Subsidieregeling Algemene voorzieningen Basisontmoetingsplekken Wmo en Jeugd

De regeling opent maar eens in de 5 jaar voor nieuwe aanvragen en gunning. Tussentijds kunnen nieuwe locaties niet instromen. De huidige aanvraagperiode loopt van 3 maart 2026 tot en met 28 april 2026. Wie nu geen aanvraag indient of wordt afgewezen, moet wachten op de volgende ronde.

Je vraagt aan met twee verplichte formulieren: een kwantitatief aanvraagformulier (Excel, met begroting, uren, tarieven en openingstijden) en een kwalitatief aanvraagformulier (pdf, met onderbouwing per beoordelingscriterium). Daarnaast lever je een toelichting op de huisvestingskosten aan, en als je als hoofdaannemer nog niet eerder subsidie voor Algemene Voorzieningen hebt gekregen: de oprichtingsakte, statuten, het jaarverslag en de jaarrekening van het voorgaande jaar.

De aanvragen worden beoordeeld op basis van vaste (deel)plafonds per stadsdeel of dorp: toekenning aan de ene organisatie kan dus leiden tot afwijzing bij een andere. De uitkomst van de procedure wordt in de tweede helft van 2026 gepubliceerd. Lopende subsidies uit 2022-2024 zijn al verlengd tot en met 2026.

Harde eisen waar je op afvalt:

• Je moet aangeven onder welke variant je aanvraagt.
• Je voldoet niet aan de minimale prestatieafspraken van je variant. Voor een reguliere Wmo Basisontmoetingsplek gelden onder meer: minimaal 49 weken per jaar open, minimaal 40 uur per week (gemiddeld) geopend, minimaal 5 dagen per week activiteiten, minimaal 3x per week gelegenheid tot warm eten, minimaal 1x per week een sociaal juridisch spreekuur, minimaal 12 uur per week recreatieve dagbesteding en een programmering met aanbod voor alle doelgroepen. Voor een Wmo-Jeugd-locatie komen daar onder meer minimaal 40 weken openstelling met minimaal 1 dagdeel in het weekend bij, en in Noordwest en Zuidwest specifiek 13 tot 20 uur jeugdactiviteiten per week. Voor een Basisontmoetingsplek in een dorp gelden lichtere eisen: minimaal 49 weken open, minimaal 32 uur per week, minimaal 4 dagen per week, minimaal 2x per week warm eten en minimaal 10 uur per week recreatieve dagbesteding.
• Je wijkt af zonder toelichting. Als je niet aan de prestatieafspraken voldoet, moet je dat op het kwalitatief aanvraagformulier toelichten: welk onderdeel, en waarom. Ontbreekt die toelichting of sluit je beschrijving niet aan bij het gevraagde criterium, dan wordt je inschrijving terzijde gelegd en niet meegenomen in de verdere weging.
• Je bent nieuwe hoofdaannemer zonder de juiste papieren. Heb je als hoofdaannemer nog niet eerder subsidie voor Algemene Voorzieningen aangevraagd, dan moet je de oprichtingsakte, statuten, het jaarverslag en de jaarrekening van het voorgaande jaar meesturen. Zonder die stukken is je aanvraag niet compleet.
• Budget is op. De regeling werkt met een vast subsidieplafond en vaste deelplafonds per stadsdeel. Toekenning aan één organisatie kan leiden tot afwijzing bij een andere, ook als je verder aan alle eisen voldoet. Als toekenning volgens de rangorde geen dekkende en evenwichtige spreiding per stadsdeel oplevert (met als richtlijn een minimale afstand van 500 meter tussen Basisontmoetingsplekken), kan de gemeente aanvragen niet of deels honoreren.

Coördinatie ontmoetingsplek. De uren voor coördinatie zijn gemaximeerd: maximaal 8 uur voor een Wmo-locatie en maximaal 12 uur voor een Wmo en Jeugd-locatie. Je berekent de vergoeding via uren per week x weken x uurtarief (het uurtarief volgt uit de tarieventabel op tabblad 2 van het formulier, gekoppeld aan CAO en opleidingsniveau MBO/HBO).

Vrijwilligerscoördinatie ontmoetingsplek. Ook hier geldt een maximum aantal uren: maximaal 4 uur voor een Wmo-locatie en maximaal 6 uur voor een Wmo en Jeugd-locatie. Dit bedrag wordt automatisch berekend en overgenomen in de totaaltabel.

Huisvesting. Je voert eigenaarskosten of huur en gebruikerskosten (zoals schoonmaak, energie, water) op. De totale huisvestingskosten bedragen maximaal € 65.000,00. Je onderbouwt dit bedrag met bewijsstukken als bijlage: huurovereenkomsten, offertes voor schoonmaak, energie- en watercontracten. Er is een apart formulier "Toelichting huisvestingskosten" verplicht bij de aanvraag.

Collectieve ondersteuning op de ontmoetingsplek. Dit betreft het organiseren van ontmoetingsactiviteiten, met als rekenregel een maximale inzetverhouding van 1-op-4 (één professional op vier deelnemers/activiteiten-uren).

Jongerenwerk collectieve ondersteuning ontmoetingsplek. Voor jongerenwerk geldt dezelfde maximale verhouding van 1-op-4 bij het organiseren van ontmoetingsactiviteiten voor jeugd. In de prestatieafspraken staat bovendien dat voor jeugdactiviteiten geldt: 1 uur professionele inzet leidt tot 4 uur aan activiteiten.

Recreatieve dagbesteding. Dit is een apart onderdeel in de kostentabel; de minimale omvang (12 uur per week bij een reguliere Wmo-locatie, 10 uur per week bij een dorpslocatie) volgt uit de prestatieafspraken, niet uit een apart tarief in dit overzicht.

Materiaal- en activiteitenkosten. Deze kostensoort is gesplitst in twee delen met elk hun eigen maximum:

• Materiaal- en activiteitenkosten Wmo: maximale vergoeding locatiebudget is € 3.000,-.
• Materiaal- en activiteitenkosten Jeugd: maximale vergoeding locatiebudget jeugd is € 5.000,-. De optelsom van beide wordt automatisch overgenomen in de totaaltabel.

Personeelskosten activiteiten. Dit totaal wordt automatisch berekend op basis van de directe en indirecte uren van de ingezette medewerkers, vermenigvuldigd met het geldende uurtarief (afhankelijk van CAO en opleidingsniveau MBO/HBO). Het totaal aantal uren professionele inzet mag niet meer zijn dan 140 uur per week.

Openstelling en openingsuren. De aanvraag vereist minimaal 49 weken openstelling per jaar (voor de reguliere en dorpsvariant); dit is een randvoorwaarde voor de berekening van uren per jaar, niet zelf een kostenpost, maar bepaalt wel de omvang van de vergoede uren.

Voor de jaren 2027 tot en met 2031 kun je in het formulier een indexatiepercentage invullen (bijvoorbeeld 1,04 voor 4% indexatie) om te zien wat dit doet met de subsidiebedragen voor 2028, 2029, 2030 en 2031.

• Huisvestingskosten: maximaal € 65.000,00 in totaal (eigenaarskosten/huur plus gebruikerskosten samen).
• Materiaal- en activiteitenkosten Wmo: maximaal € 3.000,- locatiebudget.
• Materiaal- en activiteitenkosten Jeugd: maximaal € 5.000,- locatiebudget.
• Coördinatie-uren: maximaal 8 uur per week voor een Wmo-locatie, maximaal 12 uur per week voor een Wmo en Jeugd-locatie.
• Vrijwilligerscoördinatie-uren: maximaal 4 uur per week voor een Wmo-locatie, maximaal 6 uur per week voor een Wmo en Jeugd-locatie.
• Professionele inzet totaal: maximaal 140 uur per week over de hele locatie.
• Inzetverhoudingen: maximaal 1-op-4 bij ontmoetingsactiviteiten en jongerenwerk, maximaal 3-op-1 bij het sociaal juridisch spreekuur.

Het uiteindelijke subsidiebedrag volgt uit de optelsom van al deze posten zoals ingevuld in het kwantitatief aanvraagformulier: uren x weken x uurtarief per kostensoort, plus de vaste huisvestings- en materiaalbudgetten. De uurtarieven zelf zijn afhankelijk van CAO en opleidingsniveau (MBO of HBO) en staan in een apart tarievenoverzicht; de concrete tariefbedragen staan niet in de aangeleverde tekst.

Indexatie 2028-2031. De subsidie loopt door tot en met 2031 en wordt jaarlijks geïndexeerd. In het formulier vul je voor 2028, 2029, 2030 en 2031 zelf een indexatiepercentage in (bijvoorbeeld 1,04 bij 4% indexatie) om te zien welk effect dit heeft op de subsidiebedragen van dat jaar.

Budgetplafonds. De regeling werkt met een vast subsidieplafond voor de hele regeling en met deelplafonds per stadsdeel of dorp. Dit betekent dat je aanvraag ook bij volledige onderbouwing kan worden afgewezen of gekort als het deelplafond van je stadsdeel of dorp al is bereikt door andere aanvragen met een hogere score.

Verantwoordingsdrempel accountant. Vanaf een subsidiebedrag van € 200.000,00 of meer is een accountantsverklaring bij de eindverantwoording verplicht. Dit is geen bedrag dat je ontvangt, maar een drempel die aangeeft vanaf welke omvang extra controle-eisen gelden.

Stap 1: Bepaal of en welke variant op jou van toepassing is.

Vóórdat je begint, bepaal je welke van de vier varianten past: Wmo-Jeugd Basisontmoetingsplek, Wmo Basisontmoetingsplek, Wmo Basisontmoetingsplek Dorpen, of Wmo Basisontmoetingsplek Dorpen light. Voor de laatste variant gelden apart afgesproken prestatie-eisen en is een deel van het kwalitatief formulier niet van toepassing.

Stap 2: Vul het kwantitatief aanvraagformulier in (Excel, 85 kB).

Dit is een uitgebreid rekenformulier met meerdere tabbladen: gegevens hoofdaannemer en onderaannemer(s), openingstijden per dag, huisvestingskosten (eigenaarskosten/huur en gebruikerskosten), personeelsuren en -tarieven (gekoppeld aan CAO en opleidingsniveau MBO/HBO), activiteitenrooster, bezoekersaantallen en materiaal- en activiteitenkosten. Je vult eerst alle grijze cellen op de losse tabbladen in; totalen worden dan automatisch overgenomen in de hoofdtabel. Dit formulier gebruik je later ook voor de tussentijdse rapportage en de vaststelling, dus werk in je eigen bestand door om dubbel werk te voorkomen. Ondertekening wordt niet expliciet genoemd voor dit formulier; het is primair een rekenbijlage.

Stap 3: Vul het kwalitatief aanvraagformulier in (pdf, 227 kB).

Hierin geef je eerst aan welke variant van toepassing is en of je voldoet aan de prestatieafspraken (ja/nee, met verplichte toelichting bij afwijking). Vervolgens onderbouw je per beoordelingscriterium in maximaal 1 A4 (enkelzijdig, Arial 10): a. Aansluiten op de behoefte b. Zelfredzaamheid en samenredzaamheid c. Herkenbare, laagdrempelige en toegankelijke Basisontmoetingsplek d. Afstemming met andere sociale voorzieningen in het stadsdeel/dorp e. Kostenefficiënte aanvraag Let op: als de beschrijving ontbreekt of niet aansluit bij het gevraagde, wordt de inschrijving terzijde gelegd.

Stap 4: Stel de toelichting huisvestingskosten op.

Dit is een los, verplicht document waarin je de opgevoerde huisvestingskosten (tot het maximum van € 65.000,00) onderbouwt met bewijsstukken: huurovereenkomsten, offertes voor schoonmaakkosten, energie- en watercontracten.

Stap 5: Voeg (indien van toepassing) oprichtingsdocumenten toe.

Als je als hoofdaannemer niet eerder subsidie voor Algemene Voorzieningen hebt aangevraagd, voeg je toe: de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag en de jaarrekening van het voorafgaande jaar.

Stap 6: Dien de aanvraag in tussen 3 maart 2026 en 28 april 2026.

Dit doe je via het online formulier van de gemeente. Sla alle bijlagen op volgens het format: soort bijlage, naam instelling, jaartal, zonder speciale tekens. Het formulier vraagt om een dossiernummer; dat vind je op je verleningsbeschikking achter 'Ons kenmerk' linksboven (dit is dus alleen relevant als je al eerder een beschikking had, bijvoorbeeld bij een wijziging of vervolgaanvraag).

Terwijl je het formulier invult, wordt je voortgang automatisch tussentijds opgeslagen zodra je op 'Volgende' klikt. Je kunt je verzonden of tussentijds opgeslagen aanvraag terugvinden op je 'Eigen bedrijfspagina' onder 'Uw zaken' op mijnapeldoorn.nl, waarvoor je inlogt met eHerkenning of gebruikersnaam/wachtwoord.

Belangrijk: de gemeente kan je aanvraag pas goed beoordelen wanneer ze de aanvraag én alle bijlagen volledig heeft ontvangen. Zorg dus dat alle vijf onderdelen (kwantitatief formulier, kwalitatief formulier, toelichting huisvestingskosten, en indien van toepassing de oprichtingsdocumenten) compleet zijn vóór 28 april 2026.

Voor vragen tijdens het invullen kun je contact opnemen via subsidiebureau@apeldoorn.nl.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het.

Een beoordelingscommissie scoort elke aanvraag op de vijf criteria (aansluiten op de behoefte, zelfredzaamheid en samenredzaamheid, herkenbaarheid/toegankelijkheid, afstemming met andere voorzieningen, kostenefficiëntie) met een cijfer van 0 tot 4, gewogen met de bijbehorende wegingsfactor. Vervolgens wordt gekeken of toekenning volgens de resulterende rangorde een dekkende en evenwichtige spreiding per stadsdeel oplevert; zo niet, kan de gemeente aanvragen (deels) afwijzen ondanks een goede score. De uitkomst van deze procedure wordt gepubliceerd in de tweede helft van 2026.

Uitbetaling.

Wel is duidelijk dat de subsidie na toekenning doorloopt met jaarlijkse indexatie (2028 tot en met 2031, in te vullen als percentage in het kwantitatief formulier) en dat er per jaar een verantwoordingscyclus geldt.

Verplichtingen tijdens de looptijd (2027-2031).

• Tussentijdse rapportage, vóór 1 september van elk kalenderjaar. Je stuurt deze per mail naar je contactpersoon, met het tabblad "Halfjaarverantwoording" ingevuld in je eigen kwantitatief aanvraagformulier (hetzelfde bestand als bij de aanvraag).
• Verzoek tot vaststelling, vóór 1 mei van het volgende kalenderjaar. Dit dien je in via het formulier onder de knop 'Wijzigen/Vaststellen', met als bijlagen:
• het kwantitatief aanvraagformulier (xlsx), verder ingevuld vanuit je eigen aanvraagbestand;
• de eindrapportage verantwoording Basisontmoetingsplekken Wmo en Wmo-Jeugd (pdf), met kwalitatieve onderbouwing per onderdeel (integraal aanbod, zelfredzaamheid/samenredzaamheid, veiligheid, doorontwikkeling, bezoekerservaringen inclusief verplichte diepte-interviews/succesverhalen);
• het ingevulde en ondertekende financiële verantwoordingsformulier (pdf), ondertekend namens het bestuur, met een waarmerk van de accountant indien van toepassing;
• het financieel verslag of de jaarrekening, ingericht op dezelfde wijze als de begroting bij de aanvraag;
• een accountantsverklaring, verplicht bij een subsidie van € 200.000,00 of meer, die voldoet aan het Controleprotocol van de gemeente Apeldoorn.
• Wijzigingen melden zodra ze zich voordoen. Denk aan een wijziging van de prestaties, vertraging in de uitvoering, het stoppen van activiteiten, of een wijziging van de partners waarmee je de activiteiten uitvoert. Dit meld je via het formulier 'Wijzigen/Vaststellen'. De gemeente beoordeelt of dit gevolgen heeft voor de verleningsbeschikking en stuurt dan een wijzigingsbeschikking.
• Uitstel aanvragen kan. Je kunt een verzoek tot uitstel van de aanvraag tot vaststelling indienen als je de termijn van 1 mei niet haalt.

Besluit op de vaststelling.

Het besluit op de aanvraag tot vaststelling wordt 12 weken na indiening genomen.

Bijzondere regeling voor lopende subsidies 2022-2024.

Deze subsidies zijn verlengd tot en met 2026 en moeten uiterlijk 31 december 2026 zijn afgerond. De tussentijdse rapportage hiervoor dien je in vóór 1 september 2026, en het verzoek tot vaststelling vóór 1 mei 2027. Voor de wijze van verantwoorden verwijst het loket naar een apart onderdeel op de pagina "Subsidie Algemene voorzieningen Wmo en Jeugd".