Innoveren VIA softwareontwikkeling (2021 plus)

De regeling vergoedde 35% van de subsidiabele kosten (45% voor micro- en kleine ondernemingen), met een maximale subsidie van € 35.000 per project en een aftopping van € 17.500 op loonkosten en eigen uren samen. De subsidiabele kosten moesten minimaal € 10.000 bedragen. Subsidie kon worden aangevraagd voor het inschakelen van een onafhankelijke deskundige en voor loonkosten of eigen uren van de ondernemer en zijn personeel.

Aanvragen liep via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Het project moest binnen 18 maanden na toezegging zijn gerealiseerd en in ieder geval voor 1 mei 2023 zijn afgerond, wat aangeeft dat deze regeling al enige tijd gesloten is.

Voor wie nu nog op zoek is naar vergelijkbare steun: er zijn verwante, deels nog openstaande regelingen zoals "Subsidie VIA Drenthe-Fryslân 2025-2026 (EFRO)" en "Subsidie Mkb digitalisering en robotisering 2.0 (JTF)".</tekst> </invoke>

Harde eisen waarop je afviel:

• Je onderneming moest een mkb-onderneming zijn (minder dan 250 fte, jaaromzet niet hoger dan € 50 miljoen of balanstotaal niet hoger dan € 43 miljoen). Grote ondernemingen kwamen niet in aanmerking.
• Je onderneming moest op het moment van aanvragen gevestigd zijn in Drenthe, Fryslân of Groningen en daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uitvoeren.
• Het project moest bijdragen aan een van de vier transities of het doorsnijdende thema "ondernemerschap" binnen de RIS3 2021-2027.
• Het project moest zien op een softwarematig product of dienst dat nieuw is voor de onderneming (met een oplossing voor een technische onzekerheid) of op proof-of-concept software. Producten of diensten die op verzoek van of specifiek voor één bepaalde klant werden ontwikkeld, kwamen niet in aanmerking.
• Je mocht vóór ontvangst van de aanvraag geen verplichtingen zijn aangegaan (zoals het ondertekenen van een offerte) en niet al met de werkzaamheden zijn gestart. Was dat toch het geval, dan werd de gehele aanvraag afgewezen, niet alleen het betreffende kostenonderdeel.
• Het project moest bij indiening "obstakelvrij" zijn: een eventuele haalbaarheidsstudie moest zijn afgerond en de financiering moest zeker gesteld zijn.
• Je onderneming mocht geen onderneming in moeilijkheden zijn (volgens de definitie in de AGVV).
• Had je onderneming al twee keer subsidie gekregen onder deze regeling of de voorganger VIA 2021 softwareontwikkeling? Dan kwam je niet meer in aanmerking. Meerdere rechtspersonen die economisch nauw verweven zijn (bijvoorbeeld dezelfde markt, gedeelde stemrechten of aandelen) telden hierbij als één onderneming.
• Samenwerkingsprojecten waren niet mogelijk: de subsidie kon slechts door één onderneming worden aangevraagd.
• Stond er tegen je onderneming een bevel tot terugvordering open van een eerder onrechtmatig verklaard steunbesluit van de Europese Commissie, dan viel je af.
• Activiteiten die alleen bestonden uit het uitbreiden, finetunen of gebruiksvriendelijker maken van een bestaand product (zoals design, het vullen met gebruikersgegevens of het laten voldoen aan wetgeving als de AVG) waren uitgesloten, net als de aanschaf of aanpassing van standaardsoftware.

Wie hierdoor afviel: grote ondernemingen, bedrijven buiten Noord-Nederland, bedrijven die al vóór hun aanvraag kosten hadden gemaakt of verplichtingen aangegaan, bedrijven in financiële moeilijkheden, bedrijven die al twee keer eerder subsidie uit deze regeling(en) ontvingen, en projecten die neerkwamen op klantspecifiek maatwerk of op louter cosmetische verbeteringen van bestaande software.

Kosten voor een onafhankelijke deskundige

Het inschakelen van een onafhankelijke organisatie was subsidiabel. Voorwaarden:

• De deskundige moest zijn ingeschreven in een handelsregister (ook een buitenlandse partij moest dit met bewijs aantonen).
• De deskundige moest daadwerkelijk onafhankelijk zijn van de aanvrager. Geen onafhankelijkheid werd onder meer aangenomen bij een financieel belang tussen beide partijen, dezelfde directeur/bestuurder, familierelaties in de eerste of tweede graad, een bovengemiddeld belang bij de projectuitkomst, of als de deskundige de ontwikkelde software zelf kon vermarkten. Deze lijst was niet uitsluitend.
• De kosten moesten onderbouwd zijn met een offerte, gericht aan de aanvrager, met specificatie van uren, uurtarief en werkzaamheden, exclusief btw.
• De offerte mocht pas ondertekend worden ná indiening van de aanvraag; eerder ondertekenen betekende afwijzing van de hele aanvraag.

Loonkosten van werknemers en eigen uren

Loonkosten en de bijdrage in eigen uren van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel die aan het project werkten, waren subsidiabel. Er waren twee berekeningsmethodes:

• Loonkosten bij een dienstverband: een individueel uurtarief per medewerker, berekend als volgt:
• Bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, overige vergoedingen, bijzondere beloningen en winst- of prestatieafhankelijke uitkeringen)
• plus een opslag van 32% voor werkgeverslasten
• waarna over dat bedrag 15% overheadkosten wordt berekend
• gedeeld door 1.720 uur (op basis van een 40-urige werkweek; bij minder contracturen naar verhouding aangepast, bijvoorbeeld 1.032 uur bij een 24-urige werkweek). Het aantal declarabele uren per medewerker was gemaximeerd op 1.720 uur per kalenderjaar (naar rato bij deeltijd), geteld over alle ESI-gefinancierde projecten samen.

• Eigen arbeid (niet-verloond, geen dienstverband): een vast uurtarief van € 39,00, gezien als bijdrage in natura. Voorwaarde: er is geen sprake van verloning maar van winst uit de onderneming (eigenaar, bestuurder of aandeelhouder). Werd elders binnen een werkmaatschappij of holding wel loon ontvangen, dan moest dat loon gebruikt worden voor de berekening op basis van werkelijke kosten (methode 1), niet het vaste tarief.

Kosten van verbonden ondernemingen

Loonkosten van werknemers van verbonden ondernemingen mochten tegen kostprijs (dus zonder winstopslag) worden doorbelast aan de subsidieontvanger, berekend volgens dezelfde methodiek als hierboven. Kosten van partnerondernemingen mochten tegen het gebruikelijke tarief worden doorbelast.

Niet-subsidiabele kosten

Uitdrukkelijk uitgesloten waren:

• buitenlandse reis- en verblijfkosten;
• verrekenbare BTW;
• kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen;
• kosten die niet in redelijke verhouding staan tot het te bereiken resultaat;
• de aanschaf van (standaard)software en het aanpassen of maatwerk maken van bestaande softwarepakketten;
• ontwikkelingen gericht op interne processen en ondersteunende activiteiten (personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie, middelen);
• werkzaamheden na afronding van de proof-of-concept-fase, als het project uitsluitend proof-of-concept betrof;
• activiteiten gericht op uitbreiding, finetunen of gebruiksvriendelijker maken van een bestaand product of dienst, zoals optimaliseren van de gebruikerservaring, design en vormgeving, het vullen van de applicatie met gebruikersgegevens, of het laten voldoen aan wetgeving zoals de AVG.

Het prototype dat werd ontwikkeld mocht na afloop van het project alleen gebruikt worden voor verdere testen of als demonstratiemodel; doorontwikkelen tot eindproduct of het herbenutten van de gebruikte materialen voor andere doeleinden was niet toegestaan.

Het subsidiepercentage was:

• 35% van de subsidiabele kosten voor een middelgrote onderneming.
• 45% van de subsidiabele kosten voor een micro- of kleine onderneming.

De maximale subsidie bedroeg € 35.000 per project. Binnen dat maximum gold een aftopping op loonkosten en eigen uren samen: die mochten tezamen ten hoogste € 17.500 aan subsidie opleveren. Kwam de berekende subsidie over loonkosten en eigen uren hoger uit dan € 17.500, dan werd dat deel afgetopt op € 17.500; het restant van de subsidieruimte kon dan alleen nog worden gevuld met subsidie over overige kosten, tot het totale maximum van € 35.000.

Twee voorbeelden uit de toelichting maken dit concreet:

• Bij € 100.000 loonkosten en € 60.000 overige kosten (35%) zou de subsidie over loonkosten uitkomen op € 35.000, maar wordt afgetopt naar € 17.500. Over de overige kosten volgt € 21.000. Totale verleende subsidie: € 35.000 (het regelingsmaximum).
• Bij € 25.000 loonkosten en € 25.000 overige kosten (35%) blijft de subsidie over loonkosten (€ 8.750) onder de aftopping, dus wordt niets afgetopt. Totale verleende subsidie: € 17.500.

De subsidiabele kosten van het project moesten in totaal minimaal € 10.000 bedragen. Was dat niet het geval, dan kon de subsidie achteraf worden ingetrokken of verlaagd.

Bij inbreng van eigen arbeid (niet-verloonde uren, bijdrage in natura tegen € 39,00 per uur) gold een extra beperking: de uitbetaalde subsidie mocht nooit hoger zijn dan de totale subsidiabele kosten exclusief die bijdrage in natura. Met andere woorden, de subsidie kon niet meer bedragen dan het bedrag aan daadwerkelijk gemaakte en betaalde ("out of pocket") kosten.

Het definitieve subsidiebedrag bij vaststelling werd berekend op basis van de kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt en betaald, en kon nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vielen de werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Het totale subsidiebedrag kon bovendien lager uitvallen als Europese staatssteunnormen daartoe noopten.

Stap 1: documenten verzamelen

Voor de aanvraag moesten onder meer de volgende stukken klaarstaan:

• Een kopie van je bankafschrift, ter verificatie van het IBAN-nummer. Hierop moesten het rekeningnummer, de bedrijfsnaam en het bank-logo zichtbaar zijn.
• De (geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, om te controleren of de onderneming financieel gezond is. Bestond de onderneming korter dan 3 jaar, dan volstond een onderbouwing zoals een IB-aangifte of openingsbalans.
• De juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (indien van toepassing), schematisch weergegeven met deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• Een kopie van de beschikking(en) of aanvraagformulier(en) bij een andere instantie, als daar ook al subsidie voor het project is aangevraagd of gekregen.
• Offerte(s) van de deskundige(n), indien kosten voor het inhuren van derden zijn begroot. De offerte moest gericht zijn aan de aanvrager, exclusief btw, met specificatie van uren, tarief en werkzaamheden, en mocht pas na indiening van de aanvraag ondertekend worden.
• Het Model mkb-toets, om vast te stellen of de onderneming een mkb-onderneming is (rekening houdend met verbonden en partnerondernemingen).
• De Verklaring de-minimissteun, waarin je opgeeft hoeveel de-minimissteun je onderneming (en verbonden ondernemingen) in de afgelopen drie jaar heeft ontvangen.
• De Verklaring financiële moeilijkheden, ingevuld op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn, om aan te tonen dat de onderneming niet in financiële moeilijkheden verkeert. Ondertekend door de aanvrager.
• De VIA 2021 plus - Verklaring niet-verloning, als je gebruik wilde maken van het vaste uurtarief van € 39,00 voor eigen arbeid. Ondertekend door de betreffende persoon.
• Het Machtigingsformulier, alleen nodig als een intermediair (bijvoorbeeld een boekhouder of subsidieadviseur) de aanvraag namens jou indiende, of als je niet inlogde met eHerkenning.
• De Instemmingsverklaring, alleen als een verbonden of partneronderneming ook kosten binnen het project maakte en als mede-subsidieontvanger aan de beschikking wilde worden toegevoegd; deze werd ondertekend door zowel de penvoerder als de betreffende onderneming.

Alle formulieren met een handtekening moesten een fysieke, met pen gezette handtekening bevatten; digitale handtekeningen of alleen een paraaf (zonder onderbouwing van wie die paraaf is) waren niet geldig.

Stap 2: beknopte projectomschrijving schrijven

Je schreef een korte, openbare samenvatting van het project, die het SNN kon gebruiken in publicaties.

Stap 3: aanvraag indienen via eLoket

Via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp) uploadde je alle documenten en informatie, waaronder het verplichte projectplan volgens het format van SNN. Het wordt sterk afgeraden om van dit format af te wijken, omdat dan het risico bestaat dat benodigde informatie ontbreekt en de aanvraag incompleet is. Vanuit je persoonlijke account volgde je de behandeling van de aanvraag.

Een aanvraag werd pas als compleet beschouwd als alle gevraagde documenten waren toegevoegd én correct en volledig waren ingevuld en ondertekend door de tekenbevoegde persoon of personen.

Beoordeling

Na indiening beoordeelde het SNN eerst of de aanvraag compleet is. Aanvragen werden op volgorde van ontvangst beoordeeld: wie als eerste een complete aanvraag indiende, kwam als eerste in behandeling en dus als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. Het SNN streefde ernaar binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een besluit te nemen; volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 gold daarbij een formele beslistermijn van 13 weken na ontvangst (of 22 weken bij cofinanciering, extern advies of nader onderzoek). Het besluit werd per e-mail gecommuniceerd.

Voorschotten

Bij een akkoord ontving je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na bekendmaking van dit besluit werd automatisch een eerste voorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Daarna kon je eenmalig een tweede voorschot aanvragen, van maximaal 40%, naar evenredigheid van de kosten die je al daadwerkelijk had gemaakt en betaald.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering gold onder meer:

• de kosten eenduidig in de administratie bijhouden;
• het project uiterlijk 15 juni 2023 afronden;
• gedurende de hele projectperiode een korte projectbeschrijving met EU-embleem en EFRO-vermelding op de eigen website tonen;
• gedurende de hele projectperiode een affiche (minimaal A3-formaat) op een zichtbare plek tonen;
• wijzigingen in het project (bijvoorbeeld een andere deskundige, vertraging, of verschuiving tussen kostenposten) zo snel mogelijk melden via een wijzigingsverzoek in het eLoket. Bij vertraging kon, als de maximale uitvoeringstermijn nog niet was gebruikt, met een goed onderbouwd wijzigingsverzoek verlenging worden aangevraagd.

Vaststelling en einddeclaratie

Uiterlijk vier weken na realisatie van het project moest je een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) indienen. Daarbij moesten onder meer worden aangeleverd: een eindverslag van de uitgevoerde werkzaamheden, urenregistraties (ondertekend door zowel de medewerker als een tekenbevoegde leidinggevende of vervangende partij), loonstroken van de eerste en laatste maand waarin een medewerker aan het project werkte (en van de eerste maand na een loonwijziging), facturen en betalingsbewijzen bij kosten van derden, de getekende overeenkomst met de deskundige, en bewijsstukken van de publicatievereisten (website en affiche).

Het SNN stelde het definitieve subsidiebedrag vast op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten. De subsidie kon nooit hoger worden vastgesteld dan het bedrag in de verleningsbeschikking; vielen de kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Was al een voorschot ontvangen, dan hoefden bij vaststelling alleen de kosten gedeclareerd te worden die na het voorschotverzoek waren gemaakt.

Na onherroepelijke vaststelling gold een bewaarplicht van tien jaar voor de projectadministratie, en moest je meewerken aan eventuele controles door of namens het SNN.