Subsidieregeling Culturele Projecten

Je vraagt minimaal € 5.000 en maximaal € 35.000 aan per aanvraag. In 2026 is voor titel II Culturele projecten € 248.760 beschikbaar en voor titel III Kennis en cultuur € 54.078. Een onafhankelijke adviescommissie cultuur beoordeelt alle aanvragen op inhoudelijke criteria en adviseert het college, dat vervolgens beslist.

Je vraagt aan via het subsidieloket, met DigiD of eHerkenning (niveau 2+ of hoger). Verplicht zijn onder andere een projectplan, een sluitende begroting (in het verplichte begrotingsformat), een verklaring dat je de Governance Code Cultuur onderschrijft, een stappenplan Code Diversiteit & Inclusie en meestal een de-minimisverklaring. Voor aanvragen tot € 15.000 en vanaf € 15.000 gelden losse handleidingen met eigen paginalimieten.

De aanvraagperiode loopt tot en met 1 oktober 2026. Binnen 13 weken na die sluitingsdatum krijg je een besluit. Na afronding van je project leg je verantwoording af met een inhoudelijk en financieel verslag.

Harde eisen (knock-out):

• De activiteit vindt plaats in Leiden.
• Je project heeft een duidelijke begin- en einddatum in 2027.
• Je draagt bij aan minimaal één beleidsdoel: cultuur toegankelijker maken voor een breed publiek of specifieke doelgroep, vernieuwing of experiment, of samenwerking/cross-over.
• Culturele organisaties handelen volgens de Governance Code Cultuur.
• Er is geen sprake van ongeoorloofde staatssteun; hiervoor lever je een de-minimisverklaring aan (behalve bij kosteloze of laagdrempelige activiteiten voor een breed publiek).

Je valt af (weigeringsgronden) als:

• Je minder dan € 5.000 of meer dan € 35.000 aanvraagt.
• Je al subsidie hebt ontvangen voor dezelfde activiteit.
• Je in dezelfde aanvraagperiode al een andere aanvraag hebt ingediend via deze regeling.
• Je geen andere inkomsten dan deze subsidie hebt begroot (de activiteit mag niet uitsluitend door deze subsidie gefinancierd worden).
• Je niet voldoet aan de voorwaarden van de de-minimisverordening.
• Het project een jubileumactiviteit is.
• Het project amateurkunst is (niet-beroepsmatig, gericht op recreatie, vrijetijdsbesteding of persoonlijke ontplooiing).
• Het project een reguliere lespraktijk is.
• Het project (geheel of gedeeltelijk) onderdeel is van je reguliere activiteitenaanbod.

Let op de staatssteuntoets: heb je de afgelopen 3 jaar niet meer dan € 300.000 aan de-minimissteun ontvangen, dan voeg je een ingevulde de-minimisverklaring toe. Heb je meer ontvangen, dan gebruik je de Algemene verklaring voorwaarden AGVV. Twijfel je of je een de-minimisverklaring nodig hebt, dan kun je dat navragen via subsidie@leiden.nl. Bij twijfel over financiële gezondheid geldt ook: uit de AGVV-verklaring moet blijken dat je onderneming niet in moeilijkheden verkeert, anders komt de aanvraag niet in aanmerking.

Het dossier noemt geen aparte rechtsvormeisen buiten de definities van culturele organisatie (rechtspersoon zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk actief in Leiden) en maker (professionele kunstenaar of ondernemer, aantoonbaar geïntegreerd in de Leidse culturele infrastructuur).

Voor 2026 gelden twee gescheiden subsidieplafonds:

• Titel II Culturele projecten: € 248.760.
• Titel III Cultuur en kennis: € 54.078.

Wordt het plafond van titel II niet volledig benut, dan gaat het restant naar titel III, en omgekeerd. Binnen elk plafond geldt een rangschikking op punten: de adviescommissie beoordeelt en scoort alle aanvragen aan de hand van de beoordelingscriteria, en het college honoreert aanvragen in volgorde van score totdat het plafond is verdeeld. De commissie kan ook adviseren een aanvraag gedeeltelijk te honoreren, dus het toegekende bedrag kan lager uitvallen dan het aangevraagde bedrag.

Bij gelijke score binnen hetzelfde plafond gaat, bij titel II, de aanvraag met de hoogste score op artistiek-inhoudelijke kwaliteit voor. Bij titel III gaat de aanvraag met de hoogste score op maatschappelijke betekenis voor. Zijn beide gelijk, dan loot het college.

Na toekenning krijg je een voorschot van 80% van het subsidiebedrag bij de verlening. Het resterende bedrag (maximaal 20%) volgt na vaststelling, op voorwaarde dat uit je verantwoording blijkt dat het volledige subsidiebedrag daadwerkelijk aan de activiteit is besteed. Het dossier noemt geen aparte cofinancieringspercentages of eigen-bijdrage-eisen buiten de weigeringsgrond dat je niet uitsluitend op deze subsidie mag begroten: je moet dus altijd ook andere inkomsten in je begroting hebben opgenomen.

Stap 1: Bepaal welke handleiding en welk format je nodig hebt

Vraag je tussen € 5.000 en € 15.000 aan, gebruik dan de handleiding voor aanvragen tot € 15.000. Vraag je tussen € 15.000 en € 35.000 aan, gebruik dan de handleiding voor aanvragen vanaf € 15.000. Beide handleidingen schrijven een verplicht 'format begroting en activiteiten Subsidieregeling culturele projecten' voor (Excel), dat je opvraagt via subsidie@leiden.nl.

Stap 2: Stel je projectplan samen

Je projectplan bestaat uit twee hoofdstukken:

• Hoofdstuk 1: Plannen en activiteiten voor 2027, inclusief een kwantitatief activiteitenoverzicht in het verplichte format. Bij aanvragen tot € 15.000 is dit hoofdstuk maximaal 6 pagina's A4, bij aanvragen vanaf € 15.000 maximaal 10 pagina's A4.
• Hoofdstuk 2: Financiële gegevens (begroting 2027), met een toelichting van maximaal 2 pagina's A4 in beide gevallen, ingevuld via het verplichte begrotingsformat.

Het totale plan is bij aanvragen tot € 15.000 maximaal 8 pagina's, bij aanvragen vanaf € 15.000 maximaal 12 pagina's. Gebruik minimaal lettergrootte 10, regelafstand 1,0, genummerde pagina's en schrijf in het Nederlands. Lever je het plan als PDF aan, dan moet die doorzoekbaar zijn. Extra bijlagen naast het projectplan zijn niet toegestaan.

In het projectplan werk je onder andere uit: je missie, visie en doelstelling; de activiteiten met doelen, resultaten, locatie en planning; hoe je bijdraagt aan de beleidsdoelen uit de Cultuurvisie 2020; vakmanschap, oorspronkelijkheid, impact en (bij titel II) een gevarieerd aanbod aan kunstdisciplines, of (bij titel III) divers publieksbereik en de verbinding tussen kennis en cultuur; maatschappelijke betekenis (vrijwilligers, samenwerking, bereik); je doelgroepen en communicatieplan; en je organisatorische en zakelijke kwaliteit, inclusief hoe je de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit & Inclusie toepast.

Stap 3: Verzamel de verplichte documenten

Bij je aanvraag lever je aan:

• Een projectplan (zoals hierboven), opgesteld en ondertekend door de aanvrager (culturele organisatie of maker).
• Een sluitende begroting met inkomsten en uitgaven, in het verplichte Excel-format, met opgave van reeds aangevraagde of toegekende subsidies voor dezelfde activiteit.
• Een verklaring dat je de Governance Code Cultuur onderschrijft en toepast (alleen bij aanvragen door een culturele organisatie).
• Een stappenplan waarin je beschrijft hoe je de Code Diversiteit & Inclusie toepast of invoert (bij makers en culturele organisaties).
• Een ondertekende de-minimisverklaring, tenzij je activiteiten kosteloos of tegen een laag bedrag toegankelijk zijn voor een breed publiek. Dit formulier onderteken je zelf als bedrijfsfunctionaris (naam, functie, bedrijfsnaam en KvK-nummer worden vermeld). Ontving je meer dan € 300.000 aan de-minimissteun in de afgelopen 3 jaar, dan gebruik je in plaats daarvan de Algemene verklaring voorwaarden AGVV, eveneens door jezelf te ondertekenen.

Stap 4: Dien de aanvraag in

Je vraagt aan via het subsidieloket (bereikbaar via de knop 'Aanvragen' op de website of direct via https://subsidie.leiden.nl/regeling/686ce245d4acab1174ec3d71). Je logt in met DigiD of, als organisatie, met eHerkenning niveau 2+ of hoger. Na inloggen kom je direct bij het juiste formulier.

Deadline

Je kunt aanvragen tot en met 1 oktober 2026, voor activiteiten die plaatsvinden in 2027. Ontbreken er verplichte gegevens bij indiening, dan krijg je een hersteltermijn van 7 dagen om dit aan te vullen; zonder tijdige aanvulling wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Beoordeling

Na sluiting van de aanvraagperiode beoordeelt de externe adviescommissie cultuur alle aanvragen die niet al op andere gronden zijn afgewezen. De commissie gebruikt hiervoor het beoordelingsformulier uit bijlage 2 van de regeling en kent punten toe op basis van de criteria uit artikel 13 (titel II) of artikel 20 (titel III). De commissie adviseert het college niet alleen over de score, maar ook over de hoogte van het toe te kennen bedrag; ze kan adviseren een aanvraag gedeeltelijk te honoreren. Het college rangschikt vervolgens alle beoordeelde aanvragen op punten en verdeelt het subsidieplafond tot het is uitgeput. Het college neemt de uiteindelijke beslissing.

Termijn

Je krijgt binnen 13 weken na 1 oktober 2026 een brief van de gemeente met het besluit over je aanvraag.

Bevoorschotting

Wordt je aanvraag toegekend, dan betaalt het college bij de subsidieverlening direct 80% van het subsidiebedrag als voorschot uit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering van je project moet je:

• De activiteiten uitvoeren binnen de gemeente Leiden.
• Als culturele organisatie blijven handelen volgens de Governance Code Cultuur.
• De Code Diversiteit & Inclusie aantoonbaar toepassen of invoeren.
• De intentie hebben te handelen volgens de Fair Practice Code.
• Eventuele extra verplichtingen naleven die het college heeft opgelegd, zoals een minimaal te realiseren bezoekersaantal of aantal uitvoeringen voor publiek.
• Zo snel mogelijk schriftelijk melden bij het college zodra aannemelijk is dat je de activiteiten niet, of niet volledig, gaat uitvoeren, of niet aan je verplichtingen kunt voldoen.

Verantwoording en vaststelling

Na afronding van je activiteiten dien je uiterlijk 13 weken na uitvoering een aanvraag tot subsidievaststelling in. Deze bevat:

• Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd, met een toelichting op de behaalde impact in relatie tot de toegepaste beoordelingscriteria.
• Een financieel verslag met de inkomsten en uitgaven van de activiteiten, waarin de gemeentelijke subsidie duidelijk zichtbaar is.

Het college kan in individuele gevallen afwijken van deze termijn van 13 weken. Na ontvangst van je vaststellingsaanvraag stelt het college binnen 13 weken de definitieve subsidie vast. Blijkt uit de verantwoording dat je het volledige subsidiebedrag daadwerkelijk aan de activiteit hebt besteed, dan maakt de gemeente het resterende bedrag (de overige 20%) over. Is een langere beoordelingstermijn nodig, dan laat het college dit zo snel mogelijk weten.

Dien je je vaststellingsaanvraag niet op tijd in, dan rappelleert het college je eenmalig. Reageer je niet binnen 6 weken na dat rappel, dan kan het college de subsidie ambtshalve vaststellen en het toegekende bedrag terugvorderen.