Innoveren VIA softwareontwikkeling (2019)

Je kreeg 35% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000 per project. De subsidiabele kosten moesten minimaal € 10.000 bedragen. Subsidiabel waren het inschakelen van een onafhankelijke deskundige en de loonkosten (of eigen uren) van medewerkers die aan het project werkten.

Deze regeling is niet meer relevant om aan te vragen: de status is "Aanvragen niet meer mogelijk", het resterend budget is € 0 en de deadline van 31 december 2019 is al lang verstreken. Het totale budget van € 3.000.000 was binnen vier maanden na openstelling al uitgeput, omdat het geld op volgorde van binnenkomst werd verdeeld. Wie nu nog zou willen aanvragen via het eLoket van SNN loopt tegen een lege pot aan.

Voor ondernemers die vandaag op zoek zijn naar softwaresubsidie in Noord-Nederland zijn de opvolgers relevant, zoals Subsidie VIA Drenthe-Fryslân 2025-2026 (EFRO) of Subsidie VIA Groningen 2025-2026 (JTF), die vergelijkbare percentages en voorwaarden kennen maar nog wel open staan.

Deze tekst is opgenomen omdat de regeling illustratief is voor hoe de VIA-softwareregelingen in Noord-Nederland werken: wat telt als subsidiabel project, welke kosten meetellen en welk proces je doorloopt van aanvraag tot vaststelling.

Wie kon aanvragen

• Je bent een mkb-onderneming (minder dan 250 fte, jaaromzet max. € 50 miljoen of jaarlijks balanstotaal max. € 43 miljoen). Voor het bepalen of je een mkb-onderneming bent, telt het hele verband van verbonden en partnerondernemingen mee.
• Je hebt een vestiging in Drenthe, Fryslân of Groningen en voert daar ondernemingsactiviteiten uit.

Waarom je afviel

• Je had al verplichtingen aangegaan (bijvoorbeeld een offerte voor akkoord getekend) of was al begonnen met de werkzaamheden vóórdat je aanvraag was ontvangen. Als dit voor een deel van de projectkosten gold, werd de gehele aanvraag afgewezen, niet alleen dat deel.
• Je project voldeed niet aan het doel van de regeling: innovatie en vernieuwing op het gebied van softwareontwikkeling die bijdraagt aan een maatschappelijk belang (RIS3/NIA).
• Je ontwikkelde software specifiek op verzoek van of voor één bepaalde klant. Dat werd altijd geweigerd.
• Jouw onderneming verkeerde in financiële moeilijkheden, zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.
• Je onderneming (of het verband van ondernemingen waartoe je behoort) had al tweemaal subsidie ontvangen op grond van deze regeling in de aanvraagperiode.
• Je voldeed niet aan de voorwaarden van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening of de-minimisverordening (afhankelijk van het type project).
• De kosten van je project stonden niet in een redelijke verhouding tot het te bereiken resultaat, of de gevraagde subsidie stond niet in een redelijke verhouding tot het projectresultaat.
• Er bestond gerede twijfel over het voortbestaan van je onderneming of de verhouding eigen/vreemd vermogen was niet aanvaardbaar.
• Je project was in financiële, organisatorische, technische of economische zin niet haalbaar.

Let op bij het type ontwikkeling

• Aanschaf van standaardsoftware en het aanpassen of maatwerk maken van bestaande softwarepakketten was niet subsidiabel.
• Ontwikkelingen gericht op interne processen en ondersteunende activiteiten (personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie, middelen) vielen buiten de regeling.
• Het uitbreiden van een bestaand product of dienst, of het finetunen en gebruiksvriendelijker maken ervan, was uitgesloten.
• Bij proof-of-concept software moest het gaan om een technisch werkingsprincipe dat nog niet eerder is aangetoond. Werkzaamheden na die proof-of-concept fase (de daadwerkelijke ontwikkeling van het product) waren niet subsidiabel onder deze noemer.

Budget was leidend

Zelfs als je aan alle eisen voldeed, gold: het subsidieplafond van € 3.000.000 werd verdeeld op volgorde van ontvangst van complete aanvragen. Bij aanvragen die op dezelfde dag binnenkwamen en tot overschrijding van het plafond zouden leiden, besliste loting. Het loket meldt dat het budget binnen vier maanden na opening was uitgeput, waarna nieuwe aanvragen weinig kans meer hadden.

1. Onafhankelijke deskundige

Kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke organisatie die is ingeschreven in een handelsregister (bijvoorbeeld de KvK of een vergelijkbaar buitenlands register). Particulieren komen hier niet voor in aanmerking, alleen ingeschreven organisaties.

De deskundige moet echt onafhankelijk zijn van jouw onderneming. In ieder geval is er geen sprake van onafhankelijkheid in de volgende situaties:

• de deskundige heeft een financieel belang in jouw onderneming, of omgekeerd;
• de directeur/bestuurder van jouw onderneming is ook directeur/bestuurder van de organisatie van de deskundige;
• er is een familierelatie in de eerste of tweede graad (ouder, kind, broer, zus) of een gezinsrelatie;
• de deskundige heeft een duidelijk belang bij de uitkomst van het project, verder dan gebruikelijk;
• de deskundige kan de ontwikkelde software zelf vermarkten. Deze lijst is niet uitputtend: ook andere situaties kunnen leiden tot het oordeel dat er geen onafhankelijkheid is.

2. Loonkosten en eigen uren

Loonkosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel, en de bijdrage in eigen uren van diezelfde groep, voor zover zij zich met het project bezighouden. Er zijn twee manieren om het uurtarief te berekenen:

*Methode 1: individueel uurtarief bij dienstverband*

• Je neemt het bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, exclusief overige vergoedingen, exclusief bijzondere beloningen en winst- of prestatieafhankelijke uitkeringen).
• Daar bovenop komt een opslag van 32% voor werkgeverslasten.
• Over dat totaal wordt vervolgens 15% aan overheadkosten berekend.
• Dat bedrag deel je door 1.720 uur, gebaseerd op een 40-urige werkweek. Bij een kleinere werkweek wordt dit uren-aantal naar verhouding aangepast (bijvoorbeeld: 24-urige werkweek = 1.032 uur/jaar, 32-urige werkweek = 1.376 uur/jaar, 36-urige werkweek = 1.548 uur/jaar).
• Toeslagen zoals persoonlijke toeslag, ploegentoeslag of waarnemingstoeslag tellen niet mee, net zomin als winstuitkeringen, bonussen en vergoedingen voor woon-werkverkeer.

*Methode 2: eigen arbeid (geen dienstverband)*

• Is er geen dienstverband, dan geldt een vast uurtarief van € 39,00. Dit wordt gezien als een bijdrage in natura.
• Belangrijke beperking: de betaalde overheidssteun aan een project met bijdragen in natura mag aan het einde van het project niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen in natura. In de praktijk betekent dit dat de subsidie nooit hoger kan zijn dan het bedrag dat je daadwerkelijk in "out of pocket"-kosten hebt gemaakt.
• Voorbeeld: bij € 10.000 eigen arbeid (natura) en € 20.000 out-of-pocketkosten (totaal € 30.000 subsidiabele kosten) is de subsidie maximaal € 20.000.
• Ander voorbeeld: bij € 20.000 eigen arbeid en € 6.000 out-of-pocketkosten (totaal € 26.000) is de subsidie maximaal € 6.000.

3. Kosten van verbonden ondernemingen en partnerondernemingen

Loonkosten van werknemers van verbonden ondernemingen of partnerondernemingen zijn subsidiabel als ze tegen kostprijs worden doorbelast aan jou als aanvrager, berekend volgens dezelfde methode als hierboven. Kosten van een verbonden onderneming moeten zonder winstopslag worden doorbelast; kosten van een partneronderneming mogen tegen het gebruikelijke tarief worden doorbelast.

Wat niet subsidiabel was

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of te verwachten prestaties.
• Verrekenbare of compensabele inkomstenbelasting.
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• Aanschaf van standaardsoftware en het aanpassen of maatwerk maken van bestaande softwarepakketten.
• Ontwikkelingen gericht op interne processen en ondersteunende activiteiten zoals personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie en middelen.</tekst> </invoke>

Bij subsidiabele kosten vanaf € 142.858 loop je tegen het maximum van € 50.000 aan, want 35% daarvan is al meer dan € 50.000.

Wanneer het bedrag omlaag ging

• Het bedrag van de subsidie werd verlaagd als de normen van de Europese Commissie daartoe noopten (bijvoorbeeld staatssteunplafonds).
• Bij bijdragen in natura (eigen arbeid zonder dienstverband, tegen € 39,00 per uur) mocht de betaalde overheidssteun nooit hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen in natura. Zie de rekenvoorbeelden bij "Waarvoor krijg je subsidie": in het ene voorbeeld werd de subsidie daardoor beperkt tot € 20.000 in plaats van 35% van € 30.000, in het andere tot € 6.000 in plaats van 35% van € 26.000.
• Bij de vaststelling werd het definitieve subsidiebedrag berekend op basis van de kosten die je daadwerkelijk had gemaakt én betaald. Vielen de kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. De subsidie kon nooit hoger uitvallen dan het bedrag uit de verleningsbeschikking.
• Als je al subsidie had ontvangen van een ander bestuursorgaan, de Europese Commissie of private partijen voor dezelfde activiteit, werd de subsidie zo berekend dat het totaal aan subsidies niet meer bedroeg dan de totale subsidiabele kosten. Het totaal aan overheidsbijdragen mocht ook niet meer zijn dan het Europees steunkader toestond.

Staatssteunkader bepaalde ook het plafond

Ging het om proof-of-concept software (experimentele ontwikkeling van iets dat nog niet bestaat), dan viel de subsidie onder artikel 25 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening. Ging het om een softwarematig product of dienst dat nieuw is voor jouw onderneming maar elders al bestaat, dan viel de subsidie onder de de-minimisverordening. Die laatste stelt dat een onderneming in drie belastingjaren maximaal € 200.000 aan de-minimissteun mag ontvangen; dit maximum kon dus ook een plafond vormen naast het reguliere maximum van € 50.000 per project.

Uitbetaling in de tijd

Na de verleningsbeschikking kreeg je automatisch een voorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag, binnen drie weken. Op aanvraag kon je eenmalig een tweede voorschot krijgen van maximaal 40%, naar evenredigheid van de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten. Het restant volgde bij de vaststelling.

Stap 1: documenten verzamelen

Zorg dat alle benodigde documenten ingevuld en klaar staan voordat je begint met de aanvraag in het eLoket:

• Kopie bankafschrift, ter verificatie van je IBAN-nummer.
• (Geconsolideerde) jaarrekening voorafgaand boekjaar, zodat het SNN kan controleren of je het project financieel kunt dragen.
• Juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen (schematisch), inclusief deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming. Alleen nodig als jouw onderneming deel uitmaakt van een verband van ondernemingen.
• Kopie van beschikking(en) of aanvraagformulier(en) van een projectaanvraag bij een andere instantie, als je daar al subsidie voor hebt aangevraagd of gekregen.
• Offerte(s) van deskundige(n) en/of leverancier(s), als er kosten begroot zijn voor het inhuren van derden of materialen.
• Ondertekening VIA 2019 softwareontwikkeling (PDF): verklaart dat je kennis hebt genomen van de regeling en de ASR SNN 2019, en dat je de antwoorden in het eLoket naar waarheid hebt ingevuld. Ondertekening door de aanvrager, met inkthandtekening; een digitale handtekening volstaat niet.
• Machtigingsformulier VIA Software 2019: alleen nodig als je aanvraag via een intermediair verloopt. De aanvrager machtigt hierin een derde partij om de aanvraag (en eventueel verzoeken tot wijziging, voorschot of vaststelling) namens hem in te dienen. Ondertekening door de aanvrager, met inkthandtekening.
• Verklaring financiële moeilijkheden: een beslisschema waarmee je op groeps- of ondernemingsniveau aantoont dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden verkeert. Ondertekening door de aanvrager (naam, functie, datum, handtekening).
• Projectplan VIA 2019 softwareontwikkeling (DOCX): format van maximaal 8 pagina's waarin je de naam en omschrijving van het project, de aanvrager, de aanpak per projectfase, de economische effecten, en (afhankelijk van het type project) de details van het softwarematig product of de proof-of-concept software beschrijft, inclusief begroting.
• Verklaring de-minimissteun: hierin verklaar je of en hoeveel de-minimissteun je in de afgelopen drie jaar hebt ontvangen. Ondertekening kan niet digitaal; alleen een geprint en ondertekend formulier is rechtsgeldig.
• Instemmingsverklaring VIA 2019 softwareontwikkeling: alleen nodig als een verbonden of partneronderneming kosten maakt binnen jouw project. Elke onderneming vult dit apart in. Ondertekening door de betreffende onderneming, met inkthandtekening.
• Privacyverklaring subsidies: hierin bevestig je dat je de privacy-informatie hebt gelezen en dat je betrokkenen informeert dat het SNN hun gegevens ontvangt. Ondertekening door de aanvrager.

Stap 2: beknopte projectomschrijving

Schrijf een korte projectomschrijving die openbaar gepubliceerd kan worden.

Stap 3: aanvraag indienen

Via de knop "Aanvraag starten" kom je in het aanvraagproces op https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp. Hier upload je alle documenten en lever je de gevraagde informatie aan, inclusief het projectplan. Vanuit je persoonlijke account (Mijn dossier) volg je de behandeling van je aanvraag.

Let op privacy

Het SNN heeft geen burgerservicenummers nodig. Staan deze in je documenten, verwijder of scherm ze dan af voordat je ze deelt.

Termijn

Subsidie kon worden aangevraagd van 11 juni 2019 tot en met 31 december 2019. Het loket meldt dat het budget van € 3.000.000 al binnen vier maanden na openstelling was uitgeput.

Beoordeling

Het SNN beoordeelt eerst of je aanvraag compleet is, op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. Wanneer je met toepassing van artikel 4:5 Awb de kans krijgt om je aanvraag aan te vullen, geldt de dag waarop die aanvulling is ontvangen als de datum van ontvangst voor de verdeling.

Het SNN streeft ernaar binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een besluit te nemen. Je ontvangt hierover een e-mail. De Algemene subsidieregeling SNN 2019 noemt overigens een reguliere beslistermijn van 13 weken na ontvangst (of na afloop van de aanvraagperiode bij een tendersysteem), en 22 weken als er sprake is van cofinanciering vanuit een Europees programma, extern advies wordt ingewonnen, of nader onderzoek nodig is.

Bij akkoord

Je ontvangt een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na deze beschikking krijg je automatisch 40% van het verleende bedrag als werkvoorschot. Wil je meer voorschot, dan kun je eenmalig een tweede voorschot van maximaal 40% aanvragen, gebaseerd op de kosten die je daadwerkelijk hebt gemaakt en betaald.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Voer het project uit binnen 18 maanden na de datum van subsidieverlening.
• Houd de kosten van het project op eenduidige wijze bij in je administratie.
• Plaats een korte projectbeschrijving met EU-embleem en EFRO-vermelding op je website, zichtbaar zodra de bezoeker de site opent.
• Plaats minimaal één affiche (A3-formaat) op een publiek zichtbare plek met vermelding van de EU-steun.
• Meld wijzigingen in het project zo snel mogelijk aan het SNN, en meld ook zaken als (dreigende) surseance/faillissement, wijzigingen in financiële verhoudingen met derden, statutenwijzigingen of subsidie van een andere instantie voor dezelfde activiteit.

Vaststelling (einddeclaratie)

Uiterlijk vier weken na afloop van de realisatietermijn van 18 maanden dien je het vaststellingsverzoek in. Hiervoor lever je aan:

• Eindverslag volgens het format van het SNN, met een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, afwijkingen ten opzichte van de aanvraag, knelpunten, doelbereik en vervolgstappen; bij een softwarematig prototype ook de vermarktbaarheid, bij proof-of-concept software of het technisch werkingsprincipe is aangetoond.
• Urenregistraties (maandstaten), fysiek ondertekend door medewerker en leidinggevende, binnen een redelijke termijn (het advies is binnen een maand na de betreffende maand, uiterlijk bij indiening van de declaratie).
• Loonstroken per medewerker (eerste en laatste maand van projectdeelname, plus een extra loonstrook bij een tussentijdse loonwijziging).
• Facturen en betalingsbewijzen bij kosten van derden.
• Getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige, indien van toepassing.
• Bewijsstukken van de publicatievereisten (website en affiche).
• Ondertekening vaststelling VIA 2019: met inkthandtekening, anders is de vaststelling niet rechtsgeldig.

Het SNN stelt het definitieve subsidiebedrag vast op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten. Vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd; de subsidie kan nooit hoger zijn dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Op grond van de Algemene subsidieregeling SNN 2019 wordt binnen 22 weken na een complete vaststellingsaanvraag besloten, en het subsidiebedrag wordt binnen 30 dagen na de vaststelling betaald.

Na onherroepelijke vaststelling bewaar je je projectadministratie nog minimaal tien jaar en houd je die toegankelijk voor controle door het SNN.