Innoveren VIA ontwikkelingsprojecten (2021)

Je kon de subsidie alleen aanvragen (als individuele mkb-onderneming) of samen met andere mkb'ers in een samenwerkingsproject. Het subsidiepercentage liep op naarmate meer partijen samenwerkten: 35% voor een middelgrote onderneming die alleen een project uitvoert, 45% voor een micro- of kleine onderneming alleen, en 50% voor een samenwerkingsproject. De maximale subsidie bedroeg € 100.000 per project, met een aparte cap van € 50.000 op loonkosten en eigen uren samen. De subsidiabele kosten moesten minimaal € 10.000 bedragen.

Let op: deze regeling is niet meer open. De status is "Aanvragen niet meer mogelijk" en het resterend budget is € 0. Er bestaat een kleine, vrijwel nihil geachte kans dat er nog budget vrijkomt doordat niet alle aanvragen zijn afgehandeld, maar je kunt hier niet meer op rekenen.

Zoek je een vergelijkbare, nog wel openstaande regeling? Kijk dan naar de opvolgers zoals Subsidie VIA Drenthe-Fryslân 2025-2026 (EFRO) of Subsidie VIA Groningen 2025-2026 (JTF), die vergelijkbare percentages en voorwaarden kennen.

Je viel buiten de boot als je niet aan deze harde eisen voldeed:

• Je onderneming behoort niet tot het mkb (volgens de definitie in de AGVV: minder dan 250 fte, jaaromzet max € 50 miljoen of balanstotaal max € 43 miljoen, waarbij verbonden en partnerondernemingen meetellen).
• Je onderneming heeft geen vestiging in Drenthe, Fryslân of Groningen, of voert daar geen ondernemingsactiviteiten uit.
• Je bent al vóór het indienen van de aanvraag verplichtingen aangegaan voor het project (bijvoorbeeld een offerte voor akkoord getekend of werkzaamheden al gestart).
• Je project is niet obstakelvrij bij indiening: de financiering is nog niet rond.
• Je onderneming verkeert in financiële moeilijkheden volgens de definitie in de AGVV (bijvoorbeeld een negatief eigen vermogen, een lopende insolventieprocedure, of niet-terugbetaalde reddings- of herstructureringssteun).
• Je onderneming (of een verbonden onderneming) heeft al tweemaal subsidie gekregen op grond van deze regeling.
• Het project ziet op de ontwikkeling van nieuwe software (dit is uitgesloten).
• Je ontwikkelt een product of dienst specifiek op verzoek van of voor één bepaalde klant.
• Je bent een onderneming waartegen een bevel tot terugvordering uitstaat na een eerder besluit van de Europese Commissie over onrechtmatige staatssteun.
• De vereiste haalbaarheidsstudie voor het project is niet afgerond.
• Bij een samenwerkingsproject: één van de deelnemende mkb-ondernemingen neemt meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor haar rekening, of de ondernemingen zijn niet onafhankelijk van elkaar (bijvoorbeeld door onderling financieel belang, dezelfde bestuurder, of familierelaties in de eerste of tweede graad).
• De subsidiabele kosten van je project komen niet boven € 10.000 uit.

Verder moest je project bijdragen aan een van de vier transities of het thema ondernemerschap binnen de RIS3 2021-2027, en moest het gaan om een aanmerkelijk nieuw product, dienst of procedé (of een aanmerkelijke vernieuwing daarvan) met een oplossing voor een technische onzekerheid. Routinematige of periodieke aanpassingen van bestaande producten of processen kwamen niet in aanmerking.

Inschakelen van een onafhankelijke deskundige

Kosten van een deskundige (iemand die door opleiding of ervaring gekwalificeerd is), mits deze is ingeschreven in een handelsregister van de Kamer van Koophandel of een vergelijkbaar buitenlands register. Particulieren komen dus niet in aanmerking. De deskundige moet onafhankelijk zijn van je onderneming: geen financieel belang over en weer, geen gedeelde directeur/bestuurder, geen eerste- of tweedegraads familierelatie, en geen deskundige met een bovengemiddeld belang bij de uitkomst van het project. Alleen de uren van de deskundige zijn subsidiabel.

Materialen voor een prototype

Materialen die uitsluitend onderdeel zijn van het te bouwen fysieke prototype. Materiaal dat ook voor andere doeleinden binnen je onderneming bruikbaar is of na het project nog inzetbaar is, valt hier dus niet zomaar onder; het format voor de kostenaanvraag vraagt expliciet of het materiaal uitsluitend voor het prototype is.

Loonkosten van werknemers en eigen uren

Voor werknemers (onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel, exclusief stagiairs) reken je met een individueel uurtarief:

• Basis: bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, exclusief overige vergoedingen, bijzondere beloningen en winst- of prestatieafhankelijke uitkeringen, wel inclusief niet-prestatiegebonden eindejaarsuitkering).
• Plus 32% opslag voor sociale lasten/werkgeverslasten.
• Plus 15% opslag voor overheadkosten (berekend over het bedrag inclusief de sociale lasten-opslag).
• Gedeeld door 1.720 uur bij een 40-urige werkweek. Bij minder contracturen wordt dit uren-aantal naar rato verlaagd, bijvoorbeeld 1.032 uur bij een 24-urige werkweek, 1.376 uur bij 32 uur en 1.548 uur bij 36 uur.

Toeslagen zoals persoonlijke toeslag, ploegentoeslag of waarnemingstoeslag tellen niet mee, evenmin als winstuitkeringen, bonussen en reiskostenvergoedingen.

Werk je zelf mee zonder dienstverband (eigen arbeid), dan geldt dit als een bijdrage in natura, met een vast uurtarief van € 39,00. Let op: de totale subsidie mag dan niet hoger zijn dan de subsidiabele kosten exclusief deze bijdragen in natura (de zogeheten "out of pocketkosten").

Voor loonkosten en eigen uren samen geldt een maximum van € 50.000 aan subsidie, ongeacht hoe hoog de daadwerkelijke kosten zijn.

Loonkosten van verbonden ondernemingen en partnerondernemingen

Werken medewerkers van een verbonden onderneming (meer dan 50% aandelen/stemrechten) of partneronderneming (25-50% aandelen/stemrechten) mee aan het project, dan zijn hun loonkosten subsidiabel volgens dezelfde berekeningswijze, mits tegen kostprijs doorbelast aan jouw onderneming (bij verbonden ondernemingen zonder winstopslag; bij partnerondernemingen mag een gebruikelijk tarief worden doorbelast).

Huur van apparatuur en uitrusting

Huurkosten van apparatuur en uitrusting bij een derde partij, voor zover en zolang deze voor het project worden gebruikt. Bij de vaststelling moet je deze kosten onderbouwen met facturen en betalingsbewijzen.

Wat niet subsidiabel is

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Niet-verrekenbare of compensabele btw (verrekenbare btw is sowieso al uitgesloten).
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of te verwachten prestaties.
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• Werkzaamheden of verplichtingen (zoals getekende offertes) die al zijn aangegaan vóór ontvangst van de aanvraag: dit leidt tot afwijzing van de hele aanvraag, ook als het maar om een deel van de kosten gaat.

Voor kosten van meer dan € 50.000 bij één crediteur (kosten derden) vraagt SNN bij de verantwoording expliciet of je meerdere offertes hebt opgevraagd en waarom het bedrag redelijk en marktconform is.

Het subsidiepercentage hing af van de projectvorm:

• 35% van de subsidiabele kosten als één middelgrote onderneming het project alleen uitvoert.
• 45% van de subsidiabele kosten als één micro- of kleine onderneming het project alleen uitvoert.
• 50% van de subsidiabele kosten bij een samenwerkingsproject (minimaal twee onafhankelijke mkb-ondernemingen, waarbij geen van de partijen meer dan 70% van de kosten voor haar rekening neemt).

De subsidie bedroeg maximaal € 100.000 per project. Daarbinnen gold een aparte begrenzing: de subsidie voor loonkosten en eigen uren samen bedroeg ten hoogste € 50.000. Kom je op basis van het percentage boven die € 50.000 uit, dan wordt dat deel afgetopt; blijf je eronder, dan geldt gewoon het berekende bedrag.

• Bij € 200.000 loonkosten en € 100.000 overige kosten (totaal € 300.000, het regelingsmaximum) levert 35% subsidie op loonkosten € 70.000 op, maar dit wordt afgetopt naar € 50.000. Opgeteld met € 35.000 subsidie op de overige kosten kom je op € 85.000 verleende subsidie.
• Bij € 140.000 loonkosten en € 100.000 overige kosten levert 35% op loonkosten € 49.000 op (geen aftopping nodig, want onder de € 50.000). Opgeteld met € 35.000 op de overige kosten kom je op € 84.000 verleende subsidie.

De ondergrens: de subsidiabele kosten van je project moesten minimaal € 10.000 bedragen. Haal je die grens niet, dan kon de subsidie worden ingetrokken of naar beneden bijgesteld.

Bij inbreng van eigen arbeid (geen dienstverband, dus een bijdrage in natura tegen € 39,00 per uur) gold een extra beperking: de totale overheidssteun aan het project mocht niet hoger zijn dan de subsidiabele kosten exclusief die bijdragen in natura ("out of pocketkosten"). Met andere woorden, de subsidie kon nooit meer bedragen dan wat je daadwerkelijk zelf uitgeeft en betaalt.

Het definitieve subsidiebedrag werd pas bij vaststelling vastgesteld, op basis van de kosten die je daadwerkelijk hebt gemaakt en betaald. Vielen de kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Ook kon het bedrag omlaag gaan als Europese staatssteunnormen daartoe noopten, of als er al subsidie van een andere overheidsinstantie of de Europese Commissie voor hetzelfde project was verstrekt (dan mocht het totaal aan subsidies niet meer bedragen dan de subsidiabele kosten).

Stap 1: Aanvraag indienen via het eLoket

Je diende de aanvraag elektronisch in bij SNN via het eLoket (eloket.snn.nl). Verplicht bij te voegen:

• Een projectplan, volgens het door SNN beschikbaar gestelde format.
• Een beknopte samenvatting van het project, geschikt voor publicatie, die door de aanvrager wordt aangeleverd.
• Bij een individuele aanvraag: het aanvraagformulier, ingevuld en ondertekend door de aanvrager zelf.
• Bij een samenwerkingsproject: de penvoerder vult het aanvraagformulier in; elke overige projectpartner vult het formulier "Gegevens medeaanvrager" in en ondertekent dit (alleen een geprint en met de hand ondertekend formulier is geldig, een digitale handtekening volstaat niet).

Stap 2: Aanvullende verplichte bijlagen (afhankelijk van je situatie)

• Model mkb-toets: door de aanvrager (en bij samenwerking ook de medeaanvragers) in te vullen en te ondertekenen, om aan te tonen dat je onderneming aan de mkb-normen voldoet.
• Verklaring financiële moeilijkheden: in te vullen op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn, anders op ondernemingsniveau; te ondertekenen door de tekenbevoegde van de onderneming.
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, of bij een onderneming die korter dan 3 jaar bestaat: stukken waaruit blijkt dat de kosten gedragen kunnen worden.
• Bij een verband van ondernemingen: een schematische weergave van de juridische organisatiestructuur, met deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• Bij eerdere of gelijktijdige subsidieaanvragen voor hetzelfde project bij een andere instantie: een kopie van de beschikking(en) of het aanvraagformulier daarvan.
• Instemmingsverklaring: alleen nodig als een verbonden- of partneronderneming kosten maakt binnen het project en je die onderneming als medebegunstigde wilt laten meelopen in de beschikking (in plaats van de kosten door te belasten). Deze wordt ondertekend door zowel de penvoerder als de verbonden/partneronderneming.

Stap 3: Beoordeling van volledigheid en inhoud

SNN beoordeelt aanvragen op volgorde van ontvangst: wie het eerst een complete aanvraag indient, wordt als eerste behandeld. SNN streeft naar een besluit binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 kan deze termijn oplopen tot 22 weken als er sprake is van EU-cofinanciering, extern advies of nader onderzoek. Je ontvangt de uitkomst per e-mail.

Stap 4: Verlening en voorschot

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na deze bekendmaking krijg je automatisch een eerste voorschot van 40% van het verleende bedrag. Een tweede voorschot van maximaal 40% kan eenmalig op aanvraag worden verstrekt, naar evenredigheid van de al gemaakte en betaalde subsidiabele kosten. Hiervoor dien je (indien van toepassing) een tussentijds verslag in volgens het format "Format tussentijds verslag", waarin je onder meer rapporteert over voortgang, knelpunten, afwijkingen ten opzichte van de aanvraag en eventuele extra gedeclareerde kosten.

Stap 5: Vaststelling (einddeclaratie)

Uiterlijk vier weken na afloop van de realisatietermijn van 18 maanden dien je het vaststellingsverzoek in. Hierbij lever je aan:

• Eindverslag van de uitgevoerde werkzaamheden (format door SNN beschikbaar gesteld).
• Urenregistraties (format: maandstaat).
• Loonstroken per medewerker (van de eerste en laatste maand van projectdeelname, plus een extra loonstrook bij tussentijdse loonwijziging), waaruit het bruto (jaar)loon en de omvang van het dienstverband blijken.
• Facturen en betalingsbewijzen, bij kosten derden, huurkosten en/of materialen.
• Getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige, indien van toepassing.
• Bewijsstukken dat aan de publicatievereisten (website en affiche) is voldaan.
• Een ondertekeningsformulier ("VIA 2021 ontwikkelingsprojecten - Ondertekening").

Let op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig; verwijder of scherm deze af in aan te leveren documenten.

SNN beslist binnen 22 weken na ontvangst van een complete vaststellingsaanvraag. Het definitieve subsidiebedrag wordt gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten en kan nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking.

Voorschotten

Bij een positieve beschikking (verlening) ontvang je automatisch, binnen drie weken na bekendmaking van het besluit, een eerste voorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag. Daarna kun je eenmalig een tweede voorschot aanvragen van maximaal 40%, dat wordt toegekend naar evenredigheid van de kosten die je al daadwerkelijk hebt gemaakt en betaald. Voor dit tweede voorschot vraagt SNN een tussentijds verslag waarin je onder meer ingaat op de voortgang, afwijkingen ten opzichte van de aanvraag, knelpunten en eventuele nieuwe of andere kosten dan begroot.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang het project loopt, gelden onder meer deze verplichtingen:

• Het project moet binnen 18 maanden na de verleningsbeschikking zijn gerealiseerd, met als absolute einddatum 30 april 2023.
• Je houdt de projectkosten eenduidig bij in je administratie, inclusief urenregistratie.
• Je plaatst gedurende de projectperiode een korte projectbeschrijving op je website met het EU-embleem en een verwijzing naar het EFRO.
• Je plaatst gedurende de projectperiode minimaal één affiche (A3-formaat) op een zichtbare plek, met vermelding van de EU-steun.
• Je meldt wijzigingen in het project zo snel mogelijk aan SNN, en ook zaken als (dreigend) niet nakomen van verplichtingen, surseance, faillissement, relevante financiële of organisatorische wijzigingen, statutenwijzigingen, of subsidie van een andere instantie voor hetzelfde project.
• Je werkt mee aan controles van je administratie door of namens SNN.

Vaststelling en einduitbetaling

Uiterlijk vier weken na afloop van de realisatietermijn dien je een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) in, met onder meer een eindverslag, urenregistraties, loonstroken, facturen, betalingsbewijzen en bewijs van de publicatie-eisen. Bij een aanvraag tot vaststelling die aan alle vereisten voldoet, beslist SNN binnen 22 weken na ontvangst. Het definitieve subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde subsidiabele kosten en kan nooit hoger zijn dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen je kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd. Het definitief vastgestelde subsidiebedrag wordt vervolgens binnen 30 dagen na de vaststelling uitbetaald.

Je bent verplicht om je administratie over de projectkosten nog ten minste tien jaar te bewaren nadat de vaststelling onherroepelijk is geworden, en toegankelijk te houden voor eventuele controle.