Horizon Europe - Cluster 2 Culture, creativity and inclusive society

Het cluster vraagt om de multidisciplinaire expertise van de sociale- en geesteswetenschappen. Projecten dragen bij aan het oplossen van sociale, politieke, economische en culturele uitdagingen van Europese burgers. Er zijn drie hoofddoelen waar de oproepen ('calls for proposals') zich op richten: innovatief onderzoek naar democratie en bestuur, innovatief onderzoek naar Europees cultureel erfgoed en de creatieve industrie, en innovatief onderzoek naar sociale en economische transformaties.

Cluster 2 is geen doorlopende regeling met één aanvraagformulier, maar een verzamelnaam voor meerdere oproepen die de Europese Commissie publiceert. Elke oproep heeft eigen onderwerpen (topics), voorwaarden en deadlines. Je zoekt een passende oproep op het Funding & Tender portal van de Europese Commissie: daar zie je welke calls open zijn, vind je de officiële documenten met deelnamevoorwaarden en dien je je voorstel digitaal in.

Je vraagt niet alleen aan: voor dit type actie (Research and Innovation Action of Innovation Action) werk je altijd samen in een consortium van organisaties uit meerdere Europese landen. RVO is het Nederlandse aanspreekpunt (National Contact Point) en helpt met advies over je aanvraag en project, en organiseert trainingen. Voor het schrijven van het projectvoorstel is een Engelstalig, door RVO geannoteerd sjabloon beschikbaar dat de opbouw en aandachtspunten van het narratieve deel van de aanvraag (Part B) toelicht.

• Je moet een consortium vormen. Voor Research and Innovation Actions (RIA) en Innovation Actions (IA) in pijler II is een consortium verplicht. Dat consortium bestaat minimaal uit:
• één onafhankelijke juridische entiteit gevestigd in een EU-lidstaat, en
• twee andere onafhankelijke juridische entiteiten, elk gevestigd in een ander EU-lidstaat of geassocieerd land dan de eerste.

Ben je een individuele organisatie zonder partners in andere landen, dan val je in principe af: solo-aanvragen passen niet in deze opzet.

• Horizon Europe is zeer competitief en voorstellen worden beoordeeld zoals ze zijn ingediend, niet op hun potentie als er nog wijzigingen zouden worden aangebracht.

• Elke deelnemer heeft een PIC-code nodig. Deze Participant Identification Code vraag je aan via het Participant Portal, vóór indiening.

• Bij toekenning moet de organisatie gevalideerd zijn en een LEAR (Legal Entity Appointed Representative) zijn aangewezen. Beide zijn nodig om de Grant Agreement te kunnen tekenen.

• Deelnemers uit landen die niet automatisch subsidiabel zijn (dat zijn EU-lidstaten, geassocieerde landen en landen op de lijst in de General Annexes B van het werkprogramma) moeten expliciet motiveren waarom hun deelname essentieel is voor het project.

• Page limit en format zijn knock-out bij overschrijding. De titel, deelnemerslijst en secties 1, 2 en 3 samen mogen niet langer zijn dan 45 pagina's (50 bij lump sum financiering). Bij overschrijding vóór de deadline krijg je een waarschuwing; ná de deadline worden overtollige pagina's automatisch onzichtbaar gemaakt en niet meer beoordeeld.

Wie afvalt: organisaties die geen internationaal consortium kunnen vormen, voorstellen die niet aansluiten bij de expected outcomes van het gekozen topic, en voorstellen die na de deadline nog niet aan de formatvereisten (paginalimiet, marges, lettertype, corlettergrootte) voldoen op de punten die worden gecontroleerd.

• Personeelskosten (person months). Je begroot in "person months": één maand voltijds werk van één medewerker aan het project. Hoeveel uur een person month precies is, verschilt per organisatie.

• Subcontracting (onderaanneming). Kosten voor uitbesteed werk moet je per deelnemer beschrijven en verantwoorden in een apart tabel (3.1g). Typische taken die wél passen bij onderaanneming zijn externe testlocaties, analyses in een extern lab, uitbestede enquêtes, softwareontwikkeling of het bouwen van een vooraf gespecificeerd prototype-onderdeel. Partijen die een substantiële rol spelen of zelf belang hebben bij de resultaten, moeten consortiumpartner worden, geen onderaannemer.

• Aankoopkosten (purchase costs): reis- en verblijfkosten, apparatuur, en overige goederen, werken en diensten. Deze moet je per deelnemer specificeren en verantwoorden (tabel 3.1h) zodra de som van deze kosten meer dan 15% van de personeelskosten van die deelnemer bedraagt (volgens de begrotingstabel in Part A). Je vermeldt dan de grootste kostenposten eerst, tot het resterende bedrag onder de 15%-grens valt.

• Overige kostencategorieën, zoals intern gefactureerde goederen en diensten. Deze verantwoord je in tabel 3.1i, ongeacht het percentage van de personeelskosten, als je van deze categorie gebruik wilt maken.

• In-kind bijdragen van derden (personeel, reiskosten, apparatuur, goederen/diensten die gratis door een derde partij ter beschikking worden gesteld). Deze declareer je als subsidiabele directe kosten in de bijbehorende kostencategorie en verantwoord je in tabel 3.1j, inclusief naam van de derde partij en motivering.

Belangrijk: de begroting in je voorstel moet aansluiten op de informatie in de werkpakketten en het aantal person months in de detailbeschrijvingen van de werkpakketten (tabel 3.1a, 3.1b en 3.1f).

Voor de daadwerkelijke tarieven (bijvoorbeeld standaardtarieven per person month, maximale reiskostenbedragen, financieringspercentages per kostensoort) verwijst het loket zelf naar de Annotated Model Grant Agreement op het Participant Portal en naar de officiële call-documenten.

Wat wel duidelijk wordt, is dat toekenning niet vrijblijvend op volgorde van binnenkomst gaat, maar op basis van score binnen het beschikbare topic-budget: "Proposals that pass the individual threshold and the overall threshold will be considered for funding, within the limits of the available topic budget. Other proposals will be rejected." Met andere woorden: hoeveel geld je project uiteindelijk kan krijgen, hangt af van het budget dat voor het specifieke topic is vrijgemaakt, en van hoe je voorstel scoort ten opzichte van andere voorstellen binnen dat topic.

Bij lump sum financiering geldt een andere paginalimiet (50 in plaats van 45 pagina's) en is de indeling in werkpakketten anders, omdat vergoeding daar plaatsvindt op basis van volledig afgeronde werkpakketten aan het einde van een rapportageperiode.

Voor de daadwerkelijke bedragen, subsidiepercentages en beschikbare budgetten per oproep moet je de tekst van het specifieke topic en de bijbehorende call-documenten op het Funding & Tenders Portal van de Europese Commissie raadplegen. Die informatie is topic-specifiek en wisselt per oproep; het loket verwijst hier zelf ook naartoe in plaats van vaste bedragen te noemen.

Stap 1: zoek een passende oproep

Cluster 2 kent meerdere oproepen, gericht op drie doelen: onderzoek naar democratie en bestuur, onderzoek naar Europees cultureel erfgoed en de creatieve industrie, en onderzoek naar sociale en economische transformaties. Bepaal welk topic bij jouw project past en lees de bijbehorende topic-tekst goed: die beschrijft de specifieke uitdaging en de verwachte outcomes waaraan je moet bijdragen.

Stap 2: vorm een consortium

Voor dit type actie werk je met partners. Zoek minimaal twee andere onafhankelijke organisaties in andere EU-lidstaten of geassocieerde landen, naast je eigen organisatie in een EU-lidstaat. Let bij de samenstelling op een evenwichtige geografische spreiding (als vuistregel: niet meer dan 40% van het budget naar organisaties uit één land) en op relevante SME-participatie en genderbalans onder de onderzoekers.

Stap 3: log in en start een conceptvoorstel in het Portal

De elektronische indiening bestaat uit 6 stappen:

• Inloggen in het Portal.
• Het topic, de call en het type actie selecteren.
• Een conceptvoorstel aanmaken: titel, acroniem, samenvatting, hoofdorganisatie en contactgegevens.
• Partnerorganisaties en hun contactgegevens toevoegen.
• De webformulieren voor Part A invullen en Part B uploaden.
• Het voorstel indienen.

Stap 4: schrijf en upload Part B (technische beschrijving)

Part B is het narratieve deel van je voorstel en bestaat uit drie hoofdsecties die elk corresponderen met een beoordelingscriterium: Excellence, Impact, en Quality & Efficiency of the Implementation. Gebruik hiervoor het officiële, Engelstalige sjabloon dat je bij het specifieke topic in het Portal downloadt (het RVO-geannoteerde voorbeeld heet "HE Annotated Template RIA-IA", versie 5.0, en dient als hulpmiddel, niet als het officiële document zelf). Part B upload je als PDF.

Onderdelen die verplicht in Part B terugkomen:

• Titel en lijst van deelnemers (participant-nummer, naam, land).
• Sectie 1 Excellence: doelstellingen en ambitie, methodologie, inclusief eventueel een dataplan (FAIR-principes) als je onderzoeksdata genereert of gebruikt.
• Sectie 2 Impact: pathway to impact, en een eerste versie van je plan voor dissemination, exploitation en communication (dit plan is een ontvankelijkheidsvoorwaarde, tenzij de topic-tekst iets anders aangeeft).
• Sectie 3 Quality & Efficiency: werkplan met werkpakketten (tabel 3.1a t/m 3.1j), inclusief Gantt- en PERT-achtige planning, deliverables, milestones, kritieke risico's, person months, en waar relevant onderaannemingskosten, aankoopkosten boven 15% van de personeelskosten, overige kostencategorieën en in-kind bijdragen.

Stap 5: verzamel de PIC-codes van alle deelnemers

Elke deelnemende organisatie vraagt (indien nog niet aanwezig) een Participant Identification Code (PIC) aan via het Participant Portal. Check vooraf in het register of je organisatie al bekend is bij de Europese Commissie.

Stap 6: dien in, ruim vóór de deadline

Je kunt je voorstel zo vaak indienen als je wilt; elke nieuwe versie vervangt de vorige.

Wie ondertekent wat

Wel geldt: bij toekenning moet een Legal Entity Appointed Representative (LEAR) per organisatie zijn aangewezen, want de LEAR is (samen met de PIC) nodig om de uiteindelijke Grant Agreement te kunnen tekenen.

Advies en ondersteuning

Heb je vragen over Cluster 2 of hulp nodig bij je voorstel, dan kun je contact opnemen met de RVO-adviseurs (het Nederlandse National Contact Point voor Horizon Europe). RVO organiseert ook trainingen en informatiebijeenkomsten; een overzicht van trainingen en workshops staat in de agenda op de RVO-website. Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen rond Cluster 2, dan kun je je aanmelden via het interesseformulier voor updates en uitnodigingen voor evenementen.