MIT R&D Samenwerking Noord-Nederland 2021

Binnen het project ontwikkel je samen een nieuw product, een nieuwe dienst of een nieuw proces dat dicht bij de markt staat. Je moest dit doen in een samenwerkingsverband van twee of meer losstaande mkb-ondernemingen, speciaal opgericht voor de uitvoering van dit project.

Je kreeg 35% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 350.000 per project. Kosten die in aanmerking kwamen waren onder meer personeelskosten, apparatuur en materiaal, kosten van gebouwen en gronden tijdens het project, contractonderzoek en kennis en octrooien, en bijkomende operationele kosten die rechtstreeks uit het project voortvloeiden.

De aanvraag verliep via het eLoket van SNN. Je penvoerder en projectpartners moesten samen een reeks documenten aanleveren: een jaarrekening, een ondertekend projectplan en begroting volgens vaste formats, een mkb-verklaring, een verklaring financiële moeilijkheden en (indien van toepassing) een beschrijving van de juridische organisatiestructuur van het samenwerkingsverband. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst beoordeeld op volledigheid, en pas daarna inhoudelijk getoetst aan de voorwaarden van de regeling.

Na toekenning kreeg je een voorschot van maximaal 40% van het verleende bedrag. Het project moest binnen 6 maanden na verlening starten en binnen 24 maanden zijn afgerond, waarna je een eindverslag en einddeclaratie indiende voor de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag.

Je komt alleen in aanmerking als je aan al deze eisen voldoet:

• Je bent mkb-ondernemer, gevestigd en actief in Drenthe, Friesland of Groningen.
• Je doet mee in een R&D-samenwerkingsverband van twee of meer losstaande mkb-ondernemingen. Een samenwerkingsverband van één deelnemer volstaat dus niet, het gaat om een verband dat is opgericht om samen het R&D-project uit te voeren.
• Geen enkele deelnemer neemt meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project voor zijn rekening. Draagt één partner te veel van de kosten, dan valt het project buiten de regeling.
• Minimaal 50% van de subsidiabele kosten van het project wordt gedragen door deelnemers die in Drenthe, Friesland of Groningen zijn gevestigd en daar ook ondernemingsactiviteiten uitvoeren. Bestaat het verband grotendeels uit partijen van buiten deze provincies, dan voldoe je niet.
• Het project richt zich op onderzoek naar of ontwikkeling van een nieuw product, nieuwe dienst of nieuwe methode, of het aanmerkelijk vernieuwen daarvan. Een project dat neerkomt op een kleine aanpassing van een bestaand product valt af.
• Je bent nog geen verplichtingen aangegaan vóór het indienen van de aanvraag. Heb je al een opdracht gegeven, materiaal gekocht of een contract getekend voor het project, dan komt dat deel niet meer in aanmerking (en kan het de hele aanvraag in gevaar brengen).
• Het subsidiebedrag per deelnemer is minimaal € 25.000. Vraag je als individuele deelnemer minder aan, dan val je af.
• Het project moet passen binnen een van de Kennis- en Innovatieagenda's (KIA's) zoals beschreven in het document Missies en Sleuteltechnologieën. Past je project bij geen van de KIA's, dan komt het niet in aanmerking.
• Je start de uitvoering van het project binnen 6 maanden na subsidieverlening en rondt het af binnen 24 maanden na subsidieverlening.

Wie hier vooral op afvalt: eenpitters zonder samenwerkingspartner (het moet een samenwerkingsverband zijn), projecten waarbij één partij te veel van de kosten draagt of te weinig noordelijke betrokkenheid heeft, en aanvragers die al zijn begonnen voordat ze de aanvraag indienden.

Je kreeg subsidie voor kosten die rechtstreeks samenhingen met het R&D-samenwerkingsproject.

Personeelskosten

Kosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel dat aan het project werkte.

(Afschrijvings)kosten van apparatuur en uitrusting

Kosten van apparatuur en uitrusting die tijdens het onderzoeksproject werd gebruikt. Het gaat hier om afschrijvingskosten, niet om de volledige aanschafwaarde.

(Afschrijvings)kosten van gebouwen en gronden

Kosten van gebouwen en gronden die tijdens het onderzoeksproject werden gebruikt, ook hier als afschrijvingskosten.

Kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien

Kosten die je maakte voor het inkopen van onderzoek bij derden, het verwerven van kennis en voor octrooien die nodig waren voor het project.

Bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven

Hieronder valt onder meer materiaal en leveranties, en andere producten die rechtstreeks uit het project voortvloeiden.

Over al deze subsidiabele kosten samen kreeg je 35% subsidie, met het eerder genoemde maximum van € 350.000 per project en de grenzen per deelnemer (minimaal € 25.000, maximaal € 100.000 of € 175.000 afhankelijk van de hoogte van de totale subsidie).

Wat niet in aanmerking komt

Wel is duidelijk dat kosten voor verplichtingen die je al vóór het indienen van de aanvraag bent aangegaan, niet in aanmerking komen: er mogen geen verplichtingen zijn aangegaan vóór indiening van de subsidieaanvraag. Dit betekent dat inkopen, opdrachten of contracten die je al had afgesloten voordat je de aanvraag indiende, buiten de subsidie vallen.

Bij de vaststelling na afloop van het project werd gekeken naar de kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt. Vielen deze lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Voor de einddeclaratie moest je gebruikmaken van het Kostenoverzicht MIT R&D Samenwerking en, indien van toepassing, het model urenregistratie voor loonkosten van eigen medewerkers.

Je krijgt 35% van de subsidiabele kosten van het R&D-samenwerkingsproject, met een maximum van € 350.000 per project. Per deelnemer in het samenwerkingsverband geldt bovendien een aparte bandbreedte:

• Het subsidiebedrag per deelnemer is minimaal € 25.000.
• Is de totale subsidie voor het project maximaal € 200.000, dan is het subsidiebedrag per deelnemer maximaal € 100.000.
• Is de totale subsidie voor het project hoger dan € 200.000, dan is het subsidiebedrag per deelnemer maximaal € 175.000.

Dat betekent in de praktijk dat hoe meer deelnemers een samenwerkingsverband heeft, hoe hoger het totale projectbudget kan uitvallen binnen het maximum van € 350.000, omdat elke deelnemer zijn eigen deel binnen de genoemde grenzen aanvraagt.

Bij toekenning ontvang je eenmalig een voorschot van maximaal 40% van het verleende subsidiebedrag. Dit voorschot vraag je apart aan in het eLoket.

Het uiteindelijke, definitieve subsidiebedrag wordt na afloop van het project vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd. De subsidie kan nooit hoger uitvallen dan het bedrag dat in de verleningsbeschikking staat, ook niet als de kosten hoger uitpakken dan begroot.

Stap 1: documenten verzamelen en klaarzetten

Voordat je de aanvraag start, moesten penvoerder en projectpartner(s) samen de volgende documenten voorbereiden.

Van de penvoerder:

• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (alleen als van toepassing), volgens een verplicht format (DOCX).
• Projectplan, ingevuld volgens het verplichte Format projectplan (DOCX).
• Begroting, ingevuld volgens het verplichte Format begroting (XLSX).
• Verklaring financiële moeilijkheden.
• Ondertekening penvoerder: een formulier dat de penvoerder ondertekent (PDF-format vastgesteld door SNN).
• Machtiging intermediair, in te vullen en te ondertekenen als je een intermediair (bijvoorbeeld een adviseur) machtigt om namens je te handelen.
• Mkb-verklaring, waarmee je aantoont dat je onderneming aan de mkb-criteria voldoet.
• Kopie bankafschrift, ter verificatie van het bankrekeningnummer.

Van elke projectpartner of mede-aanvrager:

• Ondertekening projectpartner(s): een formulier dat de projectpartner ondertekent.
• Mkb-verklaring.
• Verklaring financiële moeilijkheden.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (indien van toepassing).
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.

Let op privacy: het loket vraagt geen burgerservicenummers. Staan die in je documenten, verwijder of scherm ze dan af voordat je ze deelt.

Stap 2: aanvraag indienen via het eLoket

Via de knop "Aanvraag starten" kom je in het aanvraagproces op https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp. Daar upload je alle documenten uit stap 1 en lever je de overige gevraagde informatie aan, waaronder het projectplan. Vanuit je persoonlijke account in het eLoket volg je vervolgens de behandeling van je aanvraag.

Voor vragen tijdens het aanvraagproces kun je contact opnemen met Team Kennis & Innovatie van SNN, telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 08:30 en 17:00 uur via 050 5224 914, of per e-mail via kennis&innovatie@snn.nl.

Beoordeling

SNN beoordeelt eerst of je aanvraag compleet is, op volgorde van ontvangst. Aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor subsidie. Is je aanvraag volledig, dan volgt een inhoudelijke beoordeling: SNN controleert of je aanvraag voldoet aan de eisen van de subsidieregeling, of het project past binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten passen binnen de geldende regelgeving. Na afronding van deze beoordeling ontvang je een besluit.

Bij toekenning

Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. Vanaf dat moment gelden twee termijnen: het project moet 24 maanden na de start uitgevoerd zijn, en de uitvoering moet binnen 6 maanden na subsidieverlening zijn gestart.

Je ontvangt bij verlening eenmalig een voorschot van maximaal 40% van de verleende subsidie. Dit voorschot vraag je zelf aan in het eLoket, het wordt niet automatisch uitgekeerd.

Vaststelling aan het einde van het project

Aan het einde van het project dien je een vaststellingsverzoek in, ook wel de einddeclaratie genoemd. Dit kan tot maximaal vier weken na de realisatietermijn van 24 maanden.

Bij de vaststelling moet je de volgende documenten indienen:

• Een eindverslag over de uitvoering en de resultaten van de activiteiten.
• Een mededeling van andere inkomsten, waaronder andere subsidies, waarmee de activiteit is gefinancierd.
• Als het subsidiebedrag € 125.000 of meer bedraagt: een controleverklaring van een accountant of accountant-administratieconsulent zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waaruit blijkt dat wordt voldaan aan de voorschriften van artikel 4:45 van de Algemene wet bestuursrecht.

SNN stelt aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte kosten het definitieve subsidiebedrag vast. Twee belangrijke regels daarbij:

• De subsidie kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat in de verleningsbeschikking is toegekend, ook niet als je project duurder uitpakte dan begroot.
• Vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Tijdens de looptijd

Voor de einddeclaratie gebruik je het Kostenoverzicht MIT R&D Samenwerking en, als er sprake is van loonkosten van eigen medewerkers, houd je een urenregistratie bij volgens het verplichte model. Voor het aanvragen van het voorschot en voor de vaststelling gebruik je de daarvoor bedoelde ondertekeningsformulieren (Ondertekening voorschot en Ondertekening Vaststelling). De Handleiding declaratiemodule ELOKET en het Protocol en controleverklaring MIT R&D Samenwerking geven hierbij nadere instructies.