Innoveren VIA softwareontwikkeling (2020)

Met de regeling kon je een nieuw softwarematig product of dienst ontwikkelen tot en met het stadium waarin eindgebruikers het konden testen. Ook proof-of-concept software (het aantonen van een technisch werkingsprincipe voordat de eigenlijke ontwikkeling start) kwam in aanmerking.

Je kreeg 35% subsidie over de subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000 per project. De subsidiabele kosten moesten minimaal € 10.000 bedragen. Subsidie voor loonkosten en eigen uren samen was afgetopt op maximaal € 25.000.

Subsidie kon worden aangevraagd voor het inschakelen van een onafhankelijke organisatie (deskundige) en voor loonkosten van werknemers en eigen uren van de aanvragende onderneming.

De aanvraag verliep via het eLoket van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN). Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie eerst een complete aanvraag indiende, kwam als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget van in totaal € 2 miljoen voor softwareprojecten. Bij toekenning ontving je eerst een voorschot van 40%, met de mogelijkheid van een tweede voorschot van maximaal 40%. Na afronding van het project (uiterlijk binnen 18 maanden) volgde de definitieve vaststelling op basis van de werkelijk gemaakte kosten.

Omdat het budget is overschreden en de status "Aanvragen niet meer mogelijk" is, kun je voor deze editie (2020) geen aanvraag meer indienen.

Je kwam alleen in aanmerking als je aan alle onderstaande harde eisen voldeed. Ontbrak er één, dan werd de aanvraag afgewezen.

Wie kon aanvragen

• Je moest een mkb-onderneming zijn (minder dan 250 fte, jaaromzet niet hoger dan € 50 miljoen of balanstotaal niet hoger dan € 43 miljoen). Bij deze toets telt het hele verband van ondernemingen mee (moeder-, dochter- en zusterondernemingen), niet alleen de aanvrager zelf.
• Je onderneming moest een vestiging hebben in Drenthe, Fryslân of Groningen en daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uitvoeren.
• De subsidie kon slechts door één onderneming worden aangevraagd; samenwerkingsprojecten waren niet mogelijk.
• Eén onderneming (of groep van nauw verweven rechtspersonen) kon in de aanvraagperiode niet meer dan tweemaal subsidie krijgen op grond van deze regeling.

Wie afviel

• Ondernemingen "in moeilijkheden" (zoals gedefinieerd in de AGVV, bijvoorbeeld een negatief eigen vermogen of een lopende insolventieprocedure) kwamen niet in aanmerking.
• Als je al vóór het indienen van de aanvraag verplichtingen was aangegaan (zoals het bevestigen van een opdracht of het ondertekenen van een offerte) of al met de werkzaamheden was begonnen, werd de gehele aanvraag afgewezen, ook als dit maar voor een deel van de kosten gold.
• Producten of diensten die op verzoek van of specifiek voor één bepaalde klant werden ontwikkeld, vielen af.
• Software die uitsluitend bestemd was voor eenmalige toepassing was niet subsidiabel.
• Het uitbreiden van een bestaand product, het finetunen ervan of het gebruiksvriendelijker maken telde niet als innovatie.
• De aanschaf van standaardsoftware en het aanpassen of maatwerk maken van bestaande softwarepakketten kwam niet in aanmerking.
• Ontwikkelingen gericht op interne processen en ondersteunende bedrijfsvoering (personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie, middelen) vielen af.
• Als voor hetzelfde einddoel al eerder via een VIA-regeling subsidie was toegekend, kon je daar niet nogmaals subsidie voor krijgen, ook niet door het project in fasen op te splitsen.
• De subsidiabele kosten moesten minimaal € 10.000 bedragen; kwam je daar niet aan, dan viel je af.

Daarnaast gold: het project moest bijdragen aan de RIS3 (Research and Innovation Strategy for Smart Specialization Noord-Nederland) en de Noordelijke Innovatie Agenda (NIA), en de effecten moesten neerslaan in Drenthe, Fryslân of Groningen.

1. Het inschakelen van een onafhankelijke organisatie (deskundige)

De uren van de ingeschakelde deskundige waren subsidiabel. Voorwaarden:

• De onderneming waar de deskundige werkt, moest ingeschreven staan bij het Handelsregister van de KvK of een vergelijkbaar buitenlands register. Particulieren konden dus niet als onafhankelijke organisatie optreden.
• De deskundige moest écht onafhankelijk zijn van de aanvrager. Er was in ieder geval géén onafhankelijkheid als:
• de deskundige een financieel belang had in de aanvragende onderneming, of omgekeerd;
• de directeur/bestuurder van de aanvrager ook directeur/bestuurder was van de organisatie van de deskundige;
• er familierelaties bestonden in de eerste of tweede graad (ouder/kind/broer/zus) of een gezinsrelatie;
• de deskundige een duidelijk belang had in de uitkomst van het project, verder dan gebruikelijk;
• de deskundige de ontwikkelde software zelf kon vermarkten. Deze lijst was niet volledig; ook andere situaties konden tot afwijzing van de onafhankelijkheid leiden.

2. Loonkosten en eigen uren

Loonkosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel, én de bijdrage in eigen uren, waren subsidiabel voor zover deze mensen zich met het project bezighielden. Er waren twee rekenmethoden:

• Loonkosten (bij dienstverband): je berekende een individueel uurtarief op basis van het bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, overige vergoedingen, bijzondere beloningen en winst- of prestatie-afhankelijke uitkeringen), vermeerderd met een opslag van 32% voor werkgeverslasten. Over dat bedrag kwam vervolgens 15% aan overheadkosten. Het resultaat werd gedeeld door 1.720 uur (uitgaand van een 40-urige werkweek). Bij een kortere werkweek werd het aantal uren naar verhouding aangepast, bijvoorbeeld:
• 24-urige werkweek: 1.032 uur per jaar;
• 32-urige werkweek: 1.376 uur per jaar;
• 36-urige werkweek: 1.548 uur per jaar. Toeslagen zoals persoonlijke toeslag, ploegentoeslag of waarnemingstoeslag telden niet mee, en ook winstuitkeringen, bonussen en reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer niet.

• Eigen arbeid (zonder dienstverband): hiervoor gold een vast uurtarief van € 39,00. Dit werd gezien als een bijdrage in natura. Belangrijke beperking: de totale betaalde overheidssteun aan een project met bijdragen in natura mocht aan het einde van het project niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen in natura (zie de rekenvoorbeelden in de sectie "Hoeveel krijg je?").

3. Kosten van verbonden ondernemingen en partnerondernemingen

Loonkosten van personeel van een verbonden onderneming of partneronderneming konden ook subsidiabel zijn, via dezelfde berekeningsmethode als hierboven, maar met een verschil in doorbelasting:

• Kosten van een verbonden onderneming (meer dan 50% van de aandelen/stemrechten in bezit) moesten tegen werkelijke kosten worden doorbelast, dus zonder winstopslag.
• Kosten van een partneronderneming (25% tot 50% van de aandelen/stemrechten) mochten tegen het gebruikelijke tarief worden doorbelast.

Wat niet subsidiabel was

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Verrekenbare btw.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of te verwachten prestaties.
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• De aanschaf van standaardsoftware en het aanpassen of maatwerk maken van bestaande softwarepakketten.
• Activiteiten gericht op interne processen en ondersteunende bedrijfsvoering (personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie, middelen).
• Kosten van andere ondernemingen dan de onderneming aan wie de subsidie is verleend; alleen de kosten van de subsidieontvanger zelf telden mee.

Alleen de kosten van de onderneming aan wie de subsidie is verleend, konden als subsidiabele kosten worden aangemerkt; kosten van derde partijen buiten deze twee kostensoorten kwamen niet in aanmerking.

Binnen dat maximum van € 50.000 gold een aparte aftopping voor loonkosten en eigen uren: die twee kostensoorten samen leverden nooit meer dan € 25.000 subsidie op, zelfs als 35% van de begrote loonkosten hoger zou uitkomen.

• Bij € 100.000 loonkosten en € 50.000 overige kosten (totaal € 150.000) zou 35% subsidie op de loonkosten € 35.000 zijn, maar dit werd afgetopt tot € 25.000. Samen met 35% over de overige kosten (€ 17.500) kwam de verleende subsidie op € 42.500.
• Bij € 70.000 loonkosten en € 50.000 overige kosten (totaal € 120.000) bleef 35% van de loonkosten (€ 24.500) onder de aftopping, dus werd de volledige € 24.500 plus € 17.500 over de overige kosten toegekend: € 42.000.

Bij eigen arbeid (bijdrage in natura, zonder dienstverband) gold een aparte beperking: de subsidie mocht nooit hoger zijn dan de werkelijk gemaakte en betaalde "out of pocket"-kosten (de kosten die je daadwerkelijk uitgeeft, exclusief de bijdrage in natura).

• € 10.000 eigen arbeid plus € 20.000 out of pocketkosten (totaal € 30.000): subsidie maximaal € 20.000.
• € 20.000 eigen arbeid plus € 6.000 out of pocketkosten (totaal € 26.000): subsidie maximaal € 6.000.

Het subsidiebedrag werd verder verlaagd als normen van de Europese Commissie daartoe noopten. Ook kon het definitieve bedrag lager uitvallen dan bij verlening toegezegd: bij de vaststelling werd gekeken naar de werkelijk gemaakte en betaalde kosten. Vielen die lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd; de subsidie kon nooit hoger zijn dan het bedrag uit de verleningsbeschikking.

Het totale budget voor deze softwareprojecten bedroeg € 2.000.000. Dit budget is inmiddels overschreden; het resterend budget is € 0 en aanvragen is niet meer mogelijk.

Stap 1: documenten verzamelen

Voordat je de aanvraag indiende, moest je de volgende documenten gereed hebben:

• Een kopie van je bankafschrift, ter verificatie van je IBAN-nummer.
• De (geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, zodat het SNN kon controleren of je het project financieel kon dragen.
• Bij een verband van ondernemingen: een schematische weergave van de juridische organisatiestructuur, inclusief deelnemingspercentages en per onderneming het aantal werknemers, de jaaromzet en het balanstotaal.
• Indien je al bij een andere instantie subsidie had aangevraagd of gekregen voor het project: een kopie van de beschikking(en) of het aanvraagformulier / de aanvraagformulieren daarvan.
• Bij begrote kosten voor het inhuren van derden: offerte(s) van de deskundige(n).
• Ondertekening VIA 2020 softwareontwikkeling (PDF): dit ondertekeningsformulier verklaart dat je kennis hebt genomen van de subsidieregeling en de aanvraag naar waarheid hebt ingevuld. Het moet worden ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats en datum invullen). Let op: een digitale handtekening volstaat niet, alleen een geprint en fysiek ondertekend formulier is rechtsgeldig.
• Projectplan VIA 2020 Softwareontwikkeling (DOCX): het verplichte format waarin je je project beschrijft; de aanvraag moet hiermee vergezeld gaan.
• Verklaring financiële moeilijkheden (PDF): een verklaring, in te vullen op groepsniveau (dus inclusief verbonden ondernemingen), waarin je via een beslisschema aantoont dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden verkeert. Wordt ondertekend door de aanvrager (naam, functie en handtekening) met vermelding van naam onderneming, KvK-nummer en datum.
• Verklaring niet-verloning (PDF): alleen nodig als er sprake is van eigen arbeid in het project.
• Instemmingsverklaring VIA 2020 (PDF).
• Machtigingsformulier VIA 2020 softwareontwikkeling (PDF): indien je iemand machtigt om namens jou te handelen.
• Privacyverklaring subsidies (PDF).
• Model mkb-toets (PDF): om te onderbouwen dat je onderneming aan de mkb-definitie voldoet.
• Verklaring de-minimissteun (PDF): indien de subsidie onder de de-minimisverordening wordt verleend.

Stap 2: projectomschrijving schrijven

Je schreef een beknopte samenvatting van je project, bedoeld voor openbare publicatie. Deze samenvatting moest bij de aanvraag worden meegestuurd.

Stap 3: aanvraag indienen via het eLoket

Via de knop "Aanvraag starten" kwam je in het aanvraagproces van het eLoket. Hier uploadde je alle documenten en leverde je de gevraagde informatie aan, waaronder het projectplan. Vanuit je persoonlijke account kon je vervolgens de behandeling van je aanvraag volgen.

Let op privacy

Het SNN had geen burgerservicenummers nodig. Stonden deze in de aangeleverde documenten, dan moest je ze verwijderen of afschermen voordat je de stukken deelde.

De aanvraagperiode voor deze editie liep van 4 mei 2020 tot en met 31 december 2021. Aanvragen werden op volgorde van ontvangst van complete aanvragen behandeld: wie eerst compleet indiende, kwam als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget van € 2.000.000.

Het SNN streefde ernaar binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een besluit te nemen; hierover kreeg je een e-mail. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 gold overigens een formele beslistermijn van 13 weken na ontvangst (of 22 weken bij cofinanciering vanuit een EU-programma, extern advies of nader onderzoek, wat bij deze EFRO-regeling van toepassing kan zijn).

Bij een akkoord

Je ontving een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na bekendmaking van dit besluit werd automatisch 40% van de subsidie uitgekeerd als werkvoorschot. Je kon eenmalig een tweede voorschot aanvragen van maximaal 40%, gebaseerd op de al gemaakte en betaalde subsidiabele kosten.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je moest de kosten van het project op eenduidige, controleerbare wijze in je administratie bijhouden, inclusief urenregistratie (het SNN stelde hiervoor een format beschikbaar: "Format urenregistratie (maandstaat)" en "Format uurtarief berekenen").
• Het project moest binnen 18 maanden na de verleningsdatum zijn afgerond, met 1 januari 2023 als absolute einddatum.
• Gedurende de projectperiode moest je voldoen aan de publicatie-eisen: een projectbeschrijving met EU-embleem op je website en een affiche (minimaal A3) op een zichtbare plek in je bedrijf.
• Wijzigingen in het project moesten zo snel mogelijk aan het SNN worden gemeld.
• Je moest meewerken aan controles van je administratie door of namens het SNN.

Vaststelling en einddeclaratie

Aan het einde van het project diende je uiterlijk vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) in. Daarvoor waren de volgende documenten nodig:

• Eindverslag van de uitgevoerde werkzaamheden (format: "Format van eindverslag VIA 2020 Softwareprojecten").
• Urenregistraties.
• Loonstroken per medewerker (van de eerste en laatste maand van projectwerkzaamheden, plus een extra loonstrook bij een tussentijdse loonwijziging), waaruit het bruto (jaar)loon en de omvang van het dienstverband blijken.
• Facturen en betalingsbewijzen, indien sprake was van kosten van derden.
• De getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige, indien van toepassing.
• Bewijsstukken dat aan de publicatievereisten is voldaan.
• Het ondertekeningsformulier "Ondertekening vaststelling VIA 2020 - Softwareontwikkeling".

Op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten stelde het SNN het definitieve subsidiebedrag vast. Dit bedrag kon nooit hoger zijn dan het bedrag uit de verleningsbeschikking; vielen de kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 werd binnen 22 weken na een complete vaststellingsaanvraag beslist, en werd het definitieve subsidiebedrag binnen 30 dagen na de vaststelling uitbetaald.

Je moest je administratie over de projectkosten nog minstens tien jaar bewaren nadat de vaststelling onherroepelijk was geworden.