MIT R&D Samenwerking Noord-Nederland 2020

Je kreeg tot 35% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 350.000 per R&D-samenwerkingsproject. Het ging om kosten voor onder andere personeel, apparatuur en materiaal die je maakte binnen het samenwerkingsproject.

Voor wie was dit? Voor mkb-ondernemers die gevestigd en actief waren in Drenthe, Friesland of Groningen, en die samenwerkten met minstens één andere, losstaande mkb-onderneming binnen een speciaal voor het project opgericht samenwerkingsverband.

Hoe werkte de aanvraag? Je vroeg de subsidie aan via het eLoket van het SNN. Daarbij moest je onder meer een projectplan en begroting aanleveren volgens vaste formats, plus ondertekende verklaringen van de penvoerder en projectpartners. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie het eerst compleet was, werd het eerst beoordeeld. Het resterende budget voor deze openstelling bedroeg € 2.000.000.

Deze regeling is inmiddels vervangen door nieuwere versies, zoals MIT R&D Samenwerking 2025 en 2026, die via hetzelfde loket van het SNN aangevraagd kunnen worden.

Harde eisen om mee te doen:

• Je bent mkb-ondernemer, gevestigd en actief in Drenthe, Friesland of Groningen.
• Je vraagt aan binnen een R&D-samenwerkingsverband: twee of meer losstaande mkb-ondernemingen die dit verband speciaal hebben opgericht om samen het R&D-samenwerkingsproject uit te voeren. Alleen aanvragen zonder samenwerkingspartner vallen dus af.
• Geen deelnemer neemt meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project voor zijn rekening. Draagt één partij meer dan 70%, dan is er feitelijk geen samenwerking en val je af.
• Minimaal 50% van de subsidiabele kosten wordt gedragen door deelnemers die in Drenthe, Friesland of Groningen zijn gevestigd én daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uitvoeren. Zit te veel van het projectbudget bij partijen buiten de regio, dan komt het project niet in aanmerking.
• Het project is gericht op onderzoek naar of ontwikkeling van een nieuw product, nieuwe dienst of nieuwe methode, of een aanmerkelijke vernieuwing daarvan. Routinematige verbeteringen zonder innovatief karakter vallen af.
• Het samenwerkingsproject past binnen de Innovatieprogramma's van de topsectoren. Sluit je project niet aan bij deze programma's, dan komt het niet in aanmerking.
• Je start pas met verplichtingen (bijvoorbeeld het aangaan van contracten voor het project) na het indienen van de aanvraag. Zijn er al verplichtingen aangegaan vóór de aanvraag, dan val je af.
• Het subsidiebedrag per deelnemer moet minimaal € 25.000 zijn. Kom je daar met jouw aandeel niet aan, dan is deelname niet mogelijk.
• Er moet budget beschikbaar zijn: het subsidieplafond van € 2.000.000 (resterend budget) mag niet zijn overschreden op het moment dat jouw aanvraag compleet binnenkomt, want beoordeling gebeurt op volgorde van ontvangst.

Wie in de kern afvalt: individuele ondernemers zonder samenwerkingsverband, projecten waarbij één partij het overgrote deel van de kosten draagt, projecten die niet passen binnen de innovatieprogramma's van de topsectoren, en aanvragen waarbij al is gestart met de uitvoering of met het aangaan van verplichtingen vóórdat de aanvraag is ingediend.

• Personeelskosten voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel dat aan het project werkte.
• (Afschrijvings)kosten van apparatuur en uitrusting die tijdens het onderzoeksproject werden gebruikt. Het gaat hier om de kosten die toe te rekenen zijn aan de periode dat de apparatuur voor het project werd ingezet, niet om de volledige aanschafwaarde.
• (Afschrijvings)kosten van gebouwen en gronden die tijdens het onderzoeksproject werden gebruikt. Ook hier gaat het om het deel van de kosten dat aan het project is toe te rekenen.
• Kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien. Hieronder valt bijvoorbeeld het inkopen van onderzoek bij een derde partij of het verwerven van kennis en patenten die nodig waren voor het project.
• Bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven, waaronder kosten voor materiaal, leveranties en soortgelijke producten die rechtstreeks uit het project voortvloeiden.

Voor de precieze rekenregels en definities van deze kostenposten geldt artikel 6 van de Verordening MIT R&D Samenwerking 2020. Er is geen verdere uitsplitsing van tarieven per kostensoort of aparte maxima per post: alle genoemde kosten samen vormen de subsidiabele kosten waarover het percentage van 35% wordt berekend, met als bovengrens het maximale subsidiebedrag per project (€ 350.000) en de bedragen per deelnemer (minimaal € 25.000, maximaal € 100.000 of € 175.000 afhankelijk van de omvang van het project).

Voor een volledig overzicht van wat wél en niet meetelt als subsidiabele kosten, raadpleeg je de Verordening MIT R&D Samenwerking 2020.

Belangrijk voor de besteding van kosten: er mogen geen verplichtingen zijn aangegaan vóórdat de subsidieaanvraag is ingediend. Kosten die voortkomen uit verplichtingen die al vóór de aanvraag zijn aangegaan, komen dus niet in aanmerking, ook niet als de kostensoort zelf (bijvoorbeeld personeel of apparatuur) wel op de lijst staat.

Ook relevant: minimaal 50% van de totale subsidiabele kosten van het project moet gedragen worden door deelnemers die in Drenthe, Friesland of Groningen zijn gevestigd en daar ook daadwerkelijk actief zijn. Dit is geen kostensoort op zich, maar een verdelingseis over de subsidiabele kosten van het gehele project.

Daarnaast geldt de eis dat geen enkele deelnemer meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project voor zijn rekening neemt. Dit raakt niet aan wat wel of niet subsidiabel is als kostensoort, maar aan hoe de subsidiabele kosten verdeeld moeten zijn over de samenwerkingspartners.

Voor de kosten die je tijdens de uitvoering maakt en die je later declareert, gebruik je bij de vaststelling het Kostenoverzicht MIT R&D Samenwerking en de Model urenregistratie, beide als vast format beschikbaar bij het loket. Deze formats bepalen hoe je de gemaakte kosten (waaronder personeelsuren) moet onderbouwen richting het SNN.</tekst> </invoke>

Voor het maximale subsidiebedrag per project gold: maximaal € 350.000 per R&D-samenwerkingsproject.

Voor het bedrag per individuele deelnemer in het samenwerkingsverband golden aparte grenzen:

• Minimaal € 25.000 per deelnemer, in alle gevallen.
• Maximaal € 100.000 per deelnemer, als het totale subsidiebedrag voor het hele samenwerkingsproject € 200.000 of minder was.
• Maximaal € 175.000 per deelnemer, als het totale subsidiebedrag voor het hele samenwerkingsproject méér dan € 200.000 was.

Bij toekenning kreeg je eenmalig een voorschot van maximaal 40% van de verleende subsidie. Dit voorschot vroeg je apart aan in het eLoket, het werd niet automatisch uitgekeerd.

Het definitieve subsidiebedrag werd achteraf vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Vielen de kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. De subsidie kon nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking, ook niet als de werkelijke kosten hoger waren dan begroot.

In totaal was er voor deze openstelling € 2.000.000 aan budget beschikbaar (het subsidieplafond). Omdat aanvragen op volgorde van ontvangst werden behandeld, kon het zijn dat een op zich goede aanvraag toch misliep als het plafond al was bereikt door eerder binnengekomen, complete aanvragen.

Het aanvraagproces bestond uit twee hoofdstappen:

Stap 1: documenten verzamelen en klaarzetten Voordat je de aanvraag indiende, moest je alle benodigde documenten ingevuld klaar hebben op je computer. Van de penvoerder (de hoofdaanvrager die het project namens het samenwerkingsverband indient) waren de volgende documenten nodig:

• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar: financieel overzicht van de onderneming.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen, indien van toepassing: laat zien hoe het samenwerkingsverband juridisch is opgebouwd.
• Een kopie van de beschikking(en) of aanvraagformulier(en) van de projectaanvraag bij een andere instantie, indien je al bij een andere instantie subsidie had aangevraagd of gekregen voor hetzelfde project.
• Format Projectplan MIT R&D Samenwerking 2020 (DOCX): een verplicht format waarin je het R&D-project beschrijft.
• Format begroting (MIT R&D S 2020 begroting, XLSX): een verplicht format voor de kostenraming van het project.
• Verklaring financiële moeilijkheden: een verklaring over de financiële positie van de onderneming.
• Ondertekening Penvoerder (PDF): dit document wordt ondertekend door de penvoerder van het samenwerkingsverband.
• Ondertekening Projectpartner(s) (PDF): dit document wordt ondertekend door elke projectpartner die meedoet in het samenwerkingsverband.
• Machtiging Intermediair (PDF): alleen nodig als je een intermediair (bijvoorbeeld een adviseur) machtigt om namens jou te handelen; wordt ondertekend door de machtigende partij.
• Privacyverklaring subsidies (PDF, versie 18-06-2020).
• Mkb-verklaring (PDF): een verklaring waarmee je aantoont dat je onderneming aan de mkb-criteria voldoet.

Van elke projectpartner of mede-aanvrager waren daarnaast nodig:

• Mkb-verklaring
• Verklaring financiële moeilijkheden
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen, indien van toepassing
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar

Let op privacy: burgerservicenummers waren niet nodig voor de aanvraag. Stonden deze toch in de aangeleverde documenten, dan moest je ze zelf verwijderen of afschermen voordat je de documenten deelde met het SNN.

Stap 2: aanvraag indienen via het eLoket Via de knop "Aanvraag starten" kwam je in het aanvraagproces van het eLoket (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Hier uploadde je alle documenten en leverde je de gevraagde informatie aan, waaronder het projectplan. Vanuit je persoonlijke account in het eLoket kon je vervolgens de behandeling van je aanvraag volgen.

Voor deze openstelling 2020 gold geen specifieke deadline of sluitingsdatum; wel werden aanvragen beoordeeld op volgorde van ontvangst, dus volledigheid en snelheid van indienen waren relevant zolang het budget van € 2.000.000 nog niet was uitgeput.

Eerst controleert het SNN of je aanvraag compleet is. Dit gebeurt op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget van € 2.000.000. Is je aanvraag niet compleet, dan loop je risico dat andere, wel complete aanvragen je voorgaan in de behandeling.

Is de aanvraag volledig, dan volgt de inhoudelijke beoordeling. Het SNN controleert dan of je aanvraag voldoet aan de eisen uit de subsidieregeling, of het project past binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten passen binnen de geldende regelgeving. Na afronding van deze beoordeling ontvang je een besluit op je aanvraag.

Bij een akkoord ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. Vanaf dat moment gelden twee termijnen: je moet starten met de uitvoering binnen 6 maanden na subsidieverlening, en het project moet zijn afgerond binnen 24 maanden na de start. De regeling gebruikt hiervoor op twee plaatsen een andere formulering: "24 maanden na subsidieverlening" en "24 maanden na de start van het project". Check bij twijfel je eigen verleningsbeschikking voor de exacte formulering.

Uitbetaling verloopt in twee fasen:

• Voorschot: bij verlening kun je eenmalig een voorschot aanvragen van maximaal 40% van de verleende subsidie. Dit voorschot wordt niet automatisch uitgekeerd, je vraagt het apart aan via het eLoket.
• Vaststelling: aan het einde van het project dien je het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit kan tot maximaal vier weken na de realisatietermijn van 24 maanden. Op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten stelt het SNN het definitieve subsidiebedrag vast.

Belangrijk: de subsidie kan nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen de werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd ten opzichte van de begrote kosten.

Voor de onderbouwing van de einddeclaratie gebruik je vaste formats en hulpmiddelen die het SNN beschikbaar stelt: de Handleiding declaratiemodule ELOKET, het Kostenoverzicht MIT R&D Samenwerking, het Protocol en controleverklaring MIT R&D Samenwerking, en het Model urenregistratie. Ook de Ondertekening Vaststelling (PDF) is onderdeel van dit proces.

Er gelden geen aparte tussentijdse rapportageverplichtingen tijdens de looptijd van het project, los van de voorschotaanvraag en de einddeclaratie. Er is geen vaste termijn tussen indienen en besluit.