Subsidieregeling Vrijwilligersondersteuning en Mantelzorgondersteuning (VOMO)

Je vraagt subsidie aan voor één activiteit binnen één van vijf aandachtsgebieden: het verbinden van inwoners en bestrijden van eenzaamheid, ondersteuning bij financiën/administratie/digitale en taalvaardigheden, praktische ondersteuning, het gezond opvoeden en opgroeien van jeugdigen, of vervangende mantelzorg door vrijwilligers.

De regeling gaat maar eens in de drie jaar open. Deze ronde loopt van 3 maart 2026 tot en met 28 april 2026 en gaat over de periode 2027-2029: bij toekenning loopt de subsidie van 1 januari 2027 tot en met 31 december 2029. Tussentijds kunnen nieuwe organisaties of activiteiten niet aanvragen.

Aanvragen doe je met een inhoudelijk aanvraagformulier en een financieel aanvraagformulier, via mijnapeldoorn.nl. De beoordeling gebeurt op meerdere criteria met een eigen weging, waaronder hoe goed de activiteit bijdraagt aan de doelen van de regeling, de onderbouwde behoefte, de effectiviteit van de aanpak en de prijs/rendement-verhouding. Het dossier noemt geen vast maximumbedrag; je onderbouwt zelf hoeveel subsidie je nodig hebt.

Alleen tijdens de aanvraagperiode. Je kunt alleen aanvragen tussen 3 maart 2026 en 28 april 2026. De regeling gaat maar eens in de drie jaar open. Mis je deze periode, dan kun je pas weer aanvragen bij de volgende ronde (voor de periode daarna). Nieuwe organisaties en nieuwe activiteiten kunnen tussentijds dus niet instromen.

Activiteit moet passen binnen één van de vijf aandachtsgebieden. Je aanvraag moet vallen onder precies één van deze categorieën (je kruist er maar één aan per aanvraag):

• artikel 2.1 sub a: het verbinden van inwoners en het voorkomen en bestrijden van eenzaamheid
• artikel 2.1 sub b: financiën, administratie en digitale- en taalvaardigheden
• artikel 2.1 sub c: praktische ondersteuning voor of met de inwoner
• artikel 2.1 sub d: het gezond opvoeden en opgroeien van jeugdigen
• artikel 2.1 sub e: het ondersteunen van mantelzorgers door vervangende mantelzorg door vrijwilligers

Toegankelijk en laagdrempelig voor iedereen. De activiteit mag niet uitsluitend voor eigen leden zijn. Hobby- en/of sportverenigingen vallen buiten deze regeling.

Gericht op kwetsbare inwoners of mantelzorgers. De regeling is in eerste instantie bedoeld om inwoners in een kwetsbare situatie of mantelzorgers te ondersteunen. Activiteiten die hier niet op gericht zijn, vallen af.

Minimaal 70% vrijwillige inzet. Alleen activiteiten waarbij minstens 70% van het uitvoerend werk in uren door vrijwilligers wordt gedaan, komen in aanmerking.

Eisen aan beroepskrachten. Zet je beroepskrachten in, dan moeten die: de Nederlandse taal op niveau B2 beheersen (woord en geschrift), vallen onder een vastgestelde en bij cliënten bekendgemaakte klachtenregeling, en in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Voor ervaringsdeskundigen kan een uitzondering op de VOG-eis gelden, maar die moet je motiveren in de aanvraag.

Sluitende begroting. Het financieel aanvraagformulier moet kloppen: totaal baten moet gelijk zijn aan totaal lasten.

Het dossier noemt geen aparte rechtsvormeisen (zoals verplicht rechtspersoonschap) en geen regio- of vestigingseis buiten de gemeente Apeldoorn zelf; de tekst spreekt steeds over "organisaties" zonder dit verder te specificeren.

Loonkosten (personeelskosten)

Dit zijn de kosten voor beroepskrachten die de activiteit uitvoeren. Je geeft het aantal fte's uitvoerend personeel op en het gehanteerde uurtarief.

• Normtarief: € 80,- per uur. Dit tarief gaat uit van 1.350 declarabele uren per jaar voor een fulltimer, inclusief opslag en huisvesting van personeel.
• Wijk je af van dit normtarief (hoger of lager), dan moet je onderbouwen hoe je uurtarief tot stand is gekomen.
• Let op de 70%-regel: alleen activiteiten waarbij minstens 70% van het uitvoerend werk in uren door vrijwilligers wordt gedaan, komen in aanmerking voor subsidie. Loonkosten voor beroepskrachten mogen dus nooit de kern van de activiteit vormen.

Organisatiekosten

Dit zijn de algemene kosten die niet direct aan één specifieke activiteit te koppelen zijn, maar wel nodig zijn voor de gehele bedrijfsvoering. Op het formulier val hieronder in elk geval:

• Vrijwilligersvergoedingen
• Overige organisatiekosten
• Training en scholingskosten Het dossier geeft geen apart tarief of maximum per post; je vult het werkelijke bedrag in.

Activiteitenkosten

Dit zijn de uitgaven die noodzakelijk zijn om de primaire doelstellingen van de organisatie te realiseren: als de activiteit niet doorgaat, worden deze kosten niet gemaakt. Ook hier geeft het dossier geen vast tarief; je onderbouwt de kosten zelf.

Huisvestingskosten (activiteit gerelateerd)

Dit betreft huisvestingskosten die direct samenhangen met het uitvoeren van de activiteit zelf (bijvoorbeeld de ruimte voor een inloophuis voor jongeren). Dit is dus iets anders dan huisvestingskosten voor een gewone werkplek (bureau, computer): die vallen onder de opslag in het uurtarief van € 80,- en niet onder deze post.

• Voor mantelzorgondersteuning en jeugdactiviteiten (aandachtsgebied d en e) geldt een aanvullende eis: als je locatiegebonden dienstverlening aanvraagt en dit leidt tot huisvestingskosten, moet je in je aanvraag uitleggen waarom de activiteit niet op een basisontmoetingsplek georganiseerd kan worden. Zonder deze motivatie loop je het risico dat deze kosten niet worden erkend.

Wat niet in aanmerking komt

• Activiteiten die uitsluitend voor eigen leden zijn (zoals hobby- en sportverenigingen) vallen volledig buiten de regeling, dus ook de kosten daarvan.
• Kosten voor beroepskrachten die niet voldoen aan de eisen (Nederlandse taal op niveau B2, klachtenregeling, VOG) zijn niet zonder meer subsidiabel; je moet dit onderbouwen of een uitzondering motiveren (bijvoorbeeld voor ervaringsdeskundigen bij de VOG-eis).
• Kosten die niet corresponderen met minimaal 70% vrijwillige inzet in uren komen niet in aanmerking.
• Reguliere werkplek-huisvestingskosten (bureau, computer e.d.) horen niet bij de post "huisvestingskosten activiteit"; die zitten al verwerkt in het uurtarief van € 80,-.

Begroting moet sluiten

Los van de kostensoorten geldt als harde regel dat de begroting sluitend moet zijn: totaal baten (inkomsten) moet gelijk zijn aan totaal lasten (kosten). Bij de baten geef je naast de gevraagde subsidie ook op: overige subsidies van derden, giften/sponsoring, deelnemersbijdrage en overige inkomsten. Deze cofinanciering en de mate waarin de activiteit ook uit andere bronnen gefinancierd wordt, telt mee bij de beoordeling van de prijs/rendement-verhouding (zie sectie Voorwaarden).

Het dossier specificeert geen apart maximumbedrag per kostensoort en geen totaal subsidieplafond voor de regeling als geheel.

Stap 1: Aanvraag voorbereiden en indienen (3 maart 2026 t/m 28 april 2026)

Je aanvraag bestaat uit twee formulieren die je samen indient:

• Inhoudelijk aanvraagformulier (pdf, 205 kB). Hierin beschrijf je de activiteit, de motivatie, de locatie, de inzet van beroepskrachten, eventuele uitzonderingen op de VOG-eis of de locatie-eis, de verwachte resultaten, en de antwoorden op de beoordelingscriteria (legitimiteit, effectiviteit, rendabiliteit). Dit formulier vul je in en dien je in namens je organisatie; wie precies ondertekent, specificeert het dossier niet expliciet buiten de handtekening "namens bestuur" die bij het verantwoordingsformulier wordt genoemd.
• Financieel aanvraagformulier (pdf, 184 kB). Hierin geef je de begroting voor 2027 op: baten (gevraagde subsidie, overige subsidies, giften/sponsoring, deelnemersbijdrage, overige inkomsten) en lasten (loonkosten, organisatiekosten, activiteitenkosten, huisvestingskosten). De begroting moet sluitend zijn.

Je vult beide formulieren in en dient ze in via mijnapeldoorn.nl. Let op: je kunt maar één activiteit per aanvraag aankruisen; heb je meerdere activiteiten, dan dien je meerdere aanvragen in.

Praktisch bij het indienen

• Sla alle bijlagen op met een vast format: soort bijlage, naam instelling, jaartal, zonder speciale tekens.
• Tussentijds ingevulde formulieren worden automatisch opgeslagen zodra je naar het volgende vragenblok gaat via de knop 'Volgende'.
• Je kunt je verzonden of tussentijds opgeslagen aanvraag terugvinden op je 'Eigen bedrijfspagina' onder 'Uw zaken' op mijnapeldoorn.nl. Hiervoor log je in met eHerkenning of met gebruikersnaam en wachtwoord.
• De gemeente kan je aanvraag pas goed beoordelen als ze de aanvraag én alle bijlagen volledig heeft ontvangen. Zorg dus dat niets ontbreekt voordat je verzendt.

Stap 2: Beoordeling

Na 28 april 2026 beoordeelt de gemeente de aanvragen op de criteria zoals beschreven in de sectie Voorwaarden (legitimiteit, effectiviteit, rendabiliteit, elk met een eigen wegingsfactor). Het dossier noemt geen exacte beslistermijn voor de aanvraagfase zelf (in tegenstelling tot de vaststellingsfase, waar wel een termijn van 12 weken genoemd wordt).

Stap 3: Toekenning en start van de looptijd

Bij toekenning loopt de subsidie van 1 januari 2027 tot en met 31 december 2029.

Stap 4: Wijzigingen melden tijdens de looptijd

Verandert er iets tijdens de looptijd (2027-2029), dan meld je dit via de knop 'Wijzigen/Vaststellen'. Voorbeelden: een wijziging van de prestaties, vertraging in de uitvoering, het stoppen van de activiteiten, of het stoppen van de samenwerking met een uitvoeringspartner. De gemeente beoordeelt of dit leidt tot aanpassing van de verleningsbeschikking; zo ja, dan ontvang je een wijzigingsbeschikking.

Stap 5: Verzoek tot vaststelling (alleen bij subsidie boven € 35.000,-)

Vóór 1 mei van het volgende kalenderjaar dien je het verzoek tot vaststelling in, met de eindverantwoording over het volledige kalenderjaar. Gebruik hiervoor het formulier onder de knop 'Wijzigen/Vaststellen', plus de volgende bijlagen:

• Inhoudelijk jaarverslag van de gesubsidieerde activiteiten.
• Financieel verantwoordingsformulier (pdf, 123 kB), ingevuld en ondertekend. Dit formulier bevat de begrote versus werkelijke kosten (personeel, materiaal/activiteiten, huisvesting, overige) en inkomsten (andere subsidies, bijdragen van derden), plus een toelichting op verschillen en de omvang van een eventuele reserve uit subsidiegelden. Het formulier wordt ondertekend namens het bestuur; bij een accountantscontrole komt daar het waarmerk van de accountant bij.
• Recente jaarrekening, ingericht op dezelfde wijze als de jaarrekening die je bij de aanvraag indiende.
• Accountantsverklaring, alleen verplicht bij een subsidie van € 200.000,- of meer. Deze verklaring controleert de financiële verantwoording over de prestaties uit de verleningsbeschikking en moet voldoen aan het controleprotocol van de gemeente Apeldoorn.

Wil je uitstel voor het indienen van de vaststelling, dan vraag je dat aan via het formulier onder de knop 'Wijzigen/Vaststellen'.

Vragen tijdens het proces

Heb je vragen over de aanvraag of de regeling, neem dan contact op via subsidiebureau@apeldoorn.nl.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Apeldoorn beoordeelt je aanvraag. Voor de aanvraagfase zelf (indienen tussen 3 maart 2026 en 28 april 2026) noemt het dossier geen concrete beslistermijn. Wel geldt voor het latere verzoek tot vaststelling een vaste termijn: de gemeente neemt binnen 12 weken na ontvangst van het volledige verzoek een besluit.

De gemeente kan je aanvraag pas goed beoordelen als ze zowel de aanvraag als alle bijlagen volledig heeft ontvangen; ontbrekende stukken vertragen dus de beoordeling.

Uitbetaling

Het dossier beschrijft geen voorschotregeling, bevoorschottingspercentage of uitbetalingsmoment. Er wordt alleen gesproken over "verleende subsidie" en "ontvangen subsidie" op het financieel verantwoordingsformulier, zonder toelichting op het moment of de wijze van uitbetaling.

Looptijd en verplichtingen tijdens de subsidieperiode

Na toekenning loopt de subsidie van 1 januari 2027 tot en met 31 december 2029. Tijdens deze looptijd gelden de volgende verplichtingen:

• Wijzigingen melden. Verandert er iets aan je activiteit, de uitvoering of de samenwerking, dan ben je verplicht dit te melden via de knop 'Wijzigen/Vaststellen'. Concreet gaat het om: een wijziging van de prestaties, vertraging in de uitvoering, het stoppen van de activiteiten, of het stoppen van de samenwerking met partners waarmee je de activiteit uitvoert. Bij twijfel of iets gemeld moet worden, neem je contact op met je contactpersoon.
• Beoordeling door de gemeente. De gemeente bepaalt of een gemelde wijziging aanleiding geeft om de verleningsbeschikking aan te passen. Is dat het geval, dan ontvang je een wijzigingsbeschikking.
• Jaarlijkse/periodieke verantwoording bij vaststelling. Ligt je subsidie boven € 35.000,-, dan moet je vóór 1 mei van het volgende kalenderjaar een verzoek tot vaststelling indienen met eindverantwoording over het volledige kalenderjaar. Hierbij lever je een inhoudelijk jaarverslag, het ingevulde en ondertekende financieel verantwoordingsformulier, en een recente jaarrekening (op dezelfde wijze ingericht als bij de aanvraag) aan.
• Accountantscontrole bij grote subsidies. Bij een subsidie van € 200.000,- of meer voeg je bovendien een accountantsverklaring toe, die de financiële verantwoording over de prestaties uit de verleningsbeschikking controleert en voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Apeldoorn.
• Uitstel aanvragen kan. Heb je meer tijd nodig voor het verzoek tot vaststelling, dan kun je uitstel aanvragen via het formulier onder de knop 'Wijzigen/Vaststellen'.

Het dossier maakt niet duidelijk of en hoe de verantwoording verloopt voor subsidies van € 35.000,- of minder, en evenmin of er tussentijdse rapportages nodig zijn naast de jaarlijkse vaststelling bij grotere bedragen.