Subsidieregeling Meerjarige cultuursubsidies 2026-2028

Meerjarige cultuursubsidies 2026-2028 is een subsidie van de gemeente Leiden voor culturele organisaties en makers die op professioneel niveau en structureel activiteiten aanbieden. De subsidie loopt over drie jaar (2026, 2027 en 2028) en is bedoeld voor zeven soorten activiteiten: een broedplaats, cultuurparticipatie beeldende kunst en theater voor kinderen en jongeren, cultuurparticipatie in de wijken, een poppodium, een schouwburg en stadsgehoorzaal, een vlakke vloer theater, en andere culturele activiteiten (podiumkunst, beeldende kunst, muziekprogrammering, culturele evenementen).

Je vraagt aan met een meerjarig activiteitenplan en een sluitende begroting voor alle drie de jaren. Een onafhankelijke beoordelingscommissie cultuur beoordeelde de aanvragen in 2025 op kwaliteit, en het college van B en W nam op basis van dat advies in september een besluit. Aanvragers kregen uiterlijk 31 december een brief met de uitslag.

De bedragen per activiteit lopen sterk uiteen: van € 75.890 voor cultuurparticipatie in de wijken tot € 3.546.620 voor de schouwburg en stadsgehoorzaal. Voor poppodium, schouwburg/stadsgehoorzaal en vlakke vloer theater wordt maar één subsidie per categorie verstrekt.

Na toekenning gelden verplichtingen zoals jaarlijkse rapportage, eventueel een tussenrapportage, en verantwoording na afloop van de subsidieperiode.

Wie mag aanvragen

• Je bent een culturele organisatie (een rechtspersoon zonder winstoogmerk met een statutaire doelstelling op cultuurgebied, actief in Leiden) of een maker (een professionele kunstenaar of ondernemer in de cultuursector, aantoonbaar geïntegreerd in de Leidse culturele infrastructuur).

Omzeteis

• Je hebt in de laatste drie afgesloten boekjaren jaarlijks minimaal € 25.000 omzet behaald. Dit moet je aantonen met jaarrekeningen.

Locatie-eis

• De activiteit wordt in Leiden uitgevoerd.

Gedragscodes

• Je handelt volgens de Code of Good Governance (Governance Code Cultuur).
• Je hanteert de Codes Diversiteit & Inclusie en Fair Practice, of je laat in een stappenplan zien hoe je deze gaat invoeren.

Minimumbedrag

• Je vraagt jaarlijks minimaal € 15.000 aan. Vraag je minder aan, dan wordt de subsidie geweigerd.

Uitsluitingen

Je valt ook af als:

• je al subsidie ontvangt vanuit de Subsidieregeling Amateurkunst Leiden;
• de activiteit uitsluitend via deze regeling wordt gefinancierd (er moet dus ook andere financiering of eigen inkomsten in de begroting staan; als je geen andere inkomsten dan deze subsidie hebt begroot, wordt de aanvraag geweigerd);
• je financiële middelen (inclusief de aangevraagde subsidie) onvoldoende worden geacht om de activiteiten uit te voeren;
• het college voor dezelfde kosten al eerder subsidie heeft verleend.

Specifiek voor "andere culturele activiteiten"

• Bij individuele beoordeling geldt een aparte knock-out: haal je minder dan de helft van het maximale aantal punten (dus minder dan 50 van de 100), dan val je af en word je niet meegenomen naar de tweede, integrale beoordelingsronde.

Aantal subsidies per categorie

• Voor poppodium, schouwburg en stadsgehoorzaal, en vlakke vloer theater wordt maximaal één subsidie per categorie verstrekt. Bij meer dan één geschikte aanvraag in zo'n categorie beslist de rangschikking (en bij gelijke score eventueel loting) wie de subsidie krijgt; de andere aanvrager valt dan af, ook al voldeed die aan alle eisen.

Aanvraagtermijn

• De aanvraag moest zijn ingediend vóór 1 mei 2025. Mis je die termijn, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen. Ontbreken er stukken uit artikel 4, dan krijg je een hersteltermijn van 7 dagen om ze aan te vullen; lever je die dan nog niet aan, dan valt de aanvraag ook af.

Ook algemene weigeringsgronden uit de Algemene Subsidieverordening gemeente Leiden en de Algemene wet bestuursrecht kunnen leiden tot afwijzing, bijvoorbeeld als de activiteiten niet ten goede komen aan inwoners van Leiden, niet passen binnen het gemeentelijk beleid, of als je zonder subsidie al voldoende middelen hebt.

Hoofdregel: maximaal 100% van het exploitatietekort

De subsidie bedraagt niet meer dan 100% van het exploitatietekort van de gesubsidieerde activiteiten. Dat betekent dat je een sluitende meerjarenbegroting voor 2026, 2027 en 2028 moet indienen met alle inkomsten en uitgaven voor de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt. De subsidie vult het gat tussen je eigen inkomsten (kaartverkoop, andere subsidies, fondsen, sponsoring, private middelen) en de kosten van de activiteiten. Vraag je subsidie aan voor meerdere activiteiten (bijvoorbeeld zowel broedplaats als cultuurparticipatie), dan maak je voor elke activiteit een eigen deelbegroting, omdat elke activiteit een eigen subsidieplafond heeft.

Wat expliciet niet subsidiabel is

• Kosten van consumpties voor bezoekers. Drank en eten voor je publiek betaal je dus niet uit deze subsidie.
• Kosten die het college niet redelijk vindt. Dit is een open norm: het college beoordeelt per geval of een kostenpost redelijk is voor de activiteit in kwestie. Het dossier geeft geen nadere invulling van wat wel of niet als "redelijk" geldt.

Verplichte onderbouwing van de begroting

Om voor subsidiëring van je tekort in aanmerking te komen, moet je begroting aan een aantal eisen voldoen:

• Ze bevat inkomsten en uitgaven voor de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt.
• Je geeft aan welke andere subsidies of vergoedingen je voor dezelfde activiteiten hebt aangevraagd of al hebt gekregen, met de stand van zaken daarvan.
• Als je een culturele organisatie bent, geef je ook inzicht in je vermogen op het moment van aanvraag.
• De begroting moet sluitend zijn: inkomsten en uitgaven moeten in balans zijn, waarbij de subsidie het verschil (het tekort) dekt.

Cofinanciering telt mee in de beoordeling

Bij de beoordeling van de organisatorische en zakelijke kwaliteit wordt onder meer gekeken naar de mate waarin cofinanciering is voorzien die niet uit subsidie of fondsbijdragen bestaat, en hoe zeker die cofinanciering is. Een begroting die volledig op subsidie leunt, scoort dus zwakker dan een begroting met een gezonde mix van eigen inkomsten.

Weerstandsvermogen telt niet automatisch als "eigen geld"

Volgens de Algemene Subsidieverordening wordt bij jaarlijkse subsidies een eigen financieel vermogen tot maximaal 10% van de totale jaaromzet aangemerkt als weerstandsvermogen en buiten beschouwing gelaten bij de beoordeling van de hoogte van de subsidie. Het college kan hiervan in individuele gevallen afwijken. Met andere woorden: een beperkte buffer wordt niet zomaar van je subsidiebehoefte afgetrokken, maar een groot eigen vermogen kan wel meewegen in de beoordeling van je exploitatietekort.

Egalisatiereserve

Bij subsidies van € 50.000 of meer kan het college bepalen dat je een egalisatiereserve vormt (een reserve om schommelingen tussen jaren op te vangen). Je kunt hier ook zelf om verzoeken.

Indexering

Het college kan verleende subsidies jaarlijks indexeren, maar het dossier noemt geen percentage of automatische indexeringsregel; dit is een bevoegdheid van het college, geen gegarandeerd recht.

Wat het dossier niet zegt

Er staan geen tarieven per uur, per m², per bezoeker of per voorstelling in het dossier. Ook staat er geen maximum percentage van de begroting dat aan overhead of bepaalde kostenposten mag worden besteed, anders dan de algemene 100%-van-het-tekort-regel en de uitsluiting van consumpties en onredelijke kosten.

• Broedplaats: € 77.500,00 (geen maximumaantal subsidies binnen deze categorie)
• Cultuurparticipatie beeldende kunst en theater voor kinderen en jongeren: € 154.692,00 (geen maximumaantal)
• Cultuurparticipatie in de wijken: € 75.890,00 (geen maximumaantal)
• Poppodium: € 1.261.480,00 (maximaal 1 subsidie in deze categorie)
• Schouwburg en stadsgehoorzaal: € 3.546.620,00 (maximaal 1 subsidie)
• Vlakke vloer theater: € 517.000,00 (maximaal 1 subsidie)
• Andere culturele activiteiten (podiumkunst, beeldende kunst, muziekprogrammering, culturele evenementen): € 980.590,00 (geen maximumaantal)

Let op: dit zijn de subsidieplafonds voor 2026 zoals gepubliceerd op de productpagina. Het advies van de beoordelingscommissie noemt voor de aanvraagronde 2025 iets andere (deel)plafondbedragen per categorie, bijvoorbeeld € 635.000 voor "andere culturele activiteiten" en € 1.220.000 voor poppodium. Het dossier legt dit verschil niet uit; mogelijk gaat het om voorlopige versus definitieve plafonds, of om verschillen tussen jaarschijven. Ga bij twijfel uit van de bedragen op de productpagina voor het jaar 2026.

Hoe je exacte bedrag wordt bepaald

Je krijgt niet automatisch het plafondbedrag. De subsidie bedraagt maximaal 100% van je exploitatietekort, en binnen het plafond geldt: hoe hoger je score bij de beoordeling, hoe hoger je plek in de rangschikking, en dus hoe groter de kans dat je (het gevraagde bedrag aan) subsidie krijgt voordat het plafond is bereikt. Aanvragen worden op volgorde van rangschikking gehonoreerd totdat het deelplafond voor die activiteit vol is; wie daarna komt, krijgt niets of minder dan gevraagd.

Wanneer het bedrag omhoog of omlaag gaat

• Omlaag: als je minder dan € 15.000 per jaar aanvraagt, wordt de subsidie geweigerd (dus 0). Als het subsidieplafond van je categorie al is bereikt door hoger scorende aanvragen, kan je adviesbedrag op € 0 uitkomen ondanks een positieve beoordeling.
• Omhoog: het college kan verleende subsidies jaarlijks indexeren, zonder dat het dossier een percentage noemt. Blijft er geld over na verdeling van de deelplafonds voor broedplaats, cultuurparticipatie (beide vormen), poppodium, schouwburg/stadsgehoorzaal en vlakke vloer theater, dan wordt dat restant toegevoegd aan het deelplafond voor "andere culturele activiteiten".

Rest van het bedrag

De subsidie wordt verleend onder voorbehoud dat de gemeenteraad voldoende geld beschikbaar stelt in de begroting. Wordt dat budget niet vastgesteld, dan kan het toegekende bedrag alsnog lager uitvallen.

Stap 1: Aanvraag indienen (vóór 1 mei 2025)

Je diende je aanvraag schriftelijk in, bij voorkeur digitaal via eHerkenning of DigiD, via het aanvraagformulier op www.leiden.nl/subsidies (later gespecificeerd als www.leiden.nl/meerjarige-cultuursubsidies). De aanvraag moest uiterlijk 1 mei 2025 binnen zijn.

Bij de aanvraag leverde je de volgende documenten aan:

• Een meerjarig activiteitenplan voor 2026, 2027 en 2028 (opgesteld door de aanvrager zelf, maximaal 20 pagina's A4). Hierin staat welke activiteit(en) je aanvraagt, een meerjarenplanning, en voor 2026 specifiek de doelen, resultaten, en waar en wanneer de activiteiten plaatsvinden. De handleiding schrijft een indeling in vier hoofdstukken voor: samenvatting (max. 2 pagina's), terugblik 2023-heden (max. 4 pagina's), plannen 2026-2028 met kwantitatief overzicht (max. 14 pagina's), en financiële gegevens (toelichting begroting max. 5 pagina's).
• Een sluitende begroting voor 2026, 2027 en 2028 (opgesteld door de aanvrager, via het verplichte Excel format Cultuursubsidies van de gemeente), met inkomsten en uitgaven, een opgave van elders aangevraagde of toegekende subsidies/vergoedingen voor dezelfde activiteiten, en (voor culturele organisaties) inzicht in het eigen vermogen op moment van aanvraag.
• Een verklaring dat je de Governance Code Cultuur onderschrijft en toepast (alleen bij aanvraag door een culturele organisatie; ondertekend door de aanvrager/organisatie).
• Een stappenplan Code Diversiteit & Inclusie en Fair Practice Code waarin je beschrijft hoe je deze codes toepast en/of invoert (voor zowel makers als culturele organisaties; opgesteld door de aanvrager).
• Jaarrekeningen waaruit blijkt dat je de afgelopen drie jaar minimaal € 25.000 omzet per jaar hebt behaald (financiële stukken van de organisatie/maker zelf).
• Vroeg je voor het eerst een jaarlijkse subsidie aan, dan voegde je volgens de Algemene Subsidieverordening ook een oprichtingsakte, statuten, jaarverslag, jaarrekening en balans van het voorgaande jaar toe.

Gebruik je meerdere activiteiten uit artikel 8 (bijvoorbeeld zowel broedplaats als andere culturele activiteiten), dan diende je één complete aanvraag in met per activiteit een aparte, herkenbare beschrijving en een eigen deelbegroting.

Stap 2: Hersteltermijn bij ontbrekende stukken

Ontbraken er verplichte gegevens uit artikel 4, dan kreeg je van het college een hersteltermijn van 7 dagen om deze aan te vullen. Werd de aanvraag niet tijdig of niet volledig aangeleverd, dan werd ze niet in behandeling genomen.

Stap 3: Kennismakingsgesprek (optioneel, maar door bijna iedereen gebruikt)

In maart en april 2025 konden aanvragers kennismaken met de beoordelingscommissie cultuur, aan de hand van een vooraf toegestuurde gespreksleidraad. Dit was geen formele verplichting uit de regeling zelf, maar bijna alle instellingen maakten hiervan gebruik.

Stap 4: Beoordeling (mei-juli 2025)

De beoordelingsfase begon op 27 mei 2025. De beoordelingscommissie cultuur kwam in juni 2025 meerdere keren bijeen om alle aanvragen te bespreken en te scoren, met een vast beoordelingsformulier (bijlage 3 van de regeling).

Stap 5: Advies en besluit

De commissie bracht op 9 juli 2025 haar advies uit aan de wethouder van cultuur. Het college nam vervolgens in september een besluit, met inachtneming van (maar niet noodzakelijk gebonden aan) dit advies.

Stap 6: Bericht van de gemeente

Aanvragers ontvingen uiterlijk 31 december 2025 een brief met het besluit: wel of geen subsidie, en voor welk bedrag.

Voor een eventuele volgende ronde van deze regeling geldt volgens de Algemene Subsidieverordening 2026 als hoofdregel dat een jaarlijkse subsidie uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het subsidiejaar moet worden aangevraagd, tenzij de subsidieregeling zelf een andere termijn stelt (zoals hier het geval was met 1 mei).