Horizon Europe - Cluster 1 Health

Het programma kent geen doorlopend loket met één aanvraagformulier. In plaats daarvan publiceert de Europese Commissie steeds nieuwe "calls for proposals" (oproepen) die vallen onder 6 doelen: gezond blijven in een snel veranderende samenleving, leven en werken in een gezondheidsbevorderende omgeving, ziekten aanpakken en de ziektelast verminderen, het potentieel van nieuwe technologie en digitale oplossingen benutten, toegang tot innovatieve en duurzame zorg garanderen, en een innovatieve, concurrerende gezondheidsindustrie in stand houden.

De regeling is bedoeld voor consortia: organisaties die samen met partners uit meerdere Europese landen een projectvoorstel indienen. Je zoekt zelf een passende oproep in het Funding & Tender portal van de Europese Commissie. Daar vind je ook alle regels en documenten, en dat portaal gebruik je ook om je voorstel in te dienen.

RVO is het Nederlandse aanspreekpunt (nationaal contactpunt) voor Horizon Europe en helpt bij het schrijven van je voorstel, onder meer met een geannoteerd Engelstalig sjabloon voor het technische deel van je aanvraag (Part B). Voor vragen of hulp kun je terecht bij de adviseurs van RVO of mailen naar horizon.health@rvo.nl.

De belangrijkste knock-out eis:

• Je hebt een consortium nodig. Voor Innovation Actions (IA) en Research and Innovation Actions (RIA) in pijler II van Horizon Europe moet het consortium bestaan uit minimaal één onafhankelijke juridische entiteit gevestigd in een EU-lidstaat, plus minimaal twee andere onafhankelijke juridische entiteiten, elk gevestigd in een ander EU-lidstaat of geassocieerd land. Zonder deze minimale samenstelling is een voorstel niet ontvankelijk.
• Je voorstel moet passen binnen de scope van de specifieke call en topic die je kiest.
• Voor organisaties uit landen die niet automatisch in aanmerking komen voor EU-financiering (dus niet uit een EU-lidstaat, geassocieerd land of de lijst in de General Annexes B), geldt dat je expliciet moet uitleggen waarom deelname van die partij essentieel is voor het slagen van het project.
• Elke deelnemende organisatie heeft een PIC-code (Participant Identification Code) nodig, aan te vragen via het Participant Portal. Zonder PIC kun je niet indienen.

Wie in de praktijk afvalt:

• Voorstellen die niet alle (of, als de topic dat toestaat, niet voldoende) verwachte uitkomsten van de gekozen topic adresseren.
• Voorstellen van een consortium dat niet aan de minimale samenstelling voldoet (te weinig landen of entiteiten).
• Voorstellen die op de drie beoordelingscriteria (Excellence, Impact, Quality & Efficiency of the Implementation) niet de drempel van 3 uit 5 per criterium en 10 uit 15 in totaal halen; deze vallen af ongeacht andere kwaliteiten.
• Voorstellen die de paginalimiet van 45 pagina's (of 50 pagina's bij lump sum financiering) overschrijden: pagina's boven de limiet worden na de deadline automatisch onzichtbaar gemaakt en tellen niet mee in de beoordeling.

Personeelskosten (person months)

Je werkplan wordt opgebouwd in "person months" (PM): één PM staat voor één maand voltijdswerk van één medewerker op het project. Hoeveel uur dat concreet is, verschilt per organisatie. Deze inzet moet je per werkpakket en per deelnemer opgeven in tabel 3.1f (overzicht van de personele inzet).

Subcontracting (uitbesteding aan derden)

Kosten voor uitbesteed werk moet je per deelnemer beschrijven en onderbouwen in tabel 3.1g. Subcontracting is bedoeld voor werk waarvoor het consortium zelf de expertise niet heeft, zoals externe testen, laboratoriumanalyses, uitbestede enquêtes of het laten bouwen van een vooraf gespecificeerd onderdeel. Partijen die een substantiële rol spelen of zelf belang hebben bij de resultaten, moeten geen onderaannemer worden maar consortiumpartner.

Aankoopkosten (purchase costs): reizen, verblijf, apparatuur en overige goederen/diensten/werken

Als de som van reis- en verblijfskosten, apparatuur, en overige goederen, werken en diensten bij een deelnemer boven 15% van de personeelskosten van die deelnemer uitkomt, moet je dit onderbouwen in tabel 3.1h. Je vermeldt de kostenposten in aflopende volgorde van grootte, beginnend met de grootste post, totdat de resterende kosten onder de 15%-drempel vallen.

Overige kostencategorieën

Voor kosten die vallen onder "andere kostencategorieën", bijvoorbeeld intern gefactureerde goederen en diensten, gebruik je tabel 3.1i. Dit geldt voor elke deelnemer die dergelijke kosten wil declareren, ongeacht het percentage van de personeelskosten.

In-kind bijdragen van derden

Niet-financiële middelen die gratis door een derde partij beschikbaar worden gesteld (in-kind contributions), zoals gedetacheerd personeel, reizen, apparatuur of diensten, worden door de deelnemer gedeclareerd binnen de bijbehorende kostencategorie. Dit vul je in via tabel 3.1j, met naam van de derde partij, categorie, kosten en onderbouwing.

Data management

Kosten voor het beheren, opslaan en bewaren van onderzoeksdata (curation en storage/preservation costs) moeten in je voorstel worden benoemd, inclusief wie verantwoordelijk is voor datamanagement en kwaliteitsborging. Vergeet niet de kosten voor open access te begroten: open access voor peer-reviewed publicaties is verplicht binnen Horizon Europe, en dat brengt kosten met zich mee die je moet meenemen.

Wat je niet zomaar kunt doen

• Kerntaken uitbesteden aan onderaannemers is niet toegestaan.
• Significante wijzigingen in inhoud, budget of consortiumsamenstelling zijn tijdens de voorbereiding van de grant agreement niet meer mogelijk; het voorstel wordt beoordeeld zoals ingediend, niet op basis van het potentieel bij eventuele aanpassingen.
• Letters of support worden door de Europese Commissie ontmoedigd; dit is geen kostenpost, maar wel iets waar je in je voorstel geen ruimte of budget aan moet besteden.

Die concrete tarieven staan niet in dit loketdossier.

• De financiering wordt per call en topic vastgesteld. Voor elke oproep is er een topic-budget, en voorstellen die de evaluatiedrempels halen worden gehonoreerd "within the limits of the available topic budget" (binnen de grenzen van het beschikbare budget van die topic). Voorstellen die wel voldoen aan de eisen maar niet meer passen binnen dat budget, worden afgewezen.
• Voor sommige topics wordt gewerkt met lump sum financiering (een vast bedrag ineens) in plaats van vergoeding op basis van daadwerkelijke kosten. In dat geval geldt een andere paginalimiet voor het voorstel (50 in plaats van 45 pagina's) en moet de indeling in werkpakketten hierop worden aangepast, met doorgaans meer werkpakketten omdat uitbetaling plaatsvindt per volledig afgerond werkpakket.
• Bij gelijke score van meerdere voorstellen wordt een prioriteitsvolgorde toegepast (zie Annex F van de General Annexes) om te bepalen welke voorstellen als eerste voor het beschikbare budget in aanmerking komen.
• Voor Innovation Actions telt het criterium Impact 1,5 keer zo zwaar mee in de beoordeling als de andere twee criteria. Voor Research and Innovation Actions wegen alle drie de criteria gelijk. Dit raakt niet het subsidiebedrag zelf, maar wel de kans dat je voorstel wordt gehonoreerd.

Die informatie staat niet in dit loketdossier.

Stap 1: geschikte oproep zoeken

Zoek in het Funding & Tender portal welke calls binnen Cluster 1 Health op dit moment open zijn. Elke call bevat meerdere topics, en elke topic beschrijft een specifieke uitdaging met verwachte uitkomsten. Twijfel je welke call bij jouw project past, of wil je weten welke calls eraan komen? Neem dan contact op met de RVO-adviseurs of mail naar horizon.health@rvo.nl.

Stap 2: inloggen in het portaal

Log in op het Funding & Tenders Portal.

Stap 3: call, topic en actietype selecteren

Kies de specifieke call, topic en het type actie (bijvoorbeeld Research and Innovation Action of Innovation Action) waarop je wilt indienen.

Stap 4: conceptvoorstel aanmaken

Vul de basisgegevens in: titel, acroniem, samenvatting, hoofdorganisatie en contactgegevens.

Stap 5: partners en contactgegevens beheren

Voeg je consortiumpartners en hun contactgegevens toe. Onthoud: elke deelnemende organisatie heeft een eigen PIC-code (Participant Identification Code) nodig, aan te vragen via het Participant Portal. Check vooraf in het register of jouw organisatie al bekend is bij de Europese Commissie.

Stap 6: webformulieren invullen en Part B uploaden

Het voorstel bestaat uit twee delen:

• Part A wordt automatisch gegenereerd door het IT-systeem op basis van de gegevens die je invoert in de webformulieren van het portaal (organisaties, begroting, etc.). Je kunt dit tot de definitieve indiening blijven aanpassen.
• Part B is het narratieve deel en bestaat uit drie hoofdstukken die elk corresponderen met een beoordelingscriterium: 1. Excellence, 2. Impact, 3. Quality and efficiency of the implementation. Dit deel upload je als apart PDF-document, volgens het template dat je voor de specifieke call of topic in het inlogportaal kunt downloaden. Templates kunnen per call licht verschillen.

Voor het opstellen van Part B kun je het Engelstalige, door RVO geannoteerde sjabloon gebruiken: "HE Annotated Template RIA-IA (version 5.0)" (2025, PDF, 1,03 MB). Let op: dit is een hulpmiddel van RVO; er kunnen geen rechten aan worden ontleend, en je moet bij indiening altijd het officiële, actuele template en de officiële informatie van de Europese Commissie gebruiken (te vinden onder de submission-knop van elke topic na inloggen in het portaal).

Part B bestaat inhoudelijk uit:

• Lijst van deelnemers (participant-nummer, naam organisatie, land; consistent met Part A).
• Hoofdstuk 1 Excellence: doelstellingen en ambitie, methodologie (inclusief eventueel FAIR-dataplan, gender­dimensie, open science-praktijken, interdisciplinaire aanpak).
• Hoofdstuk 2 Impact: pathway to impact, en maatregelen om impact te maximaliseren (dissemination, exploitation, communicatie, IP-strategie), plus een samenvattend overzicht (canvas).
• Hoofdstuk 3 Quality and efficiency of the implementation: werkplan met werkpakketten, Gantt- en Pertdiagram, tabellen 3.1a t/m 3.1j (werkpakketten, beschrijvingen, deliverables, milestones, risico's, personele inzet, subcontracting, aankoopkosten, overige kostencategorieën, in-kind bijdragen), en de capaciteit van consortium en deelnemers.

Afhankelijk van de call kunnen aparte bijlagen bij Part B verplicht zijn, zoals: een bijlage over klinische studies, een bijlage over financiële steun aan derden, een bijlage over veiligheidsaspecten (bij als veiligheidsgevoelig gemarkeerde calls), of een aanvullende ethiekbijlage als de standaardruimte in Part A niet voldoende is. Deze upload je als apart document in het systeem.

Stap 7: voorstel indienen

Dien je voorstel in via het portaal. Je kunt zo vaak indienen als je wilt vóór de deadline; elke nieuwe versie vervangt de vorige.