Innoveren VIA organisatie-innovatie (2020)

De VIA 2020 organisatie-innovatie was bedoeld voor mkb-ondernemers in Drenthe, Friesland en Groningen die hun organisatie toekomstbestendig wilden maken. Denk aan het vernieuwen van de interne organisatie, het ontwikkelen van een nieuw verdienmodel, of het opzetten van een nieuwe strategische samenwerking, als reactie op ontwikkelingen zoals digitalisering, robotisering of verduurzaming.

Met de subsidie kon je een onafhankelijke, bij de Kamer van Koophandel ingeschreven deskundige inschakelen voor advies, coaching of begeleiding bij zo'n vernieuwing, en voor de implementatie ervan. Je kreeg 50% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 12.500 per project.

De aanvraag verliep via het eLoket van SNN (eloket.snn.nl). Je diende een projectplan in volgens een vast format, samen met onder meer offertes van de deskundige, een jaarrekening en een de-minimisverklaring. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie eerst compleet indiende, kwam eerst in de rij voor het beschikbare budget van € 1.000.000.

Omdat de regeling gesloten is en het budget uitgeput, kun je hier nu niet meer op intekenen. Voor vergelijkbare ondersteuning kun je bij SNN kijken naar openstaande regelingen zoals de Adviesvoucherregeling Fryslân of de Subsidie Mkb digitalisering en robotisering.

Om in aanmerking te komen moest je aan deze harde eisen voldoen:

• Mkb-onderneming. Je onderneming moest voldoen aan de Europese mkb-definitie: minder dan 250 fte, een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen óf een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Bij verbonden ondernemingen of partnerondernemingen telden de cijfers van die ondernemingen (deels) mee, zoals uitgewerkt in de mkb-verklaring.
• Vestiging in de regio. Je onderneming moest op het moment van aanvragen een vestiging hebben in Drenthe, Friesland of Groningen én daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uitvoeren.
• Geen onderneming in moeilijkheden. Als je onderneming (of de groep waartoe je behoort) in financiële moeilijkheden verkeerde volgens de Europese definitie, viel je af. Dit werd getoetst met de verklaring financiële moeilijkheden: bijvoorbeeld een lopende insolventieprocedure, een negatief eigen vermogen, of niet-terugbetaalde reddings- of herstructureringssteun leidden tot afwijzing.
• Geen verplichtingen vóór de aanvraag. Je mocht geen opdracht aan de deskundige hebben bevestigd (ook niet mondeling) en niet met de werkzaamheden zijn gestart vóór het SNN je aanvraag had ontvangen. Was dit toch het geval voor een deel van de kosten, dan werd de gehele aanvraag afgewezen.
• Maximaal tweemaal subsidie binnen de aanvraagperiode. Als jouw onderneming (of een nauw verweven onderneming) al tweemaal subsidie op grond van deze regeling had gekregen, kwam je niet meer in aanmerking.
• De-minimisruimte. Je mocht niet al zoveel de-minimissteun hebben ontvangen dat je door deze subsidie over het toegestane maximum zou gaan.
• Geen reguliere activiteiten. Het project mocht niet bestaan uit gewone bedrijfsvoering: gebruikelijke HR-taken (zoals vacatureteksten aanpassen), standaardwerk van een accountant, het anders inrichten van de financiële administratie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of certificeringen, en het volgen van opleidingen of trainingen vielen niet onder de regeling.
• Onafhankelijkheid van de deskundige. De ingeschakelde deskundige mocht geen belang hebben in jouw onderneming (en omgekeerd), niet dezelfde directeur/bestuurder hebben, geen eerste- of tweedegraads familierelatie hebben, en geen bovengemiddeld belang bij de uitkomst van het project hebben.

Wie hierdoor afvalt: grote ondernemingen (boven de mkb-grenzen), bedrijven zonder vestiging in Drenthe, Friesland of Groningen, bedrijven in financiële moeilijkheden, aanvragers die al gestart waren met het project of de deskundige al hadden vastgelegd, aanvragers die de derde keer subsidie op deze regeling wilden aanvragen, en projecten die neerkomen op reguliere bedrijfsvoering in plaats van organisatievernieuwing.

• Maximale subsidie: € 12.500 per project. Ook als 50% van je kosten hoger uitkwam, kreeg je nooit meer dan dit bedrag.
• Minimale subsidiabele kosten: € 10.000. Lag je begrote (en later: gerealiseerde) subsidiabele kosten onder dit bedrag, dan kon de subsidie worden ingetrokken of verlaagd.
• Gezamenlijk subsidieplafond: € 1.000.000 voor de hele regeling in Drenthe, Friesland en Groningen samen. Dit budget werd verdeeld op volgorde van ontvangst van aanvragen. Aanvragen die op dezelfde dag binnenkwamen en samen het plafond zouden overschrijden, werden onderling gerangschikt door loting.

Het bedrag kon omlaag gaan in de volgende gevallen:

• Als de gerealiseerde kosten aan het einde van het project lager uitvielen dan begroot, werd de subsidie evenredig verlaagd bij de vaststelling. De subsidie was hoe dan ook nooit hoger dan het bedrag in de verleningsbeschikking.
• Als je de minimale subsidiabele kosten van € 10.000 niet haalde, kon de subsidie worden ingetrokken of ten nadele worden gewijzigd.
• Als Europese staatssteunnormen daartoe noopten, werd het subsidiebedrag verlaagd. Ook als je voor dezelfde kosten al subsidie van een andere overheid, de Europese Commissie of private partijen had ontvangen, werd de SNN-subsidie zodanig berekend dat het totaal aan subsidies niet boven de subsidiabele kosten uitkwam.

Uitbetaling ging via voorschotten: automatisch 40% van het verleende bedrag na de verleningsbeschikking, plus eenmalig een tweede voorschot van maximaal 40% op aanvraag, gebaseerd op de al gemaakte en betaalde kosten. Het restant volgde bij de definitieve vaststelling.

Stap 1: documenten verzamelen

Voordat je de aanvraag in het eLoket start, zorg je dat de volgende stukken klaarstaan:

• Kopie bankafschrift, ter verificatie van je IBAN-nummer.
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.
• Schematische weergave van de juridische organisatiestructuur, inclusief deelnemingspercentages en per onderneming het aantal werknemers, de jaaromzet en het balanstotaal. Alleen nodig als je onderneming deel uitmaakt van een verband van ondernemingen.
• Kopie van beschikking(en) of aanvraagformulier(en) van een projectaanvraag bij een andere instantie, als je voor dit project al ergens anders subsidie had aangevraagd of gekregen.
• Offerte(s) van de deskundige(n) die je wilt inschakelen.
• Verklaring de-minimissteun, ondertekend (niet digitaal) door de tekenbevoegde van de aanvragende onderneming, met een handtekening op papier.
• Ondertekeningsformulier VIA 2020 Organisatie-Innovatie, waarin je verklaart de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Ook dit vereist een geprinte, niet-digitale handtekening.
• Projectplan volgens het verplichte format ("VIA 2020 Organisatie Innovatie - Format projectplan"), maximaal 5 pagina's. Hierin beantwoord je in vaste volgorde vragen over: de aansluiting bij het doel van de regeling, een korte projectomschrijving, de aanvrager(s), het gekozen model (interne organisatie, verdienmodel en/of strategische samenwerking), de knelpunten in je huidige organisatie, de onafhankelijke deskundige (relaties, motivatie van de keuze) en een begroting per projectfase (uren, uurtarief, kosten excl. btw).
• Machtigingsformulier, alleen nodig als een derde partij (niet de tekenbevoegde zelf) de aanvraag namens jou ondertekent en indient. Wordt ondertekend door de aanvrager (om de machtiging te verlenen) en bevat de gegevens van de gemachtigde.
• Instemmingsverklaring VIA 2020, alleen nodig als een verbonden onderneming of partneronderneming kosten maakt binnen je project én je die onderneming als begunstigde in de verleningsbeschikking wilt opnemen (in plaats van de kosten door te belasten). Wordt ondertekend door zowel de verbonden/partneronderneming als de penvoerder.
• Verklaring financiële moeilijkheden, waarin je op groepsniveau aantoont dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden verkeert. Wordt ondertekend door de aanvrager.
• Mkb-verklaring, waarin je aantoont dat je onderneming binnen de mkb-grenzen valt. Wordt ondertekend door de tekenbevoegde.

Verwijder voordat je documenten deelt eventuele burgerservicenummers; SNN heeft deze niet nodig.

Stap 2: projectomschrijving voor publicatie

Je schrijft een beknopte projectomschrijving die geschikt is voor openbare publicatie. Dit is een aparte, verplichte stap volgens de regeling (artikel 4 lid 3): een samenvatting die gebruikt kan worden in voor iedereen toegankelijke publicaties.

Stap 3: indienen via het eLoket

Je logt in op het eLoket van SNN (eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp), uploadt alle documenten en levert de gevraagde informatie aan, waaronder het projectplan. Vanuit je persoonlijke account volg je vervolgens de behandeling van je aanvraag.

De begrote kosten die je in het eLoket invult, moeten overeenkomen met de kosten die je in de begroting van het projectplan hebt opgenomen.

Let op: dit stappenplan gold voor de open periode van de regeling. Omdat de status nu "Aanvragen niet meer mogelijk" is en het budget op is, kun je deze stappen niet meer doorlopen voor deze specifieke regeling.

Beoordeling

SNN beoordeelt eerst of je aanvraag compleet is, en doet dat op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget van € 1.000.000. Als je aanvraag onvolledig is en je in de gelegenheid wordt gesteld deze aan te vullen, geldt voor de rangschikking de datum waarop de aanvulling is ontvangen, niet de oorspronkelijke indieningsdatum.

SNN streeft ernaar binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een besluit te nemen. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 is de formele beslistermijn 13 weken na ontvangst van de aanvraag (of na afloop van de aanvraagperiode bij een tendersysteem), en 22 weken als er sprake is van cofinanciering vanuit een EU-programma, extern advies wordt ingewonnen, of nader onderzoek wordt ingesteld. Je ontvangt de uitkomst per e-mail.

Bij een akkoord: verlening en voorschotten

Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na deze beschikking wordt automatisch 40% van het verleende bedrag als werkvoorschot uitgekeerd.

Je kunt eenmalig een tweede voorschot aanvragen, van maximaal 40% van het verleende bedrag, op basis van de kosten die je al hebt gemaakt en betaald. Dit voorschot is niet automatisch; je vraagt het zelf aan via het eLoket ("Voorschot VIA indienen").

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang het project loopt, moet je:

• de kosten van het project eenduidig in je administratie verwerken;
• het project binnen 18 maanden na de verleningsdatum afronden, en in elk geval vóór 1 januari 2023;
• een korte projectbeschrijving met EU-embleem en vermelding van het EFRO op je website plaatsen;
• minimaal één affiche (A3-formaat) op een zichtbare plek plaatsen met vermelding van de EU-steun;
• wijzigingen in het project zo snel mogelijk aan SNN melden, net als andere relevante ontwikkelingen (bijvoorbeeld surseance, faillissement, wijzigingen in de financiële verhouding met derden, of het ontvangen van subsidie van een andere partij voor hetzelfde project);
• meewerken aan controles van je administratie door of namens SNN.

Vaststelling: de einddeclaratie

Aan het einde van het project dien je een vaststellingsverzoek in, uiterlijk vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden. Hiervoor lever je aan:

• een eindverslag volgens het vaste format, waarin je onder andere beschrijft welke ontwikkelingen je met het project wilde aanpakken, in hoeverre dat is gelukt, welk organisatie-, samenwerkings- of verdienmodel je hebt ontwikkeld of geïmplementeerd, of je tevreden bent met de uitkomsten, en (destijds specifiek gevraagd) wat de invloed van COVID-19 op je project is geweest;
• het ondertekeningsformulier vaststelling, met een niet-digitale handtekening;
• de getekende overeenkomst(en) met de externe deskundige(n);
• facturen, gespecificeerd naar uren;
• betalingsbewijzen van die facturen;
• bewijsstukken van de publicatievereisten (website en affiche).

SNN stelt op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten het definitieve subsidiebedrag vast, dat nooit hoger kan zijn dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd. Volgens de ASR SNN 2019 wordt binnen 22 weken na ontvangst van een complete vaststellingsaanvraag beslist, en wordt het definitieve subsidiebedrag binnen 30 dagen na de vaststelling uitbetaald.

Je bent verplicht je administratie over de projectkosten minstens tien jaar te bewaren nadat de vaststelling onherroepelijk is geworden.