Subsidieregeling Algemene voorzieningen Vrijwilligersondersteuning en Mantelzorgondersteuning Wmo en Jeugd

Belangrijk om te weten: op dit moment kun je voor geen van deze onderdelen nieuwe subsidie aanvragen. De subsidie voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning is al voor meerdere jaren verleend (verlengd tot en met 2026), Vrijwilligers- en Mantelzorgondersteuning liep tot 6 mei 2022 open en geldt voor de periode 2023-2025, en Maatschappelijke Opvang stond open tot 26 juni 2022 voor de periode 2023-2025. De volgende aanvraagperiode voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning staat gepland voor 2026, waarna per 1 januari 2027 een nieuwe regeling ingaat.

Alleen hoofdaannemers konden voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning subsidie aanvragen, met de verplichting om minimaal 15% van de begrote loonkosten aan onderaannemers uit te besteden. De hoogte van de subsidie werd berekend op basis van cao-tarieven, normbedragen voor huisvesting en coördinatie, en een aanvraagformulier waarin activiteiten, uren en kosten per product werden opgegeven.

Deze pagina beschrijft vooral hoe de lopende subsidies verantwoord en vastgesteld moeten worden: met tussentijdse rapportages voor 1 september en een eindverantwoording (aanvraag tot vaststelling) voor 1 mei van het jaar erna, via verplichte formulieren en formats.

Voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning (2021-2024, verlengd tot en met 2026) gold:

• Alleen hoofdaannemers konden subsidie aanvragen. Individuele organisaties die geen hoofdaannemerschap op zich namen, vielen af.
• De hoofdaannemer moest verplicht een deel van de activiteiten uitbesteden aan een of meer onderaannemers, ter waarde van minimaal 15% van de begrote loonkosten. Werd hier niet aan voldaan, dan voldeed de aanvraag niet aan de eisen.
• Voor Basisontmoetingsplekken golden kwaliteitseisen per locatie (openingstijden, deskundigheid personeel, activiteitenaanbod). Werd niet aan deze eisen voldaan, dan viel de aanvraag af, tenzij het ging om een Basisontmoetingsplek in een dorp: daar gelden lichtere eisen omdat activiteiten daar vaak door vrijwilligers gedragen worden. Kon een aanvrager goed onderbouwen dat zelfs deze lichtere eisen niet passend waren, dan kon het college alsnog besluiten tot maatwerk.
• Bij overvraging (meer goedgekeurde aanvragen dan budget) kregen aanvragen op de aangewezen voorkeurslocaties voorrang boven overige locaties.
• Personeel moest minimaal MBO-geschoold zijn op het terrein van de gevraagde dienstverlening en de Nederlandse taal op niveau B2 beheersen (mondeling en schriftelijk), met uitzondering van vrijwilligers die onder verantwoordelijkheid van een aanwezige professional werkten.

Voor Vrijwilligersondersteuning en Mantelzorgondersteuning (2023-2025) moest de aanvraag passen binnen een van de vijf aandachtsgebieden: verbinden van inwoners/eenzaamheid, financiën/administratie/digitale en taalvaardigheden, praktische ondersteuning, gezond opgroeien en opvoeden, of ondersteuning van mantelzorgers. Aanvragen die hier niet op aansloten, kwamen niet in aanmerking. Het loket vermeldt geen aanvullende harde eisen voor deze aanvragersgroep.

Voor Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (2023-2025, regionale regeling met Brummen, Epe, Hattem, Heerde en Voorst) moest de activiteit vallen binnen de opgesomde doelactiviteiten, zoals nachtopvang voor dak- en thuisloze jongeren tot 23 jaar, briefadressen voor dak- en thuislozen, voorlichting op scholen, of outreachend werk bij dak- en thuisloze inwoners van 23 jaar en ouder. Activiteiten buiten deze lijst vielen af.

Alle vier de aanvraagperiodes zijn gesloten: voor Vrijwilligers- en Mantelzorgondersteuning tot 6 mei 2022, voor Maatschappelijke Opvang tot 26 juni 2022. De volgende aanvraagperiode voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning staat gepland voor 2026, met een nieuwe regeling per 1 januari 2027. Het loket noemt geen aanvraagmoment voor een vervolg op Vrijwilligers-, Mantelzorgondersteuning of Maatschappelijke Opvang na 2025.

Basisontmoetingsplekken

• Coördinatie: standaard aantal uren coördinatie (12 uur) en vrijwilligerscoördinatie (4 uur) voor stedelijke locaties, tegen een tarief gebaseerd op de van toepassing zijnde cao en salarisschaal. Voor dorpslocaties vult de aanvrager zelf de aantallen en bedragen in.
• Werkbudget en werkbudget jeugd: normbedragen per stedelijke locatie.
• Huisvesting: een normbedrag per basisactiviteitenruimte, met een hoger bedrag als er een noodzaak is voor een derde activiteitenruimte (moet apart onderbouwd worden, bijvoorbeeld met vierkante meters en een verklaring waarom de ruimte niet voor andere doelen gebruikt kan worden). Vraag je meer aan dan het normbedrag, dan moet je dit onderbouwen met onder meer de duur van lopende afspraken en een groeipad naar de normering.
• Organiseren van ontmoetingsactiviteiten: uurtarief voor professionele inzet, waarbij geldt dat 1 uur professionele inzet tot 4 uur aan activiteiten moet leiden.
• Collectieve ondersteuning op de ontmoetingsplek (voorlichting en ondersteuning): uurtarief voor de professional.
• Recreatieve dagbesteding: minimaal 16 uur per week in stadsdelen, minimaal 10 uur per week in dorpen; de gemiddelde verhouding is 1 professional op 10 cliënten (Wmo).
• Sociaal juridisch spreekuur: de medewerker mag maximaal 3 uur worden ingezet per uur spreekuur, vanwege voorbereiding en afhandeling.
• Jeugd- en jongerenwerk: een maximum aantal uren per stadsdeel per week (60 uur in Noordoost, 20 uur in Noordwest, 20 uur in Zuidwest; Zuidoost ontvangt begrotingssubsidie), en voor ontmoetingsactiviteiten geldt ook hier de norm van 1 uur begeleiding op 4 uur activiteiten.
• Niet subsidiabel: kosten die de bezoeker zelf betaalt, zoals koffie/thee bij ontmoetingsactiviteiten en de maaltijd bij collectieve ondersteuning (behalve bij activiteiten onder leiding van een professional/vakdocent, waarvoor een kostendekkende vergoeding geldt). Ook "algemeen gebruikelijke kosten" (producten die iedereen gewoon in een winkel kan kopen en niet speciaal voor mensen met een beperking zijn) komen niet voor vergoeding in aanmerking. Een stagiair(e) mag niet als personele inzet worden geregistreerd voor de subsidieberekening.

Inwonersondersteuning

• Coördinatie en werkbudget: de gemeente verstrekt hiervoor standaard subsidie.
• Huisvestingskosten voor werkplekken op Samen055-locaties: geraamd op € 27.000 per locatie, gestoffeerd en gemeubileerd inclusief servicekosten en aansluitingen.
• Informatie en advies: anoniem, maximaal 3 uur per contact (in principe eenmalig), geregistreerd per vraaggebied van de ZRM. Voor jongerenwerk geldt dit maximum van 3 uur niet.
• Onafhankelijke cliëntondersteuning: altijd gekoppeld aan een (indicatie)gesprek voor een individuele of maatwerkvoorziening Wmo, Jeugd, Participatiewet of Wlz.
• Individuele ondersteuning: langer dan 3 uur, maximaal circa 10 contactmomenten over een periode van maximaal 6 maanden.
• Collectieve ondersteuning: voorlichting en ondersteuning in groepsverband; individuele vragen die veel voorkomen worden collectief opgepakt.
• Waakvlamcontact: maximaal 15 uur per jaar per traject.
• Leefbaarheid en samenredzaamheid: geen apart urenmaximum genoemd, wel geldt dat bij terugkerende bijeenkomsten niet elke bijeenkomst het aantal deelnemers geregistreerd hoeft te worden (minimaal twee weken per jaar tellen volstaat).
• Niet subsidiabel: voor alle Inwonersondersteuning-producten is er geen kostenbijdrage voor de gebruiker; dit betekent ook dat er geen ruimte is om eigen bijdrages als kostenpost op te voeren.

Vrijwilligersondersteuning en Mantelzorgondersteuning

Het dossier geeft voor deze onderdelen geen aparte kostensoorten of tarieven; wel worden de vijf aandachtsgebieden genoemd waarbinnen activiteiten moeten vallen (verbinden van inwoners/eenzaamheid, financiën/administratie/digitale en taalvaardigheden, praktische ondersteuning, gezond opgroeien en opvoeden, en ondersteuning van mantelzorgers). Voor Mantelzorgondersteuning is respijtzorg een genoemd voorbeeld: tijdelijke overname van zorg zodat de mantelzorger rust krijgt, verantwoord met aantal hulpvragen, aantal nachten en aantal cliënten.

Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen

Kostensoorten volgen uit de opgesomde activiteiten: nachtopvang voor dak- en thuisloze jongeren tot 23 jaar, verstrekken van briefadressen, voorlichting en preventieactiviteiten op scholen en bij instellingen, cursussen/trainingen/workshops voor naasten van mensen met psychische kwetsbaarheid of verslavingsproblematiek, ondersteuning van KOPP/KOV-groepen en Brussen, signaalactiviteiten voor de dak- en thuislozendoelgroep, en outreachend werk voor dak- en thuisloze inwoners van 23 jaar en ouder. Concrete tarieven of rekenregels hiervoor staan niet op het loket; deze staan volgens de tekst in de verleningsbeschikking zelf.

Voor alle onderdelen geldt dat schuiven van budget tussen producten is toegestaan, mits je als hoofdaannemer blijft voldoen aan de eisen per product. Bij Inwonersondersteuning geldt daarbij een prioriteitsvolgorde: onafhankelijke cliëntondersteuning, collectieve ondersteuning, waakvlamcontact en individuele ondersteuning gaan voor.

Concrete subsidiebedragen per aanvrager, uurtarieven of normbedragen voor bijvoorbeeld coördinatie-uren, huisvesting of activiteitenbudget staan niet in de teksten van het loket zelf; die tarieven zijn opgenomen in de onderliggende rekenbladen (het aanvraagformulier) en worden dus per aanvraag en cao-schaal berekend, niet als vast bedrag gepubliceerd. Wel is bekend dat:

• de subsidie voor meerdere jaren tegelijk wordt verleend (in plaats van jaarlijks), zodat aanbieders en inwoners kunnen wennen aan de nieuwe opzet;
• de subsidie jaarlijks wordt geïndexeerd, al noemt het loket geen indexatiepercentage of -methode;
• er marktconforme maximum uurtarieven gelden, gebaseerd op cao-afspraken, in plaats van de vroegere situatie waarin aanbieders zelf een uurtarief aanvroegen;
• voor overige producten (naast personele inzet) normbedragen gelden.

Voor Inwonersondersteuning geldt daarnaast dat een deel van het subsidieplafond gereserveerd is voor huisvesting op de Samen055-locaties, geraamd op € 27.000 per locatie. Deze werkplekken zijn gestoffeerd en gemeubileerd, inclusief servicekosten en aansluitingen.

Voor accountantscontrole geldt een concreet omslagpunt: vanaf een subsidie van € 200.000 of meer (of als dit in de beschikking is opgenomen) is een accountantsverklaring verplicht bij de verantwoording. Voor tussentijdse rapportage bij Maatschappelijke Opvang, Vrijwilligersondersteuning en Mantelzorgondersteuning geldt een drempel van € 10.000: alleen boven dit bedrag is een tussentijdse rapportage verplicht.

Voor het overige geeft het loket geen totaalbedragen per aanvrager, geen maximale subsidiepercentages van de kosten, en geen ondergrens voor de aanvraag. Wil je exacte bedragen voor een toekomstige ronde (2027), dan zul je moeten wachten op publicatie van de nieuwe regeling.

Stap 1: Aanvraagformulier invullen (Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning)

Je vult een excelbestand in met meerdere tabbladen:

• Voor Basisontmoetingsplekken: tabblad 1 (overzicht, wordt automatisch gevuld), tabblad 2 (inputblad hoofdaannemer: naam locatie, subsidiejaar, stadsdeel/dorp, namen hoofd- en onderaannemer(s), toepasselijke cao), tabblad 3 (huisvesting en overige functies, met onderbouwing als je afwijkt van het normbedrag) en tabblad 4 (rooster ontmoetingsplekken: naam activiteit, organisatie, type activiteit, start- en eindtijd, frequentie, medewerkerinzet, geschat aantal unieke bezoekers).
• Voor Inwonersondersteuning: tabblad 1 (inputblad hoofdaannemer), tabblad 2 (huisvesting en overige functies, deels al ingevuld door de gemeente), tabblad 3 (individuele producten: ramingen personele inzet HBO/MBO, ramingen te bereiken cliënten, raming recidive binnen 3 jaar bij Individuele ondersteuning) en tabblad 5 (collectieve ondersteuning en leefbaarheid/samenredzaamheid). Sla het bestand op als excelbestand, niet als pdf.

Stap 2: Indienen

De aanvraag dien je online in via mijnapeldoorn.nl, met inloggen via eHerkenning (niveau 3) of gebruikersnaam/wachtwoord. Tussentijds opgeslagen of verzonden aanvragen zijn terug te vinden onder "Uw zaken" op je bedrijfspagina.

Verplichte documenten tijdens de looptijd (verantwoording)

*Tussentijdse rapportage, in te dienen vóór 1 september van het lopende kalenderjaar:*

• Formulier "Subsidie vaststellen of wijzigen", ingevuld en (voor de financiële verantwoording) ondertekend namens het bestuur.
• Kwantitatieve verantwoording: hetzelfde excelbestand als bij de aanvraag, tabbladen 5 t/m 7 (Basisontmoetingsplekken) of 1 t/m 5 (Inwonersondersteuning), voor 1 juli geblokkeerd; je krijgt een ontgrendelcode van de gemeente.
• Kwalitatieve verantwoording (activiteitenverslag): Format 1 Tussentijdse verantwoording Basisontmoetingsplek Wmo en Wmo-Jeugd, of het format voor Inwonersondersteuning. Hierin geef je aan of je aan de prestatieafspraken voldoet, licht je afwijkingen toe en beschrijf je focuspunten.
• Voor Maatschappelijke Opvang, Vrijwilligers- en Mantelzorgondersteuning geldt de tussentijdse rapportage alleen verplicht bij een subsidie van € 10.000 of meer, met het Verantwoordingsformat Vo en Mzo.

*Verzoek tot vaststelling (eindverantwoording), in te dienen vóór 1 mei van het volgende kalenderjaar:*

• Formulier "Subsidie vaststellen of wijzigen", ingevuld en ondertekend.
• Kwantitatieve verantwoording: het complete jaar in hetzelfde excelbestand.
• Kwalitatieve verantwoording (Format 2 Eindrapportage), met onder meer een analyse van bezoekerservaringen (vragenlijst en diepte-interviews).
• Financiële verantwoording: het ingevulde en ondertekende formulier "Financiële verantwoording subsidieregeling Algemene Voorzieningen" (ondertekening namens het bestuur), plus een financieel verslag of jaarrekening ingericht volgens dezelfde opzet als de ingediende begroting.
• Een accountantsverklaring, verplicht bij een subsidie van € 200.000 of meer, of als dit in de verleningsbeschikking staat vermeld. De verklaring moet voldoen aan het Controleprotocol van de gemeente Apeldoorn en wordt gewaarmerkt door de accountant.
• Als je partner (niet penvoerder) bent in een samenwerkingsverband: je dient zelf alleen de financiële verantwoording in (contactgegevens, dossiernummer, totaalbedrag, verklaring dat aan verplichtingen is voldaan); de penvoerder verzorgt het inhoudelijke verslag.

Bewaar bijlagen volgens het format: soort bijlage, naam instelling, jaartal, zonder speciale tekens. Het dossiernummer vind je op de verleningsbeschikking achter "Ons kenmerk". Uitstel van de vaststellingsaanvraag is mogelijk op verzoek; informeer bij samenwerkingsverbanden ook je partners hierover.

Beoordeling en beslistermijn

Het loket noemt geen algemene beslistermijn voor de verlening zelf. Wel zijn beslistermijnen genoemd voor de vaststelling (de definitieve afrekening) na afloop van het subsidiejaar:

• Voor Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning: het besluit op de aanvraag tot vaststelling wordt 12 weken na ontvangst van de volledige aanvraag (met alle bijlagen) genomen.
• Voor Maatschappelijke Opvang, Vrijwilligers- en Mantelzorgondersteuning: dit besluit wordt binnen 8 weken genomen. De gemeente kan je aanvraag pas goed beoordelen zodra alle bijlagen zijn ontvangen; ontbrekende stukken vertragen dus de behandeling. Uitstel van de aanvraag tot vaststelling kun je aanvragen.

Uitbetaling

Het loket beschrijft niet expliciet een voorschotsysteem met percentages, maar spreekt bij Inwonersondersteuning en Basisontmoetingsplekken wel over "de subsidie die wij als voorschot aan u verleend hebben" die met het verzoek tot vaststelling definitief wordt gemaakt. Dit duidt erop dat er gedurende het jaar voorschotten worden verstrekt op basis van de verleningsbeschikking, die na de jaarlijkse verantwoording definitief worden vastgesteld.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Meldingsplicht: iedere wijziging in activiteiten, planning, kosten, begroting of samenwerkingspartners moet je melden via het online meldingsformulier. Bij Basisontmoetingsplekken en Inwonersondersteuning mogen deze meldingen worden verzameld en twee keer per jaar worden doorgegeven, na eerst overleg met de gemeente. De gemeente beoordeelt vervolgens of de wijziging aanleiding geeft tot aanpassing van de verleningsbeschikking; is dat zo, dan ontvang je een wijzigingsbeschikking.
• Halfjaarlijkse tussentijdse rapportage vóór 1 september: kwantitatief (excelformat) én kwalitatief (activiteitenverslag volgens vast format), waarin je aangeeft of je op koers ligt met de prestatieafspraken en welke focuspunten er zijn.
• Jaarlijkse eindverantwoording vóór 1 mei van het volgende jaar, met kwantitatieve en kwalitatieve verantwoording, financieel verslag/jaarrekening, en bij € 200.000 of meer een accountantsverklaring conform het Controleprotocol van de gemeente Apeldoorn.
• Jaarlijks bezoekersonderzoek in de tweede helft van het subsidiejaar (vragenlijst en/of diepte-interviews), met een minimum aantal interviews afhankelijk van de personele inzet.
• Bij Inwonersondersteuning: medewerking aan een klanttevredenheidsonderzoek dat de gemeente centraal laat uitvoeren door een onderzoeksbureau, zodat stadsdelen onderling vergeleken kunnen worden.
• De hoofdaannemer moet de website www.ontmoetelkaarinapeldoorn.nl actueel houden.
• Voor Maatschappelijke Opvang geldt: welke bijlagen je specifiek moet meesturen bij de verantwoording staat vermeld in de ontvangen verleningsbeschikking zelf.

De gemeente monitort en ontsluit zelf ook informatie, zoals de bekendheid van Basisontmoetingsplekken en de tevredenheid over het aanbod, en gebruikt daarvoor mede de website www.ontmoetelkaarinapeldoorn.nl.