Innoveren VIA softwareontwikkeling (2021)

Let op: deze regeling is gesloten. De status staat op "Aanvragen niet meer mogelijk" en het resterend budget is € 0. Je kunt hier dus niet meer op aanvragen; de informatie hieronder is alleen nog relevant als naslag of als je een vergelijkbare, nog openstaande SNN-regeling overweegt.

Als de regeling nog open was geweest, kwam je in aanmerking als je een mkb-onderneming was, gevestigd en actief in één van de drie noordelijke provincies, met een project dat bijdroeg aan de innovatiestrategie RIS3 2021-2027. Je kreeg dan 35% (middelgrote onderneming) of 45% (micro/kleine onderneming) van de subsidiabele kosten vergoed, met een minimum van € 10.000 aan subsidiabele kosten en een maximale subsidie van € 50.000 per project.

De subsidie was bedoeld voor het inschakelen van een onafhankelijke deskundige en voor loonkosten van eigen personeel (of eigen uren). Aanvragen ging via het eLoket van SNN, met een verplicht projectplan volgens het beschikbare format, een begroting, en diverse verklaringen (onder meer over de-minimissteun en financiële moeilijkheden). Beoordeling gebeurde op volgorde van binnenkomst: wie eerst een complete aanvraag indiende, kreeg voorrang zolang er budget was.

Je viel af als:

• Je onderneming niet in Drenthe, Friesland of Groningen was gevestigd en daar geen ondernemingsactiviteiten uitvoerde.
• Je geen mkb-onderneming was (250 fte of meer, of jaaromzet boven € 50 miljoen én balanstotaal boven € 43 miljoen). Let op: bij een verband van ondernemingen (moeder-, dochter-, zusterbedrijven) telt het geheel mee, niet alleen jouw eigen bv.
• Je onderneming in financiële moeilijkheden verkeerde (volgens de definitie in artikel 2 lid 18 sub a t/m e AGVV). Dit gold ook als de subsidie onder de-minimis werd verleend.
• Je project niet bijdroeg aan één van de vier transities of het thema "ondernemende regio / krachtig ondernemerschap" binnen de RIS3 2021-2027.
• Je project niet zag op de ontwikkeling van een voor jouw onderneming nieuw softwarematig product of dienst met een oplossing voor een technische onzekerheid, of op proof-of-concept software. Uitbreiding van bestaand product, finetunen, gebruiksvriendelijker maken (UX, design, AVG-compliance, vullen met gebruikersdata) telde niet.
• Je product of dienst specifiek voor één klant werd ontwikkeld (op verzoek van of exclusief voor een bepaalde afnemer).
• Je al vóór het indienen van de aanvraag verplichtingen was aangegaan (offerte getekend, opdracht mondeling bevestigd) of al met de werkzaamheden was begonnen. Dit leidde tot afwijzing van de hele aanvraag, ook als het maar om een deel van de kosten ging.
• Je project bij indiening niet obstakelvrij was; de financiering moest zeker gesteld zijn.
• Jouw onderneming al tweemaal subsidie had gekregen op grond van deze regeling (ook via andere rechtspersonen binnen hetzelfde economisch verband).
• De subsidiabele kosten van je project onder € 10.000 uitkwamen.
• Samenwerkingsprojecten werden niet toegelaten: de subsidie kon slechts door één onderneming worden aangevraagd. Een samenwerkingspartner buiten Noord-Nederland kon wel meedoen, maar werd geen subsidieontvanger en mocht niet meer dan 70% van de gezamenlijke kosten voor zijn rekening nemen.
• Als je de aanvraag met je handelsnaam indiende in plaats van je statutaire KvK-naam, werd dit gecorrigeerd, maar het gaf geen afwijzingsgrond.

Daarnaast gold: het testen van een prototype was alleen toegestaan voor zover dit ging om het onderzoeken van oplossingen voor technische onzekerheden, niet om het prototype door te ontwikkelen tot eindproduct.

1. Het inschakelen van een onafhankelijke deskundige

De kosten van een externe, onafhankelijke organisatie die is ingeschreven in een handelsregister (ook een buitenlands handelsregister was toegestaan, met bewijs daarvan). Onafhankelijkheid was cruciaal: er mocht geen financieel belang zijn tussen de deskundige en de aanvrager, geen gedeeld bestuur/directeur, geen familierelatie in de eerste of tweede graad, en de deskundige mocht de ontwikkelde software niet zelf kunnen vermarkten. Voor deze kosten was altijd een offerte verplicht, gericht aan de aanvragende onderneming, met specificatie van uren, uurtarief en activiteiten, exclusief btw en met KvK-gegevens van de opdrachtnemer. Een offerte die vóór het indienen van de aanvraag al was ondertekend, maakte de hele aanvraag ongeldig.

2. Loonkosten van werknemers

Berekend door het aantal projecturen te vermenigvuldigen met een uurtarief. Dit uurtarief werd zo berekend: bruto jaarloon (exclusief vakantiegeld, overige vergoedingen, bonussen en winstuitkeringen) plus 32% opslag voor werkgeverslasten, waarover vervolgens 15% overheadkosten werd berekend. Dat totaal werd gedeeld door 1.720 uur (bij een 40-urige werkweek; bij minder uren naar rato, bijvoorbeeld 1.376 uur bij een 32-urige werkweek). Het maximum aantal declarabele uren per medewerker was 1.720 uur per kalenderjaar (naar rato bij deeltijd), geteld over alle ESI-gefinancierde projecten samen.

3. Eigen uren / niet-verloning

Als er geen sprake was van een dienstverband (bijvoorbeeld bij een eigenaar, bestuurder of aandeelhouder die winst uit de onderneming ontving in plaats van salaris), gold een vast uurtarief van € 39,00. Dit werd gezien als een bijdrage in natura. Belangrijke beperking: de subsidie over een project met eigen arbeid mocht nooit hoger zijn dan de subsidiabele kosten exclusief die eigen arbeid.

4. Kosten van verbonden ondernemingen en partnerondernemingen

Als een verbonden onderneming (meer dan 50% zeggenschap) kosten maakte voor het project, moesten deze tegen werkelijke kostprijs (zonder winstopslag) worden doorbelast aan de subsidieontvanger. Kosten van een partneronderneming (25-50% zeggenschap) mochten tegen gebruikelijk tarief worden doorbelast. Alternatief: de andere onderneming kon met een instemmingsverklaring mede-subsidieontvanger worden.

Wat niet subsidiabel was

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Verrekenbare btw.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit waren toe te rekenen.
• Kosten die niet in redelijke verhouding stonden tot de gestelde doelen.
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• De aanschaf van (standaard)software en het aanpassen of op maat maken van bestaande softwarepakketten.
• Ontwikkelingen gericht op interne processen en ondersteunende activiteiten (personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie en middelen).
• Activiteiten na de proof-of-concept-fase (als het project alleen voor proof-of-concept was aangevraagd): zodra het technische werkingsprincipe was aangetoond, was de vervolgontwikkeling niet meer subsidiabel onder die noemer.
• Werkzaamheden voor uitbreiding van een bestaand product, of voor finetunen/gebruiksvriendelijker maken (UX-optimalisatie, design/vormgeving, het vullen met gebruikersdata, AVG-compliance).

Alle kosten werden exclusief btw beoordeeld en moesten in redelijkheid ten behoeve van de activiteit zijn gemaakt.

Belangrijke beperking: subsidie voor loonkosten en eigen uren samen was afgetopt op maximaal € 25.000, ongeacht hoe hoog het percentage van 35% of 45% daarover zou uitkomen. Samen met de € 17.500 over de overige kosten kwam de verleende subsidie op € 42.500 in plaats van € 50.000.

Bij inbreng van eigen arbeid (niet-verloning, tarief € 39,00 per uur) gold een extra beperking: de subsidie mocht nooit hoger zijn dan de subsidiabele kosten exclusief die eigen arbeid. Had je bijvoorbeeld € 10.000 eigen arbeid en € 20.000 aan externe (out of pocket) kosten begroot, dan was de subsidie maximaal € 20.000, ook al was 35% of 45% van het totaal hoger.

Bij een samenwerkingspartner buiten Noord-Nederland telden alleen de kosten van de Noord-Nederlandse onderneming mee voor de berekening van de subsidiehoogte; de kosten van de partner buiten de regio werden wel beoordeeld maar niet gesubsidieerd.

Het subsidiebedrag werd verlaagd als Europese staatssteunnormen daartoe noopten (de-minimisplafond van € 300.000 per onderneming over drie belastingjaren, of lager voor visserij/aquacultuur en primaire landbouwproductie).

Bij vaststelling kon het bedrag nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking; vielen de werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd.

Stap 1: documenten voorbereiden

Voor je de aanvraag indiende, moest je onder meer de volgende documenten klaar hebben staan:

• Een kopie van je bankafschrift, met IBAN, bedrijfsnaam en banklogo zichtbaar (ter verificatie van de rekening waarop de subsidie gestort wordt).
• De (geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, om te toetsen of je het project financieel kunt dragen. Bestond je onderneming korter dan 3 jaar, dan volstond een IB-aangifte of openingsbalans.
• Bij een verband van ondernemingen: een schematische juridische organisatiestructuur met deelnemingspercentages, aantal fte, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• Eventueel een kopie van beschikkingen of aanvraagformulieren bij andere instanties, als je daar al subsidie voor dit project had aangevraagd of gekregen.
• Offerte(s) van eventueel in te huren deskundigen, geadresseerd aan jouw onderneming, met uren, uurtarief, activiteiten en KvK-gegevens van de opdrachtnemer (exclusief btw).
• De Verklaring de-minimissteun, in te vullen en te ondertekenen door jou (met pen; digitaal ondertekenen was niet toegestaan).
• Het Ondertekeningsformulier (alleen verplicht als je niet met eHerkenning inlogde), getekend door de tekenbevoegde persoon of personen.
• Het Machtigingsformulier, als je de aanvraag liet indienen door een intermediair (bijvoorbeeld boekhouder of subsidieadviseur); de intermediair mocht dan alleen de aanvraag zelf ondertekenen.
• Het Model mkb-toets, om vast te stellen of je onderneming voldoet aan de mkb-definitie.
• Het Format kosten aanvraag (Excel), met je begroting.
• Het Format projectplan (Word), verplicht in de aangegeven vraagvolgorde ingevuld; afwijken werd sterk afgeraden omdat dit tot een incomplete aanvraag kon leiden.
• De Verklaring niet-verloning, als je eigen arbeid inbracht tegen het tarief van € 39,00 per uur.
• De Instemmingsverklaring, als een verbonden onderneming of partneronderneming werd toegevoegd als mede-subsidieontvanger.

Stap 2: projectomschrijving schrijven

Een beknopte samenvatting van je project voor openbare publicatie; deze werd gebruikt in publiek toegankelijke publicaties.

Stap 3: indienen via het eLoket

Via https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp uploadde je alle documenten en informatie, waaronder het projectplan. Handtekeningen moesten fysiek zijn (met pen); een paraaf mocht als je kon aantonen dat die van de juiste persoon was, bijvoorbeeld met een parafenlijst. Digitaal ondertekenen was niet toegestaan. Vanuit je persoonlijke account kon je daarna de behandeling van je aanvraag volgen.

Let op: als je met de handelsnaam in plaats van de statutaire KvK-naam indiende, werd dit door SNN gecorrigeerd. Als het aangevraagde subsidiebedrag niet overeenkwam met de berekening op basis van subsidiabele kosten en percentage, paste SNN dit automatisch aan naar het juiste bedrag.

Beoordeling

SNN beoordeelde eerst of de aanvraag compleet was, op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkwamen én compleet waren, werden als eerste behandeld en kwamen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. SNN streefde ernaar binnen 8 weken na ontvangst een besluit te nemen; volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 was de formele beslistermijn 13 weken na ontvangst van de aanvraag (of 22 weken bij cofinanciering vanuit een EU-programma, extern advies of nader onderzoek, wat hier van toepassing kon zijn gezien de EFRO-cofinanciering). Je ontving de uitkomst per e-mail.

Voorschotten

Na een positief besluit ontving je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na bekendmaking van dat besluit werd automatisch 40% van het verleende subsidiebedrag als werkvoorschot uitgekeerd. Je kon daarnaast eenmalig een tweede voorschot aanvragen van maximaal 40% van de verleende subsidie, gebaseerd op de kosten die je al daadwerkelijk had gemaakt en betaald. Dit voorschot vroeg je aan via het eLoket.

Tijdens de looptijd

Tijdens het project golden onder meer deze verplichtingen:

• Eenduidige verwerking van projectkosten in je administratie.
• Publicatieverplichtingen: een projectbeschrijving met EU-embleem en EFRO-vermelding op je website, en een affiche (minimaal A3) op een zichtbare plek.
• Meteen melden van wijzigingen (planning, uitvoerder, inhoud) via een wijzigingsverzoek in het eLoket. Bijvoorbeeld als je een andere externe deskundige moest inschakelen (met nieuwe offerte, te beoordelen op onafhankelijkheid en deskundigheid), als je zelf vrijgekomen uren ging invullen (met motivatie van je eigen kennis en kunde), of als je meer tijd nodig had (met onderbouwing, mits je de maximale 18 maanden nog niet had volgemaakt).
• Urenregistratie bijhouden en laten accorderen door zowel de medewerker als een tekenbevoegde leidinggevende (of bij ontbreken daarvan, bijvoorbeeld de samenwerkingspartner of de huisaccountant).

Vaststelling

Uiterlijk vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden moest je het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) indienen. Daarbij leverde je aan: het eindverslag volgens het vastgestelde format, urenregistraties, loonstroken (van de eerste en laatste maand waarin iemand aan het project werkte, plus een extra loonstrook bij een loonwijziging tussentijds), facturen en betalingsbewijzen van derden, de getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige, en bewijsstukken van de publicatieverplichtingen. Had je al een voorschot ontvangen, dan declareerde je bij vaststelling alleen de kosten die je na het voorschotverzoek had gemaakt en betaald, niet opnieuw de eerdere kosten.

SNN stelde het definitieve subsidiebedrag vast op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten. De einduitkomst kon nooit hoger zijn dan het bedrag in de verleningsbeschikking; vielen de kosten lager uit, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 werd binnen 22 weken na ontvangst van een complete vaststellingsaanvraag beslist, en werd het definitieve bedrag binnen 30 dagen na de vaststelling uitbetaald.

Je bewaarplicht liep door: de administratie over de projectkosten moest minimaal 10 jaar na de onherroepelijke vaststelling toegankelijk blijven, voor eventuele controle door SNN.