Dorpsplannen

De subsidie dekt 100% van de kosten die in aanmerking komen, met een maximum van € 24.999 per dorpsplan. Een deel van dat bedrag (minimaal 20%) moet je besteden aan de uitvoering van activiteiten uit het projectplan zelf, niet alleen aan het opstellen van het plan. Vergoed worden alleen kosten van derden: vooral de inhuur van een onafhankelijke procesbegeleider.

Je vraagt aan via het digitale aanvraagformulier van het provincieloket. Voordat je aanvraagt, is overleg met een provinciale beleidsmedewerker leefbaar platteland verplicht. Bij de aanvraag lever je onder meer een begroting (in het verplichte format), een offerte van de procesbegeleider en eventueel een bewijs van bankrekening aan.

Aanvragen kan doorlopend, zolang het budget niet op is: er is geen harde einddatum, wel een subsidieplafond van € 1.200.000 voor de periode 2024-2027. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst van complete dossiers behandeld, dus tijdig en compleet indienen loont.

Knock-out eisen (wie hieraan niet voldoet, valt af):

• Alleen stichtingen of verenigingen mogen aanvragen. Andere rechtsvormen of individuen komen niet in aanmerking.
• Het dorp heeft maximaal 15.000 inwoners, kern en buitengebied samen. Dit wordt gecontroleerd bij het CBS (Kerncijfers wijken en buurten 2023). Grotere kernen vallen af.
• Een aanvrager mag in principe één keer subsidie ontvangen op basis van deze regeling, tenzij Gedeputeerde Staten anders besluiten. Heb je al eerder subsidie gekregen voor een dorpsplan, dan kom je normaal gesproken niet opnieuw in aanmerking.
• Voordat je aanvraagt, moet er overleg zijn geweest met een provinciale beleidsmedewerker leefbaar platteland.
• Het dorpsplan moet begeleid worden door een onafhankelijke procesbegeleider. Doe je het zelf of met een niet-onafhankelijke begeleider, dan voldoe je niet.
• Het plan moet meer zijn dan een wensenlijstje: het moet een samenhangende visie bevatten op sociale, economische én fysieke aspecten, plus een concrete projectenlijst.
• eHerkenning is nodig om digitaal te kunnen aanvragen.

Verder gelden eisen die niet direct knock-out zijn, maar wel getoetst worden en waar je op kunt afvallen als je ze niet aantoont of onderbouwt:

• De gemeente moet deelnemer zijn in het proces van opstellen of actualiseren.
• Er moet aantoonbaar draagvlak zijn in het dorp: inwoners werken mee en kunnen ideeën aanleveren.
• Het proces moet open zijn, met minimaal de stappen agenderen, bespreken en beslissen, en dit moet terugkomen in de offerte van de procesbegeleider.
• De offerte moet een communicatieparagraaf bevatten (aanpak richting inwoners en gemeente, hoe moeilijk bereikbare groepen zoals jongeren worden betrokken, en hoe het plan gedeeld wordt).
• De offerte mag niet door de aanvrager zelf ondertekend zijn, tenzij dat gebeurt onder voorbehoud van subsidie (dit heeft te maken met staatssteunregels).
• In het dorpsplan moet per onderwerp staan hoe de uitvoering wordt opgepakt en door wie (bijvoorbeeld een werkgroep), zonder dat dit bij plaatselijk belang of de dorpsraad blijft liggen.

Let op: als er sprake is van staatssteun, valt de subsidie onder de Algemene de-minimisverordening. Heb je de afgelopen 3 jaar al de-minimissteun ontvangen (niet van deze provincie), dan moet je dat aantonen met verleningsbrieven; overschrijding van het toegestane de-minimisplafond kan een reden zijn om af te vallen, al noemt het loket hier zelf geen concreet bedrag voor.

Concreet komen deze kostensoorten in aanmerking:

• Kosten voor de inhuur van de onafhankelijke procesbegeleider. Dit is de externe begeleider die het proces van opstellen of actualiseren van het dorpsplan trekt, en die volgens de voorwaarden onafhankelijk moet zijn (dus niet de aanvrager zelf).
• Kosten voor het uitvoeren van activiteiten uit het dorpsplan. Dit zijn de kosten van derden voor de uitvoering van projecten uit de projectenlijst van het dorpsplan. Weet je bij de aanvraag nog niet precies welke activiteiten je gaat uitvoeren, dan mag je ze algemeen benoemen, bijvoorbeeld als "begrote kosten voor uitvoering activiteiten uit dorpsplan (nader te bepalen)".

Er geldt geen apart tarief per kostensoort (zoals een bedrag per uur of per m²); de regel is simpelweg dat 100% van deze subsidiabele kosten vergoed wordt, tot het maximum van € 24.999 per dorpsplan. Let wel op de eis dat minimaal 20% van de subsidie naar de uitvoeringskosten moet gaan.

Kosten die nadrukkelijk niet voor subsidie in aanmerking komen:

• Kosten van de bouw van gebouwen en aanschaf van inventaris.
• Kosten van vrijwilligers.
• Kosten die gemaakt zijn vóórdat je de subsidieaanvraag hebt ingediend. Alles wat je al hebt uitgegeven voordat de aanvraag binnen is, telt niet mee.
• Kosten van de voorbereiding en het indienen van de subsidieaanvraag zelf.
• Boetes, kosten van juridische bijstand bij rechtszaken, bankkosten, financieringskosten, debetrente en leges.
• Vergoedingen die vrijwilligers, stagiairs en meewerkende studenten ontvangen voor hun ureninzet.
• Kosten van het aankopen, gebruiken of de waardevermindering van grond.
• Kosten voor het inhuren van een subsidieadviesbureau of andere subsidiebemiddelaars.
• Onvoorziene kosten die je in de begroting hebt opgenomen. De reden hiervoor is dat er bij de aanvraag geen duidelijk aanwijsbare activiteiten voor deze kosten bekend zijn, en onzeker is of ze daadwerkelijk gemaakt gaan worden.

Praktisch betekent dit dat je begroting alleen posten mag bevatten die aan een concrete, aanwijsbare activiteit of dienst gekoppeld zijn, uitgevoerd door een externe partij, en die je nog moet maken op het moment van aanvragen. Interne uren van je eigen bestuur, vrijwilligers of dorpsraad tellen dus niet mee als subsidiabele kosten, ook al steken zij vaak de meeste tijd in het traject.

Het maximum is € 24.999 per dorpsplan. Dit bedrag geldt voor de combinatie van het opstellen of actualiseren van het dorpsplan én (een deel van) de uitvoering van activiteiten uit dat plan. Er is dus geen apart, hoger bedrag voor uitvoeringsactiviteiten; alles valt binnen dit ene plafond per dorpsplan.

Een belangrijke voorwaarde die het bedrag effectief beïnvloedt: minimaal 20% van de verleende subsidie moet je besteden aan de uitvoering van activiteiten uit het projectplan (niet alleen aan het opstellen van het plan zelf). Besteed je dit deel niet aan uitvoering, dan voldoe je niet aan de voorwaarden.

Er gaat geen bedrag omhoog op basis van extra criteria. Het maximum staat vast op € 24.999 per dorpsplan, ongeacht de grootte van het dorp of de omvang van de begroting (mits de kosten hoger liggen, betaal je het meerdere zelf of uit andere middelen).

Het totale budget waaruit alle aanvragen worden betaald, is beperkt: het subsidieplafond voor de periode 2024-2027 is € 1.200.000. Zodra dit plafond bereikt is, kun je niet meer aanvragen, ook al voldoe je aan alle voorwaarden en blijf je onder het maximum van € 24.999. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst van complete dossiers worden behandeld, bepaalt niet de kwaliteit van je plan maar het moment van een complete aanvraag of je nog subsidie krijgt.

Stap 1: Voorafgaand overleg met de provincie. Voordat je een aanvraag indient, moet je een afspraak maken met een provinciale beleidsmedewerker leefbaar platteland om je voorgenomen dorpsplan te bespreken. Zonder dit overleg is je aanvraag niet compleet, dus plan dit ruim op tijd in.

Stap 2: Bijlagen voorbereiden. Het loket raadt aan om de bijlagen eerst in te vullen en op te slaan, zodat je ze daarna kunt uploaden in het aanvraagformulier. De verplichte bijlagen zijn:

• Een begroting en dekkingsplan. Je bent verplicht het beschikbaar gestelde begrotingsformat te gebruiken; een eigen format wordt niet geaccepteerd.
• Een offerte van de externe procesbegeleider. Deze offerte moet de inhoudelijke eisen uit de voorwaarden bevatten (aanpak van de drie processtappen, communicatieparagraaf, rol van werkgroepen). Let op: de offerte mag niet door de aanvrager zelf ondertekend zijn, behalve als dat gebeurt onder voorbehoud van subsidie. Dit is vanwege staatssteunregels.
• Verleningsbrieven van eerder ontvangen de-minimissteun, alleen als je organisatie de afgelopen 3 jaar zulke steun heeft gekregen (en niet van deze provincie zelf).
• Een bewijs van bankrekening, alleen nodig als je niet eerder subsidie van de provincie hebt ontvangen of als je rekeningnummer is gewijzigd. Dit kan een kopie van een bankafschrift zijn of een schermprint bij telebankieren, met naam en rekeningnummer zichtbaar. Stuur nadrukkelijk geen kopie van je bankpas mee.
• Een ondertekende machtiging, alleen als je het formulier invult als gemachtigde namens de aanvrager. Hiervoor gebruik je het voorbeeld machtiging van de provincie.

Stap 3: Digitaal indienen. Je vraagt de subsidie aan via het digitale aanvraagformulier op het loket, waar je ook meteen de bijlagen uploadt. Voor het inloggen heb je eHerkenning nodig.

Stap 4: Compleetheidstoets. De provincie controleert of je aanvraag compleet is. Ontbreekt er iets, dan vraagt de provincie om een aanvulling. Je aanvraag wordt pas compleet geacht op het moment dat alle gevraagde gegevens zijn ontvangen. Stuur je bijlagen na, dan wordt je aanvraag pas in behandeling genomen zodra die nagestuurde bijlagen binnen zijn.

Belangrijk om te weten: complete aanvragen gaan voor en worden direct in behandeling genomen, en aanvragen worden afgehandeld in volgorde van ontvangst van complete aanvragen. Er is geen aparte beoordelingsronde op kwaliteit die bepaalt wie voorrang krijgt; wie het eerst compleet is, wordt het eerst geholpen, totdat het beschikbare budget van € 1.200.000 op is. Je kunt aanvragen zolang dit budget niet bereikt is; er is geen vaste sluitingsdatum genoemd.

Aanvragen worden niet beoordeeld op kwaliteit ten opzichte van elkaar, maar afgehandeld in volgorde van ontvangst van complete aanvragen. De provincie verleent subsidies totdat het beschikbare budget (het subsidieplafond van € 1.200.000 voor 2024-2027) bereikt is. Wie later compleet is, loopt dus het risico dat het budget al op is, ook als het dorpsplan verder aan alle eisen voldoet.

Dit laat het loket op de geraadpleegde pagina's onbenoemd.

Wel gelden na de subsidieverlening duidelijke verplichtingen tijdens de looptijd van je project:

• Je moet de activiteiten uit het dorpsplan starten binnen 6 maanden na de datum van de subsidieverlening.
• Je moet de activiteiten volledig hebben uitgevoerd binnen 18 maanden na de datum van de subsidieverlening.
• Minimaal 20% van de subsidie moet je besteden aan de uitvoering van activiteiten uit het projectplan, niet alleen aan het opstellen of actualiseren van het dorpsplan zelf.
• Je bent verplicht om de kennis en ervaringen die je opdoet, te delen met initiatiefnemers van dorpsplannen in andere Overijsselse dorpen met vergelijkbare initiatieven. Dit is een actieve verplichting, geen vrijblijvende optie.
• Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt dat de provincie deze gebruikt om je aanvraag te beoordelen, met je te communiceren tijdens de behandeling, te controleren of de subsidie doelmatig en rechtmatig is verstrekt, managementrapportages te maken en evaluatie- en klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk verplicht volgens de Archiefwet.
• Is er sprake van staatssteun, dan valt jouw subsidie onder de Algemene de-minimisverordening en registreert de provincie de verleende steun in het centrale EU-register (het eAidRegister).

Voor de precieze regels rond vaststelling en eventuele controle achteraf verwijst het loket naar het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (hoofdstuk 1 en paragraaf 7.21) en de Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005, te vinden onder "Actuele wet- en regelgeving".