Horizon Europe - Cluster 3 Civil security for society

De regeling is bedoeld voor consortia van organisaties, niet voor individuele aanvragers. Denk aan bedrijven, kennisinstellingen en overheidsorganisaties die samen een projectvoorstel indienen. Je project moet bijdragen aan zes doelen: betere bescherming tegen criminaliteit en terrorisme, effectief grensbeheer, weerbare infrastructuur, meer cybersecurity, een rampbestendige samenleving, en versterkt veiligheidsonderzoek en innovatie.

Je krijgt geen vast bedrag: financiering verloopt via specifieke "calls for proposals" die de Europese Commissie jaarlijks publiceert, elk met een eigen thema, budget en voorwaarden. Je vindt deze oproepen in het Funding & Tender Portal van de Europese Commissie, samen met het werkprogramma en de spelregels voor deelname.

Aanvragen doe je online via dat portaal. Je stelt een projectvoorstel op (in twee delen: een systeemdeel en een narratief deel) met een consortium van minimaal drie organisaties uit verschillende landen. RVO is het Nederlandse aanspreekpunt (National Contact Point) voor Horizon Europe en helpt je bij het schrijven van je voorstel, onder andere met een geannoteerd sjabloon en advies van specialisten. Ook kun je gebruikmaken van trainingen en informatiebijeenkomsten, en je aanmelden voor een klankbordgroep als je wilt meedenken over de invulling van toekomstige werkprogramma's.

De status van deze regeling is: open voor aanvragen.

• Consortium verplicht. Je kunt niet alleen aanvragen. Voor Research and Innovation Actions (RIA) en Innovation Actions (IA) in dit cluster heb je een consortium nodig van minimaal drie onafhankelijke juridische entiteiten: minstens één gevestigd in een EU-lidstaat, en minstens twee andere, elk gevestigd in een andere lidstaat of geassocieerd land. Voldoe je hier niet aan, dan is je voorstel niet-ontvankelijk.
• Je voorstel moet passen binnen een open oproep (call/topic). Cluster 3 kent geen doorlopende aanvraag. De Europese Commissie publiceert elk jaar specifieke oproepen met een eigen topic-tekst.
• PIC-code verplicht voor alle deelnemers. Iedere deelnemende organisatie moet bij het indienen een Participant Identification Code (PIC) hebben, aan te vragen via het Participant Portal.
• LEAR bij toekenning. Wordt je project gehonoreerd, dan moet de organisatie (PIC) gevalideerd zijn en moet er een Legal Entity Appointed Representative (LEAR) zijn aangesteld om de subsidieovereenkomst te kunnen tekenen.
• Niet-automatisch-subsidiabele landen. Zit een deelnemer die EU-financiering aanvraagt in een land dat niet automatisch subsidiabel is (dus niet een EU-lidstaat, geassocieerd land of een land uit de uitputtende lijst in de General Annexes B), dan moet je expliciet motiveren waarom deelname van die partij essentieel is voor het project.
• Beoordelingsdrempels. Elk voorstel moet op elk van de drie beoordelingscriteria (Excellence, Impact, Quality & Efficiency of the Implementation) minimaal 3 van de 5 punten scoren, met een totaal van minimaal 10 van de 15. Haal je op één criterium de drempel niet, dan val je af, ook als je totaalscore verder voldoende is.
• Budgetplafond per topic. Voorstellen die de drempels wel halen, worden alleen gehonoreerd binnen het beschikbare budget van het specifieke topic. Bij gelijke scores telt een prioriteitsvolgorde (zie Annex F van de General Annexes) mee, wat betekent dat een voldoende score toch niet automatisch tot financiering leidt als het budget op is.

Personeelskosten (persoonmaanden)

Personeelskosten reken je in "person months": één persoonmaand staat voor één maand voltijds werk van één medewerker aan het project. Hoeveel uur dat precies is, verschilt per organisatie. Je begroot dit per werkpakket en per deelnemer, en de verdeling moet logisch aansluiten op de taken die je beschrijft.

Reizen en verblijf, apparatuur, overige goederen/werken/diensten ("purchase costs")

Dit zijn de kosten voor bijvoorbeeld dienstreizen, aan te schaffen apparatuur en andere zaken die je project nodig heeft. Voor deze kostenpost geldt een aandachtsregel: zodra de som van deze kosten voor een deelnemer boven 15% van de personeelskosten van die deelnemer uitkomt, moet je een verantwoordingstabel bijvoegen die de kostenposten van groot naar klein oplijst, met een toelichting per post, tot het resterende deel onder die 15%-grens valt.

Subcontracting (uitbesteding)

Je kunt taken uitbesteden aan een externe partij die zelf geen consortiumpartner is, bijvoorbeeld tests bij een extern testlab, analyses in een extern laboratorium, uitgevoerde surveys, softwareontwikkeling of het bouwen van een vooraf gespecificeerd prototype-onderdeel. Voor elke deelnemer die uitbesteedt, beschrijf en verantwoord je per taak waarom uitbesteding nodig is en wat de kosten zijn. Het dossier is hierin duidelijk: kerntaken van het project mag je niet uitbesteden. Partijen met een substantiële rol of een eigen belang in de resultaten moeten consortiumpartner worden, geen subcontractor.

Overige kostencategorieën

Denk aan intern gefactureerde goederen en diensten. Ook hiervoor geldt dat je per deelnemer die deze kosten wil declareren, een onderbouwing met kosten en motivatie opneemt, ongeacht het percentage van de personeelskosten.

In-kind bijdragen van derden

Niet-financiële middelen die een derde partij gratis ter beschikking stelt (bijvoorbeeld gedetacheerd personeel, reizen en verblijf, apparatuur, of andere goederen/diensten) worden door de deelnemer gedeclareerd als subsidiabele directe kosten in de bijbehorende kostencategorie. Ook dit motiveer je per derde partij, met naam, categorie, kosten en onderbouwing.

Data- en openwetenschapskosten

Het dossier wijst erop dat kosten voor open access en databeheer (bijvoorbeeld voor het toegankelijk maken van publicaties en onderzoeksdata) meegenomen moeten worden in je begroting. Vergeet dit niet te budgetteren, want het is een verplicht onderdeel van Horizon Europe.

Wat niet apart genoemd wordt

Het dossier bevat geen expliciete uitsluitingen van kostensoorten (zoals "btw is niet subsidiabel" of "reiskosten boven een bepaald bedrag komen niet in aanmerking"). Ook noemt het geen vaste tarieven, plafonds in euro's, of standaardpercentages voor overheadkosten. Voor die details moet je de topic-tekst en de General Annexes van de specifieke oproep raadplegen in het Funding & Tender Portal, en eventueel de geannoteerde Model Grant Agreement die daar beschikbaar is.

Belangrijk is wel dat elke kostenpost in je narratieve voorstel (Part B) moet aansluiten bij de bedragen en persoonmaanden die je opgeeft in het systeemdeel (Part A) van je aanvraag. Inconsistenties tussen beide delen worden als een tekortkoming gezien bij de beoordeling van de implementatiekwaliteit.

• Personeelskosten worden uitgedrukt in "persoonmaanden" (person months), waarbij het aantal werkuren per maand per organisatie kan verschillen.
• Kosten voor "purchase costs" (reizen en verblijf, apparatuur, overige goederen, werken en diensten) moeten per deelnemer onderbouwd worden zodra ze meer dan 15% van de personeelskosten van die deelnemer bedragen.
• Subcontracting (uitbesteding) moet apart per deelnemer worden beschreven en verantwoord; kerntaken van het project mag je niet uitbesteden.
• In-kind bijdragen van derden (bijvoorbeeld gedetacheerd personeel, apparatuur) worden gedeclareerd als subsidiabele directe kosten in de bijbehorende kostencategorie.
• Voor topics met lump-sum financiering geldt een andere systematiek: uitbetaling vindt plaats aan het einde van een rapportageperiode op basis van volledig afgeronde werkpakketten.

Raadpleeg de topic-tekst van de specifieke oproep in het Funding & Tender Portal voor het beschikbare budget en de subsidiepercentages.

Stap 1: Inloggen op het portaal

Je logt in op het Funding & Tender Portal met je EU Login account.

Stap 2: Oproep, topic en actietype selecteren

Je zoekt de open oproep ("call") die past bij je project, kiest het specifieke topic binnen die oproep, en het type actie: Research and Innovation Action (RIA) of Innovation Action (IA). Elk topic beschrijft een specifieke uitdaging en de verwachte uitkomsten (expected outcomes). Check vooraf goed of je voorstel op alle vereiste verwachte uitkomsten kan inspelen; niet elk topic vereist dat je op alle verwachte uitkomsten reageert.

Stap 3: Conceptvoorstel aanmaken

Je vult de basisgegevens in: titel, acroniem, samenvatting, hoofdorganisatie en contactgegevens. Kies een herkenbare, pakkende titel en acroniem, en controleer via de Cordis-projectendatabase of het acroniem nog niet in gebruik is.

Stap 4: Partijen en contactgegevens beheren

Je voegt je consortiumpartners toe met hun contactgegevens. Elke deelnemende organisatie moet een PIC-code (Participant Identification Code) hebben, aan te vragen via het Participant Portal. Check het register of jouw organisatie al bekend is bij de Europese Commissie.

Stap 5: Webformulieren invullen en Part B uploaden

Je vult de webformulieren voor Part A van het voorstel in (dit deel wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens en kan tot de definitieve indiening worden bijgewerkt). Daarnaast upload je Part B: het narratieve deel van je voorstel, als pdf-document, volgens het sjabloon dat specifiek bij het gekozen topic wordt aangeboden in het submissiesysteem.

Part B bestaat uit drie hoofdsecties die elk corresponderen met een beoordelingscriterium:

• Sectie 1: Excellence (objectives and ambition, methodology)
• Sectie 2: Impact (pathways towards impact, maximaliserende maatregelen, samenvatting)
• Sectie 3: Quality and efficiency of the implementation (werkplan, middelen, capaciteit van deelnemers en consortium)

Bij Part B horen verplichte tabellen: een lijst van werkpakketten, een beschrijving per werkpakket, een lijst van deliverables, een lijst van milestones, een risico-overzicht, een overzicht van persoonmaanden, en waar relevant tabellen voor subcontracting, aankoopkosten, overige kostencategorieën en in-kind bijdragen van derden.

Gebruik voor het schrijven van je voorstel het Engelstalige, door RVO geannoteerde sjabloon "HE Annotated Template RIA-IA (version 5.0) 2025", te downloaden als pdf. Dit is een hulpdocument van RVO; het officiële sjabloon van de Europese Commissie vind je onder de indienknop van het specifieke topic in het portaal, en kan iets afwijken van het RVO-voorbeeld.

Stap 6: Voorstel indienen

Je dient het voorstel in via het portaal. Je kunt zo vaak indienen als je wilt; elke nieuw ingediende versie vervangt de vorige.

Ondertekening

Hulp bij het aanvraagproces

Heb je vragen of hulp nodig bij je projectvoorstel? RVO-adviseurs voor Cluster 3 kunnen advies geven over je aanvraag of project, en kunnen je voorstel proeflezen. Je kunt ook trainingen en workshops volgen; een overzicht hiervan staat in de agenda op de RVO-website. Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen en uitnodigingen voor evenementen, meld je dan aan via het interesseformulier.