtmatig is verklaard.

Daarnaast geldt de de-minimisregel: je krijgt geen subsidie als je onderneming in de afgelopen drie jaar al de-minimissteun heeft ontvangen en dat bedrag, opgeteld bij deze aanvraag, boven de € 300.000 uitkomt.

Ook belangrijk: subsidies onder € 5.000 worden niet verstrekt. Is je berekende subsidiebedrag lager, dan heeft aanvragen geen zin.

Tot slot moeten de maatregelen waarvoor je subsidie vraagt zijn opgenomen in een energiescan van het gebouw. Staat een maatregel niet in de energiescan, dan komt die niet in aanmerking.

Er zijn twee categorieën kosten die voor subsidie in aanmerking komen:

1. Aanschaf en installatie van energiebesparingsmaatregelen

Dit zijn maatregelen die het energieverbruik van het gebouw verlagen. Als je deze maatregelen combineert met andere bouwwerkzaamheden (zoals een uitbreiding of aanbouw), komen alleen de meerkosten voor een hoger niveau van energie-efficiëntie dan wettelijk voorgeschreven in aanmerking. Die meerkosten moet je zelf berekenen en onderbouwen. De provincie vraagt in dat geval extra gegevens op.

2. Aanschaf en installatie van maatregelen ter bevordering van het opwekken van energie uit hernieuwbare energiebronnen

Denk aan installaties die duurzame energie opwekken. Ook hier geldt: de maatregel moet in de energiescan staan en je moet de verwachte opbrengst van de maatregel opgeven bij je aanvraag.

Voor beide categorieën geldt de rekenregel: 50% van de subsidiabele kosten, tot een maximum van € 50.000 per aanvraag.

Kosten die uitdrukkelijk niet in aanmerking komen

• Leges.
• De energiescan zelf.
• Architectkosten.
• Staartkosten (dit zijn indirecte kosten die in de aanneemsom zitten, zoals algemene bouwplaatskosten, algemene bedrijfskosten, winst en risico, verzekeringen en soortgelijke kosten).
• Onderzoek en advies.

Deze uitsluiting geldt voor beide categorieën maatregelen.

BTW

Of je de kosten inclusief of exclusief btw moet opgeven in je begroting hangt af van of je de btw kunt verrekenen of compenseren. Kun je dat, dan vul je alle bedragen exclusief btw in en geef je je btw-nummer op. Kun je dat niet, dan vul je alle bedragen inclusief btw in.

Specificatie in de begroting

Bij je aanvraag lever je een gespecificeerde kostenopstelling aan, met de kosten uitgesplitst naar onderdeel. Denk aan aparte posten voor voorbereidingskosten, plankosten, inhuur van menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten en onvoorziene kosten. Bij de digitale aanvraag gebruik je hiervoor verplicht het format "Financiële bijlage voor digitale subsidieaanvraag".

Aanvullende voorwaarde bij hogere energie-efficiëntie

Voor energiebesparingsmaatregelen die samenvallen met andere bouwwerkzaamheden geldt dat alleen het deel van de kosten dat boven de wettelijk verplichte energie-efficiëntie uitkomt, subsidiabel is. Dit moet je apart onderbouwen; er is geen vaste rekenmethode hiervoor, dus je zult dit zelf aannemelijk moeten maken in je aanvraag.

De grens van € 50.000 en het percentage van 50% gelden voor het totaal van de subsidiabele kosten van je project, niet per kostenpost afzonderlijk.

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Maak eerst alle verplichte bijlagen op je computer klaar en sla ze op voordat je inlogt. Dit voorkomt dat je aanvraag halverwege vastloopt.

Verplichte bijlagen bij digitale aanvraag:

• Inhoudelijke beschrijving van de activiteit (bijlage 1). Een beschrijving van wat je gaat doen.
• Begroting en financieringsplan (bijlage 2). Voor de digitale aanvraag moet je verplicht het format "Financiële bijlage voor digitale subsidieaanvraag" gebruiken, te vinden onder "Formulieren" op de productpagina.
• Meerjarenonderhoudsplan (bijlage 3).
• Energiescan (bijlage 4) van het gebouw waarin de culturele activiteiten plaatsvinden. Hierop moeten de aangevraagde maatregelen staan.
• Bewijs doelgroep (bijlage 5): bewijs van inschrijving, lidmaatschap, een verklaring van de gemeente, of een afschrift van een beschikking, afhankelijk van je type instelling.
• Toestemmingsverklaring eigenaar (bijlage 6), alleen als jij niet zelf eigenaar bent van het gebouw. Deze wordt ondertekend door de eigenaar van de onroerende zaak.
• Planning (bijlage 7), alleen als er onvoldoende ruimte is op het aanvraagformulier zelf.
• Omgevingsvergunning of verklaring gemeente (bijlage 8): een afschrift van de omgevingsvergunning als die vereist is, of bij een monument een verklaring van de gemeente dat de activiteit vergunningsvrij is.
• De-minimisverklaring (bijlage 9), alleen als je de afgelopen drie jaar de-minimissteun hebt ontvangen. Gebruik hiervoor de "Algemene De-minimisverklaring", te ondertekenen door de tekenbevoegde functionaris(sen) van je organisatie (bij stichtingen bijvoorbeeld het bestuur, tenzij de statuten iets anders bepalen).
• Bankafschrift, verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn, niet ouder dan drie maanden. Rekeningstand en transacties mag je afschermen. Staat er een postbusadres op, voeg dan een aanvullend document toe (bijvoorbeeld een energienota) waarop je volledige adres staat.

Sla pdf-bijlagen eerst lokaal op en open ze in Adobe Acrobat Reader voordat je ze invult; dit voorkomt technische problemen bij het uploaden. Upload geen zipbestanden.

Stap 2: inloggen en indienen (digitaal)

Log in op het Subsidieportaal met eHerkenning, niveau EH2+, met de dienst "Subsidieportaal". Log je voor het eerst in, dan maak je eerst een account aan; gegevens uit het Handelsregister worden automatisch ingevuld, de rest vul je zelf aan. Upload daarna je bijlagen en verstuur de aanvraag. Ben je intermediair en vraag je aan namens een andere organisatie, dan is ketenmachtiging verplicht.

Aanvragen per post of aan de balie

Gebruik het formulier "Subsidie aanvragen per post", vul het volledig in, print het uit en voeg alle bijlagen toe. Bij post gelden dezelfde bijlagen als hierboven, aangevuld met:

• Machtigingsverklaring (bijlage 12), verplicht als je een gemachtigde of intermediair inschakelt.
• Toelichting publiekstoegankelijkheid (bijlage 13), verplicht als het gaat om een gemeentelijk, provinciaal of rijksmonument dat minstens 2 keer en 16 uur per maand toegankelijk is, een molen die minstens 4 keer en 32 uur per jaar toegankelijk is, of een podiumkunstorganisatie die minstens 2 keer per maand open is.

Je kunt het formulier met bijlagen opsturen naar Postbus 3007, 2001 DA Haarlem, of afleveren bij de balie van Houtplein 33 in Haarlem. Je krijgt een ontvangstbevestiging; heb je die niet ontvangen, neem dan contact op met het Servicepunt, want mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Termijn van indienen

De regeling staat open van 2 maart 2026 tot en met 2 oktober 2026 (tot 17:00 uur). Aanvragen die te vroeg of te laat binnenkomen, worden niet in behandeling genomen. Is je aanvraag onvolledig, dan geldt bij deze regeling (volgorde van ontvangst) dat de aanvraag pas in behandeling wordt genomen zodra hij compleet is; de datum van de aanvullende informatie telt dan als nieuwe ontvangstdatum.

Beslistermijn

Je ontvangt binnen 13 weken de beslissing op je subsidieaanvraag (de beschikking).

Beoordeling

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld door de provincie, niet op inhoudelijke kwaliteit. Alleen als er meerdere aanvragen op dezelfde dag binnenkomen en dit samen het subsidieplafond van € 500.000 zou overschrijden, geldt een tiebreaker: de aanvraag met de laagste projectkosten gaat dan voor.

Uitbetaling

De manier van uitbetalen hangt af van de hoogte van je subsidie:

• Is je subsidie lager dan € 10.000, dan wordt deze direct vastgesteld en in één keer uitbetaald. Er is geen aparte voorschotfase of vaststellingsprocedure.
• Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je kiezen voor een voorschot van maximaal 80% van het toegekende bedrag. Kies je hiervoor, dan geef je bij je aanvraag een kasritme per kwartaal op: welke (deel)activiteiten en uitgaven in welk kwartaal plaatsvinden. Op basis daarvan bepaalt de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten.
• Vraag je geen voorschot aan bij je aanvraag, dan kun je dat alsnog doen bij een voortgangsrapportage tijdens de looptijd.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Verandert er iets in de uitvoering van je activiteiten, meld dit dan tijdig bij de provincie. Dit kan via de daarvoor bestemde knop op je dashboard in het Subsidieportaal, of met het aparte wijzigingsformulier op de website als je niet via het portaal hebt aangevraagd.
• Wijzigt je bestedingsritme (de verdeling van kosten over kalenderjaren, relevant bij subsidies boven € 1.500.000 met een meerjarige looptijd), meld dit dan direct, zodat het voorschotritme kan worden bijgesteld.
• Je communiceert dat je project (mede) mogelijk is gemaakt door de provincie Noord-Holland, met verplichte vermelding van naam en logo van de provincie op je communicatie-uitingen.
• Bij een voorschot lever je periodiek een voortgangsrapportage aan.

Eindverantwoording

Aan het einde van het project dien je een eindverantwoording in (zie de aparte informatie hierover op de website van de provincie). De provincie heeft hiervoor geen exacte termijn of format bekendgemaakt.

Bewaarplicht

Omdat de subsidie onder de de-minimisregeling valt, kan de Europese Commissie tot tien jaar na de subsidieverlening nog documentatie opvragen om te controleren of de steun rechtmatig is besteed. Bewaar dus alle relevante stukken over de besteding van de subsidie.

Bezwaar

Ben je het niet eens met de beslissing, dan kun je bezwaar maken. Dit staat op het Digitaal Loket.