Subsidieregeling Culturele projecten gemeente Zoetermeer

Je krijgt maximaal € 5.000,- per project, en dat is maximaal 70% van de totale projectkosten. De overige 30% financier je zelf, bijvoorbeeld via fondsen, sponsoring, kaartverkoop of eigen middelen.

Je kunt het hele jaar aanvragen via het aanvraagformulier op de gemeentelijke website. De gemeente beoordeelt aanvragen in vier rondes per jaar, met deadlines op 1 januari, 1 maart, 1 juni en 1 september. Bij je aanvraag stuur je een ingevulde vragenlijst (als projectplan) en een sluitende begroting met dekkingsplan mee. Vraag je voor het eerst aan, dan lever je ook een KvK-uittreksel, jaarverslag en jaarrekening met balans aan.

• Je bent een culturele maker, organisatie of stichting die culturele activiteiten organiseert.
• Je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Je bent geen culturele basisinstelling (instellingen die al een meerjarensubsidie ontvangen via de Subsidieregeling culturele basisinstellingen).
• Je dient maximaal twee keer per jaar een aanvraag in via deze regeling. Plan je meer dan twee projecten per jaar? Dan valt dat onder de Subsidieregeling Culturele Jaarprogramma's, niet onder deze regeling.
• Je ontvangt voor hetzelfde project geen andere gemeentelijke subsidie.
• Je aanvraag is compleet, op tijd en op de juiste wijze ingediend.

Daarnaast moet het project zelf aan eisen voldoen:

• Het is openbaar toegankelijk.
• Het vindt plaats in Zoetermeer.
• Het is eenmalig van aard (geen structurele activiteiten of meerjarige programma's, meerdaags mag wel).
• Het geeft vorm aan minimaal twee van de vier elementen van cultureel vermogen.

Je valt af als het project politiek of religieus van aard is, commercieel is (of een opleiding), als je zelf al genoeg geld kunt regelen (bijvoorbeeld via een deelnemersbijdrage), als het project al via een andere gemeentelijke regeling subsidie krijgt, of als de kosten al gemaakt zijn vóórdat je de aanvraag indient.

Niet subsidiabel zijn:

• Kosten die je al gemaakt hebt vóór het indienen van de aanvraag.
• Kosten van politieke of religieuze activiteiten.
• Kosten van commerciële activiteiten of opleidingen.
• Activiteiten waarvoor je zelf al voldoende middelen kunt regelen, bijvoorbeeld via een bijdrage van deelnemers.
• Activiteiten die al subsidie krijgen via een andere gemeentelijke regeling.

Het uiteindelijke bedrag hangt af van de puntenscore die je aanvraag krijgt (zie Voorwaarden) en van het beschikbare budget in de kwartaalperiode waarin je aanvraagt. De ambtelijke commissie rangschikt gehonoreerde aanvragen (die 70 punten of meer hebben) op puntenaantal en kent per aanvraag een adviesbedrag toe. Past het totaal van alle adviesbedragen binnen het beschikbare kwartaalbudget, dan wordt dit bedrag toegekend. Is het budget niet toereikend, dan vallen de laagst scorende aanvragen af; die kun je in een volgende kwartaalronde opnieuw indienen, met behoud van punten en advies.

Het budget is per kwartaal verdeeld in gelijke deelplafonds. Is het budget in een kwartaal niet volledig besteed, dan gaat het restant naar het volgende kwartaal. Uitzondering: onderbesteding in het vierde kwartaal wordt niet meegenomen naar het volgende jaar.

Bij goedkeuring ontvang je in één keer 100% van het toegekende subsidiebedrag; de subsidie wordt direct vastgesteld.

Bij je aanvraag stuur je mee:

• Een ingevulde vragenlijst in de vorm van een projectplan (het verplichte format "Vragenlijst bij subsidieverzoek voor subsidieregeling culturele projecten").
• Een sluitende begroting inclusief dekkingsplan.

Vraag je voor het eerst subsidie aan bij deze regeling, dan voeg je ook toe:

• Een uittreksel van de Kamer van Koophandel.
• Het meest recente inhoudelijke en bedrijfsmatige jaarverslag.
• De meest recente jaarrekening met balans.

Na een online aanvraag krijg je direct een ontvangstbevestiging per e-mail met je dossiernummer. Daarna ontvang je een tweede bericht zodra de gemeente heeft gecontroleerd of alle vereiste stukken aanwezig zijn; pas dan wordt je aanvraag in behandeling genomen. Is je aanvraag niet compleet, dan schuift de beslistermijn op totdat dat wel zo is.

In het besluit (de subsidiebeschikking) lees je of je subsidie krijgt, hoeveel, onder welke voorwaarden en hoe de betaling plaatsvindt. Bij goedkeuring ontvang je meteen 100% van het toegekende subsidiebedrag; de subsidie wordt direct vastgesteld, er is dus geen apart voorschot- of vaststellingstraject.

Je hoeft tijdens of na de looptijd geen verantwoording in te sturen. Wel voert de gemeente jaarlijks een steekproef uit om te controleren of de subsidie is besteed volgens de gemaakte afspraken. Bewaar daarom alle verantwoordingsdocumenten minstens 5 jaar. Je project moet starten en/of plaatsvinden binnen 6 maanden na de subsidietoekenning.