Subsidie Vitale binnenstad

De Impulssubsidie is bedoeld voor een nieuw idee of voor een bestaande activiteit die een eenmalige impuls nodig heeft, bijvoorbeeld voor doorgroei, een vernieuwd programma, een nieuwe doelgroep of een doorstart. Je kunt hiervoor maximaal € 50.000 per aanvraag krijgen. In 2026 is er in totaal € 225.183 beschikbaar voor deze subsidie.

Er zijn twee aanvraagrondes per jaar. Ronde 1 was voor activiteiten tussen juni 2026 en juni 2027 en sloot op 1 maart 2026. Ronde 2 loopt van 1 juli tot 1 oktober en is voor activiteiten die in 2027 plaatsvinden.

Je vraagt de subsidie aan met eHerkenning (niveau 2+ of hoger) als organisatie, of met DigiD als inwoner van Leiden, via het subsidieloket van de gemeente Leiden. Een beoordelingscommissie beoordeelt je aanvraag en nodigt je, als je aanvraag goed genoeg scoort, uit voor een pitchbijeenkomst waar je je idee mondeling toelicht. Daarna beslist de commissie welke aanvragen geld krijgen en hoeveel. Je hoort uiterlijk 13 weken na het sluiten van de ronde of je de subsidie krijgt.

Basiseisen voor je aanvraag:

• Je hebt een nieuw idee, of je bestaande activiteit heeft een impuls nodig: een doorgroei met groter bereik, vernieuwing van programmering of locatie, een nieuwe doelgroep, of een doorstart na minstens 1 jaar niet plaatsgevonden te hebben.
• Je werkt duurzaam samen met 1 of meerdere organisaties of partners. Dat betekent: minimaal 10% van de begroting bestaat uit cofinanciering van een derde partij (financieel of in kind), er is een duidelijke taakverdeling tussen de partners, en de samenwerking loopt door na besteding van de subsidie.
• Je activiteit heeft steun van bewoners, ondernemers, instellingen in Leiden of andere belanghebbenden.
• Je hebt de juiste gemeentelijke vergunningen en ontheffingen, of je regelt die op tijd.

Je valt af (weigeringsgronden) als:

• De cofinanciering van een derde partij minder dan 10% van de begroting is.
• Het aangevraagde subsidiebedrag meer dan 50% van de totale inkomsten in de begroting is.
• Je aanvraag minder dan 65 punten scoort in het beoordelingsformulier voor Categorie B.
• Je financiële middelen (inclusief de subsidie) onvoldoende worden geacht om de activiteit uit te voeren.
• De kosten niet in redelijke verhouding staan tot de omvang van de activiteit of het effect op een vitale binnenstad.
• Op voorhand al duidelijk is dat je de benodigde vergunningen of ontheffingen niet hebt of niet krijgt.
• Je aanvraag alleen bedoeld is om het voortbestaan van je organisatie te financieren, niet om een activiteit.
• Voor hetzelfde initiatief al subsidie is verleend vanuit een andere Leidse subsidieregeling.

Verder geldt: als je subsidie aanvraagt voor je organisatie, gebruik dan eHerkenning (niveau 2+ of hoger) en niet je persoonlijke DigiD, anders vraag je de subsidie per ongeluk op persoonlijke titel aan. Als je wordt uitgenodigd voor de pitchbijeenkomst, moet je fysiek aanwezig zijn om je idee te pitchen; zonder die aanwezigheid krijg je de subsidie niet.

Let op de opbouw: je kunt de Impulssubsidie voor hetzelfde project maximaal drie jaar achtereenvolgend aanvragen, waarbij elk volgend bedrag lager moet zijn dan het bedrag dat de keer daarvoor is verleend. Wie voor een beeldbepalend initiatief in aanmerking wil komen (de andere subsidie binnen deze regeling) loopt tegen een andere deadline en andere criteria aan; die ronde sloot op 1 oktober 2024 en is nu niet aan te vragen.

Rekenregel voor de subsidiabele kosten

• Maximaal 50% van de sluitende begroting van je activiteit komt in aanmerking voor subsidie. De andere 50% breng je zelf in, eventueel samen met een samenwerkingspartner.
• Die eigen bijdrage van 50% mag ook in kind worden ingebracht, dus via de inzet van personele uren vanuit je organisatie.
• Los daarvan geldt de eis dat minimaal 10% van je totale begroting bestaat uit cofinanciering van een derde partij (financieel of in kind). Dit is een aparte voorwaarde naast de 50%-regel: zonder deze cofinanciering wordt je aanvraag geweigerd.
• Het aangevraagde subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan 50% van de totale inkomsten in je begroting.
• Het te subsidiëren bedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw.

Wat je in je begroting moet opnemen Je begroting moet in ieder geval bevatten:

• Het totaal aan inkomsten en uitgaven voor de activiteit.
• Een overzicht van subsidies of vergoedingen die je voor dezelfde activiteit al hebt aangevraagd of gekregen, met de stand van zaken daarvan.
• Een toelichting op hoe jij of je samenwerkingspartner via cofinanciering bijdraagt, inclusief eventuele inzet van personele uren.

Wat nadrukkelijk niet wordt gesubsidieerd

• Kosten die niet aantoonbaar bijdragen aan de activiteiten waarvoor je de subsidie hebt aangevraagd.
• Kosten die het college niet redelijk vindt.
• Aanvragen die alleen bedoeld zijn om het voortbestaan van je organisatie te financieren (dus niet gericht op een concrete activiteit).
• Activiteiten waarvoor al subsidie is verleend vanuit een andere Leidse subsidieregeling.
• Activiteiten waarvoor op voorhand duidelijk is dat de benodigde vergunningen of ontheffingen niet in bezit zijn of niet verleend gaan worden.

Vergunningen en ontheffingen De kosten van je activiteit staan los van de vergunningenplicht, maar let op: je moet zelf de juiste gemeentelijke vergunningen en ontheffingen hebben of regelen. Gebruik de EvenementAssistent om te controleren wat je nodig hebt. Als op voorhand al duidelijk is dat je deze niet krijgt, wordt de subsidie geweigerd, ook als de kosten verder in orde zijn.

Verhouding kosten en effect Het college weigert subsidie als de kosten van de activiteit niet in redelijke verhouding staan tot de omvang van de activiteit of het effect dat je ermee wilt bereiken op een vitale binnenstad. Dit is een apart toetsingspunt naast de 50%-regel en de redelijkheid van individuele kostenposten.

Er staat alleen de algemene regel dat kosten aantoonbaar moeten bijdragen aan de activiteit en redelijk moeten zijn, plus de 50%-financieringsregel en de 10%-cofinancieringseis. Voor concrete voorbeelden van gesubsidieerde activiteiten (niet kostensoorten) kun je denken aan evenementen zoals de 100 Bruggenloop, het Hofjesfestival of sfeerverlichting in de binnenstad; dit zijn voorbeelden van type activiteiten die eerder subsidie kregen, geen kostenposten met een eigen tarief.

Hoe het bedrag wordt bepaald:

• Maximaal 50% van je sluitende begroting komt in aanmerking voor subsidie. De andere 50% moet je zelf of samen met een samenwerkingspartner inbrengen, eventueel in kind (via inzet van personele uren).
• Het aangevraagde subsidiebedrag mag niet meer zijn dan 50% van de totale inkomsten in je begroting, anders wordt de aanvraag geweigerd.
• Minimaal 10% van je begroting moet uit cofinanciering van een derde partij bestaan (financieel of in kind).
• Het subsidieplafond van € 225.183 wordt jaarlijks evenredig verdeeld over de twee rondes: 50% per ronde. Als het budget van de eerste ronde niet wordt bereikt, gaat het restant naar de tweede ronde.
• Bij overschrijding van het beschikbare budget door meerdere aanvragen samen, bepaalt de mate waarin je aan de beoordelingscriteria voldoet hoe hoog je subsidie wordt en of je voorrang krijgt.
• Het te subsidiëren bedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw.

Afbouw bij herhaalde aanvragen: de Impulssubsidie heeft een afbouwend karakter. Je kunt voor hetzelfde project maximaal drie keer achtereenvolgend een aanvraag indienen, maar elk volgend toegekend bedrag moet lager zijn dan het bedrag dat de vorige keer is verleend. Is er in het jaar ervoor al subsidie toegekend voor hetzelfde project, dan kan het jaar erna dus alleen een lager bedrag worden toegekend.

Je krijgt geen subsidie (of een lager bedrag) als:

• De cofinanciering onder de 10%-grens blijft.
• Je aanvraag onder de 65 punten scoort in het beoordelingsformulier.
• Je begroting niet sluitend is of de kosten niet redelijk worden geacht.

Stap 2: verzamel je documenten Voor de Impulssubsidie moet je een projectplan indienen met daarin:

• Een beschrijving van je initiatief of activiteit: is het nieuw, of gaat het om een doorgroei, vernieuwing van programmering of locatie, een nieuwe doelgroep, of een doorstart na minstens 1 jaar stilstand.
• Een beschrijving van de duurzame samenwerking: met wie werk je samen, hoe is de taakverdeling, hoe wordt de samenwerking na de subsidieperiode voortgezet en geformaliseerd, en hoe zit de cofinanciering (minimaal 10% van de begroting, financieel of in kind).
• Hoe je activiteit bijdraagt aan de speerpunten van een vitale binnenstad.
• Welke doelgroep je bereikt en met hoeveel mensen.
• Waar en wanneer de activiteit plaatsvindt.
• Het te verwachten draagvlak onder bewoners, ondernemers, instellingen of andere belanghebbenden.

Daarnaast lever je een sluitende begroting aan met:

• Het totaal aan inkomsten en uitgaven voor de activiteit.
• Een overzicht van subsidies of vergoedingen die je voor dezelfde activiteit al hebt aangevraagd of gekregen, met de status daarvan.
• Een toelichting op hoe jij of je samenwerkingspartner bijdraagt via cofinanciering, eventueel in de vorm van personele uren.

Stap 3: dien je aanvraag in via het subsidieloket Klik op de aanvraagknop op de productpagina; je komt dan automatisch in het subsidieloket waar je inlogt en meteen bij het juiste formulier terechtkomt. Meer uitleg over het loket zelf staat op de pagina over het subsidieloket.

Stap 4: check op vergunningen Zorg dat je de juiste gemeentelijke vergunningen en ontheffingen hebt of aanvraagt. Gebruik de EvenementAssistent om te controleren wat je nodig hebt. Is op voorhand al duidelijk dat je de benodigde vergunning niet krijgt, dan wordt je aanvraag geweigerd.

Stap 5: beoordeling en eventueel de pitchbijeenkomst Na indiening beoordeelt de beoordelingscommissie je aanvraag met het beoordelingsformulier uit bijlage B van de subsidieregeling. Scoor je hoog genoeg, dan word je uitgenodigd voor een pitchbijeenkomst. Daar presenteer je je idee fysiek aan de commissie, in aanwezigheid van de andere aanvragers uit die ronde. Fysieke aanwezigheid is verplicht om de subsidie te kunnen krijgen.

Stap 6: uitslag Je ontvangt uiterlijk 13 weken na het sluiten van de subsidieronde (1 maart of 1 oktober) een brief met de beslissing over je aanvraag.

Vragen tijdens het proces Voor vragen kun je e-mailen naar subsidie@leiden.nl of bellen met de gemeente via 14 071.</tekst> </invoke>

Uitbetaling Het college betaalt de volledige subsidie in één keer uit als voorschot, op het moment van de subsidieverlening. Je hoeft dus niet te wachten op declaraties tijdens de looptijd; het bedrag wordt vooraf in zijn geheel overgemaakt. Het subsidiebedrag wordt pas definitief nadat je verantwoording hebt afgelegd.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je voert de activiteiten uit zoals beschreven in je aanvraag.
• Zodra aannemelijk is dat je de activiteiten niet, of niet helemaal, gaat uitvoeren, of niet aan de verplichtingen kunt voldoen, meld je dit direct schriftelijk aan het college.
• Niet-gebruikt subsidiegeld betaal je direct terug zodra de gemeente dat vraagt.
• Je informeert het college zo snel mogelijk schriftelijk over: besluiten gericht op beëindiging van de activiteiten of ontbinding van je organisatie, relevante wijzigingen in de financiële of organisatorische verhouding met derden, ontwikkelingen die het nakomen van je verplichtingen in gevaar brengen, en wijzigingen in statuten die de rechtsvorm, bestuurders of doelstelling van je organisatie raken.

Verantwoording en vaststelling

• Bij subsidies vanaf € 5.001 tot € 100.000 (waar de meeste Impulssubsidies onder vallen) dien je uiterlijk 13 weken na uitvoering van de activiteiten een aanvraag tot subsidievaststelling in. Deze bevat een inhoudelijk verslag (met een toelichting op de behaalde impact met het oog op de beoordelingscriteria) en een financieel verslag waarin de gemeentelijke subsidie duidelijk is weergegeven.
• Bij subsidies tot en met € 5.000 stelt het college de subsidie direct vast, of ambtshalve binnen 13 weken na de uiterste uitvoeringsdatum. Ook dan kan het college vragen om aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan. Bij directe vaststelling controleert het college steekproefsgewijs of de activiteiten zijn gerealiseerd zoals aangevraagd.
• Het college stelt de subsidie vast binnen 13 weken na ontvangst van je aanvraag tot vaststelling (of, als geen aanvraag nodig is, na indiening van de verantwoording). Is er meer tijd nodig, dan laat het college dat zo snel mogelijk weten.
• Dien je de aanvraag tot vaststelling niet op tijd in, dan volgt na een eenmalig rappel en 6 weken een ambtshalve vaststelling, waarbij het college het toegekende bedrag terugvordert.
• Blijkt bij de verantwoording dat niet alle activiteiten zijn uitgevoerd of niet het hele bedrag is besteed, dan kan het college het subsidiebedrag lager vaststellen en het niet-bestede deel terugvorderen.